Steuerberater-Vollmacht beim Finanzamt: was jedes Kreuz erlaubt und wie du widerrufst

Mit deiner Unterschrift unter das amtliche Muster darf die Kanzlei dich beim Finanzamt in allen Steuersachen vertreten, bis hin zum Einspruch und seiner Rücknahme. Deine Bescheide empfängt sie in der Regel nur, wenn du das eigens ankreuzt, und dann beginnt deine Einspruchsfrist mit der Bekanntgabe an sie. Den Abruf deiner gespeicherten Daten erlaubst du gleich mit, solange du ihn nicht abwählst. Widerrufen kannst du jederzeit, beim Finanzamt zählt aber erst der Eingang.

Was du mit der Unterschrift erlaubst

Wer an einem Steuerverfahren beteiligt ist, darf sich vertreten lassen, und die Vollmacht deckt jede Verfahrenshandlung, soweit ihr Inhalt nichts anderes bestimmt (§ 80 Abs. 1 AO). Fußnote 5 des Musters wird konkret: Erklärungen jeder Art abgeben und entgegennehmen, Anträge stellen, außergerichtliche Rechtsbehelfe einlegen, zurücknehmen oder auf sie verzichten, mit dem Finanzamt verhandeln. Eine Grenze zieht das Gesetz selbst: Steuererstattungen und Steuervergütungen darf die Kanzlei mit der Vollmacht nicht empfangen.

Ist eine Kanzlei bestellt, ist sie nach § 80 Abs. 5 AO die erste Adresse des Finanzamts. Direkt an dich darf es sich wenden, soweit du selbst mitwirken musst, und dann soll es die Kanzlei verständigen. Du bleibst handlungsfähig: Laut Anwendungserlass zur Abgabenordnung kannst du weiter selbst wirksame Erklärungen abgeben und sogar einen Einspruch zurücknehmen, den die Kanzlei eingelegt hat. Ehegatten und Lebenspartner unterschreiben laut Muster je eine eigene Vollmacht, auch wenn sie zusammen veranlagt werden.

Wie die Vollmacht ins Finanzamt kommt

Vorlegen muss eine Steuerberaterkanzlei deine Vollmacht zunächst nicht: Das Gesetz vermutet, dass sie bevollmächtigt ist (§ 80 Abs. 2 AO), einen Nachweis darf das Finanzamt aber jederzeit verlangen (§ 80 Abs. 3 AO). Für den Datenabruf gilt die Vermutung nur, wenn die Vollmachtsdaten über eine Datenbank der Kammer kommen (§ 80 Abs. 2 Satz 2, § 80a Abs. 2 AO).

Für Steuerberater ist das die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer, kurz VDB. Die Kanzlei trägt deine Kreuze dort ein, und der Datensatz muss deiner Vollmacht entsprechen (§ 80a Abs. 1 Satz 3 AO). Das Finanzamt geht dann von einer Vollmacht im mitgeteilten Umfang aus und prüft laut ELSTER nur per Zufallsauswahl oder bei konkreten Anhaltspunkten. Das amtliche Formular darf die Kanzlei dafür grundsätzlich nicht umschreiben, nur kurze Ordnungsangaben im Kopf sind erlaubt.

Maßgeblich ist seit dem BMF-Schreiben vom 12. Dezember 2025 das Muster, das das Ministerium schon am 27. März 2025 veröffentlicht hatte. Neu ist das Feld für die Wirtschafts-Identifikationsnummer, einzutragen, sobald du eine hast. Das frühere Beiblatt mit den Steuernummern ist weggefallen. Vollmachten nach dem alten Muster gelten grundsätzlich weiter.

Mit der Unterschrift stimmst du in den Zeilen 40/41 der Speicherung und Übermittlung zu. Laut ELSTER sind die Abrufrechte dann nach wenigen Arbeitstagen eingerichtet, für die gemeldeten Bescheinigungen (eBelege) nach etwa zwei, für das Steuerkonto nach etwa vier.

Heikel sind die Steuernummern. Nach dem Bundesfinanzhof gilt eine so angezeigte Vollmacht zwar für alle deine Besteuerungsverfahren (Urteil vom 8. November 2023, II R 19/21), technisch zugeordnet wird sie bis auf Weiteres aber nur den Steuernummern im Datensatz. Fehlt eine, kann deine Empfangsvollmacht dort unberücksichtigt bleiben. Gib der Kanzlei jede Steuernummer, neue kann sie nachmelden.

Das amtliche Muster, Kreuz für Kreuz

Das Muster geht von einer Vollmacht ohne sachliche oder zeitliche Grenze aus, mit vollem Datenabruf. Jedes Kreuz weicht davon ab: In Zeile 15 wählst du ab, bei der Bekanntgabe in den Zeilen 16 bis 20 wählst du hinzu.

Ein eigenes Kästchen für die vorausgefüllte Steuererklärung oder für elektronische Bescheide gibt es nicht. Die Daten der vorausgefüllten Erklärung und das Steuerkonto fallen unter den Datenabruf der Zeilen 29 bis 33, elektronische Bescheide unter die Zeilen 17/18. Was der Abruf dir erspart, steht im Beitrag zu den Unterlagen für den Steuerberater. Ob Bescheide per Post oder zum Abruf eingehen, stellt die Kanzlei in der VDB ein.

Mit Empfangsvollmacht laufen deine Fristen bei der Kanzlei

Dass eine Kanzlei deine Erklärung erstellt und einreicht, macht sie nach dem Anwendungserlass in der Regel noch nicht zur Empfangsbevollmächtigten. Das Kreuz in den Zeilen 17/18 ändert das. Dann soll der Bescheid an die Kanzlei gehen (§ 122 Abs. 1 Satz 4 AO), an dich nur aus besonderen Gründen.

Für den Fristbeginn zählt die Bekanntgabe an die Kanzlei. Schickt das Finanzamt ihr einen Brief, ist das nach § 122 Abs. 2 AO der vierte Tag, nachdem es ihn zur Post gegeben hat; stellt es den Bescheid zum Abruf bereit, der vierte Tag danach (§ 122a Abs. 4 AO). Landet dieser Tag auf einem Wochenende oder Feiertag, gilt erst der Werktag danach (§ 108 Abs. 3 AO). Erreicht der Brief die Kanzlei später, zählt ihr tatsächlicher Eingang. Von da an bleibt ein Monat für den Einspruch (§ 355 AO).

Ab 2027 wird der Abruf in diesen Fällen zum Regelweg. Erlässt das Finanzamt nach dem 31. Dezember 2026 einen Steuer-, Mess- oder Feststellungsbescheid zu einer Erklärung, die eine Kanzlei mit Empfangsvollmacht elektronisch übermittelt hat, soll es ihn zum Abruf bereitstellen (§ 122a Abs. 1 Satz 2 AO). Papier gibt es dann nur auf Antrag (§ 122a Abs. 2 AO); bei einer Empfangsvollmacht in der VDB hinterlegt die Kanzlei diese Wahl dort.

Kommt der Bescheid ohne besonderen Grund trotzdem zu dir, beginnt die Frist laut Anwendungserlass erst, wenn die Kanzlei ihn nachweislich hat. Rechne sicherheitshalber ab deinem Eingang und reich ihn am selben Tag weiter.

Die Vollmacht enger fassen

Drei Hebel lassen sich kombinieren: Zeile 15 nimmt Steuerarten oder Verfahren aus, Zeile 23 schließt Jahre vor einem Stichjahr aus, Zeile 24 nennt die erfassten Jahre. Und bleiben die Zeilen 17/18 leer, vertritt dich die Kanzlei, Bescheide und Fristen bleiben aber in der Regel bei dir. Änderst du die Vollmacht später, gilt das beim Finanzamt erst ab Zugang (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO).

Widerruf und Wechsel: ab wann sie beim Finanzamt wirken

Widerrufen kannst du jederzeit, beim Finanzamt wirkt der Widerruf ab Zugang (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Es gibt zwei Wege, auch beide zugleich:

• An die Kanzlei: Hat sie die Vollmacht elektronisch übermittelt, muss sie deinen Widerruf oder deine Änderung ohne Verzögerung per Datensatz weitergeben (§ 80a Abs. 1 Satz 4 AO). Lass dir bestätigen, wann sie das getan hat.
• Direkt ans Finanzamt: Nach dem Anwendungserlass zu § 80a geht das schriftlich, elektronisch oder mündlich an Amtsstelle, etwa mit einer „Sonstigen Nachricht an das Finanzamt“ in Mein ELSTER.

Was vorher abging, bleibt wirksam. Lag die Vollmacht vor, als das Finanzamt den Bescheid zur Post gab oder zum Abruf bereitstellte, und geht er der Kanzlei zu, ändert ein späterer Widerruf daran nichts (Anwendungserlass zu § 122, gestützt auf den Bundesfinanzhof, VI R 25/21).

Beim Wechsel erledigt die neue Vollmacht das meiste: Mit ihr erlöschen nach dem Merkblatt grundsätzlich alle bisherigen, auch die einer anderen Kanzlei. Nur das Ende von Abrufrechten, die nicht über eine Kammer-Datenbank liefen, ist gesondert anzuzeigen. Mit Zeile 28 kannst du zwei Kanzleien nebeneinander bevollmächtigen, eine Empfangsvollmacht gibt es aber nur einmal: Wird eine neue angezeigt, erlischt die alte laut Muster in jedem Fall. Wie Unterlagen und laufende Fristen umziehen, steht im Beitrag Steuerberater wechseln. Kündigt die Kanzlei, hilft Mandatsniederlegung durch den Steuerberater.

Für beide Wege zugleich reicht dieses Muster: oben der Brief ans Finanzamt, den du auch als „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ schicken kannst, unten die Zeilen an die Kanzlei.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]

Finanzamt [Ort]
[Anschrift des Finanzamts]

Steuernummer: [alle Steuernummern]
[W-IdNr., falls vorhanden]
[Ort], [Datum]

Widerruf der Vollmacht für [Name der Kanzlei]

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit widerrufe ich die Vollmacht für [Name und Anschrift der Kanzlei] mit Wirkung zum [Datum]. Der Widerruf umfasst die Vertretung, die Empfangsvollmacht für Bescheide und Mahnungen und die Befugnis zum Datenabruf.

Bitte geben Sie Bescheide und andere Schreiben ab diesem Tag mir bekannt.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]


An die Kanzlei, zum selben Datum:

Die Vollmacht für meine Vertretung beim Finanzamt widerrufe ich mit Wirkung zum [Datum]. Soweit Sie die Vollmacht elektronisch übermittelt haben, geben Sie den Widerruf bitte ohne Verzögerung an die Finanzverwaltung weiter und bestätigen Sie mir, an welchem Tag Sie das getan haben.

Fiete, Bootsbauer: erste Vollmacht, ein Jahr später die zweite

Vor der Unterschrift: fünf Punkte für eine Vollmacht, die zum Auftrag passt

1. Kläre, was die Kanzlei übernimmt, und schließ in Zeile 15 nur aus, was sie nicht machen soll.
2. Entscheide, wohin Bescheide (Zeilen 17/18) und Mahnungen (Zeilen 19/20) gehen. Bei Empfangsvollmacht vereinbare, bis wann sie Bescheide weiterreicht und wer die Frist notiert.
3. Lass Zeile 34 leer, wenn die Kanzlei deine gespeicherten Daten nutzen soll. Hast du etwas eingeschränkt, prüf die Zeilen 38/39.
4. Gib alle Steuernummern und, falls vorhanden, die W-IdNr. mit und behalte eine Kopie der unterschriebenen Vollmacht.
5. Endet die Zusammenarbeit, widerrufe in Textform bei der Kanzlei und beim Finanzamt und notier das Datum. Soll die alte Kanzlei nach einem Wechsel nichts mehr für dich tun, bleibt Zeile 28 auf der neuen Vollmacht leer.