E-Rechnung empfangen: was Pflicht ist und was nach dem Eingang mit der Datei passiert

Um E-Rechnungen zu empfangen, brauchst du nichts Neues: Ein E-Mail-Postfach genügt, und empfangsbereit sein muss jedes Unternehmen im Inland seit dem 1. Januar 2025. Lesen kannst du die Dateien kostenlos im Viewer der Steuerverwaltung. Arbeit macht erst, was danach kommt: prüfen, ob die Rechnung stimmt, und die Originaldatei acht Jahre unverändert aufheben. Für Leistungen ab 2027 kommt die Frage dazu, welche Lieferanten dir noch ein PDF schicken dürfen.

Was die Empfangspflicht von dir verlangt

Die Übergangsfristen aus § 27 Abs. 38 UStG gelten nur für den, der die Rechnung schreibt. Annehmen können muss E-Rechnungen seit Januar 2025 jedes Unternehmen im Inland, auch wer Kleinunternehmer ist oder nur steuerfrei eine Wohnung vermietet.

Eine E-Rechnung zurückzuweisen verschafft dir deshalb keine Papierrechnung. Die Rechnungspflicht deines Lieferanten gilt als erfüllt, wenn er die Datei ausgestellt hat und seinen Übermittlungsversuch belegen kann, etwa mit einem Sendeprotokoll (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Welche Datei als E-Rechnung zählt und wer noch PDF schicken darf

Als E-Rechnung zählt eine Datei in einem strukturierten Format, in der Regel nach der europäischen Norm EN 16931. Meist landet bei dir eine XRechnung, also reines XML, oder ein ZUGFeRD-PDF ab Version 2.0.1 mit eingebetteter XML, wobei die Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht genügen. Ein gewöhnliches PDF, ein Foto, Rechnungsangaben im Mailtext und eine XML-Datei mit Formatfehlern sind sonstige Rechnungen. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, bei der E-Rechnung stehen sie im strukturierten Teil.

Ob dir ein Lieferant noch eine sonstige Rechnung schicken darf, hängt davon ab, wann er geleistet hat und wer er ist:

Für Leistungen aus 2027 muss auch die Papier- oder PDF-Rechnung bis zum 31. Dezember 2027 übermittelt sein (§ 27 Abs. 38 UStG). Wo die Tabelle „zulässig“ sagt, genügt Papier ohne dein Zutun; ein PDF braucht dein Einverständnis, und das kann schon darin liegen, dass du solche Rechnungen widerspruchslos annimmst (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE).

Lesen ohne Zusatzkosten: der Viewer auf elster.de

Eine XRechnung ist ein Datensatz für Buchhaltungsprogramme; im Texteditor siehst du nur Datenzeilen. Lesbar macht sie ein Viewer. Die Steuerverwaltung bietet auf elster.de den Dienst „E-Rechnung ansehen“ an: Du ziehst die Datei in das Auswahlfeld, anmelden musst du dich nicht, und der Dienst stellt XRechnung wie ZUGFeRD dar. Die Seite nennt sich einen unverbindlichen Service. Kostenlose Viewer privater Anbieter gibt es laut Bundesfinanzministerium ebenfalls.

Lehnt der Viewer eine Datei ab, weil sie keine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sei, ist das kein amtliches Urteil. Frag dann beim Absender nach, was er geschickt hat.

Bei ZUGFeRD ging früher im Zweifel das Bild vor. Seit Einführung der Pflicht ist es umgekehrt: Der strukturierte Teil führt, und wo er vom PDF-Bild abweicht, zählen seine Daten (Abschnitt 14.4 Abs. 3 UStAE). Das BMF empfiehlt deshalb, die XML selbst sichtbar zu machen. Wer Betrag und Steuer nur vom PDF-Bild abliest, bucht im Zweifel die falschen Zahlen.

Prüfen: was die Validierung abnimmt und was bei dir bleibt

Jede Eingangsrechnung prüfst du auf Vollständigkeit und Richtigkeit, in verhältnismäßigem Umfang (Abschnitt 15.2a Abs. 6 UStAE). Bei einer E-Rechnung bietet sich dafür laut Anwendungserlass ein geeignetes Validierungsprogramm an; vorgeschrieben ist es nicht. Was es zu Format und Geschäftsregeln meldet, darfst du übernehmen, solange du die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns wahrst; als Nachweis empfiehlt es sich, den Prüfbericht zur Rechnung zu legen. Die Validierung ersetzt deine eigene Prüfung aber nicht (Abschnitt 14.5 Abs. 1 UStAE).

Die Verwaltung unterscheidet drei Fehlerarten:

Selbst abgleichen musst du, ob du die Leistung bekommen hast und ob Menge, Preis und Empfänger zu Bestellung oder Lieferschein passen. Als innerbetriebliches Kontrollverfahren genügt der Verwaltung ein solcher Abgleich mit deiner Zahlungspflicht, auch von Hand und ohne eigene Dokumentation (Abschnitt 14.4 Abs. 5 und 6 UStAE).

Ablegen nach GoBD: die Datei, wie sie ankam

Maßgeblich ist das Eingangsformat: Was elektronisch kam, bleibt in der Form, in der es kam (GoBD Rz. 131, geändert im Juli 2025). Von einer E-Rechnung reicht der strukturierte Teil. Das PDF-Bild einer ZUGFeRD-Rechnung hebst du nur mit auf, wenn es für die Steuer mehr oder anderes enthält als die XML, etwa einen Kontierungsvermerk von dir. Ersetze eine ZUGFeRD-Datei nie durch ein Bild wie TIFF: Die XML darf durch keine Umwandlung verloren gehen (GoBD Rz. 125). Die Mail, an der die Rechnung nur hing, musst du nicht aufheben (GoBD Rz. 121).

Gezählt werden acht Jahre ab dem 31. Dezember des Ausstellungsjahres (§ 14b Abs. 1 UStG). Eine E-Rechnung vom September 2026 liegt also mindestens bis zum 31. Dezember 2034 im Archiv, länger, solange sie für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht wird (§ 147 Abs. 3 AO). Mehr zu den Fristen steht unter Belege aufbewahren.

Ein eigenes Archivsystem nach GoBD verlangt das Umsatzsteuerrecht nicht: Liegt der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vor, ist die Ablage außerhalb eines solchen Systems umsatzsteuerlich kein Verstoß (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, Rn. 60). Dieselbe Rechnung belegt aber auch deine Betriebsausgaben, und für alle Zwecke außerhalb der Umsatzsteuer gelten nach Rn. 61 die GoBD. Danach muss die Datei bis zum Fristende unveränderbar erhalten bleiben und darf vorher nicht gelöscht werden (GoBD Rz. 119). Fordert das Finanzamt eine E-Rechnung an, kannst du sie über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ hochladen.

Ab 2027: wenn ein Lieferant weiter PDF schickt

Wer 2027 und 2028 umstellen muss, zeigt die Tabelle oben; die Grenze rechnet E-Rechnung Pflicht ab wann durch. Hätte ein Lieferant eine E-Rechnung ausstellen müssen und schickt ein PDF, fehlt dir dem Grunde nach die Rechnung, die den Abzug trägt (Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE). Behalten kannst du die Vorsteuer trotzdem, wenn ihre übrigen Voraussetzungen erfüllt sind, und zwar auf drei Wegen:

1. Du konntest davon ausgehen, dass für ihn noch eine Übergangsregel gilt. Maßstab ist, was dir vorliegt: wie viel du im Vorjahr bei ihm eingekauft hast, wie groß er bekanntermaßen ist und was du aus einer Konzernverbindung über ihn weißt. Weiter nachforschen als ein ordentlicher Kaufmann musst du nicht. Dann bleibt das falsche Format allein ohne Folgen (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 59).
2. Das PDF ist inhaltlich richtig und vollständig. Unter einem strengen Maßstab gewährt das Finanzamt die Vorsteuer, sofern es alle Voraussetzungen feststellen kann, und bei einem solchen PDF sieht der Anwendungserlass das regelmäßig als gegeben an (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE).
3. Der Lieferant reicht eine E-Rechnung nach, die sich spezifisch und eindeutig auf das PDF bezieht. Diese Berichtigung kann auf den Zeitpunkt des PDF zurückwirken (Abschnitt 15.2a Abs. 7 UStAE).

Für Leistungen ab 2028 gibt es keine Übergangsregel mehr, auf die du vertrauen könntest; dann bleiben nach dem Wortlaut von Rn. 59 nur der zweite und der dritte Weg.

Vom Postfach ins Archiv: die Routine für jede Woche

1. Leg einmal fest, an welche Adresse Rechnungen gehen, und teil sie deinen Lieferanten mit. Eine eigene Adresse erleichtert nur das Sortieren.
2. Leg jeden Anhang unverändert in einem Ordner pro Jahr und Monat ab, unter einem eindeutigen Namen aus Datum, Lieferant und Rechnungsnummer. Nicht drucken, nicht als Bild exportieren.
3. Öffne XRechnung und ZUGFeRD im Viewer und gleich Leistung, Menge, Preis, Steuersatz und deinen Namen mit Auftrag oder Lieferschein ab.
4. Stimmt etwas nicht, fordere eine berichtigte Rechnung an, die sich auf die erste bezieht. War der Lieferant zur Rechnung verpflichtet, hast du darauf einen zivilrechtlichen Anspruch, auch wenn seine Pflicht-E-Rechnung die Anforderungen verfehlt (Abschnitt 14.1 Abs. 10 UStAE).
5. Buche und bezahle die Rechnung; die Vorsteuer gehört in die Voranmeldung des Monats oder Quartals, in dem du erstmals beides hast, Leistung und Rechnung.
6. Bis Dezember 2026: Schreib auf, welche Lieferanten dir PDF-Rechnungen über 250 Euro schicken, und frag die großen nach E-Rechnungen für Leistungen ab Januar 2027.

Buchungen mit Belegen abgleichen kann enno für dich; ob Leistung, Preis und Steuersatz einer Rechnung stimmen, beurteilst du selbst. Ob ein bestimmter Lieferant unter eine Übergangsregel fällt oder eine fehlerhafte Rechnung deine Vorsteuer trägt, ist eine Frage des Einzelfalls für eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.