E-Rechnung Pflicht ab wann? Die Stichtage und wie du die 800.000-Euro-Grenze rechnest

Empfangen können musst du E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025, ganz gleich, wie klein dein Betrieb ist. Verschicken musst du sie an Geschäftskunden im Inland ab 2027 oder ab 2028: Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro, rechnest du Leistungen ab Januar 2027 nur noch elektronisch ab, sonst die Leistungen ab Januar 2028. Diese Stichtage sind Übergangsfristen aus § 27 Abs. 38 UStG, und sie lassen eine Lücke: Eine Arbeit aus 2026, die du erst 2027 abrechnest, braucht nach dem Gesetzestext schon eine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden, Kleinbeträge bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern fallen nicht darunter.

Der Zeitplan hängt an zwei Daten

Ob eine Rechnung an ein anderes Unternehmen noch auf Papier oder als PDF rausgehen darf, entscheiden zwei Zeitpunkte: wann du die Leistung erbracht hast und wann du die Rechnung übermittelst.

Papier ist innerhalb dieser Fenster immer zulässig. Für ein PDF brauchst du das Einverständnis deines Kunden. Schriftlich muss das nicht sein: Nimmt er deine PDF-Rechnungen an, ohne zu widersprechen, genügt das. Umgekehrt darfst du einem Geschäftskunden schon heute eine E-Rechnung schicken, ohne ihn vorher zu fragen.

Stand: September 2026. Auch nach der letzten Änderung des Umsatzsteuergesetzes im Juni 2026 stehen die Fristen so im Gesetz.

Was in die 800.000 Euro zählt

Die Grenze bezieht sich auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG, also auf dieselbe Größe wie bei der Kleinunternehmerregelung. Leicht liest man die Grenze als Umsatz mit Geschäftskunden. Das Gesetz zählt breiter:

• Alle steuerbaren Umsätze gehören dazu, auch die mit Privatkunden.
• Gerechnet wird mit dem Entgelt, also netto, ohne die Umsatzsteuer.
• Maßgeblich ist der Zahlungseingang. Eine Rechnung aus dem Dezember 2025, die im Januar 2026 bezahlt wurde, zählt für 2026. Anzahlungen zählen, sobald sie auf dem Konto sind.
• Bauleistungen, für die dein Auftraggeber die Steuer nach § 13b UStG schuldet, zählen mit.
• Nicht dazu gehören Verkäufe von Anlagevermögen, etwa des alten Firmenwagens, und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Die Grenze lautet „nicht mehr als 800.000 Euro“. Wer auf genau 800.000,00 Euro kommt, darf 2027 also noch Papier schicken. Gehört dein Unternehmen zu einer umsatzsteuerlichen Organschaft, zählt der Umsatz des ganzen Organkreises.

Und die Zahl steht erst am 31. Dezember 2026 fest. Wer im Herbst knapp darunter liegt, weiß bis Silvester nicht sicher, ob er im Januar noch Papier schicken darf.

Die Lücke zwischen Dezember und Januar

Die erste Übergangsfrist deckt Leistungen aus 2025 und 2026, aber nur, wenn die Rechnung bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt ist. Die zweite, mit der 800.000-Euro-Grenze, gilt erst für Leistungen ab dem 1. Januar 2027. Eine Arbeit für einen Geschäftskunden aus dem Dezember 2026, die du im Januar 2027 abrechnest, fällt nach dem Wortlaut von § 27 Abs. 38 UStG unter keine der beiden. Dann bleibt nur die E-Rechnung, auch bei einem Umsatz weit unter 800.000 Euro. Eine Ausnahme für diesen Fall steht weder in den BMF-Schreiben zur E-Rechnung noch im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Stand Juni 2026).

Bei Mehmet betrifft das die Unterverteilung, die er am 17. Dezember 2026 für ein Autohaus fertig verdrahtet. Schreibt er die Rechnung wie gewohnt in der zweiten Januarwoche, muss sie eine E-Rechnung sein, und das gälte genauso, wenn er 2026 unter 800.000 Euro bliebe. Dasselbe trifft jeden Betrieb, der Dezemberaufträge von Geschäftskunden gesammelt im neuen Jahr abrechnet.

Welche Kunden eine E-Rechnung bekommen

Ob ein einzelner Auftrag eine E-Rechnung braucht, hängt am Kunden. Pflicht ist sie, wenn du für das Unternehmen eines anderen Unternehmers leistest und ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Mehmets Aufträge sieht das so aus, sobald seine Übergangsfrist endet:

Beim Vermieter lohnt die Frage vorab, ob die Wohnung vermietet ist. Wusstest du nicht und konntest du auch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen, dass jemand als Unternehmer bestellt, beanstandet die Finanzverwaltung die fehlende E-Rechnung nicht.

Bist du selbst Kleinunternehmer, darfst du jede Rechnung dauerhaft auf Papier oder, mit Einverständnis des Kunden, als PDF schicken (§ 34a UStDV). Das ändert sich erst, wenn du zur Regelbesteuerung wechselst.

Was als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung ist eine Datei in einem strukturierten Format, das der europäischen Norm EN 16931 folgt. In Deutschland sind das meist XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1; die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen nicht dazu. Ein PDF aus dem Schreibprogramm ist keine E-Rechnung, auch nicht als E-Mail-Anhang, ebenso wenig ein Foto oder eine Word-Datei. Hat eine XML-Datei Formatfehler, zählt sie ebenfalls nur als sonstige Rechnung.

Inhaltlich ändert sich nichts: Es gelten dieselben Pflichtangaben wie bisher. Sie müssen aber im strukturierten Datensatz selbst stehen. Wer sie nur in einen Anhang packt, auf den die Datei verweist, hat keine ordnungsgemäße Rechnung.

Empfangen: seit 2025 Pflicht, ab 2027 wichtig für die Vorsteuer

Für den Empfang gab es keine Schonfrist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im Inland E-Rechnungen annehmen können, auch ein Kleinunternehmer und auch ein Vermieter mit nur steuerfreien Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach reicht, ein eigenes nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Auf Papier bestehen kannst du nicht.

Eine XRechnung ist XML, ohne passendes Programm kaum lesbar. Die Steuerverwaltung bietet auf elster.de einen kostenlosen Viewer an, der ohne Anmeldung funktioniert. Aufbewahren musst du die strukturierte Datei in ihrer ursprünglichen Form, acht Jahre lang. Die PDF-Ansicht, die manche Absender zusätzlich mitschicken, ersetzt sie nicht.

Ab 2027 hängt auch dein Vorsteuerabzug daran. Ist ein Lieferant zur E-Rechnung verpflichtet und schickt trotzdem ein PDF, ist das keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Er kann das heilen, indem er eine E-Rechnung nachschickt, die sich eindeutig auf das PDF bezieht; diese Berichtigung wirkt zurück. Allein wegen des falschen Formats streicht dir das Finanzamt die Vorsteuer nicht, wenn du annehmen durftest, dass der Lieferant noch unter eine Übergangsfrist fällt. Was du über seine Größe weißt, zählt dabei allerdings mit. Greift beides nicht, kann das Finanzamt die Vorsteuer immer noch nach einem strengen Maßstab anerkennen, wenn es alle Voraussetzungen prüfen kann. Bei einem inhaltlich richtigen und vollständigen PDF ist das laut Anwendungserlass in der Regel der Fall.

Bis Januar 2027 umstellen: Umsatz, Kunden, Rechnungsprogramm

1. Rechne deinen Gesamtumsatz 2026 hoch: Zahlungseingänge seit Januar netto, dazu, was bis Dezember noch kommt. Privatkunden gehören dazu, Verkäufe von Anlagevermögen nicht.
2. Liegst du darüber oder knapp darunter, plane die E-Rechnung für Januar 2027 ein. Liegst du deutlich darunter, reicht die Umstellung für Leistungen ab Januar 2028, bis auf Schritt 3.
3. Rechne Leistungen aus 2026 an Geschäftskunden bis zum 31. Dezember 2026 ab, wenn sie noch als PDF rausgehen sollen. Eine Rechnung für 2026, die erst im Januar rausgeht, braucht nach dem Gesetzestext das E-Rechnungsformat.
4. Geh deine Kundenliste durch und markiere, wer als Unternehmer bestellt: Vermieter und Bauunternehmer ja, Privatkunden nein.
5. Prüf, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen kann, und schick einem Stammkunden vorab eine Test-Rechnung. Kann es das nicht, erzeugt der kostenlose Rechnungsgenerator beide Formate und sagt dir zu jeder Rechnung, ob sie schon als E-Rechnung raus muss.
6. Bestimm ein Postfach für eingehende E-Rechnungen und archivier die XML-Datei, nicht nur die Ansicht.

Sortiert enno nachts deine Bank und Belege, hast du die Zahlungseingänge für Schritt 1 schon beisammen; ob ein Kunde privat oder gewerblich bestellt hat, prüfst du selbst. Ob in deinem Fall eine Organschaft besteht oder ein Auftrag unter eine Übergangsfrist fällt, klärst du im Zweifel mit einem Steuerberater.