Kleinunternehmerregelung: was sie bedeutet und wie die zwei Umsatzgrenzen wirken

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG macht deine Umsätze steuerfrei, solange dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 € betrug und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Im Gründungsjahr gibt es nur eine Grenze: 25.000 € im laufenden Jahr. Du schreibst dann Rechnungen ohne Umsatzsteuer und gibst in der Regel weder Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuererklärung ab, bekommst aber auch die Umsatzsteuer auf deine eigenen Einkäufe nicht zurück. Beantragen musst du nichts: Die Befreiung gilt, solange du die Grenzen nicht überschreitest.

Was die Steuerbefreiung im Alltag ändert

Seit dem 1. Januar 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, vorher wurde die Steuer nur „nicht erhoben“. Im Alltag zählt vor allem der Unterschied zur Regelbesteuerung:

Den fehlenden Vorsteuerabzug merkst du bei jedem Einkauf, auf dem Umsatzsteuer liegt. Kauft sich Jana, Grafikdesignerin in Leipzig, einen Rechner für 2.380 €, stecken darin 380 € Umsatzsteuer: 2.000 € netto plus 19 %. Als Kleinunternehmerin trägt sie die 380 € selbst. Mit Regelbesteuerung könnte sie den Betrag als Vorsteuer abziehen.

Mit deiner Einkommensteuer hat die Regelung nur am Rand zu tun. Deinen Gewinn ermittelst du wie alle Selbstständigen, zum Beispiel mit einer Einnahmenüberschussrechnung, und versteuerst ihn. Umsatzsteuer, die du nicht als Vorsteuer abziehen darfst, zählt dabei zu deinen Kosten: Janas Rechner hat Anschaffungskosten von 2.380 €, nicht von 2.000 € (§ 9b Abs. 1 EStG).

Zwei Grenzen, die zeitversetzt wirken

Die kleinere Grenze blickt auf das Vorjahr zurück, die größere auf das laufende Jahr. Nur im Jahr der Gründung ist es anders.

Ab dem zweiten Jahr schaden mehr als 25.000 € im laufenden Jahr also erst ab dem Januar darauf, dann aber für das ganze Jahr, auch wenn es ruhiger wird.

Falls du irgendwo noch 22.000 € und 50.000 € liest: Das waren die Grenzen bis Ende 2024, und die 50.000 € waren damals eine Prognose zu Jahresbeginn. Seit 2025 zählt der tatsächliche Umsatz. Weggefallen ist auch die Hochrechnung eines angebrochenen Gründungsjahres auf zwölf Monate. Gründest du im Oktober und nimmst bis Silvester 20.000 € ein, bleibst du steuerfrei, und im Jahr darauf zählen als Vorjahr genau diese 20.000 € (Stand: September 2026).

Welche Einnahmen mitzählen

Gemessen wird der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Für den Alltag sind fünf Regeln wichtig:

• Zusammengezählt wird alles, was du unternehmerisch machst. Verkauft Jana neben ihren Designaufträgen Drucke in einem Onlineshop, gehören diese Einnahmen in dieselbe Summe.
• Es zählt, was dir tatsächlich zufließt, nicht was du in Rechnung stellst. Eine Rechnung vom Dezember, die im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr.
• Anzahlungen zählen in dem Moment, in dem sie eingehen.
• Gerechnet wird netto, ohne Umsatzsteuer. Das spielt eine Rolle, wenn du im Vorjahr noch mit Umsatzsteuer abgerechnet hast.
• Verkaufst du Anlagevermögen, etwa deinen alten Firmenlaptop, bleibt dieser Erlös außen vor.

Wenn du die Grenze mitten im Jahr überschreitest

Mitten im Jahr endet die Befreiung in zwei Fällen: im Gründungsjahr bei 25.000 €, in jedem späteren Jahr bei 100.000 €. Dann ist schon die Zahlung, mit der du über die Grenze kommst, in voller Höhe steuerpflichtig, nicht erst der Teil darüber. Ebenso jede weitere Zahlung in diesem Jahr, auch für Aufträge, die du vorher erledigt hast. Ab dann gelten die normalen Pflichten, auch Voranmeldungen.

Vorsicht bei Einkäufen kurz vor dem Wechsel: Solange du Kleinunternehmer bist, ziehst du keine Vorsteuer ab, auch wenn der Wechsel schon absehbar ist und du den Einkauf erst danach für steuerpflichtige Umsätze nutzt. Ausgleichen lässt sich das höchstens später über eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG. Die entfällt aber, wenn die Vorsteuer auf ein Wirtschaftsgut 1.000 € nicht übersteigt (§ 44 Abs. 1 UStDV). Für einen Rechner wie Janas mit 380 € Umsatzsteuer gäbe es also nichts zurück.

Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Als Kleinunternehmer stellst du vereinfachte Rechnungen aus. § 34a UStDV verlangt nur diese Angaben:

1. vollständiger Name und vollständige Anschrift von dir und deinem Kunden
2. deine Steuernummer oder eine vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Identifikationsnummer
3. das Ausstellungsdatum
4. Art und Umfang der Leistung, bei Waren Menge und handelsübliche Bezeichnung
5. den Betrag in einer Summe und einen Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
6. das Wort „Gutschrift“, falls dein Kunde die Abrechnung für dich erstellt

Für den Hinweis genügt Alltagssprache wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, solange eindeutig ist, dass die Befreiung nach § 19 UStG gemeint ist. Auch Rechnungen bis 250 € brauchen ihn. Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum stehen nicht auf der Liste. Welche Angaben eine reguläre Rechnung braucht, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Eine E-Rechnung musst du nicht ausstellen. Papier geht immer, ein PDF per E-Mail, wenn dein Kunde damit einverstanden ist. Schickst du einem Unternehmen im Inland trotzdem eine E-Rechnung, braucht es dafür keine Zustimmung. Empfangen können musst du E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025, und dafür reicht ein E-Mail-Postfach.

Wo du trotzdem Umsatzsteuer zahlst

Die Befreiung gilt nur für das, was du verkaufst. Bei manchen Einkäufen schuldest du die Umsatzsteuer selbst.

Wie eine Voranmeldung abläuft und wann sie fällig ist, erklärt der Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung. Fordert das Finanzamt eine Umsatzsteuererklärung ausdrücklich an (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO), gibst du sie auch als Kleinunternehmer ab.

Verzichten oder dabeibleiben

Du kannst dem Finanzamt erklären, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Dann gilt die Regelbesteuerung, mit Umsatzsteuer auf jeder Rechnung und mit Vorsteuerabzug. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Berechnest du in einer Voranmeldung die Steuer nach den allgemeinen Regeln, sieht das Finanzamt darin grundsätzlich schon deinen Verzicht.

Zurücknehmen kannst du diese Erklärung nicht. Sie bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre, danach kannst du den Verzicht für die Zukunft widerrufen, jeweils zum Beginn eines Kalenderjahres. Widerrufst du nicht, gilt er einfach weiter. Der Verzicht wirkt ab Beginn des Jahres, für das du ihn erklärst, bei einer Gründung im Lauf des Jahres ab Beginn deiner Tätigkeit.

Ob die Regelbesteuerung für dich besser passt, hängt vor allem an zwei Fragen: Wer sind deine Kunden, und wie viel kaufst du für dein Geschäft ein?

Weil der Verzicht fünf Jahre bindet, lohnt sich vorher ein Gespräch mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Umsatzsumme, Rechnungsvorlage, Verzicht: sechs Schritte als Kleinunternehmer

1. Stell fest, wie viel im Vorjahr tatsächlich eingegangen ist, netto und ohne Verkäufe von Anlagevermögen. Liegt die Summe über 25.000 €, gilt die Befreiung in diesem Jahr nicht. Gründest du gerade, begegnet dir die Frage zum ersten Mal im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.
2. Führe ab Januar eine laufende Summe deiner Zahlungseingänge. Im Gründungsjahr ist die kritische Marke 25.000 €, danach 100.000 € für das laufende Jahr und 25.000 € mit Blick auf das nächste. Nutzt du enno, sortiert es Bank und Belege nachts vor. Die Summe prüfst du selbst.
3. Prüf deine Rechnungsvorlage: Hinweis auf die Steuerbefreiung, Steuernummer, kein Steuerbetrag. Im kostenlosen Rechnungsgenerator setzt der Kleinunternehmer-Modus den Hinweis selbst und lässt keinen Steuersatz zu.
4. Geh deine Abos und Dienstleistungen von Anbietern aus dem Ausland durch und kläre, ob dafür Umsatzsteuer bei dir anfällt.
5. Leg fest, in welchem E-Mail-Postfach E-Rechnungen ankommen sollen.
6. Denkst du über einen Verzicht nach, rechne die Tabelle oben mit deinen eigenen Zahlen durch und behalte die Frist Ende Februar des übernächsten Jahres im Blick.