Reverse-Charge-Verfahren: wann du die Umsatzsteuer selbst schuldest und wann dein Kunde

Beim Reverse-Charge-Verfahren schuldet nicht das Unternehmen die Umsatzsteuer, das die Leistung erbringt, sondern sein Kunde. Als Freelancer triffst du darauf meist in zwei Richtungen. Kaufst du eine Dienstleistung bei einem Anbieter im Ausland ein, meldest du die deutsche Steuer darauf selbst an und ziehst sie in der Regel im selben Formular als Vorsteuer wieder ab. Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, schreibst du die Rechnung ohne Umsatzsteuer und meldest den Umsatz zusätzlich dem Bundeszentralamt für Steuern.

Die Prüffrage: Wo wird die Leistung ausgeführt?

Zuerst zählt der Ort der Leistung. Für Dienstleistungen zwischen Unternehmen gilt § 3a Abs. 2 UStG: Die Leistung wird dort ausgeführt, von wo aus der Kunde sein Unternehmen betreibt. Arbeitest du von Berlin aus für eine Firma in Amsterdam, liegt der Ort in den Niederlanden, auch wenn du nie dort warst. Abonnierst du umgekehrt eine Software aus Irland für dein Büro, liegt er in Deutschland. Ausnahmen gibt es etwa für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück oder für Eintrittskarten zu Veranstaltungen (§ 3a Abs. 3). Für Design, Beratung, Programmierung oder ein Software-Abo zwischen Unternehmen bleibt es bei der Grundregel.

Die Folgen regelt § 13b UStG. Die Absätze 1 und 2 zählen auf, bei welchen Umsätzen der Kunde die Steuer schuldet, Absatz 5 sagt, welcher Kunde: bei Leistungen aus dem Ausland jeder Unternehmer. Zeilen und Kennzahlen in der Tabelle folgen dem Vordruck der Umsatzsteuervoranmeldung 2026:

Arbeitest du für Privatleute, gilt die Tabelle nicht. Dann liegt der Ort grundsätzlich dort, von wo aus du dein Unternehmen betreibst (§ 3a Abs. 1), mit eigenen Ausnahmen.

Einkauf im Ausland: Du meldest die Steuer selbst an

Liegt der Ort einer eingekauften Dienstleistung in Deutschland und kommt die Rechnung ohne Umsatzsteuer aus dem Ausland, fällt die Steuer trotzdem an, nur eben bei dir. Du berechnest sie auf den Nettobetrag, mit dem Satz, der für diese Leistung in Deutschland gilt, meist 19 Prozent (§ 12 Abs. 1 UStG). Steht auf der Rechnung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ oder „Reverse charge“, ist genau das gemeint. Die Pflicht ergibt sich allerdings aus dem Gesetz und nicht aus dem Vermerk. Gehört ein Einkauf schon in diese Voranmeldung und liegt dir noch keine Rechnung vor, schätzt du den Nettobetrag.

Im selben Formular ziehst du die Steuer als Vorsteuer wieder ab, wenn du die Leistung für dein Unternehmen beziehst und für Umsätze nutzt, die den Vorsteuerabzug erlauben (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG). Eine Rechnung nach § 14 brauchst du dafür nicht. Unterm Strich zahlst du nichts, ausfüllen musst du die Zeilen trotzdem.

Unterschiedlich ist der Zeitpunkt, zu dem die Steuer entsteht:

Gibst du vierteljährlich ab, zeigt sich das am Quartalsende. Eine Leistung aus Irland vom September gehört ins dritte Quartal, egal wann die Rechnung kommt. Eine Leistung aus den USA vom September, die erst im Oktober abgerechnet wird, gehört ins vierte. Entscheidend ist, wo das Unternehmen sitzt, das dir die Leistung erbringt, und nicht, woher die Marke stammt: Rechnet eine Gesellschaft mit Sitz in Irland ab, ist es ein EU-Fall. Warenkäufe aus der EU sind kein Fall von § 13b, sondern ein innergemeinschaftlicher Erwerb mit eigenen Zeilen.

Bist du Kleinunternehmer, schuldest du die Steuer auf solche Einkäufe ebenfalls, darfst sie aber nicht als Vorsteuer abziehen. Was daraus folgt, steht im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat

Arbeitest du für ein Unternehmen in einem anderen EU-Staat, ist deine Leistung in Deutschland nicht steuerbar, und dein Kunde schuldet die Steuer in seinem Land. Dafür brauchst du seine USt-IdNr., und zwar bevor du anfängst. Am besten nennt er sie schriftlich im Auftrag; eine Nummer im Briefkopf allein reicht der Finanzverwaltung nicht. Prüfen lässt du die Nummer mit einer qualifizierten Bestätigungsanfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), die online auch Name und Anschrift abgleicht, und speicherst das Ergebnis als Ausdruck oder Screenshot. Nennt dein Kunde keine USt-IdNr., darfst du grundsätzlich davon ausgehen, dass er privat bestellt. Dann gelten die Regeln für Privatkunden, und meist gehört deutsche Umsatzsteuer auf die Rechnung.

Auf die Rechnung gehören:

1. die üblichen Pflichtangaben einer Rechnung, nur ohne Steuerbetrag
2. deine USt-IdNr. und die deines Kunden
3. der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“; die Finanzverwaltung akzeptiert auch die Fassung aus einer anderen EU-Amtssprache, etwa „Reverse charge“
4. ein Ausstellungsdatum spätestens am 15. des Monats nach dem Leistungsmonat, für eine Leistung im August also bis zum 15. September (§ 14a Abs. 1 UStG)

Sitzt dein Kunde außerhalb der EU, etwa in der Schweiz, liegt der Ort ebenfalls bei ihm. Deutsche Umsatzsteuer fällt nicht an, eine Zusammenfassende Meldung gibt es nicht, und in der Voranmeldung steht der Betrag in Zeile 36 (Kennzahl 45). Dass dein Kunde ein Unternehmen ist, belegst du am besten mit einer Bescheinigung seiner Steuerbehörde. Hat er keine, darfst du es auf anderem Weg nachweisen.

Die Zusammenfassende Meldung ans BZSt

Jede Dienstleistung, für die dein Kunde in seinem EU-Staat die Steuer schuldet, meldest du dem BZSt zusätzlich in der Zusammenfassenden Meldung (§ 18a UStG), elektronisch über ELSTER oder das BZSt-Online-Portal. Pro Kunde steht darin eine Zeile: Länderkennzeichen, USt-IdNr., die Summe der Nettobeträge in Euro und als Art der Leistung „sonstige Leistungen“. Es zählt das Quartal, in dem du die Leistung ausgeführt hast, nicht das Datum der Rechnung oder der Zahlung.

Für Dienstleistungen reicht eine Meldung pro Quartal, fällig am 25. Tag nach Quartalsende. Eine Dauerfristverlängerung für die Voranmeldung gilt hier nicht. Merkst du später, dass eine Meldung falsch oder unvollständig war, berichtigst du sie innerhalb eines Monats, und zwar für das Quartal, in dem der Fehler steckt (§ 18a Abs. 10). Die ELSTER-Hilfe zur Zusammenfassenden Meldung spricht noch von drei Monaten. So stand es in einer älteren Fassung des Gesetzes, heute gilt ein Monat. Wer vorsätzlich oder leichtfertig nicht, falsch oder zu spät meldet oder zu spät berichtigt, riskiert ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro (§ 26a UStG). Kleinunternehmer geben keine Zusammenfassende Meldung ab.

Ein Quartal, beide Richtungen

Reverse Charge zwischen Unternehmen in Deutschland

§ 13b Abs. 2 zählt auch Umsätze auf, bei denen beide Seiten in Deutschland sitzen, vor allem aus Bau, Gebäudereinigung, Metallhandel und Energie. Selbstständige treffen vor allem auf drei davon:

• Du arbeitest an einem Bauwerk für einen Betrieb, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt. Dann schuldet er die Steuer. Planungs- und Überwachungsleistungen sind ausgenommen.
• Du reinigst Gebäude für ein Unternehmen, das selbst nachhaltig Gebäude reinigt.
• Du kaufst für dein Unternehmen Smartphones oder Tablets, und die Nettobeträge eines wirtschaftlichen Vorgangs, zum Beispiel einer Bestellung, ergeben zusammen mindestens 5.000 €.

Bestellt Mia für ihre Nutzertests vier Smartphones und zwei Tablets auf einmal für 5.400 € netto, stellt der Händler den Nettobetrag mit dem Vermerk in Rechnung. Mia trägt 5.400 € und 1.026,00 € Steuer in Zeile 32 ein und dieselben 1.026,00 € als Vorsteuer in Zeile 41. Bist du selbst der leistende Teil, schreibst du netto mit dem Vermerk (§ 14a Abs. 5 UStG) und meldest den Betrag in Zeile 34 (Kennzahl 60).

Vor dem nächsten Quartalsende: Reverse Charge in fünf Schritten

1. Prüf, ob du eine USt-IdNr. hast. Wenn nicht, beantragst du sie online beim BZSt; sie kommt ausschließlich per Post. Gründest du gerade, kreuzt du den Antrag im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an.
2. Trag die Nummer bei deinen Anbietern aus der EU ein, bevor die nächste Rechnung kommt.
3. Sortiere deine Eingangsrechnungen ohne Umsatzsteuer: Dienstleistungen von Anbietern aus der EU in Zeile 30, von Anbietern außerhalb der EU in Zeile 32, die Steuer aus beiden zusätzlich als Vorsteuer in Zeile 41. Wie das in ELSTER aussieht, zeigt die Anleitung zur Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER.
4. Leg für Kunden in der EU eine eigene Rechnungsvorlage an: beide USt-IdNrn., der Vermerk, kein Steuerbetrag.
5. Trag dir für jedes Quartal, in dem du für Kunden in der EU gearbeitet hast, den 25. Tag nach Quartalsende ein: Dann ist die Zusammenfassende Meldung fällig. Dieser Termin wandert nicht mit deiner Voranmeldung, auch nicht mit Dauerfristverlängerung.

Nutzt du enno, sortiert es über Nacht Bank und Belege und gleicht dabei jede Zahlung mit ihrem Beleg ab. Ob eine Rechnung ohne Steuer unter § 13b fällt, entscheidest du selbst. Unklare Fälle, etwa Leistungen rund um ein Grundstück, klärst du mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.