USt-IdNr. prüfen: einfache und qualifizierte Abfrage vor der Rechnung ohne Umsatzsteuer

Die USt-IdNr. eines Geschäftskunden aus einem anderen EU-Staat prüfst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), online und ohne Gebühr. Voraussetzung ist eine eigene deutsche USt-IdNr. Die einfache Anfrage klärt, ob die Nummer gültig ist, die qualifizierte danach, ob Firmenname und Anschrift zu ihr passen. Das Ergebnis speicherst du, bevor du mit der Arbeit beginnst und netto abrechnest. VIES, das Prüftool der EU-Kommission, zeigt die Gültigkeit ebenfalls an, der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) nennt aber die Bestätigung durch das BZSt.

Was die einfache und die qualifizierte Abfrage bestätigen

Nach § 18e Nr. 1 UStG bestätigt das BZSt auf Anfrage, ob eine USt-IdNr. aus einem anderen Mitgliedstaat gültig ist, und dazu Name und Anschrift der Person, der sie erteilt wurde. Abfragen darf jeder, der selbst eine deutsche USt-IdNr. hat, und die eigene Nummer gehört in jede Anfrage. Fehlt sie dir noch, steht der Weg dorthin unter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen.

Das BZSt speichert keine Daten zu ausländischen Nummern, es leitet jede Anfrage automatisch an die Behörde des Staats weiter, der die Nummer vergeben hat. Falsche Daten dort kann nur dein Kunde ändern lassen.

Lässt du Straße oder Postleitzahl leer, steht bei diesem Feld „nicht angefragt“. Willst du die ganze Anschrift bestätigt haben, füllst du also alle vier Felder aus.

Die Abfrage läuft rund um die Uhr, zwischen 23 und 5 Uhr kann Wartung sie verzögern. Eine schriftliche Bestätigung verschickt das BZSt nicht, und für einen zurückliegenden Tag bestätigt es nichts.

Formular für einzelne Nummern, REST-API für viele

Für einzelne Nummern gibt es das Online-Formular auf bzst.de. Du trägst deine eigene und die abzufragende Nummer ein, bestätigst den Datenschutzhinweis und startest die einfache Bestätigungsanfrage. Ist die Nummer gültig, öffnet sich darunter das Formular für die qualifizierte.

Prüfst du viele Kunden, kannst du die Abfrage über die REST-API des BZSt in deine eigene Software einbauen. Die ältere XML-RPC-Schnittstelle führt das BZSt seit dem 30. November 2025 als obsolet (Stand der Seite im September 2026). Programmieren musst du die Anbindung selbst, das BZSt hilft dabei nicht. Die Antworten je Feld kommen dort als Buchstaben A bis D. Als Nachweis dient bei diesem Weg der Datensatz, den das BZSt zurückschickt und den du in dein System übernimmst (UStAE 18e.1 Abs. 2).

Warum die Finanzverwaltung auf die qualifizierte Abfrage schaut

Arbeitest du für ein Unternehmen, liegt der Ort deiner Dienstleistung in der Regel dort, von wo aus der Kunde sein Unternehmen betreibt, allerdings nur, wenn er sie für sein Unternehmen bezieht (§ 3a Abs. 2 UStG). Wie du das belegst, regelt das Gesetz nicht, wohl aber der UStAE in 3a.2 Abs. 9:

1. Ein Unternehmen aus einem anderen EU-Staat, das für sein Unternehmen einkauft, muss dir gegenüber seine USt-IdNr. verwenden.
2. Tut es das, kannst du in der Regel davon ausgehen, dass es als Unternehmen für sein Unternehmen bestellt. Das gilt auch, wenn sich später herausstellt, dass es die Leistung privat genutzt hat.
3. Voraussetzung dafür ist, dass du dir Gültigkeit, Name und Anschrift vom BZSt nach § 18e UStG hast bestätigen lassen.

Gültigkeit, Name und Anschrift zusammen bestätigt nur die qualifizierte Abfrage, die einfache allein die Gültigkeit. „Verwenden“ heißt, dass der Kunde die Nummer selbst angibt, grundsätzlich vor der Leistung und schriftlich im Auftrag. Eine Nummer, die nur im Briefkopf steht, reicht allein nicht (3a.2 Abs. 10).

Verkaufst du Waren, ist die gültige Nummer des Abnehmers sogar gesetzliche Voraussetzung der steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Dieser Beitrag bleibt bei Dienstleistungen.

VIES: das Prüftool der EU-Kommission

VIES betreibt die Europäische Kommission. Du wählst den Staat, gibst die Nummer ein, und VIES fragt in Echtzeit dessen Datenbank ab; eine gemeinsame EU-Datenbank gibt es nicht. Name und Anschrift zeigt VIES nur, wo der Staat das zulässt, sonst stehen an ihrer Stelle drei Striche. Trägst du deine eigene Nummer als anfragende ein, enthält die Antwort eine Abfragenummer (Consultation Number). Mit ihr kannst du laut Kommission belegen, wann du welche Nummer mit welchem Ergebnis geprüft hast.

Für Dienstleistungen schreibt die Kommission selbst: Rechnest du ohne Umsatzsteuer ab, weil der Ort der Leistung in einem anderen Mitgliedstaat liegt, ist die bestätigte Nummer samt ihrer Zuordnung zu einem Unternehmen nur eines von mehreren Beweismitteln. Der UStAE knüpft die Annahme aus 3a.2 Abs. 9 an die Bestätigung durch das BZSt, VIES kommt darin nicht vor. Für einen schnellen Blick, ob eine Nummer gültig ist, taugt VIES. Für die Akte zu deiner Nettorechnung ist die qualifizierte Abfrage beim BZSt der Weg, den der UStAE nennt.

Wenn die Antwort nicht „gültig“ lautet

Meldungen mit einer evatr-Nummer zeigt das Online-Formular als „Fehlerhinweis“ an. Die Antworten der qualifizierten Abfrage stehen dagegen Feld für Feld in der Ergebnistabelle.

Bleibt eine richtig abgeschriebene Nummer ungültig, bittet dein Kunde seine Steuerverwaltung, die Daten zu aktualisieren. Laut Kommission führen manche Staaten eine Nummer im VIES erst, wenn sich das Unternehmen zusätzlich für Geschäfte mit anderen EU-Staaten registriert hat.

Hat der Kunde seine Nummer beantragt, aber noch nicht erhalten, darfst du auf anderem Weg belegen, dass er Unternehmer ist und für sein Unternehmen bestellt. Dieser Nachweis gilt nach dem UStAE nur vorläufig; endgültig braucht es die Nummer, spätestens bis zur letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht (3a.2 Abs. 9 Sätze 6 bis 8).

Verwendet ein Kunde aus der EU keine USt-IdNr., darfst du grundsätzlich von einem Privatkunden ausgehen, solange dir nichts anderes vorliegt (Satz 9). Dann liegt der Ort meist bei dir, und die Rechnung trägt in der Regel deutsche Umsatzsteuer; die Ausnahmen stehen unter Rechnung ins Ausland. Reicht der Kunde die Nummer später nach, ist das im Einzelfall unschädlich, solange die deutsche Steuerfestsetzung noch änderbar ist: Die Besteuerung wird hier rückgängig gemacht und in seinem Land nachgeholt, und auf der Rechnung berichtigst du seine Nummer und den Steuerausweis (3a.2 Abs. 10). Wie das geht, steht unter Rechnung korrigieren.

Den Nachweis sichern, bevor du anfängst

Für die Online-Abfrage verlangt der UStAE, dass du einen Ausdruck aufbewahrst oder das Ergebnis in einem üblichen Dateiformat oder als Screenshot in dein System übernimmst (18e.1 Abs. 2). Die Ergebnisseite nennt Datum und Uhrzeit der Anfrage, eine Anfrage-ID, deine eigene Nummer und bei der qualifizierten Abfrage jede Angabe mit ihrem Ergebnis. Als PDF gespeichert, liegt sie in einem üblichen Format vor.

Eine eigene Aufbewahrungsfrist für die Bestätigung nennen weder § 18e UStG noch der UStAE. Leg sie deshalb zur Rechnung an diesen Kunden. Für Rechnungen gilt eine Frist von acht Jahren, die mit dem Schluss des Ausstellungsjahres beginnt (§ 14b Abs. 1 UStG).

Wie oft du Stammkunden neu prüfst, regeln weder das Gesetz noch der UStAE. Das BZSt bestätigt aber nur den Stand im Moment der Anfrage, und es beschreibt sein Verfahren als Prüfung, ob du zum Zeitpunkt der Leistung an ein registriertes Unternehmen leistest. Eine Abfrage vor jedem neuen Auftrag liegt deshalb nahe, bei langen Projekten eine zweite, wenn du die Leistung abschließt.

Philipps erster Auftrag aus Valencia

Vor der ersten Nettorechnung in die EU: sechs Prüfschritte

1. Leg deine eigene USt-IdNr. bereit. Ohne sie nimmt das BZSt keine Anfrage an.
2. Lass dir die USt-IdNr. schriftlich im Auftrag nennen, dazu Firmenname mit Rechtsform und Sitz, wie sie im Register stehen.
3. Frag vor Beginn der Arbeit beim BZSt ab, erst einfach, dann qualifiziert.
4. Kläre jede Abweichung mit dem Kunden und frag erneut ab, bis alle vier Felder übereinstimmen.
5. Speichere das Ergebnis als PDF oder Screenshot bei der Rechnung, bei langen Projekten auch das einer zweiten Abfrage zum Abschluss der Arbeit.
6. Bleibt die Nummer ungültig, fehlt dir der Nachweis für die Nettorechnung. Ob du dann mit deutscher Steuer abrechnest oder auf die Nummer wartest, ist eine Frage an deine Steuerberaterin oder deinen Steuerberater.