Buchführungspflicht: die Grenzen 2026 und ab wann die EÜR nicht mehr reicht

Die EÜR darfst du nutzen, bis dich das Steuer- oder das Handelsrecht zu Büchern und Bilanz verpflichtet. Für ein gewerbliches Einzelunternehmen zieht § 141 AO die Linie: ein Umsatz über 800.000 € in einem Kalenderjahr oder ein Gewinn über 80.000 € in einem Wirtschaftsjahr. Selbst dann bilanzierst du erst ab dem Wirtschaftsjahr, das auf eine Mitteilung des Finanzamts folgt. Freiberufler erfasst die Vorschrift gar nicht, GmbH und UG bilanzieren immer, und für Kaufleute gilt zusätzlich das Handelsgesetzbuch, das auf keine Mitteilung wartet.

§ 141 AO und § 241a HGB: gleiche Beträge, andere Regeln

Die Grenzen stehen an zwei Stellen: im Steuerrecht in § 141 AO, im Handelsrecht in § 241a HGB. Die Beträge sind gleich, die Mechanik nicht. Stand 2026:

Beide Beträge gelten seit 2024: Das Wachstumschancengesetz hat sie im Steuerrecht wie im Handelsrecht angehoben, vorher lagen sie bei 600.000 € und 60.000 €.

Kaufmann ist, wessen Gewerbe nach Art oder Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert oder wessen Firma im Handelsregister steht (§ 1 Abs. 2, § 2 HGB). Für Kaufleute laufen beide Prüfungen nebeneinander. Die Befreiung des § 241a HGB schützt nicht vor § 141 AO, das stellt der Anwendungserlass zur Abgabenordnung klar. Umgekehrt übernimmt das Steuerrecht eine Pflicht aus dem HGB über § 140 AO, ohne dass das Finanzamt dir etwas schreiben muss.

Entscheidungstabelle: EÜR oder Bilanz

Die erste Zeile hilft nur bei einer wirklich freiberuflichen Tätigkeit. Stuft das Finanzamt sie als gewerblich ein, gilt § 141 AO wie für jeden anderen Gewerbebetrieb; wo die Linie verläuft, steht unter Freiberufler oder Gewerbe. Wie die EÜR selbst funktioniert und weshalb in ihr das Datum der Zahlung zählt, steht im Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung.

Was in Umsatz und Gewinn zählt

Beim Umsatz meint § 141 AO seit 2025 den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG. Das sind deine steuerbaren Umsätze, berechnet nach den Entgelten, die im Kalenderjahr tatsächlich eingegangen sind, und ohne Umsatzsteuer (§ 10 Abs. 1 UStG). Bestimmte steuerfreie Umsätze ziehst du ab, zum Beispiel aus der steuerfreien Vermietung von Grundstücken. Eine Lieferung vom Dezember, die der Kunde erst im Januar bezahlt, landet damit im neuen Jahr.

Beim Gewinn zählt der Gewinn aus Gewerbebetrieb des Wirtschaftsjahres, solange du die EÜR machst, also deren Ergebnis. Mit einer Korrektur: Sonderabschreibungen, etwa nach § 7g EStG, rechnest du für die Prüfung wieder hinzu, erhöhte Absetzungen mit dem Teil, der über die normale Abschreibung hinausgeht (§ 7a Abs. 6 EStG).

Außerdem gilt:

• Die Grenzen gelten je Betrieb. Führst du zwei getrennte Gewerbebetriebe, wird jeder für sich geprüft.
• Ein Jahr über einer Grenze genügt. Eine Zweijahresregel wie im HGB kennt § 141 AO nicht. War es ein Ausreißer, etwa ein einmaliger Großauftrag, kannst du nach § 148 AO eine Befreiung beantragen. Laut Anwendungserlass soll sie bewilligt werden, wenn nicht zu erwarten ist, dass du die Grenze später wieder überschreitest.
• Für § 241a HGB zählen die handelsrechtlichen Umsatzerlöse und der Jahresüberschuss. Einen Jahresabschluss musst du nicht aufstellen, nur um zu zeigen, dass du darunter liegst: Nach der Gesetzesbegründung reicht eine überschlägige Rechnung, die du laufend im Blick behältst.

Die Mitteilung vom Finanzamt und ihr Stichtag

Das Finanzamt sieht deine Zahlen mit der Steuererklärung. Die Feststellung, dass du über einer Grenze liegst, kann im Steuerbescheid stehen, in einem eigenen Bescheid oder direkt in der Mitteilung über den Beginn der Buchführungspflicht. Erst mit der Mitteilung steht fest, wann du umstellst: Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf ihre Bekanntgabe folgt (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO). Nach dem Anwendungserlass soll sie dir mindestens einen Monat vor diesem Wirtschaftsjahr bekannt gegeben werden.

Maßgeblich ist der Tag der Bekanntgabe, nicht das Datum auf dem Schreiben. Bei einem Brief ist es der vierte Tag, nachdem das Finanzamt ihn abgeschickt hat (§ 122 Abs. 2 AO). Legt es dir die Mitteilung in ELSTER zum Abruf bereit, gilt sie am vierten Tag danach als bekannt gegeben (§ 122a Abs. 4 AO). Liegt dieser Tag schon im neuen Wirtschaftsjahr, beginnt die Pflicht erst mit dem nächsten. Bis dahin bleibt es bei den Aufzeichnungen, die du für die EÜR ohnehin führst; welche das sind und in welchem Takt, steht unter Buchhaltung für Selbstständige.

Die Mitteilung ist ein Verwaltungsakt. Hältst du die Zahlen für falsch, etwa weil zwei getrennte Betriebe zusammengerechnet wurden, kannst du Einspruch einlegen.

Sinken deine Zahlen später wieder, endet die Pflicht nicht von selbst. Erst wenn das Finanzamt feststellt, dass keine Grenze mehr überschritten ist, läuft sie noch bis zum Ende des darauffolgenden Wirtschaftsjahres (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO). Stellt es vorher erneut eine Überschreitung fest, bleibt sie bestehen. Und wer einen buchführungspflichtigen Betrieb im Ganzen übernimmt, als Käufer, Erbe oder Pächter, übernimmt auch die Pflicht, ohne neue Mitteilung (§ 141 Abs. 3 AO).

Ivanas Großhandel: vom Rekordjahr zur ersten Bilanz

Von der EÜR zur Bilanz: was sich im ersten Jahr ändert

Mit der Pflicht aus § 141 AO gelten die Regeln des HGB für Bücher, Inventar und Bilanz sinngemäß (§ 141 Abs. 1 Satz 2 AO). Im Alltag heißt das:

1. Zum ersten Tag des Wirtschaftsjahres hältst du fest, was dem Betrieb gehört und was er schuldet: Waren, Forderungen, Bankguthaben, Anlagen, Verbindlichkeiten. Daraus entsteht die Eröffnungsbilanz (§ 240 und § 242 Abs. 1 HGB).
2. Du führst laufend Bücher, in der Praxis als doppelte Buchführung mit Konten. Aufwendungen und Erträge gehören dann in das Jahr, in das sie wirtschaftlich fallen, gleich wann bezahlt wird (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB): Eine Lieferung im Dezember ist Ertrag des alten Jahres, auch wenn das Geld im Januar kommt.
3. Zu jedem Abschlussstichtag nimmst du den Bestand erneut auf und stellst die Bilanz auf.
4. Statt der Anlage EÜR übermittelst du Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach amtlichem Datensatz an das Finanzamt, die sogenannte E-Bilanz (§ 5b EStG).

Beim Übergang wird der Gewinn des ersten Bilanzjahres einmal berichtigt, damit kein Vorgang doppelt oder gar nicht versteuert wird: Warenbestand und offene Forderungen kommen hinzu, offene Warenschulden gehen ab (R 4.6 EStR mit Anlage). Den Saldo, den Übergangsgewinn, kannst du auf Antrag gleichmäßig auf zwei oder drei Jahre verteilen.

Eröffnungsbilanz, Bewertung des Lagers und die Frage, ob du den Übergangsgewinn verteilst, hängen vom Einzelfall ab. Darüber entscheidest du mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater. Wann eine Kanzlei auch sonst nötig ist und wann nicht, klärt Brauche ich einen Steuerberater? Belege sammelst du weiter wie bisher. enno sortiert sie nachts zusammen mit der Bank und liefert der Kanzlei einen DATEV-Export.

Vor dem nächsten Bescheid: fünf Prüfungen an der Bilanzgrenze

1. Ordne dich in die Entscheidungstabelle ein. Als GmbH oder UG bist du hier fertig, du bilanzierst ohnehin.
2. Prüfe, ob du Kaufmann bist: Steht deine Firma im Handelsregister oder braucht dein Betrieb nach Art und Umfang eine kaufmännische Einrichtung? Dann rechne zu jedem Abschlussstichtag auch die Werte des § 241a HGB überschlägig nach.
3. Nimm deine letzte EÜR und bilde die beiden Werte für § 141 AO: Umsatz netto nach Zahlungseingang, Gewinn plus Sonderabschreibungen. Liegt einer über 800.000 € oder 80.000 €, rechne nach dem nächsten Bescheid mit einer Mitteilung.
4. Kommt sie, notiere den Tag der Bekanntgabe und das Ende der Einspruchsfrist. War das Jahr ein Ausreißer, kommt ein Antrag nach § 148 AO in Frage.
5. Plane vor dem ersten Bilanzjahr: den Stichtag für Bestandsaufnahme und Eröffnungsbilanz, eine Kanzlei für den ersten Abschluss und die Entscheidung, ob der Übergangsgewinn verteilt wird.