Durchlaufende Posten: warum die meisten weiterberechneten Kosten keine sind

Ein durchlaufender Posten ist Geld, das du nur für deinen Kunden bewegst: Du zahlst oder kassierst es in seinem Namen und auf seine Rechnung, etwa eine Behördengebühr, deren Bescheid auf ihn lautet. Er gehört nicht zu deinem Entgelt, und in deiner EÜR kommt er nicht vor. Die typischen Kosten, die Selbstständige weiterreichen, sind aber keine durchlaufenden Posten. Hast du Bahnticket, Hotelzimmer, Material oder Porto auf deinen eigenen Namen gekauft, wird die Weiterberechnung Teil deines Preises und bekommt den Steuersatz deiner Leistung.

Was Umsatzsteuergesetz und EStG dazu sagen

Im Umsatzsteuergesetz reicht dafür ein Satz: Was du im Namen und für Rechnung eines anderen einnimmst und wieder ausgibst, zählt nicht zum Entgelt. Seit dem 1. Januar 2026 ist das § 10 Abs. 1 Satz 4 UStG. Bis Ende 2025 war es Satz 5, dann hat das Jahressteuergesetz 2024 den Satz davor gestrichen. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand 2. Juni 2026) zitiert noch die alte Nummer, meint aber dieselbe Vorschrift.

Für die Einnahmenüberschussrechnung übernimmt § 4 Abs. 3 Satz 2 EStG die Formel fast wortgleich: Solche Beträge fallen aus Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben heraus.

Nach Abschnitt 10.4 des Anwendungserlasses bist du im Zahlungsverkehr bloß Mittelsperson, ohne eigenen Anspruch auf das Geld und ohne eigene Pflicht, es an den Empfänger zu zahlen. Dass am Ende ohnehin der Kunde zahlt, genügt nicht: Dein Kunde und der Empfänger des Geldes müssen rechtlich unmittelbar miteinander verbunden sein.

Drei Prüffragen vor jeder Weiterberechnung

1. In wessen Namen sind die Kosten entstanden? Schau, wer bestellt, gebucht oder den Antrag gestellt hat und an wen Rechnung oder Bescheid adressiert sind. Steht dort nur dein Name, hast du in aller Regel für deinen Betrieb eingekauft.
2. Wer schuldet den Betrag? Schuldest du ihn dem Hotel, der Bahn oder der Behörde, bist du kein Mittler. Das gilt auch für Steuern und öffentliche Gebühren, die du selbst schuldest und offen auf den Kunden umlegst (Abschnitt 10.1 Abs. 6 und 10.4 Abs. 3 UStAE).
3. Erfahren dein Kunde und der Zahlungsempfänger den Namen des anderen und den genauen Betrag? Das setzt der Anwendungserlass für unmittelbare Rechtsbeziehungen voraus (Abschnitt 10.4 Abs. 2). Du reichst also exakt den Betrag vom Beleg weiter, ohne Aufschlag.

Dazu verlangt der Bundesfinanzhof, dass du den Betrag in deiner Buchführung als durchlaufenden Posten behandelst, und leitet das aus der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie ab (Urteil vom 3. Juli 2014, V R 1/14). Das Gericht spricht von einem Wahlrecht: Behandelst du den Betrag dort nicht so, fällt er in die Bemessungsgrundlage deiner Leistung.

Auslagenersatz: warum Fahrt, Hotel, Material und Porto zum Entgelt zählen

Zum Entgelt gehört alles, was dein Kunde für deine Leistung aufwendet, ausdrücklich auch die Nebenkosten, die du von ihm einforderst (Abschnitt 10.1 Abs. 3 UStAE). Das Bahnticket, mit dem du zum Kunden fährst, wird mit der Weiterberechnung also Teil des Preises für deine Leistung. Es trägt deren Satz, bei einer Leistung zu 19 % auch 19 %, und nicht die 7 % von deinem Fahrschein. Eine eigene Zeile auf der Rechnung ändert daran nichts: Du verkaufst dem Kunden keine Bahnfahrt, du berechnest ihm Kosten deiner eigenen Arbeit.

Als regelbesteuerter Unternehmer ziehst du die Vorsteuer aus Ticket und Hotel selbst ab. Deshalb liegt es nahe, die Kosten netto anzusetzen und darauf deinen Satz zu berechnen. Schlägst du etwas auf, ist auch der Aufschlag Entgelt.

Von der Quittung bis zur EÜR-Zeile: die Einordnung im Überblick

Die Zeilen stammen aus der Anlage EÜR 2026, veröffentlicht vom Bundesfinanzministerium am 1. September 2026. Im Vordruck 2025 haben die Ausgabenzeilen jeweils eine Nummer weniger (44, 49, 51, 57, 58 und 70), die Einnahmezeilen 12, 15 und 17 sind gleich.

Die Umsatzsteuer selbst ist in der EÜR kein durchlaufender Posten. Wie sie dort hinein- und wieder hinausläuft, zeigt der Beitrag zu EÜR und Umsatzsteuer.

Wo echte durchlaufende Posten vorkommen

Anwendungserlass und Bundesfinanzhof nennen nur wenige Fallgruppen. Bei den ersten beiden lockert der Anwendungserlass die dritte Prüffrage (Abschnitt 10.4 Abs. 2):

• Gerichts- und Behördenkosten, die Anwälte, Notare und verwandte Berufe für Auftraggeber auslegen, wenn eine Kostenordnung den Auftraggeber als Kostenschuldner bestimmt. Namen und Anschrift des Mandanten muss die Behörde dann nicht erfahren.
• Abgaben und Beiträge, die du für andere einnimmst und weiterleitest. Sie können auch dann durchlaufend sein, wenn du dem Empfänger Namen und Einzelbeträge nicht mitteilst.
• Gebühren für die zweite Leichenschau, die ein Krematorium im Namen seiner Auftraggeber vorstreckte und in Preisliste wie Abrechnung als Gebührenauslage ohne Umsatzsteuer auswies (BFH, V R 1/14). Das galt dem Gericht auch für den Fall, dass das Krematorium die Gebühr als Gesamtschuldner mitschulden sollte. Der Anwendungserlass verlangt in solchen Fällen heute von dir den Nachweis, dass du nur Mittelsperson warst (Abschnitt 10.4 Abs. 4).

Ein Gegenbeispiel liefert derselbe Abschnitt: Gebühren für einen Grundbuchabruf, die der Notar selbst schuldet, bleiben bei ihm Entgelt, auch wenn er sie als verauslagte Gerichtskosten berechnen darf. Für alle anderen ist der naheliegende Fall eine Gebühr, die dein Kunde schuldet und die du für ihn überweist.

Leanders Rechnung für zwei Hochzeitstage an der Ostsee

Kleinunternehmer: weiterberechnete Kosten zählen zur Umsatzgrenze

Maßstab der Kleinunternehmerregelung ist der Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG), berechnet mit derselben Bemessungsgrundlage wie bei der Besteuerung (Abschnitt 19.2 Abs. 2 UStAE). Durchlaufende Posten bleiben deshalb draußen, weiterberechnete Reisekosten und Materialkosten zählen mit.

Wäre Leander Kleinunternehmer, könnte er keine Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG) und würde Bahn und Hotel mit dem Bruttobetrag weiterberechnen. In seinen Gesamtumsatz 2026 gingen dann 2.600,00 € + 89,80 € + 220,00 € = 2.909,80 € ein, die 150 € Gebühr nicht. In der EÜR stünden die 2.909,80 € in Zeile 12, Bahn und Hotel brutto in den Zeilen 71 und 45. Wer oft auf Kosten seiner Kunden reist, kommt so schneller an die Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Was sonst in die Summe gehört, erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.

Getrennt buchen, getrennt ausweisen

Führ durchlaufende Posten auf einem eigenen Konto oder in einer eigenen Liste: Zahltag und Betrag, Aktenzeichen des Bescheids, Name des Kunden, Tag der Erstattung. Ist alles erstattet, steht die Liste auf null. Damit behandelst du den Betrag in der Buchführung so, wie es der Bundesfinanzhof verlangt, und hast deinen Nachweis, falls das Finanzamt fragt.

Auf der Rechnung bekommt der Posten eine eigene Zeile hinter der Umsatzsteuer, mit dem Hinweis, dass du ihn im Namen und für Rechnung des Kunden verauslagt hast. Auch das Krematorium im Urteil des Bundesfinanzhofs wies die Gebühr getrennt von seiner Leistung aus. Was die Rechnung darüber hinaus braucht, steht in den Pflichtangaben auf Rechnungen.

Ein durchlaufender Posten, den du im Dezember zahlst und im Januar erstattet bekommst, ändert keinen Gewinn. Ein Hotel, das du im Dezember bezahlst, senkt dagegen den Gewinn dieses Jahres, und die Erstattung im Januar erhöht den des nächsten (§ 11 EStG). Bilanziert dein Betrieb, etwa als GmbH, bleibt ein durchlaufender Posten ebenfalls gewinnneutral (H 4.2 (1) EStH).

Beim Zuordnen der Erstattungen zu Bescheid und Zahlung hilft dir enno, weil es Buchungen mit Belegen abgleicht. Ob ein Bescheid auf dich oder auf deinen Kunden lautet, prüfst du selbst.

Bevor die nächste Rechnung mit Auslagen rausgeht

1. Leg alle Belege zum Auftrag nebeneinander und stell für jeden Betrag die drei Prüffragen. Führt eine Antwort zu dir, ist er Teil deines Entgelts.
2. Setz eigene Kosten netto an, wenn du regelbesteuert bist, und berechne darauf den Satz deiner Leistung. Wie der Rest der Rechnung aufgebaut ist, zeigt Rechnung schreiben.
3. Stell echte durchlaufende Posten in eine eigene Zeile ohne Umsatzsteuer, in exakt der Höhe des Bescheids, und trag sie auf dem eigenen Konto oder in deiner Liste ein.
4. Als Kleinunternehmer rechnest du weiterberechnete Kosten in deine laufende Umsatzsumme ein und lässt durchlaufende Posten weg.
5. Schuldest du eine Gebühr gemeinsam mit deinem Kunden oder kassierst du regelmäßig Geld für Dritte, lass die Einordnung von einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater prüfen.