Rechnung korrigieren: wann ein Korrekturbeleg reicht und wann du stornierst

Eine Rechnung, die schon beim Kunden liegt, überschreibst du nicht. Du schickst ein zweites Dokument hinterher, das Nummer und Datum der alten Rechnung nennt und nur die fehlenden oder falschen Angaben richtigstellt (§ 31 Abs. 5 UStDV). Ist die ganze Rechnung hinfällig, stornierst du sie und stellst bei Bedarf eine neue mit neuer Nummer aus. „Gutschrift“ heißt keiner dieser Wege: Umsatzsteuerlich ist das eine Rechnung, die dein Kunde für dich schreibt.

Welcher Fehler welchen Weg braucht

Die Pflichtangaben selbst stehen in der Checkliste nach § 14 UStG.

Für die Vorsteuer bleibt ein Tippfehler folgenlos, solange sich Beteiligte, Leistung und Leistungszeitpunkt eindeutig feststellen lassen und er den Sinn nicht verdreht (Abschnitt 15.2a Abs. 6 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses, UStAE). Eine fehlende Steuernummer bringt dir keine zusätzliche Steuer: Die regelt § 14c UStG, und der knüpft an einen zu hohen oder unberechtigten Steuerausweis an, nicht an fehlende Angaben. Ein Bußgeld droht dafür auch nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE). Heikel ist nur eine Leistungsbeschreibung, die eine andere Leistung nennt als die erbrachte; dazu unten mehr.

Die Berichtigung ist ein zweites Dokument

Ob du eine Rechnung nachträglich ändern darfst, hängt davon ab, was du ändern willst: den Inhalt ja, die verschickte Datei nicht. § 14 Abs. 3 UStG verlangt, dass der Inhalt unversehrt bleibt, und zur Aufbewahrung schreibt der Anwendungserlass knapp: „Nachträgliche Änderungen sind nicht zulässig.“ Das Original bleibt also im Archiv, wie es rausging. Auf das zweite Dokument gehört:

1. Ein eindeutiger Bezug auf die alte Rechnung. Nennst du ihre Nummer, ist er in der Regel hergestellt, und eine neue Rechnungsnummer braucht das Dokument nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE). Mit gleicher Rechnungsnummer zu korrigieren ist also erlaubt, solange erkennbar ist, dass hier berichtigt wird.
2. Die fehlenden oder falschen Angaben. Mehr verlangt § 31 Abs. 5 UStDV nicht, die ganze Rechnung zu wiederholen ist freiwillig.
3. Die Form, die für die Rechnung selbst galt (§ 31 Abs. 5 Satz 3 UStDV). Musste das Original eine E-Rechnung sein, muss es auch die Korrektur sein.

Für eine Berichtigung auf Papier oder als PDF kannst du diese Vorlage nehmen.

[Dein Name oder Firma]
[Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [Nummer]

[Name des Kunden]
[Anschrift des Kunden]

[Ort], [Datum]

Berichtigung der Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Die oben genannte Rechnung wird in folgenden Angaben berichtigt:

[Angabe, zum Beispiel Leistungszeitraum]: [richtige Angabe]
[Angabe, zum Beispiel Umsatzsteuer 19 %]: [richtiger Betrag] Euro
[Angabe, zum Beispiel Gesamtbetrag]: [richtiger Betrag] Euro

Alle übrigen Angaben der Rechnung bleiben unverändert.

[Nur bei zu hoch ausgewiesener, schon bezahlter Steuer:]
Den zu viel gezahlten Betrag von [Betrag] Euro überweise ich am [Datum] auf Ihr Konto.

Berichtigen kann nur, wer die Rechnung ausgestellt hat; was dein Kunde selbst ergänzt oder durchstreicht, wirkt für sich genommen nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 2 UStAE). Er kann aber eine Berichtigung verlangen, wenn sonst sein Vorsteuerabzug gefährdet ist, und muss die alte Rechnung nicht zurückgeben (Abschnitt 14.11 Abs. 3 und Abs. 1 UStAE).

Stornieren und neu ausstellen

Das Wort Stornorechnung kommt im Umsatzsteuergesetz nicht vor. Gemeint ist ein Beleg, der die alte Rechnung aufhebt, meist mit Minusbeträgen, gefolgt von einer neuen Rechnung. Der Anwendungserlass erkennt den Weg an: Auch Storno und Neuausstellung können beim Vorsteuerabzug deines Kunden auf das alte Datum zurückwirken (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

Die beiden Wege nebeneinander:

Die eigene Nummer folgt aus § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG: Eine Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben. Für den Stornobeleg verlangen UStG, UStDV und Anwendungserlass keine Rechnungsnummer. Als Beleg in deiner Buchhaltung braucht er aber, wie die Berichtigung auch, ein eindeutiges Kennzeichen, etwa eine Belegnummer (GoBD, Rz. 77).

„Gutschrift“ meint umsatzsteuerlich etwas anderes

Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG ist eine Gutschrift eine Rechnung, die dein Kunde über deine Leistung schreibt, sofern er Unternehmer oder eine juristische Person ist und ihr das vorher vereinbart habt. Das Wort „Gutschrift“ muss draufstehen. Widersprichst du, verliert das Dokument die Wirkung einer Rechnung. Korrigieren kann es nur dein Kunde als Aussteller.

Im Geschäftsalltag heißt Gutschrift dagegen meist: Geld zurück. Die „im allgemeinen Sprachgebrauch ebenso bezeichnete Stornierung oder Korrektur der ursprünglichen Rechnung“ ist laut Anwendungserlass keine Gutschrift (Abschnitt 14.3 Abs. 2 UStAE). Steuer löst das Wort allein nicht aus, klarer ist trotzdem „Rechnungskorrektur“, „Storno“ oder „Preisnachlass“.

Skonto, ein Nachlass wegen eines Mangels oder eine Rückabwicklung ändern die Bemessungsgrundlage, die ursprüngliche Rechnung musst du dafür nicht berichtigen, auch keine E-Rechnung (Abschnitt 14.11 Abs. 4 und 17.1 Abs. 3a UStAE). Du korrigierst deine Umsatzsteuer, dein Kunde seine Vorsteuer, beide für den Zeitraum der Änderung; zahlst du Geld zurück, ist das der Zeitraum der Rückzahlung. Einen Beleg darüber verlangt das Gesetz nur, wenn sich Entgelte zu verschiedenen Steuersätzen gemeinsam ändern, etwa bei einem Jahresbonus (§ 17 Abs. 4 UStG). Beiden Buchhaltungen hilft er trotzdem, und Minusbeträge mit Minuszeichen darauf lösen keine Steuer nach § 14c aus.

Zu viel oder zu wenig Umsatzsteuer ausgewiesen

Richtig Geld kostet ein falscher Steuerbetrag. Steht auf der Rechnung mehr Umsatzsteuer, als du für die Leistung schuldest, kommt dieser Mehrbetrag zu deiner Steuer hinzu, und zwar ab Ausgabe der Rechnung (§ 14c Abs. 1 und § 13 Abs. 1 Nr. 3 UStG). Dein Kunde darf nur die richtige Steuer als Vorsteuer abziehen. Weist du als Kleinunternehmer überhaupt Umsatzsteuer aus, gilt das nach Abschnitt 14c.1 Abs. 2 UStAE ebenfalls als zu hoher Steuerausweis.

Loswerden kannst du den Mehrbetrag nur mit einer schriftlichen Berichtigung, die deinem Kunden tatsächlich zugeht. Sie wirkt nicht zurück: Du korrigierst im Voranmeldungszeitraum, in dem du die berichtigte Rechnung erteilst, und hat der Kunde schon bezahlt, erst nachdem du ihm das Zuviel zurückgezahlt hast (Abschnitt 14c.1 Abs. 5 UStAE).

Ohne Rückzahlung geht es, wenn du den Rechnungsbetrag stehen lässt und die richtige Steuer aus ihm herausrechnest; ob dein Kunde das mitmacht, hängt an eurer Vereinbarung. Und hast du die Leistung tatsächlich erbracht und an einen Endverbraucher abgerechnet, etwa eine Privatperson, entsteht nach Abschnitt 14c.1 Abs. 1a UStAE gar keine Steuer aus § 14c Abs. 1. Das musst du glaubhaft machen.

Weist du zu wenig aus, etwa 7 statt 19 Prozent, schuldest du trotzdem die richtige Steuer, herausgerechnet aus dem Gesamtbetrag (Abschnitt 14c.1 Abs. 9 UStAE). Dein Kunde zieht nur die ausgewiesene Steuer ab und den Rest erst mit der korrigierten Rechnung.

Strenger ist § 14c Abs. 2 UStG. Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet den ganzen Betrag. Das gilt für eine Leistung, die nie stattfand, für den Verkauf eines privaten Gegenstands und für eine Rechnung, die statt der erbrachten eine andere Leistung nennt; dann schuldest du den Betrag zusätzlich zur Steuer für die echte Leistung. Eine bloß ungenaue Beschreibung zählt nicht dazu (Abschnitt 14c.2 Abs. 2 UStAE). Berichtigen geht nur auf schriftlichen Antrag bei deinem Finanzamt und erst, wenn der Empfänger keine Vorsteuer daraus gezogen oder sie ans Finanzamt zurückgezahlt hat.

Wann die Berichtigung für die Vorsteuer zurückwirkt

Vorsteuer abziehen darf dein Kunde nur mit einer Rechnung, die den §§ 14 und 14a UStG entspricht (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Berichtigung liefert sie nach, und zwar für den ursprünglichen Zeitraum (so der Bundesfinanzhof 2016, V R 26/15), wenn die erste Rechnung schon fünf Angaben enthielt: wer abrechnet, an wen, welche Leistung, das Entgelt und die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer, jeweils nicht so vage oder offensichtlich falsch, dass sie praktisch fehlen. Möglich ist das bis zum Schluss der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE). Fehlte eine der fünf Angaben, gibt es die Vorsteuer erst für den Zeitraum, in dem du die Berichtigung übermittelst.

Für deinen Kunden geht es um Zinsen: Streicht ihm das Finanzamt die Vorsteuer im alten Jahr, verzinst es die Nachzahlung mit 0,15 Prozent je vollem Monat. Für Steuer, die ab 2025 entstanden ist, läuft der Zins ab 15 Monaten nach Jahresende (§ 233a und § 238 Abs. 1a AO). Für Monate ab dem 1. Januar 2027 sieht der Entwurf eines Jahressteuergesetzes 2026 der Bundesregierung 0,3 Prozent vor (Bundesrats-Drucksache 447/26); beschlossen ist er Stand 25. September 2026 nicht.

E-Rechnung: die Korrektur folgt dem Format

Zwischen Unternehmen im Inland ist die E-Rechnung seit 2025 grundsätzlich vorgeschrieben, mit Übergangsregeln für Leistungen bis Ende 2027 (wann sie dich trifft). Für Korrekturen heißt das:

• War für die Rechnung eine E-Rechnung Pflicht, muss auch die Berichtigung eine sein, mit dem entsprechenden Rechnungstyp. Die Angaben per E-Mail oder als PDF nachzureichen, genügt nicht (Abschnitt 14.11 Abs. 1 UStAE).
• Durftest du dank Übergangsregel noch auf Papier oder als PDF abrechnen, darfst du auch so berichtigen. Deshalb reicht Carla 2026 ein PDF.
• Ein PDF, wo eine E-Rechnung vorgeschrieben war, berechtigt deinen Kunden dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Du berichtigst es mit einer E-Rechnung, die sich erkennbar auf das PDF bezieht (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

Vier Schritte, bis die Rechnung wieder stimmt

1. Ordne den Fehler mit der Tabelle oben ein: einzelne Angabe, Steuerbetrag, ganze Rechnung oder nachträgliche Preisänderung.
2. Lass die verschickte Rechnung unverändert und leg Berichtigung oder Storno daneben ab, Rechnungen acht Jahre lang (§ 14b UStG). Die Berichtigung nennt Nummer und Datum der alten Rechnung und hat die Form, die für die Rechnung vorgeschrieben war.
3. Zu viel Steuer ausgewiesen und schon bezahlt: erst das Zuviel zurücküberweisen, dann die Steuer in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Zeitraum mindern, in dem Berichtigung und Rückzahlung beide erledigt sind. Den alten Zeitraum lässt du stehen.
4. Hast du Steuer ohne Berechtigung ausgewiesen, läuft eine Prüfung oder streitet ein Kunde über seine Vorsteuer, sprich mit einem Steuerberater, bevor du etwas verschickst.