OSS-Verfahren einfach erklärt: ab wann die Steuer des Kundenlands gilt und was du meldest

Das OSS-Verfahren, ausgeschrieben One-Stop-Shop, ist ein freiwilliges Meldeverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt): Die Umsatzsteuer, die du auf Verkäufe an Privatleute in anderen EU-Staaten dort schuldest, erklärst du einmal im Quartal gesammelt und zahlst sie in einer Summe. Nötig wird das, sobald diese Verkäufe zusammen mit elektronischen Leistungen an Privatleute dort im laufenden oder im vorigen Jahr 10.000 € netto übersteigen. Dann gilt der Steuersatz des Kundenlands, und ohne OSS müsstest du dich in jedem dieser Länder registrieren. Darunter bleibt es bei deutscher Umsatzsteuer.

Die 10.000-Euro-Schwelle: was mitzählt

Die Schwelle steht in § 3c Abs. 4 UStG für Waren und in § 3a Abs. 5 Satz 3 UStG für elektronische Leistungen wie Downloads, für Telekommunikation und Rundfunk. Waren, die du an Privatleute in andere EU-Staaten verschickst (innergemeinschaftliche Fernverkäufe), und elektronische Leistungen an Privatleute dort zählen in einer Summe, netto und über alle Länder. Sie darf im Vorjahr nicht über 10.000 € gelegen haben und im laufenden Jahr nicht darüber steigen (Stand September 2026). Und die Schwelle gilt nur, wenn dein Unternehmen in einem einzigen EU-Staat ansässig ist.

Verkäufe in Deutschland zählen nicht mit, Lieferungen an Firmen, die mit USt-IdNr. für ihr Unternehmen bestellen, auch nicht (§ 3c Abs. 1 Satz 3 UStG). Ausgenommen sind außerdem neue Fahrzeuge, montiert gelieferte Waren und differenzbesteuerte Ware (§ 3c Abs. 5 UStG).

Was das OSS-Verfahren dir abnimmt

Mit OSS geht alles in eine Erklärung beim BZSt, das die Daten an die anderen Staaten weiterleitet; ohne OSS registrierst du dich in jedem Kundenland (Abschnitt 3c.1 Abs. 1 Beispiel 2 UStAE). Das Verfahren ist freiwillig, gilt aber nur als Ganzes, für alle EU-Staaten und alle Umsätze, die darunter fallen (§ 18j Abs. 1 Satz 4 UStG). Österreich über OSS und die Niederlande über eine eigene Registrierung, das geht nicht.

Sitzt dein Unternehmen in Deutschland, meldest du dich nur hier an (§ 18j Abs. 2 Satz 2 UStG), elektronisch im BZStOnline-Portal (BOP), mit deiner USt-IdNr. und dem Zertifikat deines ELSTER-Kontos als Login. Die Teilnahme beginnt grundsätzlich am ersten Tag des Quartals nach der Anmeldung. Beim ersten Überschreiten der Schwelle gilt OSS dagegen schon ab dem Tag der Überschreitung, wenn du dich bis zum 10. des Folgemonats anmeldest und im Formular „erstmalige Leistungserbringung“ mit diesem Tag angibst (Abschnitt 18j.1 Abs. 1 Satz 7 UStAE). Verpasst du den 10., beginnt OSS erst mit dem nächsten Quartal, und die Verkäufe bis dahin erklärst du in den Kundenländern selbst.

Über einen Marktplatz bleibst du selbst die Lieferantin, wenn du aus Deutschland verschickst; die Plattform gilt nur bei Händlern ohne Sitz in der EU als Lieferant (§ 3 Abs. 3a Satz 1 UStG). Eine Rechnung musst du für Fernverkäufe, die du über OSS erklärst, laut EU-Kommission nicht ausstellen, ohne OSS dagegen schon.

Die Quartalserklärung und ihr Termin

Im OSS ist das Kalendervierteljahr der Besteuerungszeitraum (§ 16 Abs. 1d UStG). Die Erklärung übermittelst du im BOP innerhalb eines Monats nach Quartalsende (§ 18j Abs. 4 UStG), auch wenn im Quartal keine OSS-Umsätze anfallen. Darin trennst du nach Ländern und Steuersätzen, rechnest die Steuer selbst aus und gibst die Beträge in Euro an.

Fällt der Termin auf ein Wochenende oder einen Feiertag, bleibt er laut EU-Kommission trotzdem stehen. Bei der Voranmeldung schiebt § 108 Abs. 3 AO das Fristende dagegen auf den nächsten Werktag. Eine Dauerfristverlängerung gibt es für die OSS-Erklärung nicht, sie gilt nur für Voranmeldungen (§ 46 UStDV).

Die Steuer muss bis zum letzten Tag des Folgemonats bei der Bundeskasse eingegangen sein (§ 18j Abs. 4 Satz 3 UStG), per Überweisung, denn eine Lastschrift gibt es nicht. In den Verwendungszweck gehören das Quartal und dein Kassenzeichen, das dir das BZSt nach der ersten Erklärung ins Postfach des BOP schickt. Fehlt eine Erklärung oder Zahlung, erinnert das BZSt am 10. Tag danach; wer wiederholt säumig bleibt, wird ausgeschlossen (§ 18j Abs. 6 UStG). Retouren und Fehler korrigierst du innerhalb von drei Jahren in einer späteren Erklärung, mit Angabe des Quartals, das du berichtigst (§ 18j Abs. 4 Satz 5 UStG).

OSS und Voranmeldung: zwei Meldungen, ein Quartal

Bist du regelbesteuert, entfällt mit OSS die Voranmeldung nicht. Verkäufe in Deutschland und EU-Verkäufe unter der Schwelle meldest du dort wie bisher, mit 19 % in Zeile 13 (Kennzahl 81). Auch die OSS-Umsätze tauchen dort auf, laut Anleitung zur Voranmeldung 2026 netto und ohne Steuer in Zeile 36 (Kennzahl 45, „Übrige nicht steuerbare Umsätze“). Vorsteuer aus deutschen Einkäufen ziehst du weiter in der Voranmeldung ab, nicht in der OSS-Erklärung (Abschnitt 18j.1 Abs. 8 UStAE).

Emmas drittes Quartal: Mitte August sind die 10.000 € überschritten

Kleinunternehmer mit Kundschaft in der EU

Die Kleinunternehmerregelung befreit nur Umsätze im Inland (§ 19 Abs. 1 in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG). Bis zur Schwelle gelten deine EU-Verkäufe an Privatleute als in Deutschland ausgeführt und bleiben steuerfrei. Darüber liegt der Ort im Land der Kundin, und dorthin reicht die deutsche Befreiung nicht. Am OSS-Verfahren darfst du dann teilnehmen (Abschnitt 18j.1 Abs. 1 Satz 2 UStAE); die nötige USt-IdNr. bekommst du auch als Kleinunternehmer.

Einen anderen Weg öffnet § 19a UStG: Über ein Meldeverfahren beim BZSt nutzt du die Kleinunternehmerbefreiung eines anderen EU-Staats. Dafür erfüllst du dessen Bedingungen, dein Jahresumsatz in der EU bleibt im Vorjahr und im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, und du meldest jedes Quartal deine Umsätze.

Aufzeichnungen je Land, zehn Jahre lang

Über deine OSS-Umsätze führst du Aufzeichnungen, bewahrst sie zehn Jahre ab dem Ende des Verkaufsjahres auf und stellst sie dem BZSt oder den Behörden der anderen Staaten auf Anfrage elektronisch bereit (§ 22 Abs. 1 Satz 4 UStG). Das ist länger als die acht Jahre, die seit 2025 für Buchungsbelege gelten (mehr unter Belege aufbewahren). Hinein gehören laut EU-Kommission unter anderem Land, Art und Datum der Lieferung, die Steuer und die Angaben, aus denen sich der Wohnort der Kundin ergibt, im Shop also je Bestellung vor allem Lieferadresse, Nettobetrag, Satz und Zahlungseingang.

Bevor die 10.000 € voll sind: das OSS-Verfahren in fünf Schritten

1. Führ jeden Monat eine Summe deiner Nettoverkäufe an Privatleute in anderen EU-Staaten, Downloads eingeschlossen, für Vorjahr und laufendes Jahr.
2. Leg dir früh die USt-IdNr. und ein ELSTER-Zertifikat bereit. Die Nummer kommt per Post; die Wege stehen unter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen.
3. Steigt die Summe über 10.000 €, stell den Shop ab dieser Bestellung auf die Sätze der Kundenländer um und melde dich bis zum 10. des Folgemonats beim BZSt an.
4. Trag dir pro Quartal zwei Termine ein: die Voranmeldung zum 10. nach Ende des Zeitraums, die OSS-Erklärung samt Zahlung zum Ende des Folgemonats, bei einem Wochenende zum Freitag davor. Die Voranmeldung kann enno mit Quellen vorbereiten; prüfen und übermitteln tust du sie selbst.
5. Leg die Aufzeichnungen nach Ländern ab und behalte sie zehn Jahre.

Kommst du als Kleinunternehmer an die Schwelle, willst du unter ihr freiwillig wechseln oder verschickst du Ware aus einem Lager in einem anderen EU-Staat, klär den Fall vor dem ersten Schritt mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.