GoBD für kleine Unternehmen: jeder Grundsatz in die Praxis übersetzt

GoBD kürzt einen langen Titel ab. Er beginnt mit „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern“, nennt danach Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und endet beim Datenzugriff. Für einen kleinen Betrieb mit Einnahmenüberschussrechnung heißt das: Zu jeder Zahlung auf dem Konto, bei PayPal oder in der Kasse gibt es einen Beleg und eine Zeile, Dateien bleiben in dem Format, in dem sie kamen, und keine Korrektur löscht, was vorher dastand. Wie du das organisierst, schreibst du auf, und in einer Außenprüfung gibst du deine Daten so heraus, dass das Finanzamt sie auswerten kann.

Was die GoBD sind und für wen sie gelten

Ein Gesetz sind die GoBD nicht, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums an die obersten Finanzbehörden der Länder vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025; die Fassung vom Juli 2025 ist seit diesem Tag anzuwenden (Rz. 185, geprüft am 25. September 2026). Darin legt die Finanzverwaltung aus, wie sie die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO versteht, vor allem für elektronische Bücher und Unterlagen.

Eine Bilanz musst du dafür nicht aufstellen. Die Ordnungsvorschriften erfassen auch Aufzeichnungen, die einzelne Steuergesetze verlangen, etwa die getrennte Aufzeichnung von Geschenken und Bewirtungen nach § 4 Abs. 7 EStG (Rz. 25). Sie treffen Papier und Dateien gleichermaßen (Rz. 26), sogar freiwillig geführte Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 6 AO). Bucht eine Kanzlei für dich, bleibt die Verantwortung bei dir (Rz. 21).

Rz. 15 kennt eine Erleichterung: Rechnest du per EÜR ab und setzt im Jahr höchstens 25.000 Euro um, die Vorjahresgrenze aus § 19 Abs. 1 UStG, misst das Finanzamt deine Aufzeichnungen regelmäßig auch an der Unternehmensgröße. Von einem Grundsatz befreit das nicht. Welche Unterlagen du wie lange aufhebst, regeln nicht die GoBD (Rz. 6), sondern vor allem § 147 AO; mehr dazu unter Belege aufbewahren.

Sechs Grundsätze, übersetzt für Konto, PayPal und Belege

Das Gesetz nennt die Grundsätze in § 145 Abs. 1 und § 146 AO, die GoBD erläutern jeden in eigenen Randziffern.

Nachvollziehbarkeit: Rz. 30 bis 35

Ein fachkundiger Prüfer muss in angemessener Zeit einen Überblick gewinnen und an jedem Geschäft ablesen können, wie es entstand und abgewickelt wurde (§ 145 Abs. 1 AO). Die GoBD beschreiben einen Weg vom Beleg über die Aufzeichnung bis zur Steuererklärung und wieder zurück (Rz. 33). Die Zeile im Kontoauszug führt also zum PDF der Rechnung, das PDF zur Zeile in deiner Liste, die Liste zur Anlage EÜR. Weichen deine Kategorien von den Zeilen der Anlage EÜR oder den Kennzahlen der Voranmeldung ab, hältst du eine Zuordnungstabelle bereit (Rz. 97).

Vollständigkeit: Rz. 36 bis 43

Jeder Geschäftsvorfall wird einzeln und lückenlos festgehalten (Rz. 36), auch jede Einlage und Entnahme, mit dem Inhalt des Geschäfts und, soweit zumutbar, dem Namen des Vertragspartners (Rz. 37). Die Namen von Barkunden im Laden muss eine PC-Kasse nicht erfassen (Rz. 37). Jeden Verkauf einzeln aufzeichnen muss sie aber, denn mit einer elektronischen Kasse entfällt die Ausnahme für Barverkäufe an viele unbekannte Kunden (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO).

Ein und derselbe Vorgang darf nicht mehrfach aufgezeichnet werden (Rz. 41); an zwei Stellen stehen darf er, solange er sich nicht zweimal auf den Gewinn auswirkt. Hier liegt die PayPal-Falle: Die Auszahlung aufs Bankkonto steht auf beiden Auszügen, verschiebt aber nur Geld zwischen deinen Konten und ist keine zweite Einnahme.

Richtigkeit: Rz. 44

Richtig ist eine Aufzeichnung, wenn sie den Vorgang so zeigt, wie er tatsächlich und rechtlich war, und die Zuordnung stimmt (Rz. 44). Behält PayPal von einer Kundenzahlung eine Gebühr ein, hast du den vollen Betrag eingenommen und die Gebühr bezahlt. Wer nur den ausgezahlten Rest einträgt, zeigt einen Vorgang, den es so nicht gab.

Zeitgerechte Erfassung: Rz. 45 bis 52

Belege lange zu sammeln und erst dann einzutragen, passt nach Rz. 46 nicht zu einer laufenden Buchführung. Was bar durch die Kasse geht, gehört jeden Tag in die Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Für unbare Vorgänge, also auch alles, was über PayPal läuft, gilt eine Erfassung binnen zehn Tagen als unbedenklich (Rz. 47). Buchst du nur einmal im Monat, brauchst du die Vorkehrungen der Rz. 50, beschrieben unter Belege sortieren.

Ordnung: Rz. 53 bis 57

Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben; für die Ablage nennt Rz. 117 als Beispiele Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder das Alphabet. Bar und unbar trennst du, ebenso steuerpflichtige, steuerfreie und nicht steuerbare Umsätze, oder du kennzeichnest sie ausreichend (Rz. 55). PayPal bekommt in deiner Liste einen eigenen Bereich wie ein zweites Bankkonto, dann lässt sich sein Stand jederzeit nachrechnen.

Unveränderbarkeit: Rz. 58 bis 60

Eine Aufzeichnung darf nach § 146 Abs. 4 AO nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verschwindet oder unklar wird, ob etwas erst später dazukam. Fehler korrigierst du durch Storno und neue Buchung (Rz. 93) mit Bezug auf die ursprüngliche (Rz. 64), sodass alter Inhalt und Änderung erkennbar bleiben (Rz. 111). Unzulässig sind nach Rz. 109 Vorerfassungen, die bis zum Jahresabschluss offen bleiben und sich ohne Protokoll ändern lassen.

Eine Tabelle als Aufzeichnung verbieten die GoBD nicht. Einfach abgespeichert erfüllt sie die Unveränderbarkeit aber regelmäßig nicht; es braucht zusätzliche Maßnahmen wie Sperren, Festschreibung, Protokolle, Versionen oder Zugriffsrechte (Rz. 110).

Eine Woche bei Annika, mit Konto und PayPal

Die Verfahrensdokumentation eines kleinen Betriebs

Kassensystem, elektronische Waagen und Zahlungsverkehrssysteme zählen die GoBD ausdrücklich zu den Systemen, um die es geht, auch wenn sie in einer Cloud laufen (Rz. 20). Für jedes verlangen sie eine Verfahrensdokumentation, die Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens zeigt, so ausführlich, wie es zum Verständnis nötig ist (Rz. 151). In der Regel hat sie vier Teile (Rz. 153), bei Annika jeweils eine Seite:

Hinein gehört in jedem Fall, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden (Rz. 66), welche Kontrollen du eingerichtet hast (Rz. 102) und was deine Abkürzungen bedeuten (Rz. 149). Was für Scans und Handyfotos dazukommt, wie du Änderungen versionierst und was eine lückenhafte Dokumentation bedeutet, steht unter Belege digitalisieren.

Für deine eigene Fassung kannst du die folgende Gliederung kopieren und ausfüllen.

Verfahrensdokumentation
[Name des Betriebs], [Anschrift]
Fassung vom [Datum], ersetzt die Fassung vom [Datum der Vorfassung]

1. Allgemeine Beschreibung
Betrieb: [Tätigkeit, Rechtsform, Art der Gewinnermittlung]
Zahlungswege: [Geschäftskonto, Kasse, Kartenterminal, PayPal oder andere]
Wer bucht: [Name; falls eine Kanzlei bucht, welche Aufgaben sie übernimmt]

2. Anwenderdokumentation
Belegeingang: [wie Papierbelege und elektronische Belege ankommen, zum Beispiel per Post, Mail oder Download]
Erfassung: [wann und wie Belege erfasst werden, zum Beispiel wöchentlich, mit Belegnummer beim Eingang]
Verarbeitung und Ausgabe: [wie Belege den Buchungen zugeordnet und Auswertungen erstellt werden]
Aufbewahrung: [wo Papierbelege und Dateien liegen, Dateien im Format, in dem sie kamen]
Abkürzungen: [jede Abkürzung, Ziffer und jedes Symbol mit Bedeutung]

3. Technische Systemdokumentation
Programme und Geräte: [Kassensystem, Buchhaltungsprogramm, Speicher, Scan-App, jeweils mit Name und Version]

4. Betriebsdokumentation
Datensicherung: [wie oft, wohin, wer sie prüft]
Festschreibung: [wann ein Monat festgeschrieben oder gesperrt wird]
Zugriffsrechte: [wer worauf zugreifen und was ändern darf]

Kontrollen
[welche Kontrollen eingerichtet sind, zum Beispiel der wöchentliche Abgleich jeder Konto- und PayPal-Zeile mit ihrem Beleg, und wo sie festgehalten werden]

Änderungen
[Datum und Änderung, zum Beispiel neues Programm oder neue Version]

Datenzugriff: was das Finanzamt nach § 147 Abs. 6 AO darf

Das Recht auf Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO hat das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung (Rz. 159). Dort kann es:

• selbst in die gespeicherten Daten schauen und dein System dafür nutzen, nur lesend (Rz. 165),
• verlangen, dass du die Daten nach seinen Vorgaben auswertest und ihm das Ergebnis bereitstellst (Rz. 166),
• verlangen, dass du ihm die Daten in einem maschinell auswertbaren Format überlässt (Rz. 167).

Welchen Weg es wählt, liegt in seinem Ermessen (Rz. 164). Daten aus Software kann es schon mit der Prüfungsanordnung anfordern, mit angemessener Frist und in auswertbarem Format (§ 197 Abs. 3 AO), dazu die Teile der Verfahrensdokumentation, die dein System überblicken lassen (Rz. 160). Die Kosten trägst du (§ 147 Abs. 6 Satz 3 AO). Räumst du den Datenzugriff nicht ein, droht ein Verzögerungsgeld zwischen 2.500 und 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO).

Deine Liste muss deshalb als Datei herausgehen können; vorgefilterte Berichte, denen Felder oder Datensätze fehlen, akzeptiert das Finanzamt nicht (Rz. 173). Die Prüfsoftware der Finanzverwaltung liest unter anderem xlsx-Dateien und Textdateien mit Trennzeichen, sofern Angaben zur Struktur dabei sind. Tabellen sollten nur die reinen Daten enthalten, ohne Summenzeilen, mit dem Feldnamen in der ersten Zeile (Anlage zu den GoBD, Nr. 4).

Wenn die Prüfung Mängel findet: § 158 und § 162 AO

Solange deine Bücher den Ordnungsvorschriften der §§ 140 bis 148 AO genügen, sind sie die Grundlage der Steuer (§ 158 Abs. 1 AO). Das endet, soweit die Umstände des Einzelfalls Anlass geben, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden, und soweit Daten, für die eine einheitliche digitale Schnittstelle vorgeschrieben ist, etwa die einer Kasse nach § 146a AO, nicht in diesem Format kommen (§ 158 Abs. 2 AO). Den Grund einer Beanstandung muss das Finanzamt in geeigneter Form darstellen (Rz. 11).

Was es dann nicht ermitteln oder berechnen kann, schätzt es (§ 162 Abs. 1 AO), ausdrücklich auch, wenn du Bücher nicht vorlegen kannst oder sie nach § 158 Abs. 2 AO nicht zugrunde gelegt werden (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Mit einem Schätzungsbescheid gehst du am besten zu einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Sechs Schritte zu Büchern, die eine Außenprüfung tragen

1. Schreib alle Zahlungswege auf, auch PayPal und die Kasse, und trenn Betriebliches von Privatem, am besten mit eigenen Konten.
2. Vergib Belegnummern beim Eingang, halte Bargeld täglich fest und gleiche einmal pro Woche jede Konto- und PayPal-Zeile mit ihrem Beleg ab; den Jahrestakt dazu zeigt Buchhaltung für Selbstständige. Für diese Runde kann enno vorarbeiten: Es sortiert Bank und Belege in der Nacht und gleicht die Buchungen der Woche mit den Belegen ab. Das Prüfen bleibt bei dir.
3. Rechne die Probe wie Annika: Einnahmen minus Ausgaben minus Entnahmen plus Einlagen, verglichen mit der Veränderung der Konten, über die das Geld lief.
4. Schreib jeden Monat fest oder sperr ihn, und korrigiere danach nur mit Storno und neuer Zeile.
5. Leg die Verfahrensdokumentation in den vier Teilen an und gib jeder Fassung ein Datum; ein neues Programm ergibt eine neue Fassung.
6. Probier einmal den Export: deine Liste als xlsx- oder CSV-Datei mit Feldnamen, ohne Summenzeilen und mit einer Beschreibung der Spalten, dazu die Belege im Eingangsformat. Ob dein System im Einzelfall genügt, klärst du mit deiner Kanzlei.