Belege digitalisieren: welche Datei zählt und wann das Papier weg darf

Belege digitalisieren heißt zweierlei: Papier in eine Datei verwandeln und Dateien, die schon digital ankommen, unverändert ablegen. Den Kassenbon darfst du mit dem Handy fotografieren und danach wegwerfen, wenn das Bild dem Original gleicht, dein Ablauf beschrieben ist und die Datei lesbar bleibt, solange die Aufbewahrungsfrist läuft (§ 147 Abs. 2 AO, GoBD Rz. 136 und 140). Bei der E-Rechnung ist die XML-Datei das Original, und kein Ausdruck ersetzt sie.

Welche Datei das Original ist

Die Regeln stehen in der Abgabenordnung und in den GoBD, den Grundsätzen der Finanzverwaltung zur elektronischen Buchführung, derzeit in der Fassung vom 14. Juli 2025 (Stand September 2026). Die Pflicht, Unterlagen aufzuheben, gilt auch mit einer Einnahmenüberschussrechnung (Rz. 115). Papier zu digitalisieren ist erlaubt, aber keine Pflicht (§ 147 Abs. 2 AO). Was dagegen elektronisch eingeht, hebst du in der Form auf, in der es kam, und nicht bloß ausgedruckt (Rz. 119 und 131).

Eine Umwandlung in ein anderes Format darf die maschinelle Auswertbarkeit nicht verringern (Rz. 129). Beim Bildexport einer ZUGFeRD-Datei sieht das Ergebnis gleich aus, die Daten dahinter sind aber weg. Die umgewandelte Datei reicht allein nur, wenn sich weder Bild noch Inhalt ändern, keine aufbewahrungspflichtige Information verloren geht und du die Umwandlung in der Verfahrensdokumentation festhältst. Sonst hebst du beide Fassungen auf (Rz. 135). Eine Mail, die nur als Umschlag für eine angehängte Rechnung dient, musst du nicht aufheben, die Rechnung im Anhang dagegen schon (Rz. 121).

Belege scannen oder fotografieren: was die Datei leisten muss

Das Gerät wählst du selbst, die GoBD nennen Smartphones ausdrücklich neben Multifunktionsgeräten und Scan-Straßen (Rz. 130). Eine Auflösung in dpi steht dort nicht, technische Standards legt die Finanzverwaltung wegen der schnellen Entwicklung gar nicht erst fest (Rz. 10).

Die Datei muss mit dem Papier bildlich übereinstimmen, sobald du sie öffnest (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO): der ganze Beleg, alle Seiten, scharf genug zum Lesen. Farbig muss das Bild nur sein, wenn die Farbe etwas aussagt, etwa bei einem Minusbetrag in Rot (Rz. 137). Eine elektronische Signatur oder einen Zeitstempel braucht der Scan nicht (Rz. 138).

Lesbar bleiben muss die Datei bis zum Ende der Frist (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Kassenbons auf Thermopapier verblassen, also fotografierst du sie besser früh. Erkennt deine App den Text per OCR, hebst du den Volltext auf, nachdem du ihn geprüft und korrigiert hast (Rz. 130).

Notizen gehören auf den Beleg, bevor du ihn erfasst. Danach arbeitest du nur noch mit der Datei, das Papier ist aus dem Ablauf heraus (Rz. 139). Schreibst du später doch etwas darauf, erfasst du den Beleg ein zweites Mal und verknüpfst beide Dateien über denselben Index. Bei Bewirtungen passiert das leicht, weil das Gesetz für eine Restaurantrechnung schriftliche Angaben zu Anlass und Teilnehmern verlangt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).

Wann das Papier in den Müll darf

Nach dem Erfassen darf das Papier weg, sofern keine steuerliche oder außersteuerliche Vorschrift das Original verlangt (Rz. 140). Prüf vorher, ob die Datei taugt, denn der Verzicht auf das Papier darf die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigen (Rz. 141).

Wer bilanziert, etwa als UG oder GmbH, hebt Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanz im Original auf, ein Scan allein genügt dafür nicht (§ 147 Abs. 2 AO, § 257 Abs. 3 HGB). Bei einem Dokument, dessen Beweiskraft in elektronischer Form verloren ginge, entscheidest du selbst, ob du das Papier zusätzlich behältst (Rz. 140).

Die Verfahrensdokumentation für einen Ein-Personen-Betrieb

Erfasst du Papier bildlich, muss das Verfahren dokumentiert sein (Rz. 136). Wirfst du das Papier danach weg, heißt das ersetzendes Scannen. Die GoBD empfehlen eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt:

1. wer erfassen darf,
2. wann erfasst wird, zum Beispiel beim Posteingang,
3. welche Unterlagen erfasst werden,
4. ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung nötig ist,
5. wie Lesbarkeit und Vollständigkeit kontrolliert werden,
6. wie Fehler protokolliert werden.

Wie ausführlich sie ausfällt, hängt davon ab, wie komplex dein Betrieb und deine Technik sind (Rz. 136 und 151). Für sehr kleine Betriebe steht in den GoBD ein Zusatz: Ermittelst du den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung und liegt dein Jahresumsatz nicht über der Vorjahresgrenze der Kleinunternehmerregelung, derzeit 25.000 Euro, werden deine Aufzeichnungen auch mit Blick auf die Größe des Betriebs bewertet (Rz. 15). Beschreib außerdem, wie du deine Daten sicherst (Rz. 106), und nenn die Programme, mit denen du arbeitest. Was in der Dokumentation steht, muss dem entsprechen, was du tatsächlich tust, auch nach einem Wechsel der App (Rz. 154).

Änderst du etwas, entsteht eine neue Version, und die alte bleibt im Ordner. Als Arbeitsanweisung zu deinen Aufzeichnungen hat die Verfahrensdokumentation eine Frist von zehn Jahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO), und sie darf nicht weg, solange noch Unterlagen aufbewahrt werden müssen, die sie erklärt (Rz. 154). Fehlt sie oder hat sie Lücken, ist das allein kein Grund, die Buchführung zu verwerfen, solange sich alles nachvollziehen und prüfen lässt (Rz. 155).

Als Gerüst für deine eigene Fassung kannst du den folgenden Text nehmen und jeden Punkt so ausfüllen, wie du tatsächlich arbeitest.

Verfahrensdokumentation: Erfassung und Aufbewahrung von Belegen
[Name oder Firma], Version [Nummer] vom [Datum]

1. Wer erfasst: [Name]
2. Wann: [zum Beispiel am Tag des Eingangs, spätestens am festen Wochentermin]
3. Was: [alle Papierbelege]. Elektronisch eingegangene Belege werden in dem Format aufbewahrt, in dem sie empfangen wurden.
4. Übereinstimmung: bildlich, [farbig, wo die Farbe etwas aussagt]; beschriebene Rückseiten werden mit erfasst.
5. Kontrolle: [zum Beispiel Zahl der Dateien gegen Zahl der Papiere; jede Datei wird geöffnet und auf Lesbarkeit und Vollständigkeit geprüft]
6. Fehler: werden in [Name der Fehlerliste] mit Datum, Belegnummer, Fehler und Korrektur festgehalten.
7. Ablage und Index: [Ordnerstruktur]; jede Datei trägt eine eindeutige Belegnummer nach dem Schema [Schema], die auch bei der Buchung steht.
8. Programme: [App mit Name und Version], [Speicher mit Name]
9. Schutz vor Änderungen: [zum Beispiel Sperre nach Monatsende, Versionierung, Zugriffsrechte]
10. Datensicherung: [zum Beispiel tägliche Kopie auf einen zweiten Speicher, Wiederherstellung einmal im Quartal getestet]
11. Papier: wird erst nach der Kontrolle vernichtet. Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanz und [weitere Unterlagen, die im Original bleiben müssen] bleiben im Original.
12. Änderungen: Jede Änderung dieser Dokumentation ergibt eine neue Version; frühere Versionen werden aufbewahrt.

Unveränderbar und wiederauffindbar

Was einmal aufgezeichnet ist, darfst du nicht so ändern, dass sich der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellen lässt (§ 146 Abs. 4 AO), und für aufbewahrungspflichtige Dateien gilt das sinngemäß (Rz. 59). Ein gewöhnlicher Ordner auf der Festplatte reicht dafür nach den GoBD regelmäßig nicht, solange nichts dazukommt, das Änderungen verhindert oder sichtbar macht (Rz. 110). Genannt werden etwa unveränderbare Datenträger, Sperren, Festschreibung, Protokollierung, Versionierung und Zugriffsrechte. Was du davon nutzt, gehört in die Verfahrensdokumentation; ob es genügt, klärst du im Zweifel mit deiner Kanzlei.

Gehen Dateien verloren, weil sie nicht gesichert waren, und kannst du sie deshalb nicht vorlegen, ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig (Rz. 103 und 104). Digitalisierte Belege musst du am Bildschirm lesbar machen können, ein Ausdruck allein genügt nicht (Rz. 157).

Jede Datei braucht einen eindeutigen, nachvollziehbaren Index, der die ganze Frist über mit ihr verbunden bleibt (Rz. 122). Praktisch ist eine laufende Belegnummer im Dateinamen, die du auch bei der Buchung notierst, damit Beleg und Buchung zueinander führen (Rz. 71). Nutzt du enno, gleicht es Buchungen mit Belegen ab und zeigt, wo einer fehlt. Das Prüfen bleibt bei dir, ebenso jede Übermittlung.

E-Rechnungen: die XML ist der Beleg

Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Ab wann du selbst welche ausstellen musst, steht im Beitrag über die Stichtage der E-Rechnungspflicht. Gemeint ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell verarbeiten lässt (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG).

Beim Aufbewahren reicht hier die inhaltliche statt der bildlichen Übereinstimmung (Rz. 118). Behalten musst du den strukturierten Teil, bei einer XRechnung also die XML-Datei (Rz. 131). Den PDF-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung brauchst du nur zusätzlich, wenn darauf steuerlich wichtige Angaben stehen, die in der XML fehlen oder von ihr abweichen, zum Beispiel deine Buchungsvermerke (Rz. 119). Stempelst du also „bezahlt“ samt Kontierung auf die Ansicht, gehört diese Fassung mit ins Archiv.

Umsatzsteuerlich schadet eine Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems allein noch nicht, solange der strukturierte Teil unversehrt bleibt; für die übrigen Steuern verweist das Bundesfinanzministerium aber auf die GoBD (BMF-Schreiben zur E-Rechnung in der Fassung vom 15. Oktober 2025, Rn. 60 und 61).

Ein Oktober bei Svenja

Die Fristen für andere Unterlagen stehen im Beitrag Belege aufbewahren.

Vom Kassenbon zur Datei: die Routine in sieben Schritten

1. Gib jedem Eingangsweg einen festen Platz: ein Postfach für Rechnungen per Mail, einen Ordner pro Monat, eine laufende Belegnummer.
2. Fotografier Papierbelege am Tag, an dem du sie bekommst. Notizen kommen vorher drauf, beschriebene Rückseiten mit ins Bild.
3. Speichere Anhänge und E-Rechnungen, wie sie kommen, ohne Drucken, Bildexport oder Neuspeichern.
4. Reservier dir einen festen Termin pro Woche, an dem du prüfst, nummerierst und buchst. Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, halten die GoBD für unbedenklich (Rz. 47); ein Wochenrhythmus bleibt darunter.
5. Entsorg Papier erst nach dieser Prüfung, und nie Jahresabschluss, Eröffnungsbilanz oder andere Unterlagen, die im Original bleiben müssen.
6. Schreib die Verfahrensdokumentation kurz auf, mit Datum und Versionsnummer, und ergänze sie, sobald du App oder Speicher wechselst. Hol einmal im Quartal testweise eine Datei aus deiner Sicherung zurück.
7. Liegt noch ein Stapel aus den letzten Monaten herum, arbeite ihn ab wie im Beitrag Buchhaltung nachholen beschrieben. Bilanzierst du oder bist du unsicher, ob deine Ablage unveränderbar genug ist, sprich vor dem Entsorgen mit deiner Kanzlei.