Steuerberater wechseln: Vollmacht, Unterlagen und die Fristen, die weiterlaufen

Ein Wechsel der Kanzlei besteht aus drei Übergaben, die gleichzeitig laufen: die Vollmacht beim Finanzamt, deine Unterlagen und Buchungsdaten und jede Frist, die gerade offen ist. Kündigen lässt sich ein laufendes Mandat in der Regel jederzeit. Heikel sind die Wochen dazwischen. Ein Bescheid liegt im Postfach der alten Kanzlei, eine Voranmeldung hat plötzlich niemand auf dem Zettel. Beauftragst du die neue Kanzlei zuerst und schreibst hinter jede offene Frist einen Namen, fällt nichts zwischen die Stühle.

Erst der neue Auftrag, dann die Kündigung

Ein laufendes Steuerberatungsmandat ist in aller Regel ein Dienstvertrag, der eine Geschäftsbesorgung zum Gegenstand hat (§ 675 BGB). Wer Dienste höherer Art leistet, die man ihm wegen besonderen Vertrauens überträgt, ohne in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen zu stehen, dem kann nach § 627 BGB ohne wichtigen Grund und ohne Frist gekündigt werden. Steht in deinem Vertrag eine Laufzeit oder Kündigungsfrist, lies vorher nach, was er für ein vorzeitiges Ende regelt.

Bezahlt wird trotzdem, was schon erledigt ist. Die Kanzlei kann den Teil der Vergütung verlangen, der ihren bisherigen Leistungen entspricht (§ 628 Abs. 1 BGB), wenn euer Vertrag für diesen Fall nichts anderes regelt. Das gilt auch für eine Pauschale: Bei einem gekündigten Dauermandat mit Jahrespauschale ist sie nach dem Bundesgerichtshof auf diesen Teil herabzusetzen (Urteil vom 22. Mai 2014, IX ZR 147/12). Wie du eine Kanzleirechnung Zeile für Zeile nachrechnest, zeigt der Beitrag zu den Steuerberater-Kosten.

Die Reihenfolge hat auch einen steuerlichen Grund. Die lange Abgabefrist für Jahreserklärungen gilt, sofern eine Kanzlei mit ihrer Erstellung beauftragt ist (§ 149 Abs. 3 AO). Zwischen zwei Mandaten ist keine beauftragt. Ob du in einer solchen Lücke Aufgaben selbst erledigst und was dabei Pflicht ist, klärt der Beitrag zur Frage, ob du einen Steuerberater brauchst.

Was die alte Kanzlei herausgeben muss

Auf dein Verlangen herauszugeben sind die Dokumente, die die Kanzlei aus Anlass ihrer Arbeit von dir oder für dich erhalten hat (§ 66 Abs. 2 StBerG). Das gilt auch für Dokumente, die sie elektronisch verwahrt (§ 66 Abs. 4 StBerG).

Was schon in deiner Ablage liegt, etwa Abschlüsse, Erklärungen und Bescheide, musst du nicht anfordern. Damit kann die neue Kanzlei sofort anfangen.

Ihre Handakten bewahrt die Kanzlei zehn Jahre auf, ab Ablauf des Jahres, in dem der Auftrag endete (§ 66 Abs. 1 StBerG). Holst du deine Dokumente nicht binnen sechs Monaten ab, nachdem sie dich dazu aufgefordert hat, muss sie sie nicht mehr für dich verwahren. Deine eigene Aufbewahrungspflicht nach der Abgabenordnung bleibt davon unberührt; welche Frist für welche Unterlage gilt, erklärt der Beitrag zum Aufbewahren von Belegen.

Offene Rechnung: was die Kanzlei zurückhalten darf

Sind Gebühren oder Auslagen offen, darf die Kanzlei die Herausgabe dieser Dokumente verweigern, bis sie bezahlt ist (§ 66 Abs. 3 StBerG). Im selben Absatz steht die Grenze: Das gilt nicht, soweit das Zurückhalten unangemessen ist. Wann das so ist, lässt das Gesetz offen. Hältst du eine Rechnung für falsch, vermittelt auf Antrag die Steuerberaterkammer (§ 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG). Geht es um viel Geld oder drängt eine Frist, hol dir anwaltlichen Rat.

Buchungsdaten: deine Daten und das Arbeitsergebnis der Kanzlei

Arbeitet die alte Kanzlei mit DATEV, liegt deine Buchhaltung in ihrem Bestand dort. Genau darum ging es in einem Urteil des Bundesgerichtshofs: Verlangt wurde, dass die frühere Kanzlei der Übertragung der DATEV-Daten auf einen anderen Steuerberater zustimmt. Ob das geht, hängt nach dem Urteil an einer Unterscheidung (Urteil vom 11. März 2004, IX ZR 178/03). Das Gericht stützt sie auf die Herausgabepflicht aus § 667 BGB, deren Wortlaut sich seitdem nicht geändert hat:

• Daten, die du geliefert hast, und was die Kanzlei daraus erst vorbereitend geordnet hat, muss sie herausgeben, auch in Form der Zustimmung zur Übertragung.
• Das geschuldete Arbeitsergebnis, also die fertige Buchführung und die Abschlussarbeiten, fällt nicht unter diese Herausgabepflicht. Du bekommst es aus dem Vertrag, und dort steht ihm die Vergütung gegenüber.

Gebuchte und bezahlte Zeiträume sind also der einfache Teil. Für gebuchte Monate mit offener Rechnung gilt nach dem Urteil: Das Ergebnis gibt es nicht honorarfrei.

Außerdem ist die alte Kanzlei zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 57 Abs. 1 StBerG), auch gegenüber der neuen. Die Übergabe läuft deshalb über deine ausdrückliche Anweisung, oder du holst Unterlagen und Daten selbst ab. Arbeitet eine der beiden nicht mit DATEV, stimmen die Kanzleien das Format ab; welche Listen und Auswertungen sie braucht, sagt dir die neue.

Die Vollmacht beim Finanzamt umstellen

Deine Kanzlei vertritt dich gegenüber dem Finanzamt mit einer Vollmacht (§ 80 AO). Deren Daten kann sie elektronisch übermitteln (§ 80a AO), über die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer. Grundlage ist das amtliche Muster, das du unterschreibst.

Sobald die neue Vollmacht dem Finanzamt angezeigt oder übermittelt ist, erlöschen grundsätzlich alle Vollmachten, die ihm bisher vorlagen, auch die der alten Kanzlei. So steht es im Merkblatt der Finanzverwaltung zu den Mustern. Ein Kästchen im Muster beschränkt das auf Vollmachten derselben Kanzlei; beim Wechsel bleibt es leer, die alte soll ja enden.

Ein Widerruf wird gegenüber dem Finanzamt erst wirksam, wenn er ihm zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Hat die alte Kanzlei ihre Vollmacht elektronisch übermittelt und widerrufst du sie, am besten gleich im Kündigungsschreiben, muss sie den Widerruf unverzüglich an die Finanzverwaltung melden (§ 80a Abs. 1 Satz 4 AO). Du kannst ihn auch selbst mitteilen, formlos, zum Beispiel über die „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ in Mein ELSTER. Bis die neue Vollmacht oder der Widerruf angekommen ist, kann das Finanzamt Bescheide weiter wirksam an die alte Kanzlei bekannt geben.

Welche Fristen während des Wechsels weiterlaufen

Keine Frist wartet, bis die neue Kanzlei eingearbeitet ist. Verantwortlich bleibst du beziehungsweise deine Gesellschaft, und beim Verspätungszuschlag wird dir ein Verschulden deiner Kanzlei zugerechnet (§ 152 Abs. 1 AO).

Die Kanzlei-Frist hängt am Auftrag, einen Stichtag dafür nennt das Gesetz nicht. Liegt zwischen altem und neuem Mandat eine Pause, lass dir von der neuen Kanzlei vorab sagen, bis wann sie die offenen Erklärungen abgeben will und worauf sie diesen Termin stützt. Die Termine für 2025 und 2026 mit allen Verschiebungen listet der Überblick zur Steuererklärungsfrist 2026.

Die Offenlegung ist Pflicht der Geschäftsführung, nicht der Kanzlei (§ 325 Abs. 1 HGB). Kommt sie nicht rechtzeitig, droht das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld von mindestens 2.500 € an und setzt sechs Wochen Frist (§ 335 Abs. 1 und 3 HGB).

Moritz und Kaya: der Wechsel im Oktober 2026

Die Übergabe in acht Schritten, vom neuen Auftrag bis zur Fristenliste

1. Die neue Kanzlei beauftragen, ausdrücklich auch mit den offenen Jahreserklärungen, und den Preis als Vergütungsvereinbarung in Textform festhalten.
2. Die Vollmacht nach amtlichem Muster unterschreiben, ohne das Kästchen anzukreuzen, nach dem nur Vollmachten derselben Kanzlei erlöschen. Den Tag der Übermittlung absprechen.
3. Der alten Kanzlei in Textform kündigen, die Vollmacht zum selben Termin widerrufen und festhalten, welche Voranmeldungen sie bis zum Ende noch abgibt.
4. Die Post vom Finanzamt der letzten Wochen anfordern und jede laufende Einspruchsfrist notieren.
5. Die Schlussrechnung Posten für Posten prüfen und bezahlen, was stimmt.
6. Die eigene Ablage durchsehen, dann Belege und Dokumente nach § 66 StBerG anfordern und die alte Kanzlei bitten, der Übertragung deiner Daten an die neue zuzustimmen.
7. Der neuen Kanzlei eine Fristenliste geben, mit Dauerfristverlängerung, gezahlter Sondervorauszahlung, offenen Erklärungsjahren, bei Angestellten dem Monat, ab dem sie die Löhne abrechnet, und bei UG oder GmbH der Offenlegung.
8. Die eigenen Belege laufend sortiert halten, dann wird die nächste Übergabe kürzer. Dabei hilft enno: Es sortiert Bank und Belege über Nacht, gleicht jede Buchung mit ihrem Beleg ab und gibt der Kanzlei einen DATEV-Export. Fragen zu deinem Einzelfall klärst du weiter mit der Kanzlei.

Die Schritte 3, 4 und 6 passen in einen Brief an die alte Kanzlei, etwa nach diesem Muster.

[Dein Name oder Firma]
[Anschrift]

[Name der bisherigen Kanzlei]
[Anschrift der Kanzlei]

[Ort], [Datum]

Mandat [Mandantennummer]: Kündigung zum [Datum] und Übergabe an [Name der neuen Kanzlei]

Sehr geehrte [Anrede],

hiermit kündige ich das Mandat zum [Datum]. Wie vereinbart übermitteln Sie bis dahin noch [etwa die Voranmeldung für August]. Danach betreut mich [Name und Anschrift der neuen Kanzlei].

Zum selben Termin widerrufe ich die Vollmacht gegenüber dem Finanzamt. Soweit Sie die Vollmacht elektronisch übermittelt haben, melden Sie den Widerruf bitte unverzüglich an die Finanzverwaltung.

Bitte schicken Sie mir alle Schreiben und Bescheide des Finanzamts, die seit dem [Datum] für mich bei Ihnen eingegangen sind und die ich noch nicht erhalten habe.

Bitte geben Sie mir die Dokumente heraus, die Sie von mir oder für mich erhalten haben, auch die elektronisch verwahrten, und zwar [Abholung oder Versand, mit Datum].

Bitte stimmen Sie außerdem der Übertragung meiner Buchungsdaten an [Name der neuen Kanzlei] zu. Ich weise Sie hiermit ausdrücklich an, diese Daten an die neue Kanzlei zu übergeben, und entbinde Sie insoweit von der Verschwiegenheit.

[Wenn du eine offene Rechnung schon bezahlt hast:] Ihre Rechnung vom [Rechnungsdatum] habe ich am [Zahlungsdatum] bezahlt.

Ihre Schlussrechnung erbitte ich in Textform.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name, bei einer UG oder GmbH mit Firma und Funktion]