Belege aufbewahren: wie lange welche Frist läuft und ab wann du vernichten darfst

Wie lange du Belege aufbewahren musst, hängt davon ab, was für eine Unterlage es ist. Buchungsbelege wie Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge hebst du seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre auf, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs (§ 147 Abs. 3 AO). Gezählt wird ab dem Ende des Jahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Und keine dieser Fristen endet, solange die Unterlage noch für eine Steuer zählt, die das Finanzamt festsetzen oder ändern kann.

Drei Fristen, je nach Unterlage

Buchungsbeleg ist alles, womit du einen Geschäftsvorfall nachweist. Die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung zur Buchführung, nennen dafür unter anderem Rechnungen, Barquittungen, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Verträge und Zahlungsbelege. Gibt es keinen fremden Beleg, musst du einen Eigenbeleg erstellen (GoBD Rz. 61 und 62). Ein Geschäftsbrief bekommt die Funktion eines Buchungsbelegs, sobald er kontiert und gebucht ist (Rz. 63). Ein Angebot fällt deshalb unter die sechs Jahre, die Rechnung, die darauf folgt, unter die acht.

Für Rechnungen sagt das Umsatzsteuergesetz dasselbe. Ein Doppel jeder Rechnung, die du schreibst, und jede Rechnung, die du bekommst, hebst du acht Jahre auf; die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Wer den Gewinn mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, ist nicht ausgenommen: Auch dann gilt die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO (GoBD Rz. 115). Eine GmbH oder UG gilt als Handelsgesellschaft; für sie stehen dieselben drei Fristen zusätzlich im Handelsgesetzbuch (§ 257 Abs. 4 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG).

Ab wann du vernichten darfst

Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, der Brief empfangen oder abgesandt oder die Aufzeichnung gemacht wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Ob eine Quittung vom 2. Januar oder vom 30. Dezember stammt, ändert am Ergebnis nichts. Den Stichtag bekommst du mit einer Addition:

Entstehungsjahr + Frist + 1 = das Jahr, ab dessen 1. Januar die Unterlage weg darf.

Eine Quittung aus dem März 2018: 2018 + 8 + 1 = 2027. Die Frist startet mit dem Ende des Jahres 2018, läuft acht volle Jahre und endet am 31. Dezember 2026.

Bei Büchern und Aufzeichnungen ist das Entstehungsjahr das Jahr der letzten Eintragung, beim Jahresabschluss das Jahr, in dem er aufgestellt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Den Abschluss für 2025, den du im Frühjahr 2026 aufstellst, rechnest du deshalb mit 2026: 2026 + 10 + 1 = 2037.

Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist auf acht verkürzt (Stand September 2026). Die kürzere Frist gilt für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Belege aus 2015 und 2016 waren acht Jahre da schon vorbei, sie durften am 1. Januar 2025 weg. Die Belege aus 2017 folgten am 1. Januar 2026. Ausgenommen sind Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Für sie bleibt es bei zehn Jahren (Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO und § 257 Abs. 4 HGB, so gefasst seit dem 30. Dezember 2025).

Jahrgang meint das Entstehungsjahr aus der Formel. Alle Stichtage in dieser Tabelle setzen voraus, dass auch die Festsetzungsfrist für die Steuern vorbei ist, für die die Unterlage zählt.

Nach dem Steuerbescheid läuft eine zweite Uhr

Der Steuerbescheid ist kein Signal zum Ausräumen. Er ändert an der Aufbewahrungsfrist nichts, und er muss nicht endgültig sein. Steht auf ihm „unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“, kann das Finanzamt ihn ändern, solange der Vorbehalt wirksam ist. Hebt es den Vorbehalt nicht vorher auf, fällt er erst weg, wenn die Festsetzungsfrist abläuft (§ 164 Abs. 2 bis 4 AO).

Daran knüpft § 147 Abs. 3 Satz 5 AO an: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Du hast also zwei Uhren, und wegwerfen darfst du erst, wenn beide abgelaufen sind.

Für die Einkommensteuer beträgt die Festsetzungsfrist in der Regel vier Jahre (§ 169 Abs. 2 AO). Musst du eine Erklärung abgeben, beginnt sie mit dem Ende des Jahres, in dem du sie abgegeben hast, spätestens aber mit dem Ende des dritten Jahres nach dem Steuerjahr (§ 170 Abs. 2 Nr. 1 AO).

Ohne besondere Ereignisse endet die zweite Uhr also spätestens sieben Jahre nach Ende des Steuerjahres. Die acht Jahre der Buchungsbelege und die zehn der Aufzeichnungen reichen damit weiter als die Festsetzungsfrist für das Jahr, aus dem sie stammen. Anders bei einem Beleg, der auch für spätere Jahre zählt, etwa der Rechnung für ein Auto, das du über mehrere Jahre abschreibst (§ 7 Abs. 1 EStG): Er bleibt, bis die Festsetzungsfrist für das letzte dieser Jahre vorbei ist. Bei Geschäftsbriefen mit sechs Jahren kann schon die Steuer des eigenen Jahres länger offen sein: Hast du die Erklärung für 2020 erst 2023 abgegeben, bleiben die steuerlich wichtigen Briefe aus 2020 bis Ende 2027, obwohl ihre sechs Jahre schon Ende 2026 um sind.

Länger läuft die Festsetzungsfrist, wenn für das Jahr noch etwas offen ist:

• Du hast Einspruch eingelegt oder klagst. Die Frist endet nicht, bevor darüber unanfechtbar entschieden ist (§ 171 Abs. 3a AO).
• Du hast außerhalb eines Einspruchs eine Änderung beantragt. Die Frist endet nicht vor der unanfechtbaren Entscheidung über den Antrag (§ 171 Abs. 3 AO).
• Eine Außenprüfung hat begonnen. Für die geprüften Steuern endet die Frist grundsätzlich erst, wenn die Bescheide nach der Prüfung unanfechtbar sind (§ 171 Abs. 4 AO).
• Die Steuer wurde vorläufig festgesetzt. Dann endet die Frist frühestens ein Jahr, nachdem die Ungewissheit beseitigt ist und das Finanzamt davon weiß (§ 171 Abs. 8 AO).

Betroffen sind jeweils die Unterlagen, die für die offene Steuer zählen, nicht automatisch dein ganzes Archiv.

Papier, PDF, E-Rechnung: in welcher Form

Papierbelege darfst du scannen oder fotografieren. Die Datei muss bildlich mit dem Original übereinstimmen und während der ganzen Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 130). Danach darf das Papier weg, soweit keine Vorschrift das Original verlangt (GoBD Rz. 140). Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz nimmt das Gesetz aus; sie bleiben im Original (§ 147 Abs. 2 AO).

Eingehende elektronische Belege und Geschäftsbriefe bewahrst du in dem Format auf, in dem du sie empfangen hast (GoBD Rz. 131). Bei einer E-Rechnung genügt der strukturierte Teil, etwa die XML-Datei. Das PDF einer hybriden Rechnung brauchst du nur, wenn es zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, die für die Steuer zählen, zum Beispiel Buchungsvermerke (GoBD Rz. 131 in der Fassung vom 14. Juli 2025).

Liegt jeder Beleg digital beim passenden Kontoumsatz, siehst du beim Ausräumen sofort, zu welchem Jahr er gehört. enno sortiert nachts Bank und Belege und gleicht Buchungen mit Belegen ab. Du prüfst selbst.

Wenn ein Beleg fehlt

Kannst du Bücher oder Aufzeichnungen, die du führen musst, nicht vorlegen, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO). Eine einzelne verlorene Rechnung kannst du als Zweitschrift beim Aussteller anfordern, denn auch er muss sein Doppel acht Jahre aufheben (§ 14b Abs. 1 UStG). Wie du eine längere Lückenliste abarbeitest, steht im Beitrag Buchhaltung nachholen. Liegt schon ein Schätzungsbescheid im Briefkasten, zählt zuerst die Einspruchsfrist, dazu mehr unter Schätzungsbescheid erhalten.

Jeder Ordner mit seinem Vernichtungsdatum, in sieben Schritten

1. Trenn nach Art, nicht nur nach Jahr: Buchungsbelege, Aufzeichnungen, Geschäftsbriefe. Ein Ordner pro Jahr und Art reicht.
2. Schreib auf jeden Ordner „darf weg ab 1. Januar …“, gerechnet mit Entstehungsjahr + Frist + 1.
3. Geh deine Bescheide der letzten Jahre durch und markiere jedes Jahr, in dem etwas offen ist: ein Einspruch, ein Änderungsantrag, eine Außenprüfung, ein Vorläufigkeitsvermerk. Was für diese Jahre zählt, bleibt.
4. Notier bei den Geschäftsbriefen, in welchem Jahr du die Erklärung dazu abgegeben hast. War es später als im Folgejahr, rechne die Festsetzungsfrist nach.
5. Bevor du einen Mailordner löschst, zieh die Rechnungen heraus. Sie haben acht Jahre, nicht sechs. Rechnungen für Anschaffungen, die du über mehrere Jahre abschreibst, bleiben, bis das Finanzamt das letzte Abschreibungsjahr nicht mehr ändern kann.
6. Räum einmal im Jahr aus, am besten im Januar. Am 1. Januar 2027 sind die Belege aus 2018, die Aufzeichnungen mit letzter Eintragung 2016 und die Geschäftsbriefe aus 2020 dran, sofern für diese Jahre nichts offen ist.
7. Bist du unsicher, ob ein Verfahren ein Jahr offen hält, oder führst du Bücher mit Bilanz, frag vor dem Vernichten deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.