Steuernummer beantragen: wie sie zu dir kommt und welche Nummer wohin gehört

Die Steuernummer für dein Unternehmen bekommst du, indem du deinem Finanzamt über ELSTER den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickst, spätestens einen Monat nach dem Start. Ein eigenes Antragsformular für die Nummer gibt es nicht. Das Finanzamt prüft den Bogen, teilt dir die Nummer zu und schickt sie per Post. Verwirrender als dieser Weg sind die drei anderen Nummern mit ähnlichem Namen und die Zeit, bis der Brief da ist.

Vier Nummern, zwei Absender

Die Steuernummer vergibt dein Finanzamt. Die drei anderen Nummern kommen vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt):

Die Steuer-ID gehört zu dir als Person. Du brauchst sie für deine Steuererklärungen und für ELSTER. Arbeitgeber, Banken und Versicherungen kennen sie, weil sie Daten über dich an die Steuerverwaltung melden müssen. Die Steuernummer ist das Aktenzeichen, unter dem dich dein Finanzamt führt. Sie gehört in jeden Brief ans Finanzamt, auf deine Voranmeldungen und, wahlweise statt der USt-IdNr., auf deine Rechnungen. Die USt-IdNr. brauchst du vor allem für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten.

Die W-IdNr. ist die jüngste der vier. Das BZSt vergibt sie seit November 2024 in Stufen: zuerst an alle, die eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben müssen, und an Kleinunternehmer. Ab dem vierten Quartal 2026 folgen alle, die der Körperschaftsteuer unterliegen oder eine Feststellungserklärung abgeben müssen, ab dem vierten Quartal 2027 die übrigen (Stand der BZSt-Seite: 10. September 2026). USt-IdNr. und W-IdNr. teilen sich den Kern: Aus der USt-IdNr. DE123456789 wird die W-IdNr. DE123456789-00001. Nach einer Übergangszeit soll die W-IdNr. die Steuernummer ablösen. Bis die erste Vergabe abgeschlossen ist, trägst du sie in Steuerformulare nur ein, wenn du willst.

Du hast schon eine Steuernummer von der Einkommensteuer

Wer als Angestellte oder Angestellter eine Einkommensteuererklärung abgegeben hat, hat bereits eine Steuernummer. Das Finanzamt vergibt sie bei der Bearbeitung der ersten Erklärung. Für dein Unternehmen reicht das nicht. Mit dem Start schuldest du dem Finanzamt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (§ 138 Abs. 1b AO), ob mit Gewerbe oder freiberuflich. Deine Gewerbeanmeldung leitet die Gemeinde zwar ans Finanzamt weiter, den Bogen ersetzt sie nicht. Erst wenn er vorliegt, kann das Finanzamt dich grundsätzlich umsatzsteuerlich erfassen und eine Steuernummer zuteilen.

Danach bleibt es nicht immer bei einer Nummer. Im Regelfall führt das Finanzamt eine Person unter einer Steuernummer, schreibt das Bayerische Landesamt für Steuern. Mehrere teilt es vor allem dann zu, wenn jemand wirtschaftlich tätig ist, damit es die einzelnen Steuerfälle den zuständigen Stellen im Haus zuordnen kann. Jede Steuernummer bekommst du per Post.

Vom Absenden bis zum Brief

Den Fragebogen findest du in Mein ELSTER unter „Formulare und Leistungen“, „Alle Formulare“. Für Einzelunternehmer ohne Angestellte rät ELSTER zum Kontotyp „Für eine Privatperson“. Hast du so ein Konto von deiner Steuererklärung, nimmst du dieses. Wie du ohne Konto rechtzeitig hineinkommst und welche Angaben im Bogen später Zahlungen auslösen, steht im Beitrag zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Nach dem Absenden kommen bis zu drei Mitteilungen:

1. Die Steuernummer, per Brief vom Finanzamt, sobald es den Bogen geprüft hat. Eine Bearbeitungszeit nennen ELSTER und die Finanzverwaltungen von Bayern und Baden-Württemberg auf ihren Seiten zur Gründung nicht.
2. Die USt-IdNr., wenn du sie im Bogen angekreuzt hast. Das Finanzamt leitet den Antrag nach deiner umsatzsteuerlichen Erfassung ans BZSt weiter, und vom Eingang beim Finanzamt bis zur Weiterleitung können laut BZSt einige Wochen vergehen. Ohne Kreuz beantragst du sie später selbst; wie, erklärt der Beitrag zur USt-IdNr..
3. Die W-IdNr., als Dokument in deinem ELSTER-Postfach mit einer E-Mail als Hinweis. Schneller geht es, wenn du in Mein ELSTER unter „Formulare und Leistungen“ die „Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe“ erteilst, und zwar für jede deiner Steuernummern. Ohne Einwilligung kann die Mitteilung laut BZSt in der Regel mehrere Monate dauern.

Solange die Nummer fehlt

Verkaufen darfst du, bevor der Brief da ist. Offen bleibt vor allem, was auf deine Rechnungen kommt:

• Eine Rechnung schreiben musst du nur für Leistungen an Unternehmen und juristische Personen und für steuerpflichtige Arbeiten an einem Grundstück (§ 14 Abs. 2 UStG). Verkaufst du Waren an Privatleute, entfällt die Pflicht.
• Eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, braucht keine Steuernummer (§ 33 UStDV).
• Liegt der Gesamtbetrag über 250 Euro, muss die Rechnung deine Steuernummer oder USt-IdNr. nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, für Kleinunternehmer § 34a UStDV). Für eine Rechnung an ein Unternehmen hast du sechs Monate ab der Leistung Zeit. Das lässt Raum, auf den Brief zu warten.
• Ist die Rechnung schon ohne Nummer raus, ergänzt du die fehlende Angabe später mit einem Dokument, das sich eindeutig auf diese Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV).

Als Brücke taugt die USt-IdNr. nicht: Das BZSt vergibt sie erst, wenn dich das Finanzamt umsatzsteuerlich erfasst und die Daten übermittelt hat. Wird vorher eine Umsatzsteuer-Voranmeldung fällig, lässt sie sich nicht elektronisch senden; ELSTER verweist dich dann an dein Finanzamt.

Plattformen, die Verkäufe an das BZSt melden, müssen dafür von Verkäuferinnen und Verkäufern eine Steueridentifikationsnummer erheben (§§ 14 und 17 PStTG). Ausgenommen ist, wer über dieselbe Plattform im Jahr weniger als 30 Verkäufe hat und dabei unter 2.000 € bleibt (§ 4 Abs. 5 PStTG). Welche deutsche Nummer gemeint ist, regelt § 6 Abs. 4 PStTG als Rangfolge: die W-IdNr., solange keine vergeben ist die Steuer-ID, und nur wenn beide fehlen, die Steuernummer.

Beispiel: Zeyneps Nummern im ersten Monat

Umzug: neue Steuernummer, sonst bleibt alles

Die Steuernummer ist ein Ordnungsmerkmal des zuständigen Finanzamts. Wechselt die Zuständigkeit, typischerweise weil du in den Bezirk eines anderen Finanzamts ziehst, bekommst du vom neuen Finanzamt eine neue Nummer. Die Steuer-ID ändert sich durch einen Umzug nicht. Die USt-IdNr. bleibt gültig, wenn deine Akte an ein anderes Finanzamt geht, auch in ein anderes Bundesland. Die W-IdNr. gilt für deine gesamte wirtschaftliche Tätigkeit und ändert sich nicht, wenn sich Firmensitz oder Name ändern.

Was du beim Umzug erledigst:

1. Ziehst du mit einem Gewerbe um, zeigst du die Verlegung dem Gewerbeamt an, wenn sie passiert (§ 14 Abs. 1 GewO). Als Freiberufler meldest du sie dem Finanzamt, innerhalb eines Monats (§ 138 Abs. 1 und 4 AO).
2. Die neue Anschrift kannst du dem Finanzamt außerdem in Mein ELSTER mit „Änderung der Adresse“ unter „Anträge und Nachrichten“ schicken.
3. Sobald die neue Steuernummer da ist, trägst du sie in Rechnungen und Voranmeldungen ein.

Zuständig wird das neue Finanzamt, sobald eines der beiden Ämter vom Umzug erfährt (§ 26 AO). Steht auf deinen Rechnungen die USt-IdNr. statt der Steuernummer, änderst du an dieser Stelle nach einem Umzug nichts. Deine neue Anschrift gehört trotzdem hinein. Welche Angaben sonst auf eine Rechnung gehören, zeigt die Checkliste zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.

Von der Gewerbeanzeige bis zur Nummer im Briefkopf

1. Leg Steuer-ID und ELSTER-Zugang bereit. Die Steuer-ID steht auf deiner Lohnsteuerbescheinigung oder deinem Einkommensteuerbescheid; findest du sie nicht, schickt dir das BZSt sie auf Anfrage per Brief.
2. Melde ein Gewerbe an, wenn du eins hast; wie das geht, steht im Beitrag Gewerbe anmelden. Schick spätestens einen Monat nach dem Start den Fragebogen und kreuz die USt-IdNr. an, wenn du sie brauchst.
3. Bis der Brief kommt: verkaufen, Beträge bis 250 € als Kleinbetragsrechnung abrechnen, Rechnungen an Unternehmen darüber mit der Nummer nachholen. Fragt eine Plattform nach deiner Steueridentifikationsnummer, gibst du bis zur W-IdNr. die Steuer-ID an.
4. Wenn der Brief da ist: Steuernummer in die Rechnungsvorlage, offene Rechnungen schreiben, in ELSTER die Einwilligung zur elektronischen Bekanntgabe erteilen. Die Fristen aus diesen Schritten behält enno im Blick, und sobald Zahlungen eingehen, gleicht es die Buchungen mit deinen Belegen ab. Jede Meldung ans Finanzamt siehst du vorher durch und übermittelst sie selbst.
5. Nach einem Umzug in einen anderen Finanzamtsbezirk meldest du die Verlegung und tauschst die Steuernummer aus, sobald die neue da ist.