Kassenbuch führen: wer es braucht und wie ein Kassentag darin aussieht

Ein Kassenbuch im engen Sinn musst du nur führen, wenn du buchführungspflichtig bist, etwa als GmbH oder als Kaufmann mit Bilanz. Rechnest du per EÜR ab und nimmst Bargeld an, hältst du trotzdem jede Kasseneinnahme und -ausgabe am selben Tag fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), so, dass sich der gezählte Bestand jederzeit mit dem rechnerischen vergleichen lässt. Am einfachsten gelingt das mit einem Kassenbuch. Welche Form genügt, hängt an deiner Kasse.

Pflicht zum Kassenbuch oder Pflicht zur Tagesaufzeichnung?

Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) verlangt ein Kassenbuch ausdrücklich nur von buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen. Für alle anderen fehlt dieser Satz, die Aufzeichnungspflicht aber nicht: Jeden Vorgang einzeln festzuhalten, verlangt der AEAO auch bei Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.

Ob du buchführungspflichtig bist, klärt die Tabelle zur Buchhaltung für Selbstständige. Die Form lässt das Gesetz offen, Aufzeichnungen dürfen sogar aus einer geordneten Belegablage bestehen (§ 146 Abs. 5 AO). Beim Bargeld kommt aber die tägliche Aufzeichnung hinzu, und aus ihr muss sich der Bestand ergeben.

Für kleine Betriebe mit EÜR, deren Jahresumsatz die Vorjahresgrenze der Kleinunternehmerregelung von 25.000 € nicht übersteigt, will die Finanzverwaltung die GoBD-Anforderungen „regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße“ bewerten (GoBD Rz. 15). Die tägliche Aufzeichnung bleibt.

Kassensturzfähig: der Bestand auf dem Papier und der in der Lade

Beim Kassensturz zählst du das Bargeld und hältst es gegen den Bestand, den deine Aufzeichnungen ergeben. Laut AEAO muss ein sachverständiger Dritter diesen Vergleich jederzeit anstellen können, und jederzeit ist wörtlich zu nehmen: Bei einer Kassen-Nachschau prüfen Amtsträger ohne Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten deine Kassenaufzeichnungen. Geben ihre Feststellungen Anlass dazu, dürfen sie ohne Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen (§ 146b AO).

Den Sollbestand rechnest du vom gezählten Vortagesbestand aus: plus Bareinnahmen und Einlagen, minus Barausgaben, Entnahmen und Einzahlungen auf die Bank. Erst am nächsten Geschäftstag aufzuzeichnen, lässt der AEAO nur bei zwingenden geschäftlichen Gründen gelten, und nur, wenn die Entwicklung des Sollbestands sicher erkennbar bleibt. Ein Zählprotokoll nach Scheinen und Münzen verlangt er nicht, es hilft aber zu belegen, dass du gezählt hast.

Offene Ladenkasse oder elektronische Kasse

Eine Registrierkassenpflicht gibt es nicht, das hält der AEAO fest (Stand September 2026). Das könnte sich ändern: Ein Referentenentwurf des Finanzministeriums vom August 2026 sieht ab 2028 grundsätzlich eine elektronische Kasse für Betriebe vor, die mehr als 100.000 € Gesamtumsatz im Jahr machen. Beschlossen ist das nicht. Als offene Ladenkasse gelten die summarische, rückwärts gerechnete Ermittlung der Tageseinnahmen, der Kassenbericht, und das Aufschreiben von Hand ohne technische Hilfsmittel.

Als elektronische Aufzeichnungssysteme zählen nach § 1 KassenSichV Kassensysteme, Registrierkassen, Taxameter und Wegstreckenzähler, Buchhaltungsprogramme ausdrücklich nicht. Ein Kassenbuch in einer Buchhaltungssoftware braucht also keine TSE. Wer eine elektronische Kasse nutzt, erfasst darüber grundsätzlich alle Erlöse; eine offene Ladenkasse daneben duldet der AEAO nur für einen klar abgegrenzten Bereich, in dem die Kasse nicht einsetzbar ist.

Der Beleg für jeden Kunden

Mit einer elektronischen Kasse stellst du jedem Kunden unmittelbar nach dem Verkauf einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO), auf Papier oder, wenn er zustimmt, als Datei. Mitnehmen muss der Kunde den Bon nicht, und einen liegengelassenen Papierbon musst du nicht aufheben (AEAO zu § 146a Nr. 2.5).

Was auf dem Beleg steht, regelt § 6 KassenSichV, von Name und Anschrift über Steuersatz und Steuerbetrag bis zu den Seriennummern von Kasse und TSE. Als Kleinunternehmer steht dort statt des Steuersatzes ein Hinweis auf die Steuerbefreiung; TSE, Bon und Meldung brauchst du mit elektronischer Kasse genauso. Von der Belegpflicht befreit das Finanzamt nur auf Antrag und im Einzelfall: bei Barverkäufen an viele unbekannte Kunden und nachweislicher sachlicher Härte. Die Kosten der Bons allein genügen dafür nicht (§ 146a Abs. 2 Satz 2 AO, AEAO zu § 146a Nr. 2.5.9).

Die Kasse beim Finanzamt melden

Seit dem 1. Januar 2025 geht die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO elektronisch, mit dem Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“ in Mein ELSTER oder per Software mit ERiC-Schnittstelle. Die Fristen stehen im BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024; gemietete und geleaste Kassen zählen wie gekaufte.

Jede Mitteilung gilt für eine Betriebsstätte und listet alle Kassen dort mit Seriennummer, TSE und Anschaffungsdatum, ausgemusterte mit dem Tag der Außerbetriebnahme. Eine Außerbetriebnahme meldest du erst, wenn die Anschaffung gemeldet ist.

Was in jede Zeile des Kassenbuchs gehört

Aus den GoBD, den Buchführungsgrundsätzen der Finanzverwaltung (Rz. 37, 77 und 85), ergibt sich für jede Zeile:

1. eine eindeutige Nummer, die auch auf dem Beleg steht,
2. das Datum, bei Bargeschäften regelmäßig mit dem Zeitpunkt des Vorgangs,
3. eine Erläuterung, was gekauft oder verkauft wurde und, soweit zumutbar, von wem oder an wen,
4. die Art des Vorgangs: Einnahme, Ausgabe, Einlage, Entnahme oder Einzahlung auf die Bank,
5. der Betrag in Euro,
6. bei Regelbesteuerung der Steuersatz, weil die Umsatzsteuer die Entgelte getrennt nach Steuersätzen verlangt (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 UStG),
7. der Bestand nach dem Vorgang: nicht vorgeschrieben, aber damit dauert der Kassensturz Sekunden.

Einlagen und Entnahmen belegst du mit einem Eigenbeleg. Kartenzahlungen gehören nicht hinein: Bares und Unbares ungekennzeichnet zu mischen, verstößt laut GoBD regelmäßig gegen Wahrheit und Klarheit (Rz. 55). Nur kurz, gekennzeichnet und gleich nachvollziehbar wieder ausgetragen, wird es nicht beanstandet, solange der Kassensturz möglich bleibt.

Papier, Excel oder Software: was die Unveränderbarkeit verlangt

§ 146 Abs. 4 AO verbietet Änderungen, nach denen der ursprüngliche Inhalt verloren ist oder offen bleibt, ob ein Eintrag gleich oder später gemacht wurde. Auf Papier heißt das praktisch: ein Stift, der sich nicht radieren lässt, keine freien Zeilen und Fehler lesbar durchstreichen, dann berichtigen.

Elektronisch dürfen einmal erfasste Daten nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden können (GoBD Rz. 108), und spätere Änderungen müssen Original und Änderung erkennen lassen (Rz. 111). Eine Datei, die einfach im Dateisystem liegt, erfüllt das regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen die Unveränderbarkeit sichern (Rz. 110). Verboten ist eine Tabelle damit nicht. Aber die gewöhnliche Excel-Datei, in der sich jede Zelle ohne Spur neu schreiben lässt, scheitert genau daran. Tauglich ist, was Einträge festschreibt, sperrt oder jede Änderung protokolliert.

Führst du das Kassenbuch auf Papier, kannst du Kopf und Tagesabschluss aus dieser Vorlage übernehmen; die Spalten folgen der Liste im Abschnitt davor.

Kassenbuch [Name des Betriebs], Kasse [Bezeichnung], Blatt [Nr.]

Nr. | Datum, Uhrzeit | Vorgang | Art | Beleg | Steuersatz | Betrag | Bestand

[Nr.] | [Datum], [Uhrzeit] | Anfangsbestand, gezählt | | | | | [Betrag]
[Nr.] | [Datum], [Uhrzeit] | [was, soweit zumutbar von wem oder an wen] | [Einnahme, Ausgabe, Einlage, Entnahme oder Bankeinzahlung] | [Belegart] | [nur bei Regelbesteuerung] | [+/− Betrag] | [Bestand danach]

Tagesabschluss am [Datum]
Bestand am Vortag, gezählt: [Betrag]
+ Bareinnahmen: [Betrag]
+ Einlagen (mit Eigenbeleg): [Betrag]
− Barausgaben: [Betrag]
− Entnahmen (mit Eigenbeleg): [Betrag]
− Einzahlungen auf die Bank: [Betrag]
= Sollbestand: [Betrag]
Gezählt um [Uhrzeit]: [Betrag]
Differenz: [Betrag], Grund: [Erklärung]

Nur Bargeld eintragen, keine Kartenzahlungen.
Fehler durchstreichen, sodass sie lesbar bleiben, und darunter berichtigen.

Ein Dienstag im Imbiss, Zeile für Zeile

Fehler, die ein Kassenbuch unbrauchbar machen

Ein Minus kann in keiner echten Kasse liegen. Zeigt das Kassenbuch eines, fehlt ein Eintrag, steht einer zu spät oder stimmt ein Betrag nicht. Besteht Anlass, die sachliche Richtigkeit deiner Aufzeichnungen zu beanstanden, muss das Finanzamt sie nicht zugrunde legen (§ 158 Abs. 2 Nr. 1 AO) und schätzt stattdessen (§ 162 Abs. 2 Satz 2 AO). Wie du auf einen solchen Bescheid reagierst, steht unter Schätzungsbescheid erhalten.

Das Kassenbuch selbst bewahrst du zehn Jahre auf, die Belege dazu acht, jeweils ab Ende des Jahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO). Was wann weg darf, erklärt Belege aufbewahren.

Vor dem nächsten Kassensturz: sechs Handgriffe

1. Klär, ob du Bücher führen musst. Wenn ja, brauchst du ein Kassenbuch; wenn nicht, zeichnest du Bargeld trotzdem täglich auf.
2. Entscheide die Kassenform. Einen Kassenbericht statt Einzelaufzeichnung gibt es nur mit offener Ladenkasse und nur, wenn du bar an viele Kunden verkaufst, die du nicht kennst.
3. Mit elektronischer Kasse: prüf, ob und wann du sie gemeldet hast, und notier für jedes neue oder ausgemusterte Gerät die Monatsfrist.
4. Leg das Kassenbuch so an, dass sich nichts spurlos ändern lässt, und beginne mit einem gezählten Anfangsbestand.
5. Trag jeden Barvorgang am selben Tag ein, Einlagen und Entnahmen mit Eigenbeleg, Kartenzahlungen gar nicht.
6. Zähl bei Geschäftsschluss und vergleiche mit dem Buch; eine Differenz klärst du, solange der Tag frisch ist. Bei mehreren Kassen, einer GmbH oder einer angekündigten Prüfung lohnt der Blick einer Steuerberaterin oder eines Steuerberaters auf deinen Einzelfall.