Vorsteuerabzug: Voraussetzungen, richtiger Monat und was trotz Rechnung gesperrt bleibt

Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die dir andere Unternehmer in Rechnung stellen. Du ziehst sie von deiner eigenen Umsatzsteuer ab, wenn ein anderer Unternehmer für dein Unternehmen geliefert oder gearbeitet hat, du darüber eine ordnungsgemäße Rechnung besitzt, du nicht Kleinunternehmer bist und kein Abzugsverbot greift. Bezahlt haben musst du die Rechnung dafür nicht, außer bei Anzahlungen. Abgezogen wird in dem Voranmeldungszeitraum, in dem Leistung und Rechnung zum ersten Mal beide da sind.

Was Vorsteuer ist und wo sie in der Voranmeldung steht

Auf deinen Rechnungen weist du Umsatzsteuer aus und schuldest sie dem Finanzamt. Dieselbe Steuer auf den Rechnungen deiner Lieferanten ist für dich Vorsteuer. In der Umsatzsteuervoranmeldung ziehst du sie ab, im Formular 2026 in Zeile 38, Kennzahl 66. Übersteigt sie deine Umsatzsteuer, etwa im Monat einer großen Anschaffung, bleibt ein Überschuss zu deinen Gunsten. Eine solche Anmeldung wirkt erst wie ein Steuerbescheid, wenn das Finanzamt zustimmt (§ 168 AO).

Geregelt ist der Abzug in § 15 UStG. Jede Voraussetzung musst du selbst nachweisen, und das Finanzamt darf neben der Rechnung weitere Unterlagen zu Leistung und Verwendung verlangen (Abschnitt 15.2 Abs. 2 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE, Stand 2. Juni 2026).

Fünf Prüffragen für jede Eingangsrechnung

Wer in dieser Reihenfolge prüft, spart sich bei vielen Belegen den Blick auf die Pflichtangaben. Auf guten Glauben kannst du dich kaum stützen, denn § 15 UStG schützt ihn nicht (Abschnitt 15.11 Abs. 5 UStAE). Eine Ausnahme gibt es nur bei Angaben, die du nicht nachprüfen kannst, etwa der Steuernummer des Lieferanten.

Wer überhaupt abziehen darf

Als Kleinunternehmer sind deine Umsätze steuerfrei (§ 19 Abs. 1 UStG). Für Einkäufe, die steuerfreien Umsätzen dienen, schließt § 15 Abs. 2 UStG die Vorsteuer aus. Die Umsatzsteuer darauf trägst du dann selbst; was der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bringt, steht in einem eigenen Beitrag.

Wechselst du in die Regelbesteuerung, zählen nur Leistungen, die danach an dich ausgeführt werden, auch wenn du einen früheren Einkauf erst später nutzt (Abschnitt 15.1 Abs. 5 UStAE). Aus der Zeit davor holt allenfalls eine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG etwas zurück. Die gibt es nur, wenn auf ein Wirtschaftsgut mehr als 1.000 Euro Vorsteuer entfielen (§ 44 Abs. 1 UStDV).

Eigene Umsätze brauchst du für den Abzug noch keine. Wer vor der Eröffnung eine Werkstatt einrichtet, zieht die Vorsteuer schon aus diesen Käufen (Abschnitt 15.1 Abs. 1 UStAE). Ausgeschlossen ist sie, soweit ein Einkauf steuerfreien Umsätzen dient, etwa der Vermietung einer Wohnung (§ 4 Nr. 12 UStG). Dient er beiden Seiten, teilst du auf (§ 15 Abs. 4 UStG).

Geliefert von einem Unternehmer, genutzt im Betrieb

Abziehbar ist nur die Steuer, die ein anderer Unternehmer für seine Leistung nach dem Gesetz schuldet (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Trotz Beleg bekommst du deshalb nichts oder weniger:

• Kaufst du von einer Privatperson, liegt auf dem Preis keine Umsatzsteuer.
• Weist dir ein Kleinunternehmer Umsatzsteuer aus, schuldet er sie nur wegen dieses Ausweises (§ 14c UStG), nicht für seine Leistung. Vorsteuer bekommst du daraus nicht (Abschnitt 14c.1 Abs. 2 und 15.2 Abs. 1 UStAE).
• Stehen 19 statt 7 Prozent auf der Rechnung, ziehst du nur die Steuer ab, die tatsächlich geschuldet ist (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE).

Nutzt du etwas auch privat, hängt es davon ab, was du kaufst. Eine Dienstleistung teilst du nach der Nutzung auf; einen Handyvertrag beziehst du nur so weit für dein Unternehmen, wie du das Telefon beruflich nutzt (Abschnitt 15.2c Abs. 2 UStAE). Einen Gegenstand, den du zu weniger als 10 Prozent betrieblich nutzt, behandelt § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG als nicht für dein Unternehmen geliefert. Die Vorsteuer entfällt dann ganz.

Ab 10 Prozent hast du die Wahl: Du ordnest den Gegenstand ganz, gar nicht oder im Umfang der betrieblichen Nutzung deinem Unternehmen zu (Abschnitt 15.2c Abs. 2 UStAE). Ordnest du ihn ganz zu, ziehst du die volle Vorsteuer und versteuerst dafür die private Nutzung wie eine Leistung gegen Entgelt (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG). Für Gebäude gilt das nicht: Dort bleibt die Vorsteuer auf den betrieblich genutzten Teil beschränkt (§ 15 Abs. 1b UStG).

Welche Rechnung den Abzug trägt

Vorsteuer gibt es nur, wenn du eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG besitzt, so verlangt es § 15 Abs. 1 UStG. Welche Angaben darauf gehören, steht in der Checkliste der Pflichtangaben. Beim Abzug kommt es vor allem auf vier Punkte an:

1. Über 250 Euro steht das Nettoentgelt getrennt von der Steuer. Bruttopreis, Steuersatz und Steuerbetrag allein reichen grundsätzlich nicht (Abschnitt 15.11 Abs. 4 UStAE).
2. Die Leistung ist eindeutig beschrieben. „Bauarbeiten“ oder „Reinigungskosten“ genügen nicht (Abschnitt 15.2a Abs. 4).
3. Fehlen Menge oder Lieferdatum, darfst du sie aus deinen Unterlagen ergänzen, etwa aus dem Lieferschein (Abschnitt 15.11 Abs. 3).
4. Steuernummer, USt-IdNr. und Rechnungsnummer kannst du nicht nachprüfen. Ist eine davon falsch, ohne dass du es erkennen konntest, bleibt der Abzug. Den Rest der Angaben prüfst du selbst (Abschnitt 15.2a Abs. 6).

Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügt eine Kleinbetragsrechnung mit Name und Anschrift des Lieferanten, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz (§ 33 UStDV). Die Steuer rechnest du selbst heraus (§ 35 UStDV): Bruttobetrag mal 19, geteilt durch 119. Ein Bon über 148,75 Euro enthält so 23,75 Euro Vorsteuer. Bei 7 Prozent nimmst du 7 und 107.

Fehlt etwas, bitte den Aussteller um eine Berichtigung. Nannte die alte Rechnung schon Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuer, wirkt die Berichtigung auf das ursprüngliche Datum zurück (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE). Ganz ohne Rechnung gibt es keinen Abzug (Abschnitt 15.2a Abs. 1a). Ist das Original verloren, kannst du mit einer Kopie vom Aussteller oder anderen Nachweisen belegen, dass es die Rechnung gab (Abschnitt 15.11 Abs. 1).

Was trotz ordentlicher Rechnung gesperrt bleibt

§ 15 Abs. 1a UStG sperrt die Vorsteuer für Aufwendungen, die unter bestimmte Abzugsverbote des Einkommensteuergesetzes fallen: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 bis 4 und 7 sowie § 12 Nr. 1 EStG. Ausgenommen ist die Bewirtung, soweit sie angemessen und nachgewiesen ist. Andere Kürzungen des Einkommensteuerrechts, etwa für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb oder das Arbeitszimmer, erfasst die Vorschrift nicht (Abschnitt 15.6 Abs. 1 UStAE). Gewinn und Vorsteuer laufen deshalb oft auseinander:

Die 50 Euro gelten für die Umsatzsteuer je Empfänger und Kalenderjahr (Abschnitt 15.6 Abs. 4 UStAE). Kommt derselbe Empfänger durch ein zweites Geschenk darüber, fällt auch die Vorsteuer aus dem ersten weg; der Anwendungserlass kürzt sie im Monat des zweiten Geschenks (Abschnitt 15.6 Abs. 5).

In welchem Monat die Vorsteuer zählt

Die Vorsteuer gehört in den Zeitraum, in dem du die Leistung erhalten hast und die Rechnung vorliegt. Kommt beides nicht gleichzeitig, zählt der Zeitraum, in dem erstmals beides da ist (Abschnitt 15.2 Abs. 2 UStAE). Die Rechnung für eine Dezemberlieferung, die erst im Januar eintrifft, bringt ihre Vorsteuer also ins neue Jahr.

Wann du zahlst, ist dafür egal. Das gilt laut Anwendungserlass ausdrücklich auch, wenn du selbst nach vereinnahmten Entgelten versteuerst (§ 20 UStG, Abschnitt 15.2 Abs. 2 UStAE). Deine Umsatzsteuer meldest du in diesem Fall mit dem Geldeingang an, deine Vorsteuer, sobald Leistung und Rechnung da sind.

Nur bei Anzahlungen zählt die Zahlung. Zahlst du vor der Lieferung, ziehst du die Steuer, die in der Zahlung steckt, sobald Rechnung und Zahlung beide vorliegen (§ 15 Abs. 1 UStG und Abschnitt 15.3 UStAE).

In ein späteres Jahr schieben lässt sich die Vorsteuer nicht (Abschnitt 15.2 Abs. 2 UStAE). Einen vergessenen Beleg holst du für seinen eigenen Zeitraum nach, mit einer berichtigten Voranmeldung (das Formular hat dafür das Feld „Berichtigte Anmeldung“) oder in der Umsatzsteuererklärung für das Jahr.

Ab 2027 kann ein PDF die Vorsteuer kosten

Für Leistungen ab 2027 dürfen inländische Lieferanten mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz dir als inländischem Unternehmen keine Papier- oder PDF-Rechnung mehr schicken, für Leistungen ab 2028 gilt das grundsätzlich für alle (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG). Wen das wann trifft, steht unter E-Rechnung Pflicht ab wann. Für deine Vorsteuer bedeutet es:

• Ein PDF, wo eine E-Rechnung Pflicht war, ist dem Grunde nach keine ordnungsgemäße Rechnung (Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE).
• Der Lieferant kann es mit einer E-Rechnung berichtigen, die sich eindeutig auf das PDF bezieht; die Berichtigung kann auf dessen Datum zurückwirken (Abschnitt 15.2a Abs. 7).
• Ohne Berichtigung prüft das Finanzamt streng, ob es alle Voraussetzungen feststellen kann. Ist das PDF inhaltlich richtig und vollständig, sieht der Anwendungserlass diese Voraussetzungen in der Regel als erfüllt an (Abschnitt 15.2a Abs. 1a).
• Rechnungen bis 250 Euro, etwa Kassenbons, dürfen weiter auf Papier oder als PDF kommen (§ 33 UStDV).

Oles Oktober, Beleg für Beleg

Hätte Ole die Holzrechnung erst mit der Zahlung im November angesetzt, stünden 456 Euro im falschen Monat. enno bereitet die Voranmeldung mit Quellen vor und gleicht dafür Buchungen mit Belegen ab. Welche Vorsteuer du ansetzt, prüfst du selbst, bevor du die Anmeldung abschickst.

Vor der nächsten Voranmeldung: jeder Beleg durch die fünf Fragen

1. Leg alle Eingangsrechnungen und Bons des Zeitraums neben den Kontoauszug und fordere fehlende Rechnungen an.
2. Prüf den Aussteller: Unternehmer, kein Kleinunternehmer mit Steuerausweis, richtiger Steuersatz.
3. Prüf die Angaben, bis 250 Euro die kurze Fassung. Ab 2027 zählt bei großen Lieferanten auch das Format.
4. Markiere private Anteile: Dienstleistungen aufteilen, Gegenstände unter 10 Prozent ohne Abzug, darüber die Zuordnung festhalten.
5. Rechne Geschenke je Empfänger über das Jahr zusammen.
6. Ordne jeden Beleg dem Monat zu, in dem Leistung und Rechnung erstmals beide da sind, bei Anzahlungen Rechnung und Zahlung.

Nutzt du ein Gebäude teils privat oder führst du auch steuerfreie Umsätze aus, wird die Aufteilung zum Einzelfall. Den klärst du besser vorher mit einem Steuerberater.