Freiberufler oder Gewerbe: wer entscheidet und was der Unterschied kostet

Ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, suchst du dir nicht aus. Es folgt aus dem, was du tatsächlich tust: Freiberuflich ist nur, was § 18 EStG aufzählt oder einem dort genannten Beruf ähnelt, und fast alles andere, was du selbstständig mit Gewinnabsicht betreibst, ist steuerlich Gewerbe. Wo du hingehörst, entscheidet das Finanzamt. Die wichtigste Folge, die Gewerbesteuer, kostet meist viel weniger als ihr Nennbetrag, weil das Vierfache des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet wird.

Drei Wege in den freien Beruf

Das Einkommensteuergesetz beschreibt das Gewerbe über einen Ausschluss. Nach § 15 Abs. 2 EStG ist jede selbstständige, nachhaltige Tätigkeit mit Gewinnabsicht, die am allgemeinen wirtschaftlichen Verkehr teilnimmt, ein Gewerbebetrieb, sofern sie weder Land- und Forstwirtschaft noch freier Beruf noch andere selbstständige Arbeit ist. Geprüft wird deshalb von der anderen Seite her, nämlich ob deine Arbeit auf einem der drei Wege aus § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG zum freien Beruf wird. Gelingt das auf keinem, ist sie in aller Regel Gewerbe.

Fachlich vorgebildete Mitarbeitende stehen dem freien Beruf nicht im Weg, solange du selbst auf Grund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich arbeitest (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG).

Neuere Berufe wie Social-Media-Management stehen in keinem Katalog. Wie das Finanzamt sie einordnet, hängt davon ab, was du konkret tust; eine allgemeine Antwort gibt es nicht. Das Merkblatt der Handelskammer Hamburg führt Nachbarberufe wie Werbeberater und PR-Berater als gewerblich, weil ihre Arbeit in der Regel weder künstlerisch ist noch der eines beratenden Betriebswirts entspricht. Diesen Katalogberuf übt danach nur aus, wer Kenntnisse in den Hauptbereichen der Betriebswirtschaft hat und in der Praxis auch nutzt; wer sich auf Werbeberatung spezialisiert, ist gewerblich tätig. Werbetexter zählt dasselbe Merkblatt dagegen zu den Schriftstellern, wenn der Text Produkt origineller eigener Gedankenarbeit ist. Und über Influencer schreibt die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen, ihre Einnahmen gälten in den meisten Fällen als gewerblich.

Wer entscheidet, und an welcher Stelle

Was du steuerlich bist, legen weder deine Berufsbezeichnung noch das Gewerbeamt fest. Das Finanzamt ordnet dich ein, an drei Stellen:

1. Beim Start. Gewerbetreibende zeigen den Betrieb der Gemeinde an, die das Finanzamt unterrichtet (§ 138 Abs. 1 AO). Freiberufler teilen die Aufnahme ihrer Tätigkeit direkt dem Finanzamt mit. Beide übermitteln innerhalb eines Monats den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Bevor es die Steuernummer vergibt, prüft das Finanzamt die Angaben und stellt im Einzelfall Rückfragen.
2. Mit der ersten Steuererklärung. Den Gewinn erklärst du in der Anlage G für Gewerbebetrieb oder in der Anlage S für selbständige Arbeit. Liegt der Gewerbeertrag über 24.500 €, kommt eine Gewerbesteuererklärung dazu (§ 25 Abs. 1 Nr. 1 GewStDV).
3. Mit dem Gewerbesteuermessbescheid. Wenn das Finanzamt den Messbetrag festsetzt, entscheidet es damit auch über die Steuerpflicht (§ 184 Abs. 1 AO). Die Gemeinde wendet danach nur noch ihren Hebesatz an. Die Stadt Nürnberg sagt es deutlich: Einwendungen gegen die Gewerbesteuerpflicht gehören ans Finanzamt, nicht an sie. Für einen Einspruch hast du einen Monat ab Bekanntgabe (§ 355 Abs. 1 AO).

Muss ich als Freiberufler ein Gewerbe anmelden?

Nein. Die Anzeigepflicht aus § 14 GewO gilt für den Betrieb eines stehenden Gewerbes, und die Finanzverwaltung NRW schreibt Freiberuflern ausdrücklich, dass sie ihren Betrieb beim Finanzamt anmelden und nicht beim Gewerbeamt.

Bist du vor dem Start unsicher und hängt viel daran, kannst du beim Finanzamt eine verbindliche Auskunft beantragen (§ 89 Abs. 2 AO). Sie gibt es nur für Vorhaben, die noch nicht umgesetzt sind und erhebliche steuerliche Auswirkungen haben. Die Gebühr richtet sich nach dem Wert der Auskunft für dich; unter 10.000 € Gegenstandswert fällt keine an (§ 89 Abs. 4 und 5 AO).

Was der Unterschied in Euro kostet

Die Gewerbesteuer wird in drei Schritten berechnet (§ 11 und § 16 GewStG). Vom Gewerbeertrag, abgerundet auf volle 100 €, ziehst du als Einzelunternehmer 24.500 € Freibetrag ab. Auf den Rest kommen 3,5 % Steuermesszahl. Den so ermittelten Messbetrag multipliziert die Gemeinde mit ihrem Hebesatz. Gleichzeitig sinkt deine Einkommensteuer um das Vierfache des Messbetrags (§ 35 EStG), während die Gewerbesteuer selbst keine Betriebsausgabe ist (§ 4 Abs. 5b EStG).

Diese Bedingung ist der Haken. Die Anrechnung ist doppelt gedeckelt: auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer und auf den Teil der Einkommensteuer, der auf gewerbliche Einkünfte entfällt. In einem Jahr mit wenig Einkommensteuer, etwa wegen Verlusten aus einer anderen Einkunftsquelle, bleibt deshalb ein Teil ungenutzt und die Gewerbesteuer trifft dich stärker.

Was sich außer der Gewerbesteuer unterscheidet

Sonst knüpft die Umsatzsteuer nicht an diese Einordnung an. Unternehmer ist nach § 2 Abs. 1 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, und das trifft beide. Die Kleinunternehmerregelung und die Voranmeldungen funktionieren deshalb für Freiberufler und Gewerbetreibende nach denselben Regeln. Auch die Einnahmenüberschussrechnung steht beiden offen, solange keine Pflicht zur Buchführung besteht (§ 4 Abs. 3 EStG).

Wenn deine Arbeit beides ist

Als Einzelunternehmer kannst du freiberufliche und gewerbliche Einkünfte nebeneinander haben. Nach dem Merkblatt der Handelskammer Hamburg werden sie getrennt ermittelt, sobald sich die Tätigkeiten nach der Verkehrsauffassung trennen lassen. Als Ganzes beurteilt das Finanzamt sie nur, wenn sie sich gegenseitig unauflösbar bedingen, etwa wenn Software nur zusammen mit zugekaufter Hardware verkauft wird. Dass kein solcher Zusammenhang besteht, musst du dem Finanzamt glaubhaft machen.

Getrennt ermitteln heißt in der Praxis: Einnahmen und Ausgaben ordnest du dem Teil zu, zu dem sie gehören, Kosten für beide Teile wie Laptop oder Software teilst du nachvollziehbar auf, und am Ende stehen zwei Gewinne, der gewerbliche in der Anlage G, der freiberufliche in der Anlage S. Felix trennt deshalb vom ersten Monat an die Honorare des Weiterbildungsanbieters von den Zahlungen seiner Firmenkunden.

In einer GbR ist das anders. Übt eine Personengesellschaft auch eine gewerbliche Tätigkeit aus, gilt ihre gesamte Tätigkeit als Gewerbebetrieb (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG). Ausgenommen hat der Bundesfinanzhof nur sehr kleine gewerbliche Anteile: Sie dürfen 3 % der Nettoumsätze der Gesellschaft und 24.500 € im Jahr nicht übersteigen (Urteil vom 27. August 2014, VIII R 41/11). Wer zu zweit gründet und daneben etwas Gewerbliches anbietet, geht die Aufteilung am besten vorher mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater durch.

Wenn das Finanzamt später anders entscheidet

Die Einordnung beim Start ist keine endgültige Zusage. Erklärst du Einkünfte als freiberuflich und sieht das Finanzamt sie später als gewerblich, etwa nach einer Betriebsprüfung, kann es Gewerbesteuermessbeträge für zurückliegende Jahre festsetzen. Die Anrechnung nach § 35 EStG folgt diesen Bescheiden, denn Messbescheid und Gewerbesteuerbescheid sind für sie Grundlagenbescheide (§ 35 Abs. 3 Satz 2 EStG).

Vor dem Fragebogen die eigene Einordnung klären

1. Schreib deine Leistungen einzeln auf, jede mit ihrem geschätzten Anteil am Umsatz.
2. Prüf jede Leistung an den drei Wegen aus § 18 EStG. Führt keiner zum freien Beruf, plane sie als Gewerbe.
3. Beschreib im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, was du tatsächlich tust, und übermittle ihn innerhalb eines Monats nach dem Start.
4. Ist ein Teil gewerblich, melde das Gewerbe an und trenne vom ersten Tag an die Einnahmen und Ausgaben beider Teile. Das geht leichter, wenn Bank und Belege laufend sortiert sind: enno sortiert sie nachts und bereitet UStVA und EÜR mit Quellen vor, prüfen und übermitteln tust du selbst.
5. Rechne mit dem Hebesatz deiner Gemeinde wie Felix: Gewerbeertrag minus 24.500 €, mal 3,5 %, mal Hebesatz. Das Vierfache des Messbetrags bekommst du über die Einkommensteuer zurück, solange sie reicht. Den Rest und den IHK-Beitrag legst du zusätzlich zurück.
6. Hängt an der Einordnung viel Geld, lass sie vorab von einem Steuerberater prüfen oder beantrage eine verbindliche Auskunft.