Offene Posten in der Buchhaltung: die Liste, der Monatsabgleich und der 31. Dezember

Ein offener Posten ist eine Rechnung, die geschrieben oder bei dir eingegangen ist und noch auf ihre Bezahlung wartet. Ermittelst du deinen Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung, ändert sie daran nichts, denn dort zählt nur Geld, das geflossen ist. Versteuerst du nach Soll, steckt ihre Umsatzsteuer aber oft schon in einer Voranmeldung, und wer bilanziert, führt sie als Forderung oder Verbindlichkeit. Den Überblick behältst du mit einer Liste, die du einmal im Monat gegen den Kontoauszug hältst.

Debitoren, Kreditoren und die Offene-Posten-Liste

Schuldet dir ein Kunde Geld aus einer Rechnung, ist er dein Debitor und der Posten eine Forderung. Hast du eine Lieferantenrechnung noch nicht überwiesen, ist der Lieferant dein Kreditor und der Posten eine Verbindlichkeit. Die Offene-Posten-Liste, kurz OP- oder OPOS-Liste, führt beide Seiten Rechnung für Rechnung. Ausgeglichen ist ein Posten, wenn das Geld da ist und du es ihm zugeordnet hast.

Den Begriff Offene-Posten-Buchhaltung verwenden die Einkommensteuer-Richtlinien für die doppelte Buchführung: Unbare Geschäfte müssen dort nach Geschäftspartnern getrennt erscheinen, auf Personenkonten oder in einer geordneten Ablage der noch nicht ausgeglichenen Rechnungen (R 5.2 Abs. 1 EStR). Für die EÜR schreibt keine Vorschrift eine eigene Liste offener Posten vor. Wer nach Soll versteuert, zeichnet unbezahlte Rechnungen aber ohnehin auf.

Was ein offener Posten in EÜR, Bilanz und Umsatzsteuer auslöst

Für Kleinunternehmer entfallen die beiden rechten Spalten: Ihre Umsätze sind steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG), und Vorsteuer ziehen sie nicht ab.

In der EÜR: Gewinn nach Zahltag, Umsatzsteuer nach Leistung

Einnahmen gehören in das Kalenderjahr, in dem sie dir zufließen, Ausgaben in das Jahr, in dem du sie leistest (§ 11 EStG). Eine offene Rechnung taucht in der EÜR deshalb nirgends auf.

Für die Umsatzsteuer zählt ein anderer Tag. Hat dir das Finanzamt keine Ist-Versteuerung gestattet, rechnest du nach vereinbarten Entgelten (§ 16 Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Steuer auf eine Leistung entsteht dann mit dem Ende ihres Voranmeldungszeitraums, auch wenn das Geld noch aussteht (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Aufzeichnen musst du deshalb auch die Entgelte, auf die du noch wartest (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG).

In der Bilanz: Forderungen und Verbindlichkeiten

Wer bilanziert, folgt § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB: Aufwand und Ertrag zählen im Geschäftsjahr, zu dem sie gehören, auch wenn das Geld erst später fließt. Die unbezahlte Ausgangsrechnung steht als Forderung aus Lieferungen und Leistungen auf der Aktivseite, die unbezahlte Eingangsrechnung als Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen auf der Passivseite (§ 266 Abs. 2 und 3 HGB). Zum Schluss jedes Geschäftsjahres gehören beide ins Inventar (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB), eine Liste zum Jahresende brauchst du also ohnehin.

Die Spalten der Liste und wozu jede dient

Eine Tabellenkalkulation reicht, mit einer Zeile je Rechnung:

Die Mahnstufen legst du selbst fest. Ab wann ein Kunde im Verzug ist, oft auch ohne Mahnung, steht unter Rechnung nicht bezahlt: was tun. Und für „Fällig am“ gehört ein Datum auf die Rechnung statt „14 Tage“; wie du es vereinbarst, zeigt der Beitrag zum Zahlungsziel. Den Brief für die nächste Stufe setzt der kostenlose Mahnungsgenerator auf, mit Verzugszinsen und Rechenweg.

Einmal im Monat: Kontoauszug gegen Liste

1. Leg die Auszüge aller Konten mit Geschäftszahlungen neben die Liste, also Geschäftskonto, Kreditkarte und PayPal.
2. Ordne jeden Eingang einer Rechnung zu, zuerst über die Rechnungsnummer im Verwendungszweck, dann über den Zahler. Der Betrag allein beweist nichts. Eine Sammelzahlung teilst du auf.
3. Ordne deine Überweisungen den Eingangsrechnungen zu und merk dir, welche bis zur nächsten Runde fällig werden.
4. Trag die neuen Rechnungen des Monats ein, eigene und fremde.
5. Setz bei jedem überfälligen Posten die nächste Stufe mit Datum und bilde zwei Summen: offene Forderungen brutto und die Umsatzsteuer darin.

Mit den GoBD verträgt sich der Monatsrhythmus nur, wenn unter anderem jeder unbare Vorgang vorher binnen zehn Tagen in Grundaufzeichnungen steht, bei Rechnungen etwa in einem Programm mit fortlaufender Nummer (GoBD Rz. 50). Den Abgleich jeder Buchung mit ihrem Beleg erledigt enno über Nacht; wie eine Sammelzahlung verteilt wird, entscheidest du selbst.

Katrins Juni: sechs Rechnungen und eine Sammelzahlung

Zum 31. Dezember: Jahresliste, Ausfälle und Verjährung

Bei Katrin sind am 31. Dezember drei Ausgangsrechnungen und eine Eingangsrechnung offen, alle für Arbeit aus dem Dezember:

Die 5.500 € netto aus ihren Rechnungen werden Betriebseinnahmen 2027, wenn das Geld kommt, das Lektorat wird mit der Überweisung eine Ausgabe 2027. Die 1.045 € Umsatzsteuer und die 171 € Vorsteuer gehören dagegen in die Voranmeldung für Dezember 2026.

Uneinbringliche Forderungen

Kannst du eine Forderung auf absehbare Zeit nicht durchsetzen, etwa weil über den Kunden ein Insolvenzverfahren eröffnet ist, gilt sie als uneinbringlich; vereinbarte Raten reichen dafür nicht (Abschnitt 17.1 Abs. 5 und 16 UStAE). Nach Soll berichtigst du dann die Umsatzsteuer (§ 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG), wie in Forderungsausfall buchen beschrieben. Lass den Posten mit dem Monat der Berichtigung in der Liste stehen: Zahlt der Kunde doch, berichtigst du erneut.

Verjährung: die Liste nach Jahren sortieren

Um Geld aus einer Rechnung einzufordern, hast du drei Jahre (§ 195 BGB), gezählt ab dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du Schuldner und Umstände kennst (§ 199 Abs. 1 BGB). Entstanden ist er nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs grundsätzlich erst mit seiner Fälligkeit (Urteil vom 15. März 2024, V ZR 224/22). Katrins Junirechnungen verjähren deshalb mit Ablauf des 31. Dezember 2029, die Rechnungen 2026-072 und 2026-073, fällig im Januar, erst ein Jahr später. Was 2023 fällig wurde, verjährt schon mit Ablauf des 31. Dezember 2026.

Bei der Novemberrunde sortiert Katrin die Liste nach dem Jahr der Fälligkeit. Dabei taucht 2023-118 auf, eine Zeugnisübersetzung für eine Privatkundin über 238 €, fällig im Oktober 2023, zweimal angemahnt und dann vergessen. Katrin ruft an, am 9. Dezember ist das Geld da.

Die Probe zwischen Voranmeldungen und EÜR

Mit der Stichtagsliste prüfst du auch, ob Umsatzsteuer und EÜR zusammenpassen. Katrin hat 2026 laut ihren zwölf Voranmeldungen 64.000 € netto versteuert. Am 1. Januar 2026 standen 3.100 € netto offen, darunter die 200 € aus 2023-118, am 31. Dezember sind es 5.500 €. Ausgefallen ist nichts. In Zeile 15 ihrer Anlage EÜR 2026, die steuerpflichtigen Einnahmen ohne Umsatzsteuer, gehören also 64.000 € + 3.100 € − 5.500 € = 61.600 €. Weicht ihre Zahl ab, fehlt irgendwo etwas: eine Zahlung in der Liste, eine Rechnung in einer Voranmeldung oder eine Rechnung für geleistete Arbeit.

Ab diesem Monatsende: deine Offene-Posten-Liste in fünf Schritten

1. Leg die Liste mit den Spalten von oben an und trag alles ein, was heute offen ist, auch alte Rechnungen.
2. Sortier sie nach dem Jahr der Fälligkeit und nimm dir zuerst alles aus 2023 vor, denn eine weitere Mahnung hält die Verjährung nicht auf.
3. Setz dir einen festen Termin am Monatsende und gleich jeden Eingang über Rechnungsnummer und Zahler ab, nie nur über den Betrag.
4. Versteuerst du nach Soll, notier bei jedem offenen Posten die Voranmeldung, in der seine Umsatzsteuer steckt. Die Summe zeigt, wie viel Steuer du für ausstehendes Geld vorgestreckt hast.
5. Speichere den Stand zum 31. Dezember und mach damit die Probe zwischen Voranmeldungen und EÜR. Ob eine alte Forderung uneinbringlich ist, klär im Einzelfall mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater, ob sich ein Mahnbescheid lohnt, mit einer Anwältin oder einem Anwalt.