Mandatsniederlegung durch den Steuerberater: was der Brief bedeutet und welche Frist gilt

Legt deine Kanzlei das Mandat nieder, kündigt sie den Vertrag, und das darf sie in der Regel ohne wichtigen Grund. Kündigt sie zur Unzeit und ohne wichtigen Grund, schuldet sie dir Schadensersatz; was keinen Aufschub duldet, muss sie ohnehin noch erledigen. Für deine Erklärungen 2025 ist offen, ob der 1. März 2027 als Termin bleibt. Sicher bist du mit einer Fristverlängerung, die du einhältst, und wer bis Ende Februar 2027 abgibt, entgeht dem Pflicht-Zuschlag, der nach 14 Monaten droht.

Was im Niederlegungsschreiben steht und was es bedeutet

Typische Sätze aus solchen Schreiben und ihre Folgen:

Wo das Zurückbehalten endet und was mit DATEV-Daten passiert, erklärt der Beitrag zum Kanzleiwechsel.

Zur Unzeit: wann die Kanzlei nicht einfach gehen darf

§ 627 Abs. 2 BGB setzt der Kanzlei eine Grenze. Die Kündigung muss dir Gelegenheit lassen, die Dienste anderweit zu beschaffen, außer ein wichtiger Grund rechtfertigt den ungünstigen Zeitpunkt. Kündigt sie ohne einen solchen Grund zur Unzeit, muss sie dir den Schaden ersetzen, der daraus entsteht. Als Folge nennt das Gesetz Schadensersatz, keine Pflicht, weiterzuarbeiten.

Eine feste Zahl von Tagen gibt es nicht. Es kommt darauf an, ob jemand anderes das Anstehende noch rechtzeitig übernehmen kann. Eine Erklärung, die in fünf Monaten fällig ist, lässt dafür mehr Luft als eine Einspruchsfrist, die in drei Tagen endet.

Dazu kommt eine Berufspflicht. Kündigt eine Kanzlei, muss sie nach § 14 der Berufsordnung der Steuerberater (BOStB) noch die Handlungen vornehmen, die zumutbar sind und keinen Aufschub dulden, damit du keine Rechte verlierst. Frag deshalb schriftlich, ob bis zum Mandatsende oder kurz danach eine Frist abläuft und wer sie wahrt.

Fehlende Mitwirkung als Grund: was sich beim Geld ändert

Steht im Brief, dass Unterlagen fehlten, hat das Folgen fürs Geld. Nach § 628 BGB hängt am Anlass der Kündigung, wer was bezahlt:

• Grundsätzlich steht ihr der Teil der Vergütung zu, der ihrer bisherigen Arbeit entspricht (Abs. 1 Satz 1).
• Kündigt sie, ohne dass du sie durch vertragswidriges Verhalten dazu veranlasst hast, verliert sie den Anspruch für Leistungen, an denen du wegen der Kündigung kein Interesse mehr hast (Abs. 1 Satz 2).
• Für spätere Zeiträume im Voraus Gezahltes bekommst du zurück (Abs. 1 Satz 3).
• Hast du die Kündigung durch vertragswidriges Verhalten veranlasst, musst du den Schaden ersetzen, der durch das Ende des Vertrags entsteht (Abs. 2).

Ob fehlende Belege in deinem Fall vertragswidrig waren oder ein wichtiger Grund, der auch eine Kündigung zur Unzeit deckt, hängt davon ab, was ihr vereinbart habt und wie die Kanzlei erinnert hat. Heb ihre Schreiben und deine Antworten auf. Und trag die fehlenden Belege trotzdem zusammen, die nächste Kanzlei braucht sie genauso; wie das geht, zeigt der Beitrag Buchhaltung nachholen.

Die lange Abgabefrist, wenn kein Auftrag mehr besteht

Für die Jahreserklärungen 2025 endete die allgemeine Frist am 31. Juli 2026 (§ 149 Abs. 2 AO). Den Aufschub bis Montag, 1. März 2027 gibt § 149 Abs. 3 AO nur, wenn eine Kanzlei den Auftrag hat, die Erklärung zu erstellen; weil der letzte Februartag ein Sonntag ist, rückt der Termin auf den Montag (§ 108 Abs. 3 AO). Nach der Niederlegung ist niemand mehr beauftragt.

Was dann gilt, steht nirgends ausdrücklich: § 149 AO nennt keinen Stichtag für den Auftrag, und weder die Gesetzesbegründung noch der Anwendungserlass zur Abgabenordnung regeln ein beendetes Mandat. Als die lange Frist noch auf Erlassen der Finanzverwaltung beruhte, hielt der Bundesgerichtshof fest, dass die Kündigung sie nicht von selbst beendete; das Finanzamt hätte eine angemessene neue Frist setzen müssen (Beschluss vom 12. Juni 2013, 1 StR 6/13). Seit dem Steuerjahr 2018 steht die Frist im Gesetz, und ob sich das auf die heutige Frist übertragen lässt, regelt keine Vorschrift. Geh also weder fest davon aus, dass der 1. März 2027 bleibt, noch davon, dass du schon zu spät bist.

Fest steht dagegen:

• Kommt die Erklärung 2025 später als 14 Monate nach Jahresende, also nach Ende Februar 2027, ist der Verspätungszuschlag grundsätzlich zwingend (§ 152 Abs. 2 Nr. 1 AO). Laut Anwendungserlass spielt es dafür keine Rolle, ob ein Beraterfall vorliegt.
• Die Höhe hängt an der Frist. Gezählt wird ab ihrem Ablauf: ohne Kanzlei nach dem 31. Juli 2026, mit Kanzlei nach dem 1. März 2027. Je angefangenem Monat sind es 0,25 % der festgesetzten Steuer abzüglich Vorauszahlungen und Steuerabzügen, mindestens 25 € (§ 152 Abs. 5 AO).

Klarheit bringt eine Fristverlängerung. Das Finanzamt kann Abgabefristen verlängern, auch rückwirkend; ob es das tut, liegt in seinem Ermessen (§ 109 Abs. 1 AO). In Mein ELSTER gibt es dafür den „Antrag auf Fristverlängerung“. Hältst du die verlängerte Frist ein, darf kein Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Wähl als Termin spätestens Ende Februar 2027; darüber hinaus verlängert das Finanzamt in Kanzlei-Fällen nur, wenn dich kein Verschulden trifft (§ 109 Abs. 2 AO). Worauf es beim Antrag ankommt, steht im Beitrag zur Fristverlängerung für die Steuererklärung. Liegt dir für 2025 schon eine Vorabanforderung vor, zählt das Datum darin (§ 149 Abs. 4 AO).

Vollmacht und Bescheide: was beim Finanzamt ankommt

Solange dem Finanzamt eine Vollmacht deiner Kanzlei vorliegt, soll es sich an sie wenden (§ 80 Abs. 5 AO). Hast du ihr zusätzlich eine Empfangsvollmacht erteilt, sollen auch die Bescheide an sie gehen (§ 122 Abs. 1 AO). Im amtlichen Vollmachtsmuster sind das die Kreuze in den Zeilen 17/18, für Mahnungen in 19/20. Der Auftrag, eine Erklärung zu erstellen, schließt eine Empfangsvollmacht laut Anwendungserlass in der Regel nicht ein.

Für das Ende einer Vollmacht regeln die §§ 80 und 80a AO deinen Widerruf, nicht die Niederlegung durch die Kanzlei. Der Widerruf wirkt gegenüber dem Finanzamt, sobald er dort eingeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Dass die Kanzlei abmelden will, hilft, aber den Zeitpunkt siehst du nicht. Schick den Widerruf zum Mandatsende deshalb selbst. Eine elektronisch übermittelte Vollmacht kannst du laut Anwendungserlass direkt beim Finanzamt widerrufen, schriftlich, elektronisch oder mündlich an Amtsstelle; in Mein ELSTER passt dafür die „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“.

Hat das Finanzamt einen Bescheid an die Kanzlei abgeschickt, solange die Vollmacht vorlag, und kommt er dort an, ist er wirksam bekannt gegeben, auch wenn die Vollmacht inzwischen widerrufen ist. So steht es im Anwendungserlass zu § 122 AO, der sich auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs stützt. Per Post gilt er am vierten Tag nach der Aufgabe als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 AO), und ab dann hast du einen Monat für den Einspruch (§ 355 AO). Fordere deshalb an, was die Kanzlei zuletzt für dich vom Finanzamt bekommen und dir noch nicht weitergegeben hat; auf dein Verlangen muss sie es herausgeben (§ 66 Abs. 2 StBerG).

Wiebkes zwei Wochen nach dem Kanzleibrief

Checkliste für die ersten 14 Tage nach der Niederlegung

1. Tag 1: Mandatsende und Grund notieren, im Vertrag nach Kündigungsregeln suchen.
2. Tag 1 bis 2: Die Kanzlei schriftlich fragen, welche Fristen bis sechs Wochen nach Mandatsende ablaufen, wer sie wahrt und was zuletzt vom Finanzamt kam.
3. Tag 2 bis 3: Klären, welche Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen die Kanzlei bis zum Mandatsende noch übermittelt. Die Termine danach laufen weiter; wie du selbst abgibst, steht im Beitrag Steuerberater reagiert nicht.
4. Bis Tag 5: Für die Erklärungen 2025 eine Fristverlängerung bis spätestens Ende Februar 2027 beantragen oder eine neue Kanzlei fragen, welchen Termin sie ansetzt.
5. Bis Tag 7: Bei mehreren Kanzleien anfragen und im Erstgespräch sagen, welche Unterlagen noch fehlen.
6. Bis Tag 10: Unterlagen abholen oder schriftlich herausverlangen, die Übergabe quittieren lassen, die Schlussrechnung prüfen.
7. Zum Mandatsende: Die Vollmacht beim Finanzamt selbst widerrufen und um Bekanntgabe an dich bitten.
8. Bis Tag 14: Die fehlenden Belege zusammentragen, damit die nächste Kanzlei vollständig anfangen kann. Dabei hilft enno: Es gleicht nachts Buchungen mit Belegen ab und liefert der neuen Kanzlei einen DATEV-Export; was ans Finanzamt geht, prüfst und übermittelst du selbst oder deine Kanzlei.

Für die Schritte 2 und 6 reicht ein Brief an die Kanzlei, etwa nach diesem Muster.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]

[Name der Kanzlei]
[Anschrift der Kanzlei]

[Ort], [Datum]

Mandat [Mandantennummer]: Ihr Schreiben vom [Datum] zur Niederlegung zum [Datum des Mandatsendes]

Sehr geehrte [Anrede],

Ihr Schreiben habe ich am [Datum des Eingangs] erhalten. Damit mir keine Frist verloren geht, bitte ich Sie um Antwort bis zum [Datum] auf diese Fragen:

1. Welche Fristen laufen bis zum [Datum sechs Wochen nach Mandatsende] ab, und wer wahrt sie?
2. Welche Voranmeldungen und Lohnsteuer-Anmeldungen übermitteln Sie bis zum Mandatsende noch?
3. Was haben Sie seit dem [Datum] vom Finanzamt für mich erhalten?

Bitte geben Sie mir diese Schreiben und meine Unterlagen heraus. Zur Abholung schlage ich den [Datum] vor; bitte legen Sie eine Übergabeliste bei, die ich quittiere.

Die Vollmacht widerrufe ich zum Mandatsende selbst gegenüber dem Finanzamt. Ihre Schlussrechnung prüfe ich nach Eingang.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]