Buchhaltung nachholen: erst das Konto, dann die Belege

Wer die Buchhaltung nachholen muss, fängt am besten beim Bankkonto an. Dort steht jede Zahlung, die über das Konto lief, mit Datum und Betrag. Zu jeder Zeile suchst du danach den passenden Beleg, bis keine mehr offen ist. Vorher klärst du nur eins: welcher Brief vom Finanzamt eine Frist hat.

Zuerst die Briefe mit Frist

Öffne alle Briefe vom Finanzamt, auch die, die seit Monaten ungeöffnet liegen, und leg sie nach Datum sortiert nebeneinander. Du suchst nur nach Fristen. Die laufen weiter, egal wie weit deine Buchhaltung ist.

Ein Schätzungsbescheid erledigt die Sache nicht. Die Pflicht, die Erklärung abzugeben, bleibt bestehen, auch wenn das Finanzamt geschätzt hat (§ 149 Abs. 1 Satz 4 AO). Was du innerhalb der Monatsfrist tun kannst, steht im Beitrag zum Schätzungsbescheid. Wie Voranmeldungen funktionieren und welcher Zeitraum für dich gilt, erklärt der Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Liegt kein Brief mit Frist im Stapel, geben die gesetzlichen Fristen die Reihenfolge vor. Ohne Steuerberater ist eine Jahreserklärung sieben Monate nach Jahresende fällig (§ 149 Abs. 2 AO). Für 2025 war das der 31. Juli 2026. Auch mit Kanzlei gelten feste Termine; welche Frist für welches Jahr gilt, steht in einem eigenen Beitrag.

Eine zweite Grenze liegt 14 Monate nach Jahresende, für 2025 also Ende Februar 2027. Wer bis dahin keine Erklärung abgegeben hat, keine Fristverlängerung bekommen hat und nachzahlen muss, bekommt den Verspätungszuschlag nicht mehr nach Ermessen, sondern zwingend (§ 152 Abs. 2 und 3 AO). Er beträgt 0,25 Prozent der Nachzahlung für jeden angefangenen Monat seit Ablauf der Abgabefrist, mindestens 25 Euro pro Monat (§ 152 Abs. 5 AO). Für die Jahre 2020 bis 2024 lag diese Grenze später (Art. 97 § 36 EGAO).

Warum das Konto die Liste vorgibt

Ein Belegstapel ist nie vollständig, und du siehst ihm nicht an, was fehlt. Auf dem Konto dagegen fehlt keine Überweisung und keine Kartenzahlung. Wer von dort aus arbeitet, dreht die Frage um. Statt „Wohin gehört dieser Zettel?“ fragst du „Wo ist der Beleg zu dieser Zeile?“. Gerade bei großem Chaos in der Buchhaltung hilft das: Du musst nicht wissen, was fehlt. Die offenen Zeilen zeigen es dir.

Für die Einnahmenüberschussrechnung passt das auch rechtlich. Einnahmen gehören in das Jahr, in dem sie zugeflossen sind, Ausgaben in das Jahr, in dem du sie geleistet hast (§ 11 EStG). Das Datum auf dem Kontoauszug zeigt dir also in der Regel, in welches Jahr eine Zahlung gehört, auch wenn die Rechnung aus dem Vorjahr stammt. Anders ist es nur bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen: Sind sie innerhalb von zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und auch gezahlt, zählen sie für das Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Zwei Dinge fehlen auf dem Konto. Bargeld zum einen: Was Kunden bar bezahlt haben und was du bar ausgegeben hast, kommt auf eine eigene Liste, etwa aus deinen Rechnungen, Kassenbons und dem Kalender. Zum anderen alles, was über andere Wege lief. PayPal, Kreditkarte oder ein zweites Konto exportierst du genauso.

Vom Kontoumsatz zum Beleg in sieben Schritten

1. Leg den Zeitraum fest: vom ersten Monat, der nicht sauber erfasst ist, bis heute.
2. Exportiere die Umsätze aus dem Onlinebanking als CSV-Datei, dazu PayPal, Kreditkarte und jedes Konto, über das betriebliche Zahlungen liefen. Reicht das Onlinebanking nicht weit genug zurück, fordere die fehlenden Kontoauszüge bei deiner Bank an.
3. Markiere jede Zeile als betrieblich, privat oder Umbuchung. Private Zeilen brauchen keinen Beleg.
4. Sammle die Belege ein. Das meiste steckt im E-Mail-Postfach; such dort nach Betrag oder Händlername. Den Rest lädst du aus deinen Kundenkonten bei Anbietern herunter oder scannst ihn von Papier. Deine eigenen Rechnungen holst du aus dem Rechnungsprogramm. Kam eine Rechnung als E-Rechnung, bewahrst du die Datei auf; nach den GoBD der Finanzverwaltung genügt dabei in der Regel der strukturierte Teil.
5. Ordne zu. Jede betriebliche Zeile bekommt ihren Beleg oder den Vermerk „fehlt“. Arbeite Monat für Monat und nicht Anbieter für Anbieter, dann ist jeder fertige Monat wirklich fertig.
6. Schließ die Lücken, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
7. Erst dann wertest du aus: Kategorien vergeben, Voranmeldungen und EÜR vorbereiten.

Wenn Belege fehlen

Nach dem Zuordnen bleibt in der Regel eine Lückenliste. Arbeite sie in dieser Reihenfolge ab.

1. Frag nach einer Zweitschrift. Unternehmer müssen von jeder Rechnung, die sie ausstellen, ein Doppel acht Jahre aufbewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Deshalb lohnt die Nachfrage auch für ältere Jahre. Nenn in der Mail Datum und Betrag aus dem Kontoauszug.
2. Sichere andere Nachweise wie eine Bestellbestätigung oder den Vertrag. Sie zeigen, wofür du gezahlt hast.
3. Erst wenn nichts mehr kommt, schreibst du einen Eigenbeleg: Datum, Empfänger, Betrag, Zweck und warum das Original fehlt, dazu die Zeile vom Kontoauszug. Das ist ein Notbehelf für einzelne kleine Beträge, kein Ersatz für eine Rechnung.

Vorsteuer ziehst du nur ab, wenn du eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG besitzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Ein Eigenbeleg ist keine solche Rechnung: Du schreibst ihn selbst, und ihm fehlen Pflichtangaben des Lieferanten wie dessen Steuernummer (§ 14 Abs. 4 UStG). Ziehst du Vorsteuer ab, ist das ein Grund mehr, zuerst beim Lieferanten nachzufragen.

Welches Jahr zuerst?

Sind mehrere Jahre offen, klären Briefe und gesetzliche Fristen die Reihenfolge meist schon. Für alles andere kommt es darauf an, wie du deinen Gewinn ermittelst.

Ohne Frist lohnt es sich auch bei der EÜR, mit dem ältesten Jahr zu beginnen, denn ganz getrennt sind die Jahre nicht. Zahlungen im Januar gehören oft zu Rechnungen aus dem Dezember. Und eine teure Kamera verteilst du als Abschreibung auf die Jahre ihrer Nutzung (§ 7 Abs. 1 EStG); dieser Plan beginnt im Jahr des Kaufs und läuft in jedem folgenden Jahr weiter.

Bei einer Bilanz gibt es diese Wahl nicht. Jedes Jahr baut auf dem Abschluss des Vorjahres auf. Wer als GmbH oder UG mehrere Jahre im Rückstand ist, sollte früh mit einer Kanzlei sprechen. Ob du eine brauchst, kannst du mit diesem Beitrag zum Steuerberater einschätzen.

Damit es nicht wieder liegen bleibt

Das Gesetz verlangt, dass Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden (§ 146 Abs. 1 AO). Eine nachgeholte Buchhaltung kann all das erfüllen, nur zeitgerecht ist sie nicht mehr. Einen Anhaltspunkt gibt die Finanzverwaltung in den GoBD: Unbare Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, gilt dort als unbedenklich (Rz. 47).

Im Alltag hilft dieselbe Methode, nur in kleinen Portionen. Geh einmal pro Woche die neuen Kontoumsätze durch, dann bleibst du innerhalb dieser zehn Tage. Fehlende Belege fragst du gleich an, solange die Bestellung frisch ist. Das Sortieren und Zuordnen kann auch ein Werkzeug übernehmen: enno sortiert nachts Bank und Belege, gleicht beides ab, benennt jede Lücke und rekonstruiert einen Rückstand aus den Bankdaten. Prüfen und übermitteln tust du selbst.

Heb alles geordnet auf. Buchungsbelege acht Jahre, Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre (§ 147 Abs. 3 AO, Stand 2026). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden oder die Aufzeichnung gemacht worden ist (§ 147 Abs. 4 AO).

Heute anfangen: Fristen eintragen, Konto exportieren

1. Öffne alle Briefe vom Finanzamt, sortiere sie nach Datum und trag jede Frist in deinen Kalender ein.
2. Liegt ein Schätzungsbescheid dabei, notier sein Datum. Ab der Bekanntgabe läuft ein Monat für den Einspruch.
3. Bestimme den letzten Monat, der vollständig erfasst ist.
4. Exportiere die Kontoumsätze aller Konten ab dem Folgemonat. Mehr nicht für heute.
5. Trag zwei feste Abende pro Woche ein und ordne Monat für Monat zu. Das älteste Jahr kommt zuerst, solange keine Frist etwas anderes sagt.
6. Sind mehrere Jahre offen, bilanzierst du oder droht eine hohe Nachzahlung, sprich früh mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater. Die Entscheidung im Einzelfall gehört dorthin.