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Rechnung und E-Rechnung erstellen

Mit deinem Logo und deiner Farbe, in fünf Layouts: als E-Rechnung für Geschäftskunden, als XRechnung für Behörden oder als Word- und Excel-Vorlage. Kostenlos und ohne Anmeldung. Die Rechnung entsteht in deinem Browser; deine Eingaben werden nicht übertragen.

Rechtsstand
24.09.2026
Formate
ZUGFeRD 2.5.2 (EN 16931), XRechnung 3.0, Word, Excel
Deine Daten
bleiben in deinem Browser
01Dein Unternehmen

Gehört auf die Rechnung, wenn dein Firmenname nicht dein Name ist.

Die XRechnung braucht deine E-Mail-Adresse.

Die XRechnung verlangt eine Telefonnummer.

Steuernummer oder USt-IdNr. – eins von beiden reicht.

Ohne IBAN weiß dein Kunde nicht, wohin er zahlen soll; die XRechnung braucht sie.

Deine Rechnungen enthalten dann keine Umsatzsteuer, sondern den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Rechtsform, Register, Website

Nur auf diesem Gerät gespeichert, für deine nächste Rechnung und den Mahnung-Generator. Nichts davon geht an uns. Haken entfernen löscht es, auch dort.

02Aussehen
Layout
Logo
Akzentfarbe
Schrift und Falzmarken

Im PDF und in der Word-Vorlage eingebettet. Google Docs nutzt die gleichnamige Google-Schrift.

Kurze Striche am linken Rand: zum Falten für Fensterumschläge und zum Lochen.

03Kunde
Die Rechnung geht an

Bis 250 € brutto darf die Anschrift deines Kunden fehlen.

Die Postleitzahl deines Kunden fehlt.

Der Ort deines Kunden fehlt.

E-Mail, Kundennummer, Bestellnummer

Die XRechnung verlangt sie; auf dem PDF erscheint sie nicht.

04Rechnung

Jede Nummer nur einmal. Lücken sind erlaubt.

Sonst gib das Leistungsdatum oder den Zeitraum an. Es steht immer auf der Rechnung.

Skonto, Texte, Anzahlung

Für Geld, das du vor der Leistung bekommst. Gib an, wann du voraussichtlich leistest. Nach der Leistung stellst du eine Rechnung über den Restbetrag.

05Positionen
  1. Betrag–
Rechnungsbetrag
Noch keine Beträge
06Herunterladen

Brauche ich eine E-Rechnung?

Das hängt von deiner Rechnung ab

Sobald Kunde, Datum und Beträge eingetragen sind, siehst du hier, ob diese Rechnung eine E-Rechnung sein muss.

Grundlage: § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab), BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab)

Prüfung

11 Angaben fehlen noch

Ein normales PDF, in dem die Rechnungsdaten als XML stecken (ZUGFeRD 2.5.2, Profil EN 16931). Öffnet sich wie jedes PDF und ist zugleich eine E-Rechnung für Geschäftskunden.

  • Für Behörden und Portale, die eine XRechnung verlangen.
  • Dein Layout mit deinen Firmendaten zum Ausfüllen in Word oder Google Docs. Keine E-Rechnung.
  • Rechnet Beträge und Umsatzsteuer selbst. Keine E-Rechnung.
Vorlage in Google Docs öffnen
  1. Lade die Word-Vorlage (.docx) herunter.
  2. Lade sie in Google Drive hoch und öffne sie mit einem Doppelklick.
  3. Wähle „Datei“ → „Als Google Docs speichern“.

Geprüft haben wir die Vorlage in Word für Mac und in LibreOffice, nicht in Google Docs. Dort können Farbflächen und Abstände abweichen.

Brauchst du eine E-Rechnung?

Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; ein E-Mail-Postfach reicht. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen. Sie richten sich nach dem Jahr der Leistung; für Leistungen aus 2025 und 2026 muss die Rechnung außerdem bis 31.12.2026 verschickt sein. Der Generator wendet dieselben Regeln auf deine Rechnung an und zeigt dir das Ergebnis vor dem Herunterladen.

Wann eine E-Rechnung Pflicht ist
FallE-Rechnung?
Rechnung an eine PrivatpersonKeine E-Rechnung; nur mit Zustimmung
Du bist KleinunternehmerNie Pflicht; erlaubt, auch ohne Zustimmung
Rechnung bis 250 € brutto (außer bei Reverse Charge)Keine Pflicht (Kleinbetragsrechnung)
Kunde im AuslandKeine deutsche E-Rechnungspflicht
Geschäftskunde in Deutschland, Leistung 2025 oder 2026, Rechnung bis 31.12.2026Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung
Leistung im Dezember 2026, Rechnung im Januar 2027Nach dem Wortlaut E-Rechnung
Leistung 2027, Gesamtumsatz 2026 höchstens 800.000 €Papier erlaubt, PDF mit Zustimmung
Leistung 2027, Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €E-Rechnung
Leistung ab 2028 an ein Unternehmen in DeutschlandE-Rechnung

Eine Falle steckt im Wortlaut: Die Übergangsregel für 2025 und 2026 gilt nur, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 verschickt wird. Eine Leistung vom Dezember 2026, die du erst im Januar 2027 abrechnest, fällt unter keine der Regeln; eine Erleichterung der Finanzverwaltung dafür haben wir nicht gefunden. Grundlage: § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab), § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregeln zur E-Rechnung) (öffnet in neuem Tab), § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge) (öffnet in neuem Tab), § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) (öffnet in neuem Tab) und das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung (öffnet in neuem Tab).

Was auf jede Rechnung gehört

  1. Die zehn Pflichtangaben

    1. Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
    2. Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
    3. Das Rechnungsdatum
    4. Eine einmalige Rechnungsnummer
    5. Menge und Art der Leistung
    6. Der Zeitpunkt der Leistung (der Monat reicht)
    7. Das Entgelt nach Steuersätzen getrennt, samt vorab vereinbarter Rabatte oder Skonti
    8. Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung
    9. Bei Arbeiten an Haus oder Grundstück für Privatkunden: der Hinweis, dass sie die Rechnung zwei Jahre aufbewahren müssen
    10. Bei einer Gutschrift das Wort „Gutschrift“

    So steht es in § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (öffnet in neuem Tab). Fehlt eine Angabe, die der Generator prüfen kann, lässt er die Rechnung nicht herunterladen und zeigt dir, was fehlt. Ob deine Nummer einmalig ist und deine Angaben stimmen, weißt nur du.

  2. Als Kleinunternehmer

    Keine Umsatzsteuer, dafür der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§ 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) (öffnet in neuem Tab), § 14c UStG (Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis) (öffnet in neuem Tab)). Der Generator lässt im Kleinunternehmer-Modus keinen Steuersatz zu.

  3. Für GmbH, UG und eingetragene Firmen

    Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei GmbH und UG alle Geschäftsführer:innen (§ 35a GmbHG (Angaben auf Geschäftsbriefen) (öffnet in neuem Tab), § 37a HGB (Angaben auf Geschäftsbriefen, Kaufleute) (öffnet in neuem Tab)), bei einer GmbH & Co. KG dieselben Angaben auch für die Komplementär-GmbH (§ 177a HGB (Angaben auf Geschäftsbriefen, KG) (öffnet in neuem Tab)). Wähle deine Rechtsform unter „Dein Unternehmen“; der Generator setzt die Angaben in die Fußzeile.

  4. Bei Kunden im Ausland

    Für Dienstleistungen an Unternehmen in der EU steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, mit beiden USt-IdNrn., ausgestellt bis zum 15. des Folgemonats (§ 14a UStG (Zusätzliche Pflichten in besonderen Fällen) (öffnet in neuem Tab)). Der Generator kennt diesen Fall, die innergemeinschaftliche Lieferung, die Ausfuhr und Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU.

So haben wir geprüft

Am 24.09.2026 haben wir 18 Beispielrechnungen aus dem Generator durch die offiziellen Prüfprogramme laufen lassen, von der Kleinunternehmer-Rechnung über Reverse Charge und Ausfuhr bis zur GmbH & Co. KG. Die PDFs prüfte Mustang 2.26.0, der mit veraPDF auch das PDF/A-3 prüft; dazu kamen jedes der fünf Layouts mit Logo, mehrseitige Rechnungen und alle sechs Schriften. Die XRechnungen prüfte der KoSIT-Validator 1.6.3 mit der XRechnung-Konfiguration vom 31.08.2026; eine Kleinbetragsrechnung ohne Kundenanschrift gibt der Generator bewusst nur als PDF heraus. Beide Prüfprogramme meldeten keine Fehler und keine Warnungen. Bei der Anzahlungsrechnung gibt KoSIT einen Hinweis aus, weil sie bewusst kein Lieferdatum nennt: Die Leistung ist ja noch nicht erbracht. Absichtlich falsche Dateien, etwa mit einem Cent Differenz in der Summe, lehnten beide ab. Das belegt die geprüften Fälle, nicht jede denkbare Eingabe.

Was keine Prüfung findet: ob Steuersatz und Steuerfall zu deinem Geschäft passen. Die Prüfprogramme lassen sogar eine Umsatzsteuer durch, die um bis zu einem Euro falsch berechnet ist. Deshalb rechnet der Generator die Umsatzsteuer selbst centgenau und lässt dich nur die Fälle wählen, die zu deinem Kunden passen.

Was der Generator nicht abbildet

  • Verschicken und Archivieren: Du lädst die Datei herunter und verschickst sie selbst, zum Beispiel per E-Mail.
  • Schlussrechnungen, die Anzahlungen abziehen: Das kann eine E-Rechnung laut Finanzverwaltung noch nicht strukturiert abbilden. Stell stattdessen eine Rechnung über den Restbetrag.
  • Gutschriften, Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen.
  • Andere Währungen als Euro, Rabatte auf die ganze Rechnung, Brutto-Preiseingabe.
  • Reiseleistungen, Differenzbesteuerung, Dreiecksgeschäfte, Fernverkäufe an Privatkunden in der EU (OSS) und Land- und Forstwirte mit Pauschalierung.
  • Ob dein Steuersatz stimmt: Das entscheidest du; im Zweifel frag deine Steuerberatung.

Empfangene E-Rechnung prüfen

Du hast selbst eine E-Rechnung bekommen? Der E-Rechnung-Prüfer zeigt sie lesbar an, prüft sie mit den offiziellen Regeln und den Pflichtangaben und schreibt bei Fehlern eine Korrekturbitte an deinen Lieferanten. Auch er arbeitet in deinem Browser.

Häufige Fragen

Ist das heruntergeladene PDF eine E-Rechnung?

Ja. Die Datei ist ein PDF/A-3 nach ZUGFeRD 2.5.2 im Profil EN 16931: Du und dein Kunde könnt sie wie jedes PDF öffnen, und in ihr steckt die Rechnung als XML. Rechtlich zählt dieses XML. Ein PDF ohne XML, etwa aus der Word-Vorlage, ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beide sind E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. ZUGFeRD verpackt die Daten in ein lesbares PDF und ist unter Unternehmen verbreitet. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei, die öffentliche Auftraggeber verlangen; ohne Viewer sieht man darin nur Daten. Der Generator erstellt beide aus denselben Angaben.

Reicht als Kleinunternehmer eine PDF-Rechnung?

Ja, wenn dein Kunde zustimmt. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, auch nicht ab 2028; das regelt § 34a UStDV. Eine Rechnung auf Papier geht immer, ein PDF per E-Mail nur mit Zustimmung deines Kunden; die kann formlos sein, etwa eine kurze Antwort per E-Mail. Eine E-Rechnung darfst du Geschäftskunden in Deutschland auch ohne Zustimmung schicken, und das heruntergeladene PDF ist eine. Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit 2025; dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Mindestens acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG), und länger, solange sie für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht wird (§ 147 Abs. 3 AO). Bei einer E-Rechnung ist das XML das Original; bewahre die heruntergeladene Datei unverändert auf. enno speichert keine Rechnungen, weil sie deinen Browser nie verlassen.

Werden meine Daten irgendwo gespeichert?

Nein. PDF, XML, Word- und Excel-Datei entstehen in deinem Browser. Nur wenn du „in diesem Browser merken“ anhakst, legen wir Firmendaten und Design in deinem Browser ab, für die nächste Rechnung; entfernst du den Haken, ist es gelöscht.

Was brauche ich für eine Rechnung an eine Behörde?

Öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine XRechnung mit ihrer Leitweg-ID. Wähle beim Kunden „Behörde“, trag die Leitweg-ID ein und lade die XRechnung herunter. Einreichen musst du sie selbst, meist über ein Portal des Bundes oder des Landes; frag deinen Auftraggeber, welches.

Wofür ist der QR-Code auf der Rechnung?

Er enthält Empfänger, IBAN, Betrag und Rechnungsnummer als Überweisungscode nach dem Standard des European Payments Council. Viele Banking-Apps lesen ihn und füllen die Überweisung aus. Er erscheint, sobald eine gültige IBAN eingetragen ist, und ist keine Pflichtangabe.

Kann ich die Vorlage in Google Docs nutzen?

Ja: Word-Vorlage herunterladen, in Google Drive hochladen und mit „Als Google Docs speichern“ umwandeln. Geprüft haben wir die Vorlagen in Word und Excel für Mac und in LibreOffice; Google Docs haben wir nicht getestet, dort können Farbflächen und Abstände abweichen.

Weiterlesen im Journal

Stand 24.09.2026. Allgemeine Information auf Grundlage von § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34a UStDV und den BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025; keine Steuerberatung im Einzelfall. Für die Richtigkeit deiner Rechnung bist du als Rechnungsaussteller verantwortlich.