Bewirtungskosten absetzen: was vom Geschäftsessen zählt und was der Beleg 2026 braucht

Von einem Geschäftsessen mindern 70 Prozent der Kosten deinen Gewinn. Berechnest du selbst Umsatzsteuer, holst du dir die Steuer auf der Rechnung trotzdem vollständig als Vorsteuer zurück. Dafür brauchst du einen geschäftlichen Anlass, eine angemessene Höhe und einen Nachweis aus Restaurantrechnung und eigenen Angaben. Was unangemessen oder nicht belegt ist, mindert den Gewinn gar nicht; die 70 Prozent gelten nur für den Rest.

Wann ein Essen als geschäftliche Bewirtung gilt

Bewirtung heißt, dass du Menschen beköstigst und Essen oder Trinken dabei eindeutig im Vordergrund steht. Geschäftlich ist der Anlass, wenn du mit den Gästen schon Geschäfte machst oder solche anbahnen willst (R 4.10 Abs. 5 und 6 EStR). Das Mittagessen mit einer Interessentin gehört also dazu, auch wenn kein Auftrag daraus wird.

Gekürzt wird auch dein eigener Teller, ebenso der Anteil deiner Angestellten, wenn sie mit am Tisch sitzen (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR).

Typische Fälle, wenn du Kundschaft berätst:

Beim Teamessen entfällt die Kürzung, weil allein die Bewirtung eigener Angestellter nicht als geschäftlich gilt. Ist es eine Betriebsveranstaltung, zu der alle eingeladen sind, bleiben für deine Angestellten bis 110 Euro je Person lohnsteuerfrei, Umsatzsteuer eingerechnet, bei bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG).

Ein Geschenk läuft steuerlich getrennt von der Bewirtung, in einer eigenen Zeile der EÜR und mit dem Namen des Empfängers auf dem Beleg. Kostet alles, was dieselbe Person im Jahr von dir bekommt, zusammen mehr als 50 Euro, zählt davon kein Cent.

Angemessen: keine feste Euro-Grenze

Wie teuer ein Geschäftsessen sein darf, legen weder das Gesetz noch das aktuelle BMF-Schreiben in Euro fest. Maßstab ist die allgemeine Verkehrsauffassung. Was darüber hinausgeht, scheidet vorab vollständig aus, genau wie Kosten ohne Nachweis; erst der Rest wird auf 70 Prozent gekürzt (R 4.10 Abs. 6 Sätze 5 und 6 EStR). Werte wie „100 Euro pro Gast“, die im Netz kursieren, findest du in keinem der beiden Texte.

Zwei Steuersätze auf der Rechnung, volle Vorsteuer

Seit dem 1. Januar 2026 kostet Essen im Restaurant 7 Prozent Umsatzsteuer statt 19, so hat es das Steueränderungsgesetz 2025 geregelt. Getränke bleiben bei 19 Prozent (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG). Bewirtungsrechnungen von 2026 weisen deshalb meist zwei Steuerbeträge aus.

Beide ziehst du vollständig als Vorsteuer ab, obwohl nur 70 Prozent der Kosten den Gewinn mindern. § 15 Abs. 1a UStG sperrt die Vorsteuer zwar für Ausgaben, die unter bestimmte Abzugsverbote des Einkommensteuergesetzes fallen. Die Bewirtung nimmt er aber ausdrücklich aus, soweit die Kosten angemessen und nachgewiesen sind. Für einen unangemessenen Teil gibt es keine Vorsteuer (Abschnitt 15.6 Abs. 6 UStAE). Beim Geschenk über 50 Euro fehlt diese Ausnahme: Dort geht mit dem Betriebsausgabenabzug auch die Vorsteuer verloren.

Das Trinkgeld zählt zu den Bewirtungskosten und wird mit ihnen auf 70 Prozent gekürzt (R 4.10 Abs. 5 Satz 4 EStR). Vorsteuer steckt darin nicht: Ein freiwilliges Trinkgeld an die Bedienung gehört nicht zum Entgelt des Restaurants (Abschnitt 10.1 Abs. 5 UStAE), Umsatzsteuer fällt darauf nicht an. Abziehen kannst du aber nur Steuer, die ein Unternehmer für seine Leistung schuldet (§ 15 Abs. 1 UStG). Ein Bedienungszuschlag, den das Restaurant selbst berechnet, ist dagegen Teil des Entgelts und trägt Umsatzsteuer. Das Trinkgeld musst du selbst nachweisen. Am einfachsten druckt die Kasse es mit auf die Rechnung, oder die Bedienung quittiert es darauf (BMF-Schreiben vom 19. November 2025, Rn. 8).

Als Kleinunternehmerin oder Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer. Du setzt die Rechnung brutto an, so verlangt es die amtliche Anleitung zur Anlage EÜR 2026, und kürzt den Bruttobetrag samt Trinkgeld auf 70 Prozent. Wann die Kleinunternehmerregelung für dich gilt, steht in einem eigenen Beitrag.

Was der Bewirtungsbeleg 2026 enthalten muss

Für den Nachweis verlangt das Gesetz Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe. Im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, weil die beigefügte Rechnung den Rest belegt (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Sätze 2 und 3 EStG). Bewirtest du anderswo, etwa mit bestelltem Essen im Büro, notierst du alle fünf Angaben. Die Einzelheiten regelt das BMF-Schreiben vom 19. November 2025. Es ersetzt das Schreiben vom 30. Juni 2021, das nur noch für Bewirtungen bis Ende 2024 gilt.

Die Rechnung des Restaurants

Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein (Rn. 1). Arbeitet das Restaurant mit einer elektronischen Kasse, erkennt das Finanzamt sie zudem nur an, wenn eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) sie absichert (Rn. 13). Erkennbar ist das an einer Transaktionsnummer und der Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls; diese Angaben dürfen auch als QR-Code auf dem Bon stehen (Rn. 14). Fällt die TSE aus, darf das Restaurant weiter kassieren, wenn der Bon den Ausfall erkennen lässt, etwa durch eine fehlende Transaktionsnummer oder einen Vermerk. Mit so einem Bon bleibt der Abzug grundsätzlich möglich (Rn. 15). Rechnet das Restaurant erst später ab und du zahlst unbar, etwa nach einer geschlossenen Veranstaltung, brauchst du keinen Kassenbon. Dann legst du den Zahlungsnachweis zur Rechnung, falls die Rechnung die unbare Zahlung nicht schon vermerkt (Rn. 16).

Deine Angaben: Anlass, Teilnehmer, Unterschrift

Auf die Rechnung oder ein eigenes Blatt schreibst du den Anlass und die Namen aller Teilnehmenden, dich eingeschlossen. Das erledigst du zeitnah, und diesen Eigenbeleg unterschreibst du (Rn. 1). Der Anlass muss den Bezug zu einem Geschäftsvorgang oder einer Geschäftsbeziehung erkennen lassen (R 4.10 Abs. 9 Satz 5 EStR). „Geschäftsessen“ allein zeigt ihn kaum, „Angebot für das Führungskräfte-Coaching besprochen“ schon. Bei einer größeren Gruppe, deren Namen du nicht zumutbar erfassen kannst, genügen die Zahl der Teilnehmenden und eine Sammelbezeichnung (R 4.10 Abs. 9 Sätze 2 bis 4 EStR).

Als Vorlage für deinen Eigenbeleg kannst du diesen Text nehmen; er enthält alle fünf Angaben und passt damit auch für eine Bewirtung außerhalb eines Restaurants.

Bewirtung aus geschäftlichem Anlass

Tag der Bewirtung: [Datum]
Ort: [Name und Anschrift des Restaurants oder Ort der Bewirtung]
Anlass: [konkreter Bezug zu einem Geschäftsvorgang, zum Beispiel: Angebot für das Projekt besprochen]
Teilnehmende: [Name, Funktion und Firma jedes Gastes]; [Dein Name]
[Nur wenn Namen nicht zumutbar zu erfassen sind: Zahl der Teilnehmenden und eine Sammelbezeichnung]
Höhe der Aufwendungen: [Rechnungsbetrag] €, Trinkgeld [Betrag] €

Beigefügt: [Rechnung des Restaurants oder andere Belege über die Aufwendungen]

[Ort], [Datum]
[Unterschrift]

Digital statt Papier

Die Rechnung darf dir als E-Rechnung oder in einem anderen elektronischen Format zugehen, eine Papierrechnung darfst du einscannen (Rn. 18). Auch den Eigenbeleg kannst du digital anlegen. An die Stelle der Unterschrift tritt dann eine elektronische Unterschrift oder Freigabe; wann du die Angaben gemacht und freigegeben hast, wird elektronisch festgehalten, und nachträglich darf sich nichts undokumentiert ändern lassen (Rn. 19 und 22). Rechnung und Eigenbeleg müssen eindeutig zusammengehören, über einen Verweis oder einen gemeinsamen Index. Lässt sich einer Rechnung kein Eigenbeleg zuordnen, entfällt der Abzug (Rn. 20). Den Scan-Ablauf beschreibt der Beitrag Belege digitalisieren.

Eine Restaurantrechnung, Zeile für Zeile

Eigenes Konto, eigene Zeile in der Anlage EÜR 2026

Bewirtungskosten zeichnest du einzeln und getrennt von deinen übrigen Ausgaben auf, zum Beispiel auf einem eigenen Konto. Fehlt diese Trennung, mindern sie den Gewinn überhaupt nicht, auch nicht zu 70 Prozent (§ 4 Abs. 7 EStG).

Den Vordruck der Anlage EÜR 2026 hat das Bundesfinanzministerium am 1. September 2026 bekannt gegeben. Die Bewirtung steht dort im Block „Beschränkt abziehbare Betriebsausgaben“ in Zeile 64, mit zwei Feldern: dem nicht abziehbaren Teil (Kennzahl 165) und dem abziehbaren Teil (Kennzahl 175). Die Vorsteuer aus den Rechnungen gehört nicht dorthin, sondern mit allen anderen Vorsteuerbeträgen in Zeile 58. Füllst du noch die EÜR 2025 aus, heißen die Zeilen 63 und 57. Wie aus allen Zeilen die Gewinnzahl wird, zeigt EÜR erstellen; welche Ausgaben das Gesetz sonst noch deckelt, die Übersicht zum Absetzen für Selbstständige.

enno gleicht jede Restaurantzahlung mit ihrer Rechnung ab, und die EÜR bereitet es mit Quellen vor. Anlass und Gäste eines Essens kennst aber nur du, und übermitteln tust du selbst.

Nach dem Geschäftsessen: vier Handgriffe bis zur Zeile 64

1. Noch am Tisch: Prüf den Bon auf gedrucktes Datum, einzeln aufgeführte Gerichte und Transaktionsnummer oder QR-Code. Liegt der Betrag über 250 Euro, lass dir eine Rechnung auf deinen Namen geben. Das Trinkgeld lässt du aufdrucken oder quittieren.
2. Am selben Tag: Notier Anlass und alle Teilnehmenden, unterschreib oder gib digital frei und verknüpf den Eigenbeleg mit der Rechnung.
3. Beim Buchen: Nettobetrag und Trinkgeld auf ein eigenes Bewirtungskonto, die Vorsteuer in die Voranmeldung für den Monat oder das Quartal des Essens. Kaffee im Beratungsraum ist keine Bewirtung und gehört nicht darauf.
4. Zum Jahresende: Summe des Kontos in 30 und 70 Prozent aufteilen und in Zeile 64 eintragen, die Vorsteuer in Zeile 58.

Bei Grenzfällen, etwa einem Abend mit Kundschaft und privaten Gästen oder einer ungewöhnlich hohen Rechnung, klärst du die Aufteilung besser vorher mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.