Kleinunternehmerregelung mit Mitarbeitern: die Grenze zählt Umsatz, keine Köpfe

Ja. Als Kleinunternehmer darfst du Leute einstellen, eine Aushilfe im Minijob genauso wie eine Vollzeitkraft, und eine Obergrenze für ihre Zahl gibt es nicht. § 19 UStG fragt nur nach deinem Umsatz im Vorjahr und im laufenden Jahr. Löhne drücken den Gewinn, den Umsatz lassen sie in Ruhe. Mit der ersten Angestellten kommen dafür Pflichten als Arbeitgeber dazu.

Warum Löhne in der Umsatzgrenze nicht vorkommen

Deine Umsätze bleiben steuerfrei, wenn im Vorjahr höchstens 25.000 € Gesamtumsatz zusammenkamen und es im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € werden (§ 19 Abs. 1 UStG). Gesamtumsatz meint nach Absatz 2 die vereinnahmten Entgelte für deine Lieferungen und Leistungen, ohne einige steuerfreie Umsätze und ohne Verkäufe von Anlagevermögen. Was genau hineinzählt, rechnet der Beitrag zur Umsatzgrenze 2026 durch. Entscheidend ist die Richtung: Der Paragraf erfasst nur Geld, das zu dir kommt. Beschäftigte oder eine Lohnsumme erwähnt er nicht.

Lohn fließt in die andere Richtung. In der Einnahmenüberschussrechnung ist er eine Betriebsausgabe, also eine Aufwendung, die der Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG). Die Anlage EÜR hat dafür die Zeile „Ausgaben für eigenes Personal“, im Vordruck 2026 Zeile 31, im Vordruck 2025 noch Zeile 30. Laut ELSTER-Anleitung gehören dort Bruttolöhne und Versicherungsbeiträge für deine Arbeitnehmer hinein, samt gezahlter Lohnsteuer und anderer Nebenkosten. Der Gewinn sinkt, der Gesamtumsatz bleibt.

Auch umsatzsteuerlich passiert beim Lohn nichts. Wer in dein Unternehmen eingegliedert ist und deinen Weisungen folgen muss, ist kein Unternehmer (§ 2 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Deine Angestellte stellt dir keine Umsatzsteuer in Rechnung, also kostet dich die fehlende Vorsteuer beim Lohn keinen Cent.

Kleinstunternehmen, Kleinbetrieb, U1: wo tatsächlich Köpfe zählen

Mehrere Regelwerke nennen Firmen „klein“ und meinen jeweils etwas anderes. Die Begriffe, die wirklich Beschäftigte zählen, haben mit der Umsatzsteuer nichts zu tun:

Teilzeitkräfte zählen anteilig, und jedes Gesetz rechnet anders. Im Kündigungsschutzgesetz gilt eine Wochenarbeitszeit bis 20 Stunden als 0,5 und bis 30 Stunden als 0,75 (§ 23 Abs. 1 Satz 4 KSchG). Beim Ausgleichsverfahren zählt, wer höchstens 10 Stunden arbeitet, mit 0,25 (§ 3 Abs. 1 AAG). Eine Aushilfe mit zehn Wochenstunden ist also mal ein halber Arbeitnehmer, mal ein Viertel, und für § 19 UStG keiner. Die Umlage U2 für Mutterschaftsleistungen fragt gar nicht nach der Größe; laut Minijob-Zentrale zahlt sie jeder Arbeitgeber (§ 1 Abs. 2 AAG).

Was du als Arbeitgeber anmeldest, und bis wann

Als Arbeitgeber hast du dieselben Pflichten wie jeder Betrieb, mit oder ohne Umsatzsteuer. Die Lohnabrechnung selbst ist ein eigenes Fach. Was eine Stelle im Minijob, im Midijob oder in Vollzeit netto bringt und dich als Arbeitgeber kostet, zeigt der kostenlose Brutto-Netto-Rechner. Diese Anmeldungen und Fristen gehören dazu:

Melden kannst du über ein systemgeprüftes Lohnprogramm oder das SV-Meldeportal; für das Portal brauchst du laut Minijob-Zentrale ein ELSTER-Organisationszertifikat. Eine Sofortmeldung am ersten Tag verlangt das Gesetz nur in bestimmten Branchen, etwa im Bau, in der Gastronomie oder im Friseurgewerbe (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Unter dem Mindestlohn darfst du nicht zahlen: 13,90 € je Stunde seit 1. Januar 2026, 14,60 € ab 1. Januar 2027 (§ 1 MiLoV5).

Als Freiberufler bleibst du auch mit Personal einer, solange du die Arbeit mit deinem eigenen Fachwissen leitest und selbst verantwortest (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Wo die Linie verläuft, steht im Beitrag Freiberufler oder Gewerbe; die Kleinunternehmerregelung hängt nicht daran.

Was ein Minijob 2026 kostet

Ein Minijob mit Verdienstgrenze setzt voraus, dass das Entgelt regelmäßig nicht über der Geringfügigkeitsgrenze liegt (§ 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV). Diese Grenze ist der Monatslohn für zehn Wochenstunden zum Mindestlohn: Mindestlohn mal 130, geteilt durch 3, aufgerundet auf volle Euro (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Für 2026 heißt das 13,90 € × 130 ÷ 3 = 602,33 €, aufgerundet 603 € im Monat, aufs Jahr gerechnet 7.236 €. Mit 14,60 € ergibt dieselbe Formel für 2027 einen Wert von 633 €; bekannt gemacht hat ihn das Bundesarbeitsministerium im November 2025 im Bundesanzeiger.

Diese Sätze nennt die Minijob-Zentrale für gewerbliche Minijobs (Stand: 24. September 2026). Alles geht an sie, nur die Unfallversicherung an die Berufsgenossenschaft:

Die Minijobberin zahlt selbst 3,6 % in die Rentenversicherung, den Rest bis zum vollen Satz von 18,6 %. Sie kann sich auf Antrag befreien lassen (§ 6 Abs. 1b SGB VI); deine 15 % bleiben dann trotzdem (§ 172 Abs. 3 SGB VI). Ist sie privat krankenversichert, entfallen die 13 %.

Pascal rechnet sein Werkstattjahr mit Aushilfe durch

Wo der Status wirklich wackelt

Gefährlich für den Status ist das Wachstum, das eine Aushilfe möglich macht. Liegt der Gesamtumsatz eines Jahres über 25.000 €, berechnest du ab dem 1. Januar des Folgejahres Umsatzsteuer. Gehst du im laufenden Jahr über 100.000 €, endet die Steuerfreiheit schon mit der Zahlung, die dich über die Grenze bringt. Was du dann nachziehst, steht im Beitrag Kleinunternehmerregelung überschritten.

Einen echten Kleinunternehmer-Effekt gibt es, wenn du Hilfe einkaufst, statt jemanden einzustellen. Eine selbstständige Mechanikerin mit Regelbesteuerung schlägt 19 % Umsatzsteuer auf. Ein regelbesteuerter Betrieb holt sie sich als Vorsteuer zurück, du nicht, denn für steuerfreie Umsätze ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG). Bei 30 € netto je Stunde zahlst du 35,70 €. Beim Lohn gibt es diesen Aufschlag nicht. Arbeitet die freie Kraft allerdings wie eine Angestellte, nach deinen Weisungen und fest in deinen Abläufen, liegt Scheinselbstständigkeit nahe. Stellt die Rentenversicherung eine Beschäftigung fest, zahlst du als Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag, den Anteil der Beschäftigten eingeschlossen (§ 28e Abs. 1 SGB IV).

Erste Aushilfe als Kleinunternehmer: sechs Schritte bis zum ersten Lohn

1. Rechne Stunden mal Stundenlohn und prüfe, ob der Job im Schnitt bei höchstens 603 € im Monat bleibt. Liegt er darüber, meldest du bei der Krankenkasse der Beschäftigten an statt bei der Minijob-Zentrale.
2. Beantrage die Betriebsnummer beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Dafür brauchst du die Unternehmernummer deiner Berufsgenossenschaft.
3. Gib der neuen Kraft spätestens am ersten Arbeitstag die Niederschrift mit Entgelt und Arbeitszeit, und zeichne ab diesem Tag ihre Stunden auf.
4. Melde sie mit der ersten Lohnabrechnung bei der Minijob-Zentrale an, spätestens sechs Wochen nach Beginn, und bei deiner Berufsgenossenschaft.
5. Schick jeden Monat den Beitragsnachweis so, dass er zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags vorliegt, und sorge dafür, dass die Abgaben zum drittletzten Bankarbeitstag bei der Minijob-Zentrale sind, etwa per SEPA-Lastschriftmandat. Lohn und Abgaben gehören in der EÜR zu den Ausgaben für eigenes Personal. Sortiert enno nachts deine Bank und Belege, liegen diese Abbuchungen mit ihren Belegen zur Prüfung bereit.
6. Prüfe vor zusätzlichen Aufträgen, wie nah deine Umsatzsumme an 25.000 € liegt. Für die Lohnabrechnung und Sonderfälle, etwa eine Aushilfe mit zweitem Minijob, hol dir eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater dazu.