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Mahnung und Zahlungs­erinnerung schreiben

Der Generator rechnet aus, ob und seit wann dein Kunde im Verzug ist, berechnet Verzugszinsen und Pauschale mit Rechenweg und schreibt den Brief mit deinem Logo: als PDF, als Word-Datei oder als Text für eine E-Mail. Kostenlos und ohne Anmeldung; deine Eingaben bleiben in deinem Browser.

Rechtsstand
24.09.2026
Basiszinssatz
1,52 % seit 01.07.2026
Deine Daten
bleiben in deinem Browser
01Offene Rechnung

Der Betrag, der auf der Rechnung steht, mit Umsatzsteuer.

Was war zur Zahlung vereinbart?

„Zahlbar bis …“ steht auf deiner Rechnung, abgesprochen war es nicht. Das ist der häufigste Fall.

Per E-Mail meist am Tag des Versands, per Post zwei bis drei Tage später. Im Zweifel das spätere Datum; weißt du es nicht, lass das Feld leer.

Leistung später als die Rechnung erbracht?

Leer lassen, wenn es das Rechnungsdatum oder früher war. Fällig ist die Zahlung erst, wenn du geleistet hast.

02Kunde
Wer hat bestellt?

Unternehmen und Behörden schulden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz und 40 € Pauschale. Bist du unsicher, ob privat bestellt wurde, wähle Privatperson: Zu wenig zu verlangen schadet nicht, zu viel schon.

Für Feiertage: Fällt ein letzter Zahltag auf einen, verschiebt er sich.

03Bisher passiert

Frühere Erinnerungen und Teilzahlungen ändern, ab wann dein Kunde im Verzug ist und was noch offen ist. Trag nur Schreiben ein, die eindeutig zur Zahlung aufgefordert haben; ein bloßer Hinweis auf die offene Rechnung zählt nicht.

04Dein Schreiben
Welches Schreiben?

Freundlich, ohne Zinsen. Rechtlich ist auch sie schon eine Mahnung, wenn sie nach Fälligkeit eindeutig zur Zahlung auffordert.

Üblich sind 10 bis 14 Tage; fällt das Ende auf einen Feiertag oder ein Wochenende, verschiebt es sich.

Weglassen ist kein Verzicht: Du kannst sie später noch verlangen. In der Zahlungserinnerung sind sie zunächst aus.

Weitere Optionen

Häng die ursprüngliche Rechnung unverändert an; eine neue Rechnung darfst du dafür nicht erstellen.

Zinsen rechnen
05Dein Unternehmen

Hast du im Rechnungsgenerator „merken“ angehakt, steht hier schon alles.

Danach richtet sich dein Mahngericht: bei Einzelunternehmern der Wohnsitz, nicht die Geschäftsadresse.

Rechtsform, Register, Bank

Gemeinsam mit dem Rechnungsgenerator, nur auf diesem Gerät. Kunden und Rechnungen werden nie gespeichert. Haken entfernen löscht alles Gemerkte, auch die Einstellungen des Rechnungsgenerators wie die letzte Rechnungsnummer.

06Aussehen
Layout
Logo
Akzentfarbe
Schrift und Falzmarken

Im PDF und in der Word-Vorlage eingebettet. Google Docs nutzt die gleichnamige Google-Schrift.

Kurze Striche am linken Rand: zum Falten für Fensterumschläge und zum Lochen.

07Ergebnis und Herunterladen

Verzug

Noch kein Ergebnis

Trag Rechnungsdatum, Betrag und das Datum des Schreibens ein. Dann steht hier, ob und seit wann dein Kunde im Verzug ist und was du verlangen kannst.

Prüfung

14 Angaben fehlen noch

Im gewählten Layout, mit Überweisungscode für die Banking-App. Eine Mahnung ist keine Rechnung und braucht keine E-Rechnung.

  • Derselbe Brief zum Bearbeiten, ohne Überweisungscode.
  • Betreff und Brief als Text. Per E-Mail fallen keine Portokosten an.

Ab wann dein Kunde im Verzug ist

Zinsen und Pauschale schuldet dein Kunde erst ab dem Verzug. Wann der beginnt, hängt davon ab, was ihr vereinbart habt, wann die Rechnung ankam und ob du schon gemahnt hast. Der Generator prüft alle Wege und nimmt den frühesten, der sicher trägt.

  1. Ein Datum nur auf der Rechnung reicht nicht

    „Zahlbar bis 15.10.“ auf deiner Rechnung setzt deinen Kunden nicht am 16.10. in Verzug. Ein Zahlungstermin wirkt ohne Mahnung nur, wenn er vereinbart ist, etwa im Vertrag, im angenommenen Angebot oder in deinen AGB (§ 286 BGB (Verzug des Schuldners) (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 25.10.2007 – III ZR 91/07 (öffnet in neuem Tab)). Vor dem genannten Datum wirkt auch keine Mahnung.

  2. Spätestens nach 30 Tagen

    Unternehmen kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Erhalt der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung. Bei Privatleuten gilt das nur, wenn die Rechnung hervorgehoben darauf hinweist. Fällt der 30. Tag auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag (§ 193 BGB (Sonn- und Feiertag; Sonnabend) (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 01.02.2007 – III ZR 159/06 (öffnet in neuem Tab)).

  3. Mit der Mahnung

    Eine Mahnung setzt in Verzug, sobald sie ankommt, wenn die Rechnung fällig ist. Setzt sie eine eigene Frist („bitte bis zum 10.10.“), beginnt der Verzug nach den Gerichten, die das entschieden haben, erst nach deren Ablauf (OLG Köln, Beschluss vom 26.09.1996 – 14 WF 175/96 (öffnet in neuem Tab), LG Wuppertal, Urteil vom 11.01.2012 – 8 S 54/11 (öffnet in neuem Tab)). Kam die Frist, bevor dein Kunde im Verzug war, rechnet der Generator auch dann erst ab ihrem Ende, wenn die 30 Tage früher ablaufen. In Zweifelsfällen nimmt er immer den späteren Tag, damit dein Brief nicht zu viel verlangt.

Zinsen, Pauschale, Mahngebühren

Verzugszinsen betragen gegenüber Unternehmen und Behörden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Privatleuten 5 (§ 288 BGB (Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden) (öffnet in neuem Tab)). Der Basiszinssatz der Bundesbank beträgt seit dem 01.07.2026 1,52 % (Deutsche Bundesbank: Basiszinssatz nach § 247 BGB (öffnet in neuem Tab)). Zinsen laufen auf den Bruttobetrag, ohne Zinseszins. Den Wert ab dem 01.01.2027 gibt die Bundesbank erst Ende Dezember bekannt; bis dahin rechnet der Generator höchstens bis zum 31.12.2026.

Von Unternehmen bekommst du zusätzlich 40 € Pauschale je Rechnung (EuGH, Urteil vom 20.10.2022 – C-585/20 (öffnet in neuem Tab)). Mahngebühren sind dagegen fast nie erlaubt: Die erste Mahnung ist deine Sache, für spätere zählen nur Porto und Papier (BGH, Urteil vom 19.02.2025 – VIII ZR 138/23 (öffnet in neuem Tab), BGH, Urteil vom 26.06.2019 – VIII ZR 95/18 (öffnet in neuem Tab)). Auf Zinsen und Mahnkosten fällt keine Umsatzsteuer an (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 1.3 Abs. 1 und 6 und 14.1 Abs. 1 (öffnet in neuem Tab)); die Pauschale nennt der Anwendungserlass nicht ausdrücklich, das BGB ordnet sie aber dem Verzugsschaden zu (§ 288 BGB (Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden) (öffnet in neuem Tab)), und echter Schadensersatz ist kein Entgelt. Deshalb fällt auch auf sie keine Umsatzsteuer an.

So haben wir geprüft

Fünf Recherchen haben jede Regel an Gesetzestexten, Gerichtsentscheidungen und amtlichen Quellen belegt. Eine unabhängige Prüfung hat danach 81 tragende Aussagen an den Originalquellen nachgelesen; was sie beanstandet hat, ist korrigiert. Die Zinsberechnung trifft alle gespeicherten Ergebnisse des amtlichen Zinsrechners der Mahngerichte auf den Cent, die Gerichtsgebühren den Kostenrechner der Mahngerichte. 22 durchgerechnete Fälle, vier davon nach Urteilen, laufen bei jeder Änderung als Test mit. Das belegt die geprüften Fälle, nicht jede denkbare Eingabe.

Was der Generator nicht abbildet

  • Mehrere Rechnungen in einem Brief: Schreib je Rechnung eine Mahnung.
  • Kunden im Ausland und Verträge nach ausländischem Recht.
  • Mahngebühren, Inkasso- und Anwaltskosten sowie Fälligkeitszinsen unter Kaufleuten (§ 353 HGB).
  • Rechnungen vor Juli 2016, Verträge von vor dem 29.07.2014 (dafür gelten 8 statt 9 Prozentpunkte und keine Pauschale) und Zinsen nach dem 31.12.2026, bis der neue Basiszinssatz feststeht.
  • Ob die Forderung besteht und ob Einwände deines Kunden berechtigt sind: Das prüft der Generator nicht.

Häufige Fragen

Ist mein Kunde nach dem Datum auf der Rechnung automatisch im Verzug?

Nein, wenn das Datum nur auf der Rechnung steht. Ein Zahlungsziel, das du allein festgelegt hast, setzt nicht ohne Mahnung in Verzug; das hat der Bundesgerichtshof entschieden (III ZR 91/07). Automatisch geht es nur mit einem vereinbarten Datum, etwa aus dem Vertrag, oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Erhalt der Rechnung, bei Privatleuten nur mit einem hervorgehobenen Hinweis darauf in der Rechnung.

Wie viele Mahnungen muss ich schicken?

Eine. Schon eine freundliche Zahlungserinnerung ist rechtlich eine Mahnung, wenn sie nach der Fälligkeit ankommt und klar zur Zahlung auffordert. Zweite und dritte Mahnungen sind Gewohnheit, keine Pflicht. Einen Mahnbescheid kannst du auch ohne vorherige Mahnung beantragen.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Gegenüber Unternehmen und Behörden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber Privatleuten 5. Der Basiszinssatz beträgt seit dem 01.07.2026 1,52 %, also 10,52 % und 6,52 % im Jahr. Er ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli; der Generator teilt die Zinsen an diesen Tagen auf.

Darf ich Mahngebühren verlangen?

Kaum. Die Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kostet deinen Kunden nichts. Für spätere Mahnungen darfst du nur echte Kosten wie Porto und Papier verlangen, keine eigene Arbeitszeit; der Bundesgerichtshof hat 0,76 € anerkannt. Per E-Mail entstehen keine Kosten. Von Unternehmen bekommst du stattdessen die Pauschale von 40 €, die kleine Kosten schon abdeckt. Der Generator setzt deshalb keine Mahngebühren an.

Wann bekomme ich die 40 € Pauschale?

Wenn dein Kunde ein Unternehmen oder eine Behörde ist und im Verzug ist, einmal je Rechnung, ohne dass du einen Schaden nachweisen musst. Von Privatleuten nie. Beauftragst du später einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen, wird die Pauschale auf deren Kosten angerechnet.

Muss auf die Mahnung Umsatzsteuer?

Nein. Verzugszinsen und Mahnkosten sind Schadensersatz, keine Leistung; das sagt die Finanzverwaltung ausdrücklich. Die 40 € Pauschale nennt der Anwendungserlass nicht ausdrücklich; das BGB ordnet sie aber dem Verzugsschaden zu, und echter Schadensersatz ist kein Entgelt. Deshalb fällt auch auf sie keine Umsatzsteuer an. Eine Mahnung ist auch keine Rechnung und muss keine E-Rechnung sein. Häng die ursprüngliche Rechnung unverändert an, statt eine neue zu erstellen.

Verjährt meine Forderung, wenn ich nur mahne?

Ja, Mahnungen halten die Verjährung nicht auf. Sie beträgt drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung fällig wurde; eine Forderung, die 2023 fällig wurde, verjährt mit Ablauf des 31.12.2026. Aufhalten kann sie ein Mahnbescheid, wenn dein Antrag rechtzeitig beim zuständigen Mahngericht eingeht; eine Teilzahlung deines Kunden lässt sie neu beginnen.

Werden meine Daten gespeichert?

Nein. Brief, PDF und Word-Datei entstehen in deinem Browser. Nur wenn du „in diesem Browser merken“ anhakst, legen wir deine Firmendaten und dein Design in deinem Browser ab, gemeinsam mit dem Rechnungsgenerator. Kunden, Rechnungen und Beträge werden nie gespeichert.

Weiterlesen im Journal

Stand 24.09.2026. Allgemeine Information auf Grundlage der §§ 286, 288 BGB und der genannten Entscheidungen; keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für den Inhalt deines Schreibens bist du verantwortlich.