Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: was deine Angaben auslösen

Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung meldest du dein Unternehmen beim Finanzamt an, und am Ende bekommst du deine Steuernummer. Du übermittelst ihn elektronisch und unaufgefordert, innerhalb eines Monats nach deinem Start. Zeit verdienen vor allem die Angaben, aus denen später Zahlungstermine werden: deine geschätzten Einkünfte, deine geschätzte Umsatzsteuer und das Kreuz bei der Kleinunternehmerregelung.

Wer den Fragebogen abgibt und bis wann

Für Einzelunternehmer gibt es in ELSTER einen einzigen Bogen, den „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“. Er gilt für Gewerbetreibende, Freiberufler und Land- und Forstwirte gleichermaßen. Gründest du nicht allein, nimmst du einen anderen:

Als Gewerbetreibender meldest du dein Gewerbe außerdem bei der Gemeinde an, und die Gemeinde informiert das Finanzamt (§ 138 Abs. 1 AO). Den Fragebogen ersetzt das nicht, er ist eine eigene Pflicht (§ 138 Abs. 1b AO). Freiberufler melden kein Gewerbe an. Bei ihnen ist der Fragebogen die Meldung selbst.

Warte nicht auf Post vom Finanzamt: Seit dem 1. Januar 2021 schickst du den Bogen unaufgefordert. PDF-Vordrucke aus 2017 oder 2019, die bei der Suche noch auftauchen, taugen höchstens als Vorschau.

Als Beginn trägst du den Tag ein, an dem du unternehmerisch losgelegt hast. Die Ausfüllhilfe in ELSTER zählt Vorbereitungen schon dazu, zum Beispiel das Anmieten eines Ladens oder den ersten Wareneinkauf. Dein Beginn kann deshalb vor der Gewerbeanmeldung liegen.

Hast du die Frist schon verpasst, hol den Bogen jetzt nach. Das Finanzamt kann die Abgabe zwar mit einem Zwangsgeld durchsetzen, muss es aber vorher schriftlich androhen und dir dabei eine angemessene Frist setzen (§ 328 und § 332 AO).

Mit ELSTER oder ohne: welcher Zugang zu dir passt

Auf elster.de heißt der Einstieg „Unternehmen gegründet oder selbständig gemacht?“. Wie schnell du reinkommst, hängt davon ab, was du schon hast:

Das reine E-Mail-Konto wertest du auf, sobald deine Steuernummer da ist. Erst danach kannst du darüber etwa Umsatzsteuer-Voranmeldungen senden.

Eingeloggt findest du den Bogen unter „Formulare und Leistungen“ und „Alle Formulare“ in der Gruppe „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“. Im Abschnitt Steuernummer wählst du „Neue Steuernummer beantragen“ und dann Bundesland und Finanzamt. Zuständig ist laut Ausfüllhilfe das Finanzamt für den Ort, von dem aus du dein Gewerbe führst oder überwiegend freiberuflich arbeitest, bei Arbeit von zu Hause in der Regel das deines Wohnorts. Welches das ist, zeigt dir die Finanzamtsuche des Bundeszentralamts für Steuern.

Ohne eigenes ELSTER-Konto

Ganz ohne eigene Registrierung kommst du nur auf zwei Wegen zur Steuernummer:

1. Deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater übermittelt den Bogen für dich.
2. Du gibst auf Papier ab. Das erlaubt das Finanzamt aber nur auf Antrag, um eine unbillige Härte zu vermeiden (§ 138 Abs. 1b Satz 3 AO). Den Papiervordruck bekommst du dann beim Finanzamt.

Ein Steuerprogramm ist keine Abkürzung. Es sendet den Bogen zwar ohne das ELSTER-Portal, braucht dafür aber das Zertifikat aus deiner ELSTER-Registrierung.

Sechs Angaben, aus denen Zahlungen werden

Name, Adresse, Bankverbindung und Branche sind schnell eingetragen. Die folgenden Felder bestimmen dagegen, wann und wie oft du künftig ans Finanzamt zahlst:

Die Einkünfte: alle, nicht nur das Geschäft

ELSTER fragt nach allen voraussichtlichen Einkünften, bei Ehe oder eingetragener Lebenspartnerschaft auch nach denen deines Partners. Warst du im Gründungsjahr noch angestellt, gehört dein Lohn dazu, und die bereits abgezogene Lohnsteuer trägst du bei den Steuerabzugsbeträgen ein. Das Finanzamt rechnet die Vorauszahlungen nach Anrechnung dieser Abzüge (§ 37 Abs. 3 EStG). Festgesetzt werden sie nur, wenn sie mindestens 400 € im Jahr und 100 € je Termin erreichen (§ 37 Abs. 5 EStG).

Das Kreuz bei der Kleinunternehmerregelung

Verzichtest du auf die Kleinunternehmerregelung, bindet dich das für mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Welche Umsatzgrenzen im Gründungsjahr gelten und wann ein Verzicht sich rechnen kann, erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung. Bist du unsicher, lohnt sich hier vor dem Absenden ein Termin bei einer Steuerberaterin.

Die Umsatzsteuer: 2026 nach Schätzung, 2027 monatlich

Ohne Kleinunternehmerregelung fragt der Bogen nach der Umsatzsteuer, die du im laufenden Jahr voraussichtlich ans Finanzamt abführst. Gründest du 2026, entscheidet diese Zahl über deinen Rhythmus: über 9.000 € meldest du monatlich, sonst vierteljährlich, jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 Abs. 1 und 2 UStG). Eine Befreiung von den Voranmeldungen, wie sie das Finanzamt bei sehr wenig Steuer sonst aussprechen kann, gibt es im Gründungsjahr und im Jahr danach nicht.

Dass deine Schätzung den Rhythmus bestimmt, steht nur für die Jahre 2021 bis 2026 im Gesetz (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG). Ab 2027 zählt wieder Satz 4 derselben Vorschrift: Im Jahr der Gründung und im folgenden Kalenderjahr ist der Monat der Voranmeldungszeitraum, egal wie hoch die Steuer ist. Gründest du 2026, ist 2027 dein Folgejahr. Du meldest dann also monatlich, falls der Gesetzgeber die Sonderregel nicht noch verlängert. Beschlossen ist eine Verlängerung nicht, und der Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz 2026 enthält auch keine (Stand 23. September 2026). Wie die Meldung abläuft und was eine Fristverlängerung kostet, steht im Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Soll oder Ist: an der Kasse fast gleich, bei Rechnungen nicht

Bei der Sollversteuerung gehört die Umsatzsteuer in den Zeitraum, in dem du geliefert oder geleistet hast, auch ohne Zahlungseingang. Bei der Istversteuerung in den Zeitraum, in dem der Kunde zahlt. Wer sofort kassiert, merkt davon kaum etwas. Wer Rechnungen mit 30 Tagen Zahlungsziel schreibt, streckt bei Soll die Steuer oft vor. Gewerbetreibenden kann das Finanzamt die Istversteuerung auf Antrag erlauben, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres 800.000 € nicht überstiegen hat (§ 20 UStG). Im Eröffnungsjahr stellt das Finanzamt auf deinen voraussichtlichen Umsatz ab. Freiberufler, die mit Einnahmenüberschussrechnung arbeiten, brauchen keine Umsatzgrenze.

Bei der Art der Gewinnermittlung steht Freiberuflern die Einnahmenüberschussrechnung offen, Gewerbetreibenden nur, solange sie weder nach Handelsrecht Bücher führen müssen noch vom Finanzamt dazu verpflichtet wurden (§ 141 AO).

Beispiel: Luca schätzt sein erstes volles Jahr

Wenn die Schätzung nicht mehr stimmt

Läuft es deutlich besser oder schlechter, musst du nicht bis zur Steuererklärung warten. In ELSTER gibt es unter „Anträge und Nachrichten“ den „Antrag auf Anpassung von Vorauszahlungen“. Das Finanzamt kann die Vorauszahlungen für ein Jahr bis zum Ablauf des 15. Kalendermonats danach anpassen (§ 37 Abs. 3 Satz 3 EStG), für 2027 also bis Ende März 2029. Regnet Luca der halbe Sommer weg, beantragt er im August eine Herabsetzung. Brummt das Geschäft, beantragt er die Anpassung nach oben, damit die Nachzahlung nicht wächst.

Der Fragebogen in sechs Schritten

1. Kläre den Zugang. Mit einem privaten ELSTER-Konto bist du als Einzelunternehmer startklar. Sonst registriere dich heute, ohne Brief per Online-Identitätsprüfung oder, wenn die Frist drückt, mit einem reinen E-Mail-Konto.
2. Leg Steuer-ID, IBAN, das Datum deines Beginns samt Vorbereitungen und die Betriebsadresse bereit, nach einem Job im selben Jahr auch Lohn und Lohnsteuer. Eine Wirtschafts-Identifikationsnummer trägst du nur ein, wenn du schon eine hast.
3. Schätze deine Zahlen wie Luca: Umsatz aus Menge mal Preis, davon die Kosten, für dieses und das nächste Jahr. Dazu die Sonderausgaben.
4. Entscheide über Kleinunternehmerregelung und Soll oder Ist. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kreuzt du nur an, wenn du sie brauchst, etwa für Geschäfte mit Unternehmen in anderen EU-Staaten. Den Antrag leitet das Finanzamt nach deiner Erfassung an das Bundeszentralamt für Steuern weiter.
5. Sende den Bogen spätestens einen Monat, nachdem du deinen Betrieb eröffnet oder deine freiberufliche Tätigkeit aufgenommen hast. Vorbereitungen, die du als Beginn einträgst, lassen die Frist noch nicht laufen. Willst du am Lastschriftverfahren teilnehmen, schickst du das SEPA-Lastschriftmandat gesondert.
6. Die Steuernummer kommt nach der Prüfung per Post. Trag dann die Vorauszahlungstermine in deinen Kalender ein und leg für jeden Termin den Betrag zurück. Wenn du das nicht allein im Kopf behalten willst: enno behält solche Fristen im Blick und bereitet später auch Voranmeldungen und EÜR mit Quellen vor. Prüfen und abschicken tust du beides selbst.