Pflichtangaben auf Rechnungen: die Checkliste nach § 14 UStG, Zeile für Zeile

Eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG trägt acht Angaben, die immer draufstehen: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, eine Rechnungsnummer, was du geliefert oder geleistet hast und wann, das Nettoentgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Zwei weitere kommen nur in Sonderfällen dazu. Bis 250 Euro reicht weniger, bei Arbeiten am Haus eines Privatkunden brauchst du mehr, und wer als Subunternehmer für einen Bauunternehmer einbaut, weist unter bestimmten Voraussetzungen gar keine Umsatzsteuer aus.

Die Checkliste in der Reihenfolge des Rechnungsblatts

„Tischlerarbeiten laut Absprache“ ist als Leistungsbeschreibung zu dünn. Die Finanzverwaltung verlangt, dass sich die Leistung eindeutig und leicht nachprüfen lässt, und Sammelbegriffe reichen dafür grundsätzlich nicht. „5 Innentüren Eiche furniert mit Zarge, eingebaut am 15. und 16. September 2026“ reicht.

Das Leistungsdatum ist eine eigene Pflichtangabe, auch wenn du am selben Tag lieferst und abrechnest. Auf Papier oder im PDF darfst du dann schreiben: „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Statt eines Tages geht auch der Kalendermonat.

Ein vereinbartes Skonto gehört auf die Rechnung, weil es das Entgelt mindert. „2 % Skonto bei Zahlung bis 28. September 2026“ genügt, den Betrag musst du nicht ausrechnen.

Im Gründungsjahr kann Zeile zwei noch leer sein. Die Steuernummer schickt dir das Finanzamt per Post, nachdem es deinen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung geprüft hat. Eine Rechnung, die du vorher schreibst, ist unvollständig; die Nummer kannst du später per Berichtigung nachreichen.

Wer dein Kunde ist, entscheidet über die Extras

Privatkunden mit Baustelle

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand Juni 2026) zählt den Einbau von Fenstern, Türen und Bodenbelägen zu den Bauleistungen. Für solche Arbeiten musst du auch Privatleuten innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG), mit einem Satz dazu, dass der Kunde sie zwei Jahre aufbewahren muss. Ein allgemein gehaltener Hinweis genügt.

Auch deine Kunden haben etwas davon: Wer Handwerker für Renovierung, Erhaltung oder Modernisierung im eigenen Haushalt bezahlt, kann 20 Prozent der Arbeitskosten von der Einkommensteuer abziehen, höchstens 1.200 Euro, sofern eine Rechnung vorliegt und aufs Konto des Handwerkers gezahlt wurde (§ 35a EStG). Material zählt nicht. Führst du Montage und Material getrennt auf, sieht der Kunde sofort, welcher Betrag zählt.

Bauunternehmer als Auftraggeber

Baust du als Subunternehmer für einen Betrieb ein, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, schuldet er die Umsatzsteuer und nicht du (§ 13b UStG). Nachhaltig heißt für die Finanzverwaltung, dass mindestens 10 Prozent seines Weltumsatzes Bauleistungen sind. Hat sein Finanzamt ihm das auf dem Vordruck USt 1 TG bescheinigt, gilt die Voraussetzung als erfüllt; die Bescheinigung gilt höchstens drei Jahre. Auf deiner Rechnung stehen dann das Nettoentgelt und der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, aber keine Umsatzsteuer. Kleinbetragsrechnungen sind in diesem Fall nicht zulässig, der Aufbewahrungshinweis entfällt.

Kleinbeträge und Kleinunternehmer

Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, genügt eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, was du geliefert oder geleistet hast, Entgelt und Steuer in einer Summe und der Steuersatz. Kundenadresse, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt die Vorschrift nicht.

Nutzt du selbst die Kleinunternehmerregelung, gilt § 34a UStDV. Auch hier sind Rechnungsnummer und Leistungsdatum nicht vorgeschrieben. Statt Nettoentgelt und Steuer steht der Betrag in einer Summe da, mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie (§ 14c UStG).

Anzahlung und Schlussrechnung, durchgerechnet

Wenn eine Angabe fehlt oder falsch ist

Eine unvollständige Rechnung musst du nicht stornieren: Es reicht ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und nur die fehlenden oder falschen Angaben enthält (§ 31 Abs. 5 UStDV). Form und Inhalt müssen dabei denselben Anforderungen genügen wie bei einer Rechnung.

Weist du mehr Umsatzsteuer aus, als du schuldest, schuldest du den Mehrbetrag (§ 14c Abs. 1 UStG). Eine berichtigte Rechnung korrigiert das erst für den Zeitraum, in dem der Kunde sie erhält; hat er schon gezahlt, erst nach Rückzahlung des Zuviels.

Ein Bußgeld droht, wenn du eine Rechnung, zu der du verpflichtet bist, vorsätzlich oder leichtfertig gar nicht oder zu spät ausstellst: bis 5.000 Euro (§ 26a UStG). Fehlen einer Rechnung nur Pflichtangaben, ist das laut Anwendungserlass keine solche Ordnungswidrigkeit. Dein Privatkunde riskiert bis zu 1.000 Euro, wenn er die Rechnung vorsätzlich oder leichtfertig keine zwei Jahre aufhebt.

Dieselbe Liste für Rechnungen, die du bekommst

Die Umsatzsteuer auf der Rechnung deines Holzhändlers darfst du nur als Vorsteuer abziehen, wenn die Rechnung den §§ 14 und 14a UStG entspricht. Abgezogen wird sie in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Zeitraum, in den sie fällt. Prüf deshalb jede Eingangsrechnung über 250 Euro: Stimmen dein Name und deine Anschrift, steht die Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten drauf, sind Leistungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag angegeben? Fehlt etwas, bitte um eine Berichtigung, bevor du die Vorsteuer ziehst.

enno gleicht jede Buchung mit dem Beleg ab und benennt jede Lücke, zum Beispiel eine Überweisung an den Holzhändler, zu der noch keine Rechnung vorliegt. Ob die Rechnung dann alle Angaben trägt, prüfst du selbst.

Aufbewahren musst du beide Seiten, deine Rechnungen als Doppel und die erhaltenen: acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG, Stand 2026). Manche Merkblätter nennen noch zehn Jahre. Die acht Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025 für alle Rechnungen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch lief.

E-Rechnung: gleiche Angaben, anderes Format

Für Leistungen zwischen zwei Unternehmen im Inland verlangt § 14 UStG seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich eine E-Rechnung, also eine Datei in einem strukturierten Format. Ein PDF ohne eingebettete Rechnungsdaten zählt nicht dazu. Als Empfänger hattest du keine Übergangszeit: Eine E-Rechnung deines Lieferanten musst du seitdem entgegennehmen können, auch wenn du Kleinunternehmer bist. Beim Ausstellen lässt dir § 27 Abs. 38 UStG noch Zeit:

Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern müssen nie E-Rechnungen sein. An den Pflichtangaben selbst ändert das Format nichts, nur an ihrem Ort: In einer E-Rechnung gehören sie in den strukturierten Teil. Ein angehängtes PDF, auf das die Daten bloß verweisen, genügt nicht.

Von der Vorlage bis zur Eingangsrechnung

1. Leg deine Rechnungsvorlage neben die Checkliste oben und ergänze, was fehlt. Hast du noch keine, nimm den kostenlosen Rechnungsgenerator: Er prüft dieselben Angaben und gibt die Rechnung als PDF, als E-Rechnung oder als Word-Vorlage aus.
2. Speichere zwei Textbausteine: den Aufbewahrungshinweis für Privatkunden mit Baustelle und den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
3. Klär bei jedem Auftrag vor der ersten Rechnung, wer der Kunde ist und ob du an einem Gebäude arbeitest. Bei Bauunternehmern lass dir die Bescheinigung USt 1 TG zeigen.
4. Beschreib die Leistung so, dass ein Fremder sie wiedererkennt, und trenn bei Privatkunden Arbeit und Material.
5. Kennzeichne Anzahlungsrechnungen und zieh Anzahlung samt Steuer in der Schlussrechnung ab.
6. Prüf Eingangsrechnungen mit derselben Liste, bevor du Vorsteuer ziehst, und bewahr alle Rechnungen acht Jahre auf.

Ob ein Auftrag eine Bauleistung ist oder dein Auftraggeber die Steuer schuldet, hängt am Einzelfall. Im Zweifel klärst du das vor der ersten Rechnung mit einem Steuerberater.