Rechnung auf Privatperson ausgestellt: was tun, damit Ausgabe und Vorsteuer zählen

Steht auf einer Eingangsrechnung dein bürgerlicher Name mit deiner Wohnadresse, ist das im Einzelunternehmen meist genau richtig, denn Unternehmer bist dort du selbst. Deinen Gewinn mindert ein Einkauf, den dein Betrieb veranlasst hat; auf den Namen in der Rechnung kommt es dafür nicht an. Für die Vorsteuer braucht eine Rechnung über 250 Euro deinen Namen und eine Anschrift, unter der du erreichbar bist. Schwierig wird es erst, wenn gar kein Empfänger draufsteht, eine andere Person oder bei einer GmbH nur der Gesellschafter.

Zwei Prüfungen nach zwei Gesetzen

Der Gewinn fragt nach dem Zweck

Was eine Betriebsausgabe ist, regelt § 4 Abs. 4 EStG mit einem einzigen Kriterium: Der Betrieb muss die Aufwendung veranlasst haben. Einen bestimmten Adressaten verlangt das Gesetz nicht. Ein Stativ, das du für Aufträge kaufst, mindert deinen Gewinn, gleich ob die Rechnung an dich persönlich oder an deine Geschäftsbezeichnung geht. Umgekehrt wird ein privater Fernseher nicht dadurch betrieblich, dass die Rechnung deine Geschäftsadresse trägt: Kosten der Lebensführung schließt § 12 Nr. 1 EStG aus.

Einen Beleg brauchst du trotzdem. Die GoBD, in denen die Finanzverwaltung ordnungsmäßige Buchführung beschreibt, machen darauf unter anderem Betrag und Belegdatum zur Pflicht, dazu eine hinreichende Erläuterung des Vorgangs. Aussteller und Empfänger stehen in derselben Liste nur unter Vorbehalt: soweit sie zu den branchenüblichen Mindestaufzeichnungen gehören und § 33 UStDV oder eine andere Erleichterung nicht davon befreit (Rz. 77). Weil du die erheblichen Tatsachen offenlegen und Beweismittel nennen musst (§ 90 Abs. 1 AO), lohnt bei Dingen, die man auch privat brauchen kann, eine Notiz, für welchen Auftrag du sie gekauft hast.

Die Vorsteuer hängt an der Rechnung

Für den Abzug der Umsatzsteuer, die dir ein anderer Unternehmer für eine Leistung an dein Unternehmen berechnet, setzt § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG voraus, dass dir dafür eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG vorliegt. Zu deren Pflichtangaben gehören der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Hier kommt es auf den Namen also an, allerdings auf deinen und nicht auf den einer Firma. Was außer dem Empfänger stimmen muss, gehen die fünf Prüffragen zum Vorsteuerabzug durch. Als Kleinunternehmer stellt sich die Frage nicht, weil deine Umsätze nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind und § 15 Abs. 2 UStG die Vorsteuer dafür ausschließt.

Im Einzelunternehmen ist dein Name der richtige

§ 2 Abs. 1 UStG macht zum Unternehmer, wer selbstständig gewerblich oder beruflich tätig ist. Im Einzelunternehmen bist das du als natürliche Person. Eine Rechnung auf deinen bürgerlichen Namen geht deshalb an den Unternehmer, nicht an eine Privatperson im steuerlichen Sinn. Eine Geschäftsbezeichnung darf daneben stehen, nötig ist sie nicht. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, Stand 2. Juni 2026) lässt jede Bezeichnung des Empfängers genügen, mit der sich Name und Anschrift eindeutig und leicht nachprüfbar feststellen lassen (Abschnitt 15.2a Abs. 3).

Bei der Anschrift ist der Erlass ähnlich großzügig. Es reicht jede Adresse, unter der du erreichbar bist, auch ein Postfach oder eine c/o-Anschrift; maßgeblich ist der Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wurde (Abschnitt 14.5 Abs. 2 UStAE). Deine Wohnung taugt also auch, wenn dein Studio oder Büro woanders liegt. Ein Schreibfehler in Name oder Straße schadet nicht, solange sich Beteiligte, Leistung und Zeitpunkt zweifelsfrei feststellen lassen und der Fehler nichts sinnentstellt (Abschnitt 15.2a Abs. 6).

Kassenbons bis 250 Euro kommen ohne Namen aus

Liegt der Gesamtbetrag eines Kassenbons nicht über 250 Euro, ist er eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Sie muss zeigen, wer verkauft hat, wann, was, zu welchem Bruttopreis und mit welchem Steuersatz. Wer gekauft hat, verlangt die Vorschrift nicht. Die Steuer ermittelst du selbst (§ 35 UStDV), bei 19 Prozent als 19/119 des Bruttobetrags. Wegen deines fehlenden Namens musst du so einen Bon nie berichtigen lassen: Kleinbetragsrechnungen brauchen laut Erlass nur dort eine Berichtigung, wo § 33 UStDV die Angabe fordert (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

Über 250 Euro gelten alle Pflichtangaben. Ein Bon ohne Käufer belegt dann weiter deine Ausgabe, für die Vorsteuer reicht er nicht. Frag am besten schon an der Kasse nach einer Rechnung auf deinen Namen.

Wann der Name auf der Rechnung wirklich zählt

Die Spalte Vorsteuer gilt, wenn du regelbesteuert bist und die übrigen Pflichtangaben stimmen.

Leistungsempfänger ist nach dem Erlass regelmäßig, wer bestellt oder den Auftrag erteilt hat (Abschnitt 15.2b Abs. 1), und auf ihn muss die Rechnung für die Vorsteuer lauten (Abschnitt 15.2a Abs. 3). Hat jemand aus deiner Familie über das eigene Kundenkonto bestellt, ist regelmäßig diese Person Leistungsempfänger, und aus ihrer Rechnung ziehst du keine Vorsteuer. Ob du die Kosten für deinen Gewinn trotzdem ansetzen kannst, ist eine Frage des Einzelfalls für eine Kanzlei.

Bei einer UG oder GmbH ist die Gesellschaft Unternehmerin, nicht du. Aus einer Rechnung, die nur auf deinen Namen lautet und die Gesellschaft nirgends erwähnt, zieht sie keine Vorsteuer. Geht die Gesellschaft aus der Rechnung hervor oder aus Unterlagen, auf die diese verweist, schadet die Adressierung an dich nicht (Abschnitt 15.2a Abs. 3 UStAE).

Schreibst du selbst eine Rechnung an eine Privatperson, ist das jederzeit erlaubt (§ 14 Abs. 2 Satz 1 UStG). Pflicht wird sie Privatleuten gegenüber nur bei steuerpflichtigen Leistungen rund um ein Grundstück (Satz 2 Nr. 3) und in den Sonderfällen des § 14a UStG. Was auf deine eigenen Rechnungen gehört, listet der Beitrag zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG Zeile für Zeile auf.

Berichtigen kann nur, wer die Rechnung geschrieben hat

Deine Anschrift selbst nachzutragen, hilft dir allein nicht. Der Empfänger kann eine Rechnung nicht mit rechtlicher Wirkung ändern, das kann nur ihr Aussteller (Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE). Verlangen kannst du die Berichtigung aber, wenn ohne sie deine Vorsteuer auf dem Spiel steht (Abschnitt 14.11 Abs. 3). Musste er dir als Unternehmer ohnehin eine Rechnung ausstellen, hast du darauf einen zivilrechtlichen Anspruch (Abschnitt 14.1 Abs. 10).

Neu schreiben muss der Aussteller die Rechnung dafür nicht. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument mit den fehlenden oder falschen Angaben, das erkennbar zu genau dieser Rechnung gehört; nennt es deren Nummer, ist das in der Regel erfüllt. Zurückgeben musst du die alte Rechnung nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Wie Berichtigung und Storno sich unterscheiden, erklärt der Beitrag Rechnung korrigieren.

Für deine Nachforderung beim Aussteller kannst du diese Vorlage anpassen.

[Vorname Nachname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Name des Ausstellers]
[Anschrift des Ausstellers]

[Ort], [Datum]

[Rechnung oder Kassenbon] Nr. [Nummer] vom [Datum] über [Betrag] Euro

Sehr geehrte Damen und Herren,

auf dem oben genannten Beleg fehlen [mein vollständiger Name und meine Anschrift]. Name und Anschrift des Leistungsempfängers gehören nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG zu den Pflichtangaben einer Rechnung, und ich brauche sie für den Vorsteuerabzug.

Bitte schicken Sie mir ein Dokument, das sich auf die Nummer des Belegs bezieht und die fehlenden Angaben nachträgt. Eine neue Rechnung ist dafür nicht nötig (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Leistungsempfänger ist:
[Vorname Nachname, gegebenenfalls mit Geschäftsbezeichnung]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

[Vorname Nachname]

In welchen Zeitraum die Vorsteuer dann gehört, hängt vom ursprünglichen Beleg ab. Standen darauf bereits Angaben zu Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuer, reicht die Berichtigung zurück, auch wenn eine davon lückenhaft war; nur ganz unbestimmte Angaben zählen wie fehlende. Die Vorsteuer bleibt dann im Zeitraum, in dem du die Leistung bekommen hattest und die erste Rechnung da war. Fehlte der Empfänger ganz, wie auf einem Kassenbon, ziehst du sie erst für den Zeitraum, in dem der Aussteller die Berichtigung übermittelt (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

Kommt nie eine, fehlt dir die ordnungsmäßige Rechnung. Der Erlass lässt den Abzug dann nur ausnahmsweise zu, nach strengem Maßstab und mit objektiven Nachweisen (Abschnitt 15.2a Abs. 1a). Ohne Vorsteuerabzug trägst du die Ausgabe laut Anleitung zur Anlage EÜR mit dem Bruttobetrag ein.

Leonards drittes Quartal: vier Belege, eine Nachforderung

Rechnung auf deinen Namen: fünf Prüfschritte bis zur Vorsteuer

1. Prüf zuerst den Anlass. Ein privater Einkauf gehört nicht in die Buchhaltung, egal wie die Rechnung adressiert ist.
2. Bis 250 Euro brutto genügt der Bon. Rechne die Steuer mit 19/119 oder 7/107 heraus.
3. Über 250 Euro: Stehen dein vollständiger Name und eine Anschrift darauf, unter der du am Rechnungsdatum erreichbar warst? Tippfehler schaden nicht, solange du eindeutig erkennbar bist. enno gleicht Buchungen mit Belegen ab und zeigt dir, zu welcher Zahlung noch einer fehlt; ob Name und Anschrift stimmen, prüfst du selbst.
4. Fehlt etwas, verlange vom Aussteller schriftlich eine Berichtigung und nenne die Rechnungs- oder Bonnummer. Nannte der Beleg gar keinen Empfänger, gehört die Vorsteuer in den Zeitraum, in dem die Berichtigung eintrifft; standen Aussteller, Empfänger, Leistung, Entgelt und Steuer schon darauf, in den ursprünglichen.
5. Hinterleg in Onlineshops Namen und Anschrift als Rechnungsadresse und, falls vorhanden, deine USt-IdNr.; sie ist für den Shop ein Indiz, dass ein Unternehmen bestellt (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE). Daran hängt auch das Format, und zwar nach dem Datum der Leistung: Für Leistungen ab 2027 muss dir ein Lieferant im Inland grundsätzlich eine E-Rechnung ausstellen, wenn sein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, für Leistungen ab 2028 jeder, außer Kleinunternehmern und bei Rechnungen bis 250 Euro brutto (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG, §§ 33 und 34a UStDV). Rechnet er eine Leistung aus 2026 erst 2027 ab, verlangt der Gesetzeswortlaut schon dafür eine E-Rechnung. Kommt trotz Pflicht nur ein PDF, genügt es den Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung im Grundsatz nicht; ist es inhaltlich richtig und vollständig, erkennt der Erlass den Abzug aber in der Regel an (Abschnitt 15.2a Abs. 1 und 1a).

Steht eine andere Person auf der Rechnung oder hat eigentlich deine GmbH gekauft, klär den Einzelfall mit einem Steuerberater, bevor du Vorsteuer ziehst.