Vorbereitende Buchhaltung: was du selbst machst, bevor die Kanzlei bucht

Vorbereitende Buchhaltung ist alles, was mit einem Beleg passiert, bevor die Kanzlei ihn bucht: sammeln, gegen Verlust sichern, dem Kontoumsatz zuordnen, Privates aussortieren und, wenn du willst, das Buchungskonto dazuschreiben. Einen Teil davon verlangen die GoBD von dir, egal wer später bucht. Alles darüber hinaus sprichst du mit der Kanzlei ab, und es zeigt sich auf ihrer Rechnung: Bucht sie nach Belegen, die du selbst kontiert hast, ist der Gebührenrahmen für die Buchführung halb so hoch.

Wer Belege bearbeiten und wer kontieren darf

Für deinen eigenen Betrieb brauchst du keine Erlaubnis. Das Steuerberatungsgesetz regelt die Hilfe in Steuersachen, und darunter fällt jede Tätigkeit in fremden Angelegenheiten, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert (§ 2 Abs. 2 StBerG). Deine Belege sind deine Angelegenheit. Du darfst sie kontieren, selbst buchen und die Voranmeldung selbst abgeben.

Bezahlst du jemanden für diese Arbeit, etwa eine freie Bürohilfe oder einen Buchhaltungsservice, läuft eine Grenze mitten durch die Aufgaben. Mechanische Arbeitsgänge beim Führen von Büchern und Aufzeichnungen zählen nicht als Hilfe in Steuersachen (§ 2 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 StBerG). Kontieren und Buchungsanweisungen nimmt Satz 2 derselben Vorschrift davon ausdrücklich aus. Mehr darf ein Dienstleister erst, wenn die Arbeit in der Verantwortung einer Person liegt, die nach einer kaufmännischen Abschlussprüfung oder einer gleichwertigen Vorbildung mindestens drei Jahre im Buchhaltungswesen tätig war, und zwar mit wenigstens 16 Wochenstunden (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Wer diese Voraussetzungen erfüllt, darf sich Buchhalter nennen (§ 8 Abs. 4 StBerG).

Was im Einzelnen noch mechanisch ist, definiert das Gesetz nicht. Ausdrücklich genannt sind nur die beiden Ausnahmen. Die Zeilen zwei und drei stützen sich deshalb auf die Begründung, mit der die Buchhalter-Regel 1989 ins Gesetz kam. Danach ist das Kontieren die wichtigste Tätigkeit beim Buchen laufender Geschäftsvorfälle und unter den Voraussetzungen der Regel erlaubt. Und Belege, die schon kontiert sind, kann auch verbuchen, wer keine Buchhaltung gelernt hat.

Texte aus der Zeit vor September 2026 zitieren für diese Grenze übrigens § 6 Nr. 3 und Nr. 4 StBerG. So stand es bis zum 31. August 2026 im Gesetz. Das Neunte Gesetz zur Änderung von Vorschriften im Steuerberatungsrecht sowie im Steuerrecht vom 29. Juni 2026 hat die Regeln verschoben. Laut der Begründung zum Gesetzentwurf bleibt das Kontieren Hilfe in Steuersachen, und die Buchhalter-Regel entspricht inhaltlich weitgehend der alten. Neu auf ihrer Liste steht das Anlegen von Kontenplänen.

Der Pflichtteil, den die GoBD vor der Buchung verlangen

Dass deine Kanzlei nur einmal im Monat bucht, ist in Ordnung, wenn vorher vier Dinge erledigt sind. So steht es in den GoBD, den Buchführungsgrundsätzen der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, Rz. 50):

1. Jeder Vorgang ist zeitnah festgehalten: Barzahlungen täglich, unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen.
2. Die Unterlagen gehen bis zur Buchung nicht verloren, zum Beispiel weil Eingangs- und Ausgangsrechnungen laufende Nummern tragen, in eigenen Mappen oder Ordnern liegen oder elektronisch erfasst sind.
3. Die Vorgänge sind vollständig. Zu jedem gehört ein Beleg, und wo kein fremder existiert, schreibst du einen Eigenbeleg (Rz. 61).
4. Jeder Beleg ist zeitnah zugeordnet: kontiert oder mindestens als betrieblich oder privat gekennzeichnet, dazu mit einem Ordnungskriterium für die Ablage.

Diese vier Punkte sind die Untergrenze der vorbereitenden Buchhaltung, und dafür bist du verantwortlich, auch wenn eine Kanzlei bucht (Rz. 21). Als Grundaufzeichnung reicht dabei eine geordnete, übersichtliche Belegablage (Rz. 46). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben musst du ohnehin täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Und je länger ein Beleg auf die Buchung wartet, desto mehr hängt an der Ablage. Vergeht zwischen Erfassen und Buchen mehr Zeit als bis zum Ende des Folgemonats, ist die Buchführung nur dann ordnungsgemäß, wenn die Vorgänge vorher fortlaufend, richtig und vollständig festgehalten wurden (Rz. 52). Welche Aufzeichnungen du als EÜR-Rechner überhaupt führst, steht im Beitrag zur Buchhaltung für Selbstständige.

Welche Aufgaben du der Kanzlei abnehmen kannst, in fünf Stufen

Über den Pflichtteil hinaus kannst du der Kanzlei weitere Arbeit abnehmen. Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) rechnet dabei nach der Frage, wer kontiert und wo gebucht wird. Alle Rahmen sind Bruchteile einer vollen Gebühr aus Tabelle C, der Buchführungstabelle, und gelten je Monat:

Die Spalte rechts stammt aus § 33 Abs. 8 StBVV. Danach ist die Voranmeldung nur mit den Gebühren nach Abs. 1, 3 und 4 abgegolten. Übernimmt die Kanzlei in der fünften Stufe auch die Voranmeldung, ist das eine eigene Gebühr (§ 24 Abs. 1 Nr. 7 StBVV).

Stufe zwei ändert am Rahmen nichts, wohl aber an der Arbeit. Wo im Rahmen die Gebühr liegt, legt die Kanzlei selbst fest, nach billigem Ermessen und mit Blick darauf, wie umfangreich und schwierig ihre Arbeit ist (§ 11 StBVV). Sauber abgeglichene Belege sprechen also für einen niedrigeren Satz, einen Anspruch darauf geben sie dir nicht. Hast du mit der Kanzlei eine eigene Vergütung vereinbart, gilt für die Höhe die Vereinbarung statt der Verordnung (§ 1 Abs. 1 StBVV). Eine solche Vereinbarung braucht Textform und muss Art und Umfang des Auftrags bezeichnen (§ 4 Abs. 1 StBVV).

Was in die Monatsübergabe an die Kanzlei gehört

Jede Kanzlei hat ihre eigene Liste, frag nach ihr. Für einen Betrieb wie Arnes gehört in die Übergabe eines Monats:

• die Kontoauszüge aller betrieblichen Konten für den ganzen Monat, auch von Kreditkarte und Zahlungsdiensten
• alle Ausgangsrechnungen des Monats, auch Stornos und Korrekturen; fehlt eine Nummer, schreib dazu, warum
• die Eingangsrechnungen, E-Rechnungen in dem Format, in dem sie gekommen sind, bei einer XRechnung also die XML-Datei (GoBD Rz. 131, geändert am 14. Juli 2025)
• Barbelege und, wenn du eine Kasse führst, die täglichen Kassenaufzeichnungen
• Eigenbelege für alles, wozu es keinen fremden Beleg gibt
• neue Verträge, etwa über Leasing, Darlehen, Miete oder Versicherungen
• für die Lohnabrechnung die Arbeitsstunden sowie Urlaubs- und Krankheitstage der Mitarbeiter
• eine kurze Liste mit Fragen: Umsätze ohne Beleg, private Posten, alles, was du nicht zuordnen konntest

Das Sortieren und den Abgleich von Konto und Belegen kann enno übernehmen. Über Nacht sortiert es Kontoumsätze und Belege, gleicht jeden Kontoumsatz mit dem passenden Beleg ab und gibt dir einen DATEV-Export für die Kanzlei. Den Export siehst du durch und gibst ihn selbst an die Kanzlei weiter.

Die Arbeitsteilung mit der Kanzlei festlegen: sechs Schritte

1. Frag die Kanzlei, bis wann sie einen Monat braucht und was auf ihrer Liste steht. Rechne vom Termin der Voranmeldung zurück. Die Termine 2026 und 2027 stehen in einem eigenen Beitrag.
2. Richte die Ablage nach Rz. 50 ein: ein Nummernkreis für Eingangs- und einer für Ausgangsrechnungen, ein Kennzeichen für betrieblich oder privat, feste Ordner.
3. Entscheide dich für eine Stufe. Willst du vorkontieren, lass dir den Kontenrahmen der Kanzlei geben und dich einweisen.
4. Halte die Arbeitsteilung schriftlich fest. Vereinbart ihr eine eigene Vergütung, gehört sie in diese Vereinbarung, denn die muss Art und Umfang des Auftrags nennen.
5. Nimmst du eine bezahlte Hilfe dazu, frag vorher nach der Praxis aus § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG. Fehlt sie, bleibt die Hilfe beim Sammeln, Scannen, Ablegen und beim Eingeben von Belegen, die du schon kontiert hast.
6. Sieh dir die Abrechnung des ersten Monats in der neuen Stufe an. Rechnet die Kanzlei nach der StBVV ab, nennt sie dort die angewandte Vorschrift und den Gegenstandswert (§ 9 Abs. 2 StBVV). Bei vorkontierten Belegen gehört § 33 Abs. 3 dorthin. Steht dort weiter Abs. 1, klär mit ihr, ob sie deine Kontierungen übernimmt oder neu kontiert.