Steuerberater finden, wenn viele Kanzleien keine neuen Mandanten nehmen

Einen Steuerberater findest du derzeit am ehesten über die Listen, in denen einzelne Steuerberaterkammern Kanzleien mit freien Kapazitäten sammeln, und mit einer Anfrage, auf die eine Kanzlei ohne Rückfragen antworten kann. Den bundesweiten Suchdienst der Kammern, den manche Ratgeber noch empfehlen, gibt es seit dem Jahreswechsel 2025/26 nicht mehr. Und weil deine Abgabefrist davon abhängt, ob eine Kanzlei beauftragt ist, planst du die Suche am besten von dieser Frist aus rückwärts.

Der Kammer-Suchdienst ist abgeschaltet: was es stattdessen gibt

Früher ließ sich im Suchdienst der Steuerberaterkammern nach Ort, Arbeitsgebiet und Branchenkenntnis filtern. Zum Jahreswechsel 2025/26 wurde er abgeschaltet, so melden es etwa die Kammern in Nürnberg und Bremen. Einzelne Seiten von Steuerberaterkammern und von Industrie- und Handelskammern beschreiben ihn trotzdem weiter, als liefe er noch. Diese Wege funktionieren heute:

Such auf der Website deiner Kammer nach „freie Kapazitäten“. Alle 21 Kammern mit Adresse und Website stehen auf einer Übersichtsseite der Bundessteuerberaterkammer.

Bleib dabei nicht an der eigenen Kammer hängen. Die niedersächsische Liste mit Stand 22. September 2026 enthält auch Kanzleien aus Bremen, Hamburg, Aschersleben und Flensburg, und mehrere Einträge vermerken, dass sie deutschlandweit digital betreuen.

Was Kanzleien auf den Listen über sich verraten

Am nützlichsten ist die Spalte mit den Anmerkungen. Dort schreiben die Kanzleien selbst, wen sie nehmen und wen nicht. Auf der Münchner Liste vom 3. September 2026 und der Stuttgarter Liste stehen etwa diese Einschränkungen:

• ausschließlich digitale Mandate, keine Papierbuchhaltung
• keine bargeldintensiven Betriebe
• keine Selbstbucher, also Mandanten, die ihre Buchhaltung selbst führen
• nur Dauermandate, keine reinen Einkommensteuer-Fälle und keine Einmal-Beratung
• Unternehmen erst ab einem Umsatz von 200.000 € oder von 1 Mio. €
• keine Lohnbuchhaltung

Hinter fast jedem Ausschluss steht dieselbe Frage: wie viel Arbeit ein Mandat macht und wie lange es bleibt. Den naheliegenden Einwand gegen deinen Betrieb beantwortest du deshalb gleich in der Anfrage. Wer eine Ladenkasse hat, schreibt dazu, wie sie aufzeichnet und welcher Anteil mit Karte bezahlt wird. Wer die Buchhaltung behalten und nur die Jahreserklärungen abgeben will, fragt gezielt dort, wo Selbstbucher nicht ausgeschlossen sind.

Eine Anfrage, auf die man mit Ja oder Nein antworten kann

Je weniger eine Kanzlei nachfragen muss, desto schneller kann sie entscheiden. Statt der Zeile „Nehmen Sie noch Mandanten an?“ schickst du deshalb eine Seite mit diesen Angaben:

• Rechtsform, Branche, Tag der Eröffnung, Steuernummer vorhanden oder beantragt
• Gewinnermittlung per EÜR, Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung, Rhythmus der Voranmeldungen
• Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben bisher und aufs Jahr hochgerechnet
• Mengen im Monat: Kontobewegungen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Tage mit Kassenabschluss
• was die Kanzlei übernehmen soll und was bei dir bleibt
• in welchem Zustand die Belege sind: digital, nummeriert, sortiert
• gewünschter Start und die nächsten offenen Fristen
• Besonderheiten wie Kasse, Onlineshop, Kunden im Ausland oder geplante Angestellte

Die Zahlen braucht die Kanzlei für ihr Angebot. Bucht sie für dich und rechnet nach der Gebührenordnung ab, richtet sich ihre Monatsgebühr nach einem Gegenstandswert. Bei der EÜR ist das die Summe der Betriebseinnahmen oder die der Betriebsausgaben, je nachdem, welche höher ist (§ 33 Abs. 6 Nr. 2 StBVV). Mit deiner Hochrechnung kann sie also gleich einen Preisrahmen nennen.

Was dich als Mandanten angenehm macht, zeigt dieselbe Seite: Belege, die sich ohne Suchen einer Kontozeile zuordnen lassen, und eine klare Grenze, welche Vorarbeit du übernimmst. Wie weit diese Vorarbeit gehen kann, bevor die Kanzlei bucht, zeigt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung. Dabei hilft zum Beispiel enno: Es sortiert nachts Bank und Belege, und die Kanzlei bekommt einen DATEV-Export.

Schick die Seite an mehrere Kanzleien zugleich und fass nach einer Woche ohne Antwort telefonisch nach. Schweigen ist dabei nicht vorgesehen: Wer als Steuerberater in seinem Beruf angefragt wird und den Auftrag nicht annehmen will, muss die Ablehnung unverzüglich erklären und haftet für Schaden aus einer schuldhaften Verzögerung (§ 63 StBerG).

Als E-Mail kann die Seite so aussehen; streich, was auf deinen Betrieb nicht zutrifft.

Betreff: Anfrage neues Mandat ab [Monat und Jahr], [Rechtsform], [Branche]

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich suche ab [Monat und Jahr] eine Kanzlei und schicke Ihnen die Angaben gleich mit, damit Sie ohne Rückfrage entscheiden können.

Betrieb: [Rechtsform], [Branche], eröffnet am [Datum], Steuernummer [vorhanden oder beantragt]
Besteuerung: [Art der Gewinnermittlung, etwa EÜR], [Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung], Voranmeldungen [monatlich oder vierteljährlich]
Betriebseinnahmen: bisher [Betrag] €, aufs Jahr hochgerechnet [Betrag] €
Betriebsausgaben: bisher [Betrag] €, aufs Jahr hochgerechnet [Betrag] €
Im Monat: [Zahl] Kontobewegungen, [Zahl] Eingangsrechnungen, [Zahl] Ausgangsrechnungen, [Zahl] Tage mit Kassenabschluss
Von Ihnen gewünscht: [etwa laufende Buchhaltung, Voranmeldungen, EÜR, Steuererklärungen]
Bei mir bleibt: [etwa Belege sammeln und digital vorsortieren]
Zustand der Belege: [digital, nummeriert, sortiert]
Nächste offene Fristen: [Frist und Datum]
Besonderheiten: [etwa Kasse und Kartenanteil, Onlineshop, Kunden im Ausland, geplante Angestellte]

Über eine kurze Zu- oder Absage freue ich mich. Passt es, vereinbare ich gern einen Termin für ein erstes Gespräch.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Telefonnummer]

Mats' Anfrage und das Gründerpaket der Bremer Kammer

Das erste Gespräch: Fragen, die über den Auftrag entscheiden

Bevor du einen Auftrag unterschreibst, klär im Gespräch diese Punkte:

1. Was übernimmt die Kanzlei ab welchem Monat? Bucht sie rückwirkend ab der Eröffnung oder erst ab Januar, und wer erledigt die Monate dazwischen?
2. Welche Vorarbeit erwartet sie, und in welcher Form: Belege als Datei, Zugriff auf die Kontoumsätze, Kassendaten als Export?
3. Wie rechnet sie ab, nach der Gebührenordnung oder zu einem festen Betrag? Eine Vergütungsvereinbarung braucht Textform und muss als solche oder in vergleichbarer Weise bezeichnet sein (§ 4 Abs. 1 StBVV). Was die Gebührenordnung für jede Leistung vorsieht, rechnet der Beitrag zu den Steuerberater-Kosten für Selbstständige durch.
4. Kostet dieses Gespräch etwas? Die Obergrenze von 190 € für ein erstes Beratungsgespräch gilt nur, wenn der Auftraggeber Verbraucher ist (§ 21 Abs. 1 StBVV). Geht es um deinen Betrieb, bist du kein Verbraucher (§ 13 BGB). Frag also vorher.
5. Von welcher Abgabefrist geht die Kanzlei für deine Erklärungen aus, und wer behält die Termine der Voranmeldungen im Blick?
6. Übernimmt sie später auch Lohnabrechnungen, wenn du jemanden einstellst?
7. Wer ist deine feste Ansprechperson, und auf welchem Weg erreichst du sie?

Keine Zusage in Sicht: wer sonst helfen darf und wo die Grenze liegt

Sagt vorerst keine Kanzlei zu, bleiben Übergangslösungen. Nicht jede ist für Selbstständige erlaubt. Was du ohnehin selbst erledigen darfst, sortiert der Beitrag Brauche ich einen Steuerberater?.

Voraussetzung für die zweite Zeile ist eine verantwortliche Person mit bestandener Abschlussprüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf oder gleichwertiger Vorbildung, die danach drei Jahre oder länger mit 16 Wochenstunden oder mehr in der Buchhaltung gearbeitet hat. Ein Buchhalter kann also die laufenden Buchungen überbrücken. Die Voranmeldung übermittelst du dann selbst über ELSTER. Ältere Ratgeber zitieren für den Lohnsteuerhilfeverein noch § 4 Nr. 11 StBerG. Seit dem 1. September 2026 steht die Regel in § 4 Abs. 3.

Von der Anfrage bis zum Auftrag: sechs Schritte vor der Frist

1. Schreib diese Woche deine Anfrage-Seite, mit Zahlen, Mengen und dem Umfang, den du abgeben willst.
2. Geh die Kapazitätenliste deiner Kammer und die der Nachbarkammern durch, streich jede Kanzlei, deren Anmerkungen dich ausschließen, und schick die Seite an alle übrigen am selben Tag.
3. Fass nach einer Woche dort telefonisch nach, wo keine Antwort kam.
4. Führ zwei oder drei Gespräche mit den Fragen oben und lass dir das Honorar in Textform geben.
5. Schau im amtlichen Verzeichnis nach, ob dein Gegenüber dort als Steuerberater geführt wird oder die Gesellschaft eingetragen ist. Dann unterschreib Auftrag und Vollmacht und gib der Kanzlei die Liste deiner nächsten Termine mit.
6. Liegt im Frühjahr 2027 noch keine Zusage vor, plan die Erklärungen 2026 für den Termin ohne Kanzlei ein; die laufenden Buchungen kann bis dahin ein Buchhalter übernehmen. Welche Termine sonst noch zählen, zeigt die Übersicht zur Steuererklärungsfrist 2026.