Rechnung ins Ausland: mit oder ohne Umsatzsteuer? Die Regeln nach Kunde und Land

Ob auf deine Rechnung ins Ausland deutsche Umsatzsteuer gehört, klärst du bei Dienstleistungen mit zwei Fragen: Arbeitest du für ein Unternehmen oder für eine Privatperson, und sitzt der Kunde in der EU oder außerhalb? Für Unternehmen ist die Antwort fast überall dieselbe: Die Rechnung geht netto raus. Privatleute zahlen dagegen meistens deutsche Steuer, Ausnahmen gibt es für Kunden außerhalb der EU und für digitale Produkte. Waren folgen eigenen Regeln und bleiben außen vor.

Zwei Fragen, vier Fälle

Steuerlich zählt der Ort der Leistung. Bestellt ein Unternehmen, liegt er dort, von wo aus der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Bestellt eine Privatperson, liegt er grundsätzlich dort, von wo aus du deins betreibst (§ 3a Abs. 1 UStG). Landet der Ort im Ausland, ist deine Leistung in Deutschland nicht steuerbar, und auf die Rechnung gehört keine deutsche Umsatzsteuer.

Beim Ausland unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Gebiete. Die übrigen EU-Staaten bilden mit Deutschland das Gemeinschaftsgebiet, alles andere ist Drittland: die Schweiz, Norwegen, die USA und seit dem 1. Januar 2021 auch Großbritannien, bei Dienstleistungen einschließlich Nordirland. Daraus ergeben sich vier Fälle, mit Zeilen nach dem Vordruck der Voranmeldung 2026:

Mit Kleinunternehmerregelung steht auf keiner dieser Rechnungen deutsche Umsatzsteuer, und eine Zusammenfassende Meldung gibst du nicht ab (§ 18a Abs. 4 UStG). § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG befreit dich außerdem davon, auf Rechnungen an Firmen in der EU die beiden USt-IdNrn. anzugeben. Den Vermerk zur Steuerschuldnerschaft nennt die Vorschrift nicht.

Firmenkunden in der EU: netto und mit Zusammenfassender Meldung

Sitzt dein Firmenkunde in einem anderen EU-Staat, schuldet er die Umsatzsteuer in seinem Land. Deine Rechnung enthält dann keinen Steuerbetrag. Dafür stehen neben den üblichen Angaben deine USt-IdNr., die deines Kunden und der Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ darauf; die englische Fassung „Reverse charge“ erkennt die Finanzverwaltung ebenfalls an. Ausstellen musst du die Rechnung bis zum 15. des Monats, der auf den Leistungsmonat folgt (§ 14a Abs. 1 UStG).

In der Voranmeldung steht der Nettobetrag in Zeile 35. Außerdem meldest du ihn dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) in der Zusammenfassenden Meldung, fällig am 25. Tag nach Ende des Quartals (§ 18a Abs. 2 UStG). Wie du deine eigene USt-IdNr. bekommst, steht unter Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Die Prüfung der Kundennummer beim BZSt und deine eigenen Einkäufe aus dem Ausland erklärt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Firmenkunden in der Schweiz, in Großbritannien und den USA

§ 3a Abs. 2 UStG fragt nicht nach der EU. Auch bei einer AG in Basel, einer Ltd in Manchester oder einer Inc. in Austin liegt der Ort beim Kunden. Eine Zusammenfassende Meldung entfällt, eine USt-IdNr. des Kunden muss nicht auf die Rechnung, und der Nettobetrag steht in Zeile 36 der Voranmeldung (Kennzahl 45, „Übrige nicht steuerbare Umsätze“).

Einen Pflichtvermerk schreibt das deutsche Umsatzsteuergesetz für diese Rechnungen nicht vor. § 14a Abs. 1 verlangt ihn nur bei Leistungen in einem anderen EU-Staat, und die Rechnungsvorschriften gelten laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) grundsätzlich für Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind (14.1 Abs. 20). Ein Satz wie „Nicht im Inland steuerbare Leistung, Leistungsort nach § 3a Abs. 2 UStG beim Empfänger“ erklärt trotzdem, warum kein Steuerbetrag dasteht. Eine E-Rechnung schuldest du Kunden im Ausland nicht, die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten in Deutschland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Schreibst du auf Englisch, kann das Finanzamt verlangen, dass du unverzüglich eine Übersetzung vorlegst (§ 87 Abs. 2 AO).

Wichtiger als der Wortlaut ist der Beleg, dass dein Kunde ein Unternehmen ist. Die Finanzverwaltung nennt dafür eine Bescheinigung einer Behörde im Sitzstaat, dass er dort als Unternehmer erfasst ist. Hat er keine, bleibt es dir überlassen, wie du es nachweist (UStAE 3a.2 Abs. 11).

Ob im Land deines Kunden Steuer auf deine Arbeit anfällt, regelt das dortige Recht; das klärst du mit dem Kunden oder einer Beratung vor Ort, deine deutsche Rechnung bleibt gleich.

Privatkunden: deutsche Steuer mit zwei Ausnahmen

Für Privatleute gilt § 3a Abs. 1 UStG. Passt du für einen Privatmann in Salzburg ein Programm an, schreibst du eine gewöhnliche deutsche Rechnung mit 19 % und allen Pflichtangaben. Tritt ein Kunde aus der EU ohne USt-IdNr. auf, darfst du grundsätzlich von einer Privatperson ausgehen, solange dir keine anderen Informationen vorliegen (UStAE 3a.2 Abs. 9).

Erste Ausnahme: Wohnt der Kunde außerhalb der EU, verlegt § 3a Abs. 4 UStG den Ort an seinen Wohnsitz, wenn die Leistung in einem Katalog steht. Darin stehen unter anderem Urheber- und Markenrechte, Werbung, Beratung, Ingenieurleistungen und ähnliche Leistungen sowie Datenverarbeitung. Die Anpassung von Software an die Bedürfnisse eines Kunden ordnet die Finanzverwaltung den ingenieurähnlichen Leistungen zu (UStAE 3a.9 Abs. 13). Für eine Privatperson in Zürich oder Toronto fällt darauf keine deutsche Umsatzsteuer an, der Betrag gehört in Zeile 36.

Zweite Ausnahme: elektronische Leistungen wie Software zum Herunterladen, Webhosting oder ein automatisiert laufender Onlinekurs. An Privatleute werden sie dort erbracht, wo der Kunde wohnt (§ 3a Abs. 5 UStG), mit einer Schwelle innerhalb der EU: Solange deine elektronischen Leistungen an Privatleute in anderen EU-Staaten, zusammen mit Fernverkäufen von Waren dorthin, im Vorjahr nicht über 10.000 € lagen und im laufenden Jahr nicht darüber steigen, bleibt es bei deutscher Umsatzsteuer (Stand September 2026). Darüber gilt die Steuer des Kundenlands. Statt dich in jedem Staat zu registrieren, kannst du dann über das BZSt am One-Stop-Shop teilnehmen und diese Umsätze vierteljährlich gesammelt erklären, jeweils innerhalb eines Monats nach Quartalsende (§ 18j UStG).

Franken, Dollar, Pfund: welcher Kurs zählt

Für die Berechnung der Steuer schreibt § 16 Abs. 6 UStG die Durchschnittskurse vor, die das Bundesministerium der Finanzen (BMF) monatlich veröffentlicht, grundsätzlich für den Monat der Leistung. Ändert sich der Kurs bis zur Zahlung, bleibt die Steuer, wie sie ist (UStAE 16.4 Abs. 1). Versteuerst du nach vereinnahmten Entgelten, nimmst du dagegen den Kurs des Monats, in dem das Geld eingeht. Einen Tageskurs, belegt durch Bankmitteilung oder Kurszettel, nimmst du nur mit Erlaubnis deines Finanzamts. Für die Zusammenfassende Meldung gilt dieselbe Umrechnung.

Für Beträge ohne deutsche Steuer, etwa in Zeile 36, verlangt die Anleitung zur Voranmeldung nur die Umrechnung in Euro, einen Kurs gibt sie nicht vor.

Die zuletzt veröffentlichten Kurse je Euro:

Du teilst den Fremdwährungsbetrag durch den Kurs und trägst das Ergebnis in vollen Euro ohne Cent ein.

Alinas August: fünf Kunden, fünf Orte

Vor der nächsten Auslandsrechnung: fünf Prüfschritte

1. Klär vor Auftragsbeginn, ob dein Kunde als Unternehmen bestellt: in der EU über seine USt-IdNr., die du beim BZSt bestätigen lässt, außerhalb der EU über eine Bescheinigung einer Behörde seines Landes oder einen anderen Nachweis.
2. Ordne den Kunden in die Tabelle ein; bei Privatleuten zählt zusätzlich, ob die Leistung im Katalog steht oder elektronisch ist.
3. Leg eine Vorlage je Fall an: EU-Firmen mit beiden Nummern und Vermerk, Firmen außerhalb der EU mit Hinweis auf den Leistungsort, Privatleute in der EU mit 19 %. Im kostenlosen Rechnungsgenerator wählst du den Fall aus, und der passende Vermerk kommt auf die Rechnung.
4. Notiere bei jeder Rechnung in Franken, Dollar oder Pfund, welchen BMF-Kurs du genommen hast, und den Eurobetrag.
5. Enthält ein Quartal einen Auftrag einer Firma aus der EU, geht die Zusammenfassende Meldung bis zum 25. Januar, April, Juli oder Oktober raus; an einem Wochenende oder Feiertag gilt der Werktag danach. Downloads an Privatleute in der EU hältst du jedes Jahr gegen die 10.000-Euro-Schwelle.

Die Zeilen der Voranmeldung bereitet enno mit Quellen vor und gleicht dazu Buchungen mit Belegen ab. Du kontrollierst das Ergebnis und schickst es selbst ab. Einige Leistungen haben einen eigenen Ort, etwa Arbeiten im Zusammenhang mit einem Grundstück oder Kurse, die du vor Ort für Privatleute gibst (§ 3a Abs. 3 UStG). Bei solchen Aufträgen lohnt die Frage an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater, bevor die Rechnung rausgeht.