Umsatzsteuer zahlen trotz Verlust: warum die Zahllast nicht nach dem Gewinn fragt

Umsatzsteuer zahlst du auch in einem Monat mit Verlust, weil sie am Umsatz hängt und nicht am Gewinn. Berechnet wird sie auf das Entgelt deiner Umsätze, abziehen darfst du davon nur die Vorsteuer, im Alltag die Umsatzsteuer aus den Rechnungen anderer Unternehmer. Löhne, eine Miete ohne Umsatzsteuer, Versicherungen und Kreditzinsen drücken deinen Gewinn, in der Voranmeldung tauchen sie gar nicht auf. So kostet ein Monat Geld, und trotzdem bleibt eine Zahllast.

Gewinn und Zahllast rechnen mit verschiedenen Posten

Für den Gewinn ziehst du von den Einnahmen die Betriebsausgaben ab, also fast alles, was der Betrieb gekostet hat. Die Umsatzsteuer rechnet enger. § 10 Abs. 1 UStG bemisst sie nach dem Entgelt: dem, was deine Kundschaft für die Leistung zahlt, ohne die Umsatzsteuer selbst. Von der Steuer auf diese Entgelte setzt du die Vorsteuer des Zeitraums ab (§ 16 Abs. 2 UStG). Im Alltag ist das die Steuer, die ein anderer Unternehmer für eine Lieferung oder Leistung an dich nach dem Gesetz schuldet, und auch die nur mit Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Daneben gibt es Sonderfälle wie die Einfuhrumsatzsteuer oder Reverse Charge.

Auch an deinem Status ändert ein Verlust nichts. Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes bist du, wenn du selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielen willst. Eine Gewinnabsicht verlangt § 2 Abs. 1 Satz 3 UStG ausdrücklich nicht. Ob du als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnen darfst, hängt ebenfalls am Gesamtumsatz und nicht am Gewinn: höchstens 25.000 Euro im Vorjahr und höchstens 100.000 Euro im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG).

Seinen Platz hat der Verlust bei der Einkommensteuer. Was sich im selben Jahr nicht mit anderen Einkünften ausgleichen lässt, zieht das Finanzamt nach § 10d EStG von den Einkünften der beiden Vorjahre ab oder trägt es in spätere Jahre vor.

Kosten, die keine Vorsteuer mitbringen

Den Unterschied zwischen Verlust und Zahllast machen Kosten, auf denen keine abziehbare Umsatzsteuer liegt. Sie mindern deinen Gewinn in voller Höhe und die Zahllast um keinen Cent.

Bei der Miete lohnt ein Blick in den Vertrag. Vermietet jemand Räume an ein Unternehmen, darf er auf die Steuerbefreiung verzichten, aber nur, soweit der Mieter die Räume ausschließlich für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (§ 9 Abs. 1 und 2 UStG). Steht in deinem Mietvertrag oder auf der Mietrechnung keine Umsatzsteuer, zahlst du die Miete ohne Vorsteuer.

Je größer dieser Block im Verhältnis zu deinen Umsätzen ist, desto eher treffen Verlust und Zahllast im selben Monat zusammen. Ein Café mit Aushilfen und Ladenmiete ist dafür ein gutes Beispiel.

Jules Februar: 1.400 Euro Minus, 884 Euro Zahllast

Umsatzsteuer zahlen bei Verlust heißt in Jules Fall: Die Steuer steckt in den Preisen, die ihre Gäste im Februar bezahlt haben. Ausgegeben hat Jule das Geld für Löhne und Miete, lange bevor die Voranmeldung fällig war.

Eine Miete mit Umsatzsteuer hätte daran nichts geändert. Angenommen, die Vermieterin hätte auf die Steuerbefreiung verzichtet und 2.600 € zuzüglich 19 Prozent berechnet. Dann kämen 494 € Vorsteuer dazu, und die Zahllast sänke auf 390 €. Dieselben 494 € hätte Jule aber vorher an die Vermieterin überwiesen. Der Verlust bliebe bei 1.400 €, und auf dem Konto fehlten weiter 700 €.

Jule überweist seit März jeden Montag 11 Prozent der Kasseneinnahmen der Vorwoche auf ein eigenes Steuerkonto. Das entspricht ungefähr dem Umsatzsteueranteil ihrer Bruttoeinnahmen, im Februar 1.370 € von 12.370 €. Nach der Voranmeldung zahlt sie die Zahllast von diesem Konto und holt den Rest zurück, ungefähr die Vorsteuer des Monats.

Wenn die Vorsteuer die Umsatzsteuer übersteigt

Ins Minus rutscht die Voranmeldung, wenn in einem Monat mehr Vorsteuer anfällt als Umsatzsteuer, etwa nach einer großen Anschaffung oder in einem Monat mit wenig Umsatz. Beim Café kommt dazu, dass es Speisen mit 7 Prozent verkauft, Maschinen und Energie aber mit 19 Prozent einkauft.

Im März 2026 kauft Jule eine neue Siebträgermaschine. Sie wird im März geliefert, die Rechnung lautet auf 9.500 € netto plus 1.805 € Umsatzsteuer. Ihre Umsätze bringen im März 1.535 € Umsatzsteuer: 7.000 € Speisen mit 490 € und 5.500 € Getränke mit 1.045 €. Die laufenden Einkäufe bringen 520 € Vorsteuer. Also 1.535 € − 520 € − 1.805 € = −790 €. Die Voranmeldung für März weist einen Überschuss von 790 € zu Jules Gunsten aus.

Ausgezahlt ist der Überschuss damit noch nicht. Eine Voranmeldung, die zu einer Erstattung führt, steht erst dann einer Steuerfestsetzung gleich, wenn das Finanzamt zustimmt; eine Form braucht diese Zustimmung nicht (§ 168 Satz 2 und 3 AO). Plane die 790 € also nicht fest für den 10. April ein.

Beim Gewinn taucht die Maschine anders auf. Ihren Nettopreis verteilt Jule als Abschreibung auf die Jahre der Nutzung, beginnend mit dem Monat der Anschaffung (§ 7 Abs. 1 EStG). Ab März steht die Maschine also bei den Kosten ohne Vorsteuer, so wie im Februar die 700 € für Einrichtung und alte Maschine.

Zwei Stellen, an denen die Zahllast zu hoch sein kann

Dass trotz Verlust eine Zahllast bleibt, ist für sich kein Fehler. Zu hoch wird sie, wenn Vorsteuer fehlt oder wenn du Umsätze versteuerst, deren Geld noch aussteht.

Fehlt Vorsteuer?

Ohne Rechnung gibt es keinen Abzug (§ 15 Abs. 1 UStG). Der Kassenbon aus dem Großmarkt, der nie in den Ordner kam, oder die Handwerkerrechnung, die noch im Postfach liegt, fehlen in der Voranmeldung. Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügt ein Bon mit den Angaben einer Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Welche Rechnung den Abzug trägt und in welchen Monat er gehört, steht unter Vorsteuerabzug: Voraussetzungen.

Eine Abbuchung ohne passenden Beleg kann genau diese fehlende Vorsteuer sein. Deshalb gleicht enno Buchungen mit Belegen ab, bevor es die Voranmeldung mit Quellen vorbereitet. Prüfen und übermitteln tust du sie selbst.

Hast du Geld versteuert, das noch nicht da ist?

Stellst du Rechnungen, etwa für ein Catering, und wartest oft lange aufs Geld, schuldest du die Steuer ohne besondere Erlaubnis schon für den Monat oder das Quartal der Leistung, mit der Ist-Versteuerung erst für den des Zahlungseingangs (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Ist ein Entgelt uneinbringlich geworden, berichtigst du die Steuer darauf für den Zeitraum, in dem das eingetreten ist. Zahlt der Kunde später doch, berichtigst du erneut (§ 17 Abs. 1 und 2 Nr. 1 UStG).

Wenn das Geld für die Zahllast fehlt

Die Voranmeldung für einen Monat oder ein Quartal muss am 10. Tag danach beim Finanzamt sein, und am selben Tag ist die Zahlung fällig (§ 18 Abs. 1 UStG). Mit Dauerfristverlängerung verschiebt sich beides um einen Monat (§ 46 UStDV). Ob das Konto reicht, ändert an keinem der beiden Termine etwas. Schick die Anmeldung also pünktlich ab, auch wenn du noch nicht zahlen kannst.

Zahlst du zu spät, kostet jeder angefangene Monat 1 Prozent Säumniszuschlag auf den Rückstand, abgerundet auf volle 50 Euro (§ 240 Abs. 1 AO). Für Jules 884 € wären das 1 Prozent von 850 €, also 8,50 € je Monat. Bis zu drei Tage Verspätung bleiben bei einer Überweisung ohne Zuschlag (§ 240 Abs. 3 AO).

Reicht das Geld bis zum 10. nicht, beantrage vorher eine Stundung. Das Finanzamt kann sie gewähren, wenn es für dich eine erhebliche Härte wäre, am Fälligkeitstag zu zahlen, und die Steuer durch den Aufschub nicht gefährdet erscheint, in der Regel auf Antrag und gegen Sicherheitsleistung (§ 222 AO). Wie du das begründest und was es kostet, erklärt der Beitrag Ratenzahlung beim Finanzamt beantragen.

Vor dem nächsten 10.: Verlust und Zahllast getrennt planen

1. Rechne für den Monat beides: Umsatzsteuer minus Vorsteuer für die Voranmeldung, Einnahmen minus Kosten für den Gewinn. Rechne nicht damit, dass beide dasselbe Vorzeichen haben.
2. Markiere die Kosten ohne Vorsteuer: Löhne, Miete, Versicherungen, Zinsen, Lieferanten ohne Steuerausweis, Abschreibungen. Sie erklären den Unterschied.
3. Leg zu jedem Einkauf mit Umsatzsteuer die Rechnung bereit, bevor du die Voranmeldung abschickst.
4. Überweis den Steueranteil deiner Einnahmen auf ein eigenes Konto, sobald das Geld da ist.
5. Übermittle die Voranmeldung bis zum 10., auch wenn das Geld nicht reicht, und stell einen Stundungsantrag vor diesem Tag.
6. Hält der Verlust über viele Monate an oder steht eine große Anschaffung bevor, besprich deinen Fall mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.