Buchhaltung für Selbstständige: was du aufzeichnest und in welchem Takt

Für die meisten Selbstständigen heißt Buchhaltung nicht Soll und Haben, sondern: jede Einnahme und jede Ausgabe mit Beleg festhalten, damit am Jahresende eine Einnahmenüberschussrechnung daraus wird. Das schaffst du selbst, wenn du es in einen festen Takt legst. Einmal pro Woche gleichst du Konto und Belege ab, einmal im Jahr schließt du ab. Stellst du Umsatzsteuer in Rechnung, rechnest du sie dazwischen zu jedem Termin der Voranmeldung aus. Welche Aufzeichnungen dazugehören, hängt an wenigen Fragen, die du einmal klärst.

Welche Buchführung für dich gilt

Die Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, steht jedem offen, den kein Gesetz zu Büchern und Abschlüssen verpflichtet und der auch nicht freiwillig bilanziert (§ 4 Abs. 3 EStG). Eine Pflicht zur doppelten Buchführung kann aus dem Handelsgesetzbuch kommen, das über § 140 AO auch für die Steuer gilt, oder direkt aus § 141 AO.

An der zweiten Zeile zählt der Zeitpunkt. Wer mit einem Gewerbe eine der Grenzen des § 141 AO überschreitet, bilanziert nicht sofort. Die steuerliche Pflicht setzt erst ein, wenn das Finanzamt sie dir mitgeteilt hat, und dann mit dem nächsten Wirtschaftsjahr (§ 141 Abs. 2 AO). Auf eine solche Mitteilung wartet das HGB aus der dritten Zeile nicht: Verlangt es von dir als Kaufmann Bücher, gilt das über § 140 AO ohne jede Mitteilung auch für die Steuer. Mit der Pflicht kommen Inventur, doppelte Buchführung und ein Jahresabschluss, und um die geht es hier nicht.

Ob deine Arbeit freiberuflich oder gewerblich ist, entscheidet das Finanzamt nach dem, was du tatsächlich tust. Für die Buchhaltung ändert das bei kleinen Zahlen wenig, denn in beiden Fällen bleibt es bei der EÜR. Ihre wichtigste Regel ist der Zahltag: Geld zählt in dem Jahr, in dem es fließt.

Die Aufzeichnungen, aus denen deine EÜR entsteht

Die Grundsätze der Finanzverwaltung zur Buchführung, kurz GoBD, sagen es knapp: Jeder Geschäftsvorfall ist zu belegen, und fehlt ein fremder Beleg, musst du einen eigenen erstellen (Rz. 61). Praktisch führst du dafür sechs Sammlungen.

Dazu kommt die Umsatzsteuer. Bist du kein Kleinunternehmer, müssen deine Aufzeichnungen zeigen, wie sich deine Entgelte auf die Steuersätze verteilen und welche Steuerbeträge in deinen Eingangsrechnungen stecken (§ 22 Abs. 2 UStG). Jede Zeile trägt deshalb Nettobetrag und Steuer getrennt. Kleinunternehmer zeichnen stattdessen die Werte der erhaltenen Gegenleistungen auf (§ 65 UStDV) und führen die Umsatzsumme mit, weil an ihr die beiden Grenzen hängen.

E-Rechnungen empfangen können musst du schon seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer. Eine solche Rechnung ist ein Datensatz, und in der Regel genügt es, genau diesen aufzubewahren (GoBD Rz. 119). Für Papier, Scans und Fotos gelten eigene Regeln, nachzulesen unter Belege digitalisieren.

Der Takt: jede Woche, zur Voranmeldung, einmal im Jahr

Die meisten Termine gibt dir das Gesetz vor. Nur den wöchentlichen setzt du selbst, und wer ihn hält, hat zu jedem gesetzlichen Termin die Zahlen schon beisammen.

Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Lag die Steuer im Vorjahr über 9.000 €, meldest du monatlich (§ 18 Abs. 2 UStG). Im Gründungsjahr zählt die Steuer, die du für das laufende Jahr erwartest; das gilt für die Jahre 2021 bis 2026. Wer 2026 anfängt, meldet 2027 nach heutigem Gesetz trotzdem monatlich, weil dann wieder die Regel für das Jahr nach der Gründung greift. Wer ab 2027 gründet, meldet im Gründungsjahr und im Jahr danach monatlich (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Mehr dazu unter Umsatzsteuervoranmeldung; woher die Bescheide für die Vorauszahlungen kommen, erklärt Steuervorauszahlung für Selbstständige.

Liegt das Fristende auf einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, zählt erst der folgende Werktag (§ 108 Abs. 3 AO). Aus den Zeilen, die du jede Woche sammelst, wird im Sommer darauf die fertige EÜR in fünf Schritten.

Ein Quartal bei Tessa, vom Kontoumsatz zur Zahllast

Buchhaltung selber machen: was du darfst und wo es eng wird

Deine eigene Buchhaltung und deine eigenen Steuererklärungen darfst du ohne besondere Befugnis erledigen. Das Steuerberatungsgesetz regelt Hilfe in fremden Angelegenheiten (§ 2 Abs. 2 StBerG), nicht die Arbeit an den eigenen. Ob du trotzdem eine Kanzlei willst und wofür, ist eine eigene Frage: Brauche ich einen Steuerberater?

Holst du dir für die Wochenrunde Hilfe, zieht das Gesetz eine Linie mitten hindurch. Belege abtippen oder einscannen darf jede Hilfskraft, denn mechanische Arbeitsgänge beim Führen von Büchern gelten nicht als Hilfeleistung in Steuersachen. Das Kontieren, also die Entscheidung, wohin ein Beleg gehört, ist davon ausdrücklich ausgenommen (§ 2 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 und Satz 2 StBerG, Fassung seit 1. September 2026). Laufend buchen dürfen außer Kanzleien auch Fachleute, die nach einer kaufmännischen Ausbildung oder einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre lang mit mindestens 16 Wochenstunden in der Buchhaltung gearbeitet haben (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).

Eng wird es, wenn aus der EÜR eine Bilanz werden muss, bei einer GmbH oder UG, wenn mehrere Jahre offen sind oder eine Betriebsprüfung ansteht. Dann gehört die Entscheidung im Einzelfall zu einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater. Liegt schon ein Rückstand vor, fang beim Konto an: Buchhaltung nachholen.

Die Wochenrunde kann dir auch ein Werkzeug vorbereiten. Nachts sortiert enno Bank und Belege und gleicht beides miteinander ab; UStVA und EÜR bereitet es vor, mit einer Quelle zu jeder Zahl. Du prüfst, gibst frei und übermittelst selbst.

Bevor die erste Rechnung rausgeht: sechs Handgriffe für ein ganzes Jahr Buchhaltung

1. Kläre anhand der Tabelle oben, ob für dich die EÜR gilt. Bei GmbH, UG oder einer Mitteilung nach § 141 AO sprichst du früh mit einer Kanzlei.
2. Trenn Betrieb und Privates über ein eigenes Konto. Die Anleitung zur Anlage EÜR rechnet zwar mit Betrieben ohne eigenes Konto, wertet dann aber alle Betriebseinnahmen zugleich als Entnahmen und alle Betriebsausgaben als Einlagen, und du sortierst jede Zeile doppelt.
3. Leg die Ablage an: pro Jahr einen Ordner mit Einnahmen, Ausgaben, Kontoauszügen und Anlagen. E-Rechnungen kommen als Datei hinein, Papier scannst du.
4. Bau eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, als Kleinunternehmer mit den Angaben nach § 34a UStDV, und einem Nummernkreis, der jede Nummer nur einmal vergibt.
5. Trag die Termine ein: den festen Wochentermin, die Voranmeldungen und, sobald ein Bescheid kommt, die Vorauszahlungen.
6. Leg fest, wie lange was bleibt: Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO, acht Jahre seit 2025). Notier dir gleich, ab wann welcher Ordner weg darf.