Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen: welcher Weg passt und ab wann sie gilt

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt-IdNr., vergibt das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) auf Antrag. Gründest du gerade, setzt du dafür ein Kreuz im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, und dein Finanzamt reicht den Antrag weiter. Hat dein Unternehmen schon eine Steuernummer, nutzt du das Online-Formular des BZSt. Gebühren fallen keine an, und die Nummer erfährst du in beiden Fällen aus einem Brief.

Erst die Steuernummer, dann die USt-IdNr.

Die Vergabe beruht auf den Daten, die bei deinem Finanzamt hinterlegt sind. Das BZSt bekommt von den Finanzämtern die Angaben über alle Unternehmer, die dort umsatzsteuerlich geführt werden (§ 27a Abs. 2 UStG). Solange dein Finanzamt dich nicht für die Umsatzsteuer erfasst und die Daten weitergegeben hat, kann das BZSt nichts vergeben. Deshalb verlangt das Gesetz im Antrag neben Name und Anschrift auch die Steuernummer, unter der du umsatzsteuerlich geführt wirst (§ 27a Abs. 1 Satz 5 UStG).

Beantragen darf jeder Unternehmer im Sinne von § 2 UStG, unabhängig vom Umsatz. Das gilt auch mit Kleinunternehmerregelung: § 19 UStG stellt die Umsätze eines Unternehmers steuerfrei, er bleibt also Unternehmer.

Das BZSt nennt drei Wege:

Über ELSTER läuft von diesen Wegen nur das Kreuz im Fragebogen. Merkst du erst später, dass du die Nummer brauchst, gehst du zum Formular des BZSt. Gemeint ist dort die Steuernummer, unter der dein Unternehmen für die Umsatzsteuer geführt wird. Hast du bisher nur eine Nummer aus deiner Einkommensteuer als Angestellte oder Angestellter, schickst du zuerst den Fragebogen. Was der Fragebogen sonst alles abfragt, steht im Beitrag zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Was der Online-Antrag mit deinen Angaben macht

Nach dem Absenden vergleicht das BZSt deine Eingaben automatisch mit dem Datensatz, den dein Finanzamt übermittelt hat. Dazu ist es verpflichtet, um missbräuchliche Anträge zu verhindern. Wie es um deinen Antrag steht, zeigt dir eine Rückmeldung direkt nach dem Absenden. Damit der Abgleich klappt, rät das BZSt, den letzten Steuerbescheid oder die Mitteilung über deine Steuernummer dazuzunehmen und die Adressdaten darin zu prüfen.

Ist beim Finanzamt etwas falsch hinterlegt, etwa eine alte Anschrift, kann das BZSt es nicht korrigieren. Die Änderung meldest du deinem Finanzamt, das die neuen Daten von selbst weitergibt.

Die Nummer selbst teilt das BZSt ausschließlich per Post mit. Per E-Mail, Telefon oder Chatbot gibt es sie nicht. Der Brief geht an die Anschrift, die beim Finanzamt gespeichert ist, und bei einer Vollmacht an dein Steuerbüro. Stellst du den Antrag online, schickt das BZSt den Brief dagegen immer an das Unternehmen selbst.

Wie lange du auf den Brief wartest

Eine feste Frist für den Brief nennt das BZSt auf seinen Seiten zur Vergabe nicht. Für den Weg über den Fragebogen warnt es, dass allein vom Eingang beim Finanzamt bis zur Weiterleitung einige Wochen vergehen können. Das Verwaltungsportal des Bundes gibt für den Antrag eine Bearbeitungsdauer von einer Woche an, allerdings in einem Eintrag, der zuletzt im Januar 2020 aktualisiert wurde.

Im selben Eintrag steht, dass dir die Nummer bekannt gegeben sein muss, bevor du zum ersten Mal Waren oder Dienstleistungen im EU-Binnenmarkt austauschst.

Wartest du auffällig lange, frag zuerst bei deinem Finanzamt nach, ob deine Daten schon beim BZSt angekommen sind.

Die W-IdNr. im ELSTER-Postfach ist noch keine USt-IdNr.

Seit November 2024 vergibt das BZSt stufenweise die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. (§ 139c AO). Beantragen kannst du sie nicht, sie kommt automatisch. Wer neu gründet, findet das Schreiben im ELSTER-Postfach, manchmal schon vor dem eigentlichen Start: Laut BZSt kann die Mitteilung bereits bei der Einrichtung des Steuerkontos kommen. Hast du in Mein ELSTER nicht in die elektronische Bekanntgabe eingewilligt, rechnet das BZSt dagegen in der Regel mit mehreren Monaten. Wo du die Einwilligung erteilst, steht im Beitrag Steuernummer beantragen. Die W-IdNr. sieht aus wie eine USt-IdNr. mit Anhang: DE, neun Ziffern und ein Unterscheidungsmerkmal wie -00001.

Beantragst du danach die USt-IdNr., bekommt sie laut BZSt dieselben Buchstaben und Ziffern wie deine W-IdNr., nur ohne das Unterscheidungsmerkmal. Bekanntgegeben wird sie trotzdem gesondert, und gültig ist sie erst ab dem Datum dieses Bescheids. Und beantragen musst du sie trotz W-IdNr. wie bisher, schreibt das BZSt.

Ins Impressum deiner geschäftlichen Website gehört dagegen schon die W-IdNr., solange du keine USt-IdNr. hast. § 5 Abs. 1 Nr. 6 Digitale-Dienste-Gesetz verlangt die Angabe, sobald du eine der beiden Nummern besitzt.

Wofür du die Nummer brauchst

Laut BZSt braucht ein Unternehmen die USt-IdNr., wenn es Lieferungen oder Leistungen innerhalb des EU-Binnenmarkts erbringt oder erhält. Für Freelancer heißt das vor allem:

• Dein Kunde ist ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat und schuldet dort die Umsatzsteuer. Dann trägt deine Rechnung beide Nummern, und du meldest den Umsatz bis zum 25. Tag nach Ende des Quartals in der Zusammenfassenden Meldung (§ 18a Abs. 2 UStG).
• Du kaufst Dienstleistungen bei einem Unternehmen mit Sitz in einem anderen EU-Staat ein, etwa ein Software-Abo.
• Du lieferst Waren in einen anderen EU-Staat oder kaufst dort Waren für dein Unternehmen ein.
• Du willst die USt-IdNr. eines Kunden beim BZSt bestätigen lassen. Ohne eigene deutsche USt-IdNr. geht das nicht, denn bei jeder Abfrage gibst du sie mit an.

Wer in diesen Fällen die Steuer schuldet und in welche Zeilen der Voranmeldung das gehört, erklärt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren. Für private Zwecke darfst du die Nummer nicht verwenden.

Mit Kleinunternehmerregelung entfällt die Zusammenfassende Meldung (§ 18a Abs. 4 UStG). Kaufst du aber für dein Unternehmen Dienstleistungen bei Unternehmen aus der EU ein, schuldest du die deutsche Umsatzsteuer darauf selbst (§ 13b Abs. 5 UStG) und gibst für diese Zeiträume eine Voranmeldung ab (§ 18 Abs. 4a UStG).

Marlenes erste Rechnung nach Straßburg

Was sonst auf beide Rechnungen gehört, zeigt die Checkliste zu den Pflichtangaben einer Rechnung.

Nummer verloren, umgezogen, zweites Standbein

Findest du den Brief nicht mehr, füllst du dasselbe Online-Formular aus. Das BZSt schickt dir dann eine Kopie des ursprünglichen Vergabebescheids, die Nummer bleibt dieselbe.

Nach einem Umzug meldest du die neue Anschrift nur deinem Finanzamt, das sie an das BZSt weitergibt. Die Euro-Adresse zieht dabei nicht mit, ihre Änderung schreibst du dem BZSt selbst. Eine Euro-Adresse bekommen nur Einzelunternehmen, keine GmbH oder UG. Geht deine Akte an ein anderes Finanzamt, auch in einem anderen Bundesland, teilt dir das neue Finanzamt eine neue Steuernummer zu. Deine USt-IdNr. behältst du.

Ein zweites Standbein ändert nichts: Alle Tätigkeiten zusammen sind ein Unternehmen, und dafür gibt es eine einzige USt-IdNr. Anders die W-IdNr.: Für eine weitere Tätigkeit vergibt das BZSt voraussichtlich ab dem vierten Quartal 2027 ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal wie -00002 (Stand der BZSt-Seite: 10. September 2026). Gültig bleibt die USt-IdNr., bis du das Ende beim BZSt beantragst oder dein Finanzamt dich nicht mehr für die Umsatzsteuer führt.

Vor dem ersten Auftrag aus der EU: die Nummer in fünf Schritten

1. Hat dein Unternehmen noch keine Steuernummer, setzt du das Kreuz im Fragebogen, sonst nimmst du das Online-Formular des BZSt.
2. Für das Formular legst du die Mitteilung über deine Steuernummer daneben, übernimmst die Nummer Ziffer für Ziffer und prüfst die Anschrift darauf. Stimmt sie nicht mehr, meldest du die neue zuerst deinem Finanzamt.
3. Warte auf den Brief. Bleibt er lange aus, ist dein Finanzamt die erste Adresse, nicht das BZSt.
4. Nimm die Nummer aus dem Brief, nicht die W-IdNr. aus ELSTER, und trag sie in deine Rechnungsvorlage, dein Impressum und die Kundenkonten bei Anbietern aus der EU ein.
5. Arbeitest du als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer nicht an deiner Wohnanschrift, beantrage die Euro-Adresse. Und notier dir für jedes Quartal mit Geschäftskunden aus anderen EU-Staaten den Termin der Zusammenfassenden Meldung. enno behält solche Fristen im Blick; die Meldung prüfst und übermittelst du selbst.

Bist du unsicher, ob eine Leistung wirklich im Ausland ausgeführt wird, etwa weil sie ein Grundstück betrifft, frag vor der Rechnung eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.