GmbH-Buchhaltung: die Besonderheiten gegenüber dem Einzelunternehmen

Eine GmbH oder UG kann ihren Gewinn nie mit einer Einnahmenüberschussrechnung ermitteln. Sie führt von Anfang an doppelte Bücher, stellt jedes Jahr eine Bilanz auf und legt den Abschluss beim Unternehmensregister offen. Drei weitere Unterschiede kennt das Einzelunternehmen nicht: Geld kommt nur mit Vertrag oder Beschluss bei den Gesellschaftern an, ein Geschäftsführergehalt läuft über die Lohnabrechnung, und die Steuer auf den Gewinn schuldet die Gesellschaft selbst. Belege, Aufbewahrung und Umsatzsteuervoranmeldung bleiben dagegen so, wie du sie kennst.

Einzelunternehmen und GmbH im direkten Vergleich

Wie die linke Spalte im Alltag aussieht, zeigt Buchhaltung für Selbstständige.

Warum die GmbH immer bilanziert

Die GmbH gilt als Handelsgesellschaft (§ 13 Abs. 3 GmbHG). Was für Kaufleute gilt, gilt auch für Handelsgesellschaften (§ 6 Abs. 1 HGB), und jeder Kaufmann muss Bücher führen (§ 238 Abs. 1 HGB). Zum Start gehört eine Eröffnungsbilanz, danach für jedes Geschäftsjahr eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung (§ 242 HGB). Die Befreiung für kleine Betriebe in § 241a HGB gilt nur für Einzelkaufleute. Eine GmbH mit 20.000 € Umsatz bilanziert also genauso wie eine mit zwei Millionen. Über § 140 AO reicht die Pflicht ins Steuerrecht hinein, und weil die EÜR nur wählen darf, wen kein Gesetz zu Büchern verpflichtet (§ 4 Abs. 3 EStG), bleibt kein Spielraum.

Für die UG gilt dasselbe, denn sie ist eine GmbH mit Stammkapital unter dem Mindestbetrag (§ 5a Abs. 1 GmbHG). Zusätzlich bildet sie eine gesetzliche Rücklage. Buchen darf eine Kanzlei, aber dafür sorgen, dass ordentlich gebucht wird, müssen die Geschäftsführer (§ 41 GmbHG).

Was sich im Alltag gegenüber der EÜR ändert

Der größte Unterschied ist der Zeitpunkt. Aufwendungen und Erträge eines Geschäftsjahres gehören in dessen Abschluss, egal wann Geld fließt (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Was die GmbH im Dezember geliefert und abgerechnet hat, steht am Stichtag als Forderung in der Bilanz, wenn der Kunde erst im Januar zahlt; eine offene Eingangsrechnung fürs alte Jahr steht dort als Verbindlichkeit. Zahlt sie vor dem Stichtag für eine Zeit danach, etwa eine Jahreslizenz, wird der Anteil für das neue Jahr zum aktiven Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 Abs. 1 HGB). Steuerlich darf er entfallen, wenn die Ausgabe 800 € nicht übersteigt und die GmbH das in allen solchen Fällen einheitlich so hält (§ 5 Abs. 5 Satz 2 EStG). Für ungewisse Verbindlichkeiten bildet sie Rückstellungen (§ 249 Abs. 1 HGB), und zum Schluss jedes Geschäftsjahres gehört ein Inventar dazu, eine Liste von Vermögen und Schulden mit Werten (§ 240 HGB).

Geld für dich: Verrechnungskonto und Lohnabrechnung

Die GmbH hat eigene Rechte und Pflichten (§ 13 Abs. 1 GmbHG). Ihr Geld ist ihres, auch wenn dir alle Anteile gehören. Zu dir kommt es als Gehalt, als Darlehen oder als beschlossene Ausschüttung; was jeweils vorher feststehen muss und wie jeder Weg besteuert wird, steht unter Geld aus der GmbH entnehmen.

In den Büchern laufen Zahlungen zwischen dir und der Gesellschaft über ein Gesellschafterverrechnungskonto. Bezahlt die GmbH etwas Privates für dich, steht dort eine Forderung gegen dich, bis du sie ausgleichst. Bleibt sie stehen, ohne dass ernsthaft mit Rückzahlung zu rechnen ist, kann das Finanzamt sie als verdeckte Gewinnausschüttung werten.

Mit Anstellungsvertrag ist die GmbH Arbeitgeberin ihrer Geschäftsführung. Sie behält bei jeder Lohnzahlung Lohnsteuer ein, führt für jede Person ein Lohnkonto (§ 38 Abs. 3, § 41 Abs. 1 EStG) und übermittelt die Lohnsteuer-Anmeldung spätestens am zehnten Tag nach dem Anmeldungszeitraum, grundsätzlich dem Monat (§ 41a EStG). Das Bruttogehalt ist Personalaufwand und senkt den Gewinn. Ob Sozialversicherungsbeiträge dazukommen, klärt bei Gesellschafter-Geschäftsführern ein Statusverfahren der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a Abs. 1 Satz 2 SGB IV).

Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer statt Einkommensteuer

Die GmbH ist selbst körperschaftsteuerpflichtig (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 KStG), und ihre Tätigkeit gilt stets als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG). Gewerbesteuer fällt deshalb auch an, wenn dieselbe Arbeit im Einzelunternehmen freiberuflich wäre, etwa bei Übersetzern oder Ingenieurinnen.

Abziehen darf die GmbH keine der drei Steuern (§ 10 Nr. 2 KStG, § 4 Abs. 5b EStG), gerechnet wird deshalb vom Gewinn vor Steuern. Ein vereinfachtes Beispiel für 2026, ohne Hinzurechnungen und Kürzungen (§§ 8 und 9 GewStG). Der Hebesatz von 400 % ist eine Annahme, den echten legt jede Gemeinde selbst fest:

Das Geschäftsführergehalt ist in diesem Gewinn schon abgezogen. Statt der Einkommensteuererklärung übermittelt die GmbH eine Körperschaftsteuererklärung (§ 31 Abs. 1a KStG). Warum ein Einzelunternehmer bei gleichem Gewinn weniger Gewerbesteuer spürt, zeigt der Beitrag zum Gewerbesteuer-Freibetrag.

Vom Stichtag bis zum Unternehmensregister: die Termine für 2026

So liegen die Termine für eine kleine GmbH, deren Geschäftsjahr das Kalenderjahr ist:

Was die Geschäftsführer übermitteln müssen (§ 325 Abs. 1 HGB), hängt an der Größe. Klein oder kleinst ist eine GmbH, die an zwei aufeinanderfolgenden Stichtagen jeweils mindestens zwei von drei Grenzen nicht überschreitet; nach einer Neugründung zählt schon der erste (§ 267 Abs. 4 HGB).

Die E-Bilanz: dieselben Zahlen als Datensatz

Ans Finanzamt gehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nicht als PDF, sondern elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (§ 5b Abs. 1 EStG), für das Geschäftsjahr 2026 samt unverdichteten Kontennachweisen mit Kontensalden. Die Werteentwicklung des Anlagevermögens gehört schon seit dem Wirtschaftsjahr 2017 als Mussfeld zum Datensatz; das vollständige Anlagenverzeichnis kommt als Pflicht erst für Wirtschaftsjahre dazu, die nach dem 31. Dezember 2027 beginnen (§ 52 Abs. 11 EStG).

Weicht die Handelsbilanz von steuerlichen Regeln ab, wird sie über Zusätze angepasst, oder die GmbH übermittelt gleich eine Steuerbilanz (§ 5b Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG). Papier gibt es nur auf Antrag bei unbilliger Härte (§ 5b Abs. 2 EStG).

Selma und Henning: vier Dezember-Vorgänge, zweimal gerechnet

Sechs Aufgaben für das erste Geschäftsjahr der GmbH

1. Zum Start die Eröffnungsbilanz aufstellen (§ 242 Abs. 1 HGB); auch sie geht als E-Bilanz ans Finanzamt (§ 5b Abs. 1 Satz 4 EStG).
2. Vor dem ersten Gehalt die Anstellungsverträge unterschreiben und die Lohnabrechnung einrichten.
3. Nichts Privates vom Geschäftskonto zahlen. Passiert es doch, den Betrag als Forderung buchen lassen und zurücküberweisen.
4. Jeden Monat unbezahlte Ausgangs- und offene Eingangsrechnungen abgleichen. Für diese Liste arbeitet enno vor: Es sortiert über Nacht Bank und Belege, gleicht jede Buchung mit dem passenden Beleg ab und liefert der Kanzlei einen DATEV-Export.
5. Im Dezember sammeln, was abgegrenzt werden muss: fertige Leistungen, Eingangsrechnungen fürs alte Jahr, Vorauszahlungen fürs neue, Verpflichtungen mit offener Höhe.
6. Die Termine aus der Tabelle in den Kalender übernehmen und nach dem ersten Stichtag die Größenklasse feststellen. Bewertungsfragen, Gehaltshöhe und jede Ausschüttung besprecht ihr mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.