Steuerberater kündigen und selber machen: was du vorher klärst und was schwer bleibt

Ein laufendes Steuerberatungsmandat kannst du in der Regel jederzeit kündigen (§ 627 BGB), und für deine eigenen Steuern brauchst du keine Zulassung. Heikel ist die Übergabe. Vielleicht liegt die Erklärung fürs Vorjahr halb fertig in der Kanzlei, Bescheide gehen an ihre Adresse, und das laufende Jahr buchen am Ende zwei Leute. Bevor du kündigst, sollte deshalb feststehen, wer die offenen Erklärungen abgibt, wohin die Post vom Finanzamt künftig geht und welche Daten du brauchst, um das Jahr allein abzuschließen.

Erst die offenen Jahreserklärungen, dann das Kündigungsschreiben

Erstellst du die Jahreserklärungen selbst, gibst du sie bis zum 31. Juli ab, sieben Monate nach Jahresende (§ 149 Abs. 2 AO). Ist eine Kanzlei mit der Erstellung beauftragt, reicht der letzte Februartag des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 3 AO). Wochenenden sind in der Tabelle schon eingerechnet, das Fristende rückt dann auf den Montag (§ 108 Abs. 3 AO).

Kündigst du im Herbst 2026, bevor die Kanzlei die Erklärungen 2025 abgegeben hat, stehst du zwischen diesen Terminen. Das Gesetz sagt nur, die lange Frist gelte, „sofern“ eine Kanzlei beauftragt ist. Was passiert, wenn der Auftrag vor der Abgabe endet, regeln weder § 149 AO noch der Anwendungserlass der Finanzverwaltung zu dieser Vorschrift. Zur früheren, nur per Erlass gewährten Frist entschied der Bundesgerichtshof 2013, dass sie mit der Kündigung nicht automatisch wegfiel, das Finanzamt die Erklärung aber mit angemessener Frist früher anfordern konnte (Beschluss 1 StR 6/13); ob das für die gesetzliche Frist seit dem Steuerjahr 2018 gilt, regelt keine Vorschrift. Ob dann der 1. März 2027 bleibt oder der 31. Juli 2026 schon verstrichen ist, kann dir also niemand verbindlich sagen. Zwei Wege bleiben:

1. Die Kanzlei gibt die Erklärungen 2025 als letzten Auftrag ab, mit festem Termin, und das Mandat endet erst danach.
2. Du übernimmst auch 2025 und beantragst in Mein ELSTER eine Fristverlängerung („Antrag auf Fristverlängerung“). Das Finanzamt kann Fristen auch rückwirkend verlängern (§ 109 Abs. 1 AO), muss es aber nicht. Sicher ist deshalb nur der erste Weg.

Du musst nicht alles auf einmal zurückholen. Buchhaltung und Voranmeldungen kannst du selbst machen und die Kanzlei nur noch mit den Jahreserklärungen beauftragen. Für diese gilt dann weiter die Februarfrist, solange das Finanzamt sie nicht vorab anfordert (§ 149 Abs. 4 AO).

Widerruf der Vollmacht: ab wann Bescheide zu dir kommen

Solange die Kanzlei bevollmächtigt ist, soll sich das Finanzamt an sie wenden (§ 80 Abs. 5 AO), und mit Empfangsvollmacht soll es ihr auch die Bescheide bekannt geben (§ 122 Abs. 1 Satz 4 AO). Eine elektronisch übermittelte Vollmacht kann außerdem den Abruf deiner beim Finanzamt gespeicherten Daten erlauben (§ 80a Abs. 1 Satz 2 AO). Ein Widerruf wirkt dort erst, wenn er zugeht (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AO). Widerrufe die Vollmacht deshalb zu dem Tag, an dem der letzte Auftrag endet, und schreib es dem Finanzamt selbst, etwa als „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ in Mein ELSTER. Welche Meldung die Kanzlei nach deinem Widerruf an die Finanzverwaltung schuldet, steht in Steuerberater wechseln.

Nach dem Widerruf gehen Bescheide an dich, und nicht unbedingt per Post: Das Finanzamt darf sie in Mein ELSTER zum Abruf bereitstellen. Für Bescheide, die nach dem 31. Dezember 2026 ergehen, wird daraus der Normalfall, wenn du die Erklärung selbst über dein ELSTER-Konto übermittelt hast: Dann soll das Finanzamt den Bescheid so bekannt geben (§ 122a Abs. 1 AO, Art. 97 § 28 Abs. 2 EGAO). Am Tag der Bereitstellung bekommst du eine elektronische Benachrichtigung, am vierten Tag danach gilt der Bescheid als bekannt gegeben (§ 122a Abs. 4 AO). Von da an läuft ein Monat für den Einspruch (§ 355 Abs. 1 AO). Wer lieber Papier bekommt, beantragt die Bekanntgabe per Post (§ 122a Abs. 2 AO).

Welche Daten du für das angefangene Jahr brauchst

Was die Kanzlei nach § 66 StBerG herausgeben muss, steht im Wechsel-Beitrag. Wer selbst weitermacht, braucht aber mehr als die eigenen Ordner. Die Umsatzsteuererklärung gilt für das ganze Kalenderjahr (§ 18 Abs. 3 UStG), die EÜR in aller Regel ebenso. Übernimmst du im Oktober, stammen neun Monate deiner Zahlen aus der Kanzlei.

Denk auch an die alten Jahre. Bücher bewahrst du zehn Jahre auf, Buchungsbelege acht (§ 147 Abs. 3 AO). In einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in gespeicherte Daten nehmen, eine Auswertung verlangen oder sich die Daten maschinell auswertbar übertragen lassen (§ 147 Abs. 6 AO). Liegen sie noch bei der alten Kanzlei und teilst du das dem Finanzamt mit, muss sie den Zugriff gewähren, auf deine Kosten. Nach einem Systemwechsel reicht eine auswertbare Datei allein erst, wenn das fünfte Kalenderjahr danach vorbei ist und keine Außenprüfung begonnen hat. Lass dir deshalb jedes Jahr, das du noch aufbewahren musst, als auswertbare Datei geben, und halte schriftlich fest, wie lange die Kanzlei deinen Bestand vorhält und was ein Zugriff kostet.

Kündigung, Widerruf und Datenanforderung passen in einen Brief an die Kanzlei; darunter steht die kurze Nachricht ans Finanzamt.

[Dein Name]
[Deine Anschrift]

[Name der Kanzlei]
[Anschrift der Kanzlei]

[Ort], [Datum]

Mandat [Mandantennummer]: Kündigung zum [Datum] und Widerruf der Vollmacht

Sehr geehrte [Anrede],

hiermit kündige ich das Mandat zum [Datum, an dem der letzte vereinbarte Auftrag erledigt ist]. Bis dahin erledigen Sie wie vereinbart noch: [etwa Voranmeldung für das dritte Quartal, Jahreserklärungen für das Vorjahr bis zum Datum].

Zum selben Tag widerrufe ich die Vollmacht, auch die Empfangsvollmacht und die Befugnis zum Datenabruf. Das Finanzamt informiere ich selbst. Soweit Sie die Vollmacht elektronisch übermittelt haben, teilen Sie den Widerruf bitte auch der Finanzverwaltung mit. Post vom Finanzamt, die danach noch bei Ihnen eingeht, leiten Sie bitte an mich weiter.

Die Buchhaltung führe ich künftig selbst. Bitte geben Sie mir bis zum [Datum] meine Belege und Unterlagen heraus und schicken Sie mir als Datei:
- das Buchungsjournal der gebuchten Monate und die Summen- und Saldenliste zum letzten gebuchten Monat
- die übermittelten Voranmeldungen dieses Jahres mit allen Kennzahlen
- das Anlageverzeichnis mit historischen Anschaffungskosten und Buchwerten zum Jahresbeginn
- Voranmeldungszeitraum, Dauerfristverlängerung, Sondervorauszahlung und eine genehmigte Ist-Versteuerung, soweit vorhanden
- die Buchhaltungsdaten der Jahre ab [Jahr] als auswertbare Dateien

Bitte teilen Sie mir außerdem schriftlich mit, wie lange Sie meinen Datenbestand vorhalten und was ein Zugriff darauf kostet.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name]


Nachricht an das Finanzamt, etwa als „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ in Mein ELSTER:

Steuernummer [Steuernummer]
Die Vollmacht für [Name und Anschrift der Kanzlei] habe ich mit Wirkung zum [Datum] widerrufen. Bitte richten Sie Bescheide und Schreiben ab dann an mich.

Dein ELSTER-Zugang, bevor die Kanzlei aufhört

Die Voranmeldung übermittelst du elektronisch nach amtlichem Datensatz (§ 18 Abs. 1 UStG), mit einem Verfahren, das dich als Absender authentifiziert (§ 87a Abs. 6 AO). Dafür brauchst du ein eigenes Konto in Mein ELSTER. Kommt der Aktivierungs-Code per Brief, dauert das laut ELSTER einige Tage; das Bundesfinanzministerium nennt für die Registrierung bis zu zwei Wochen. Mit der Online-Identitätsprüfung per Personalausweis steht das Konto am selben Tag. Welcher Kontotyp passt, klärt der Beitrag zur ELSTER-Registrierung.

Luisas Übergabe im Herbst 2026

Wie du die Beträge in Mein ELSTER einträgst und die Anmeldung abschickst, führt der Beitrag zur Voranmeldung in ELSTER Feld für Feld vor.

Bilanz und Lohn: wo Hilfe sinnvoll bleibt

Voranmeldung und EÜR werden mit laufender Buchhaltung Routine. Bilanz und Lohn nicht.

Die Bilanz

UG und GmbH gelten als Handelsgesellschaft und stellen deshalb jedes Jahr eine Bilanz auf (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 242 HGB). Einzelkaufleute brauchen keine, wenn sie an den Stichtagen zweier aufeinanderfolgender Geschäftsjahre jeweils nicht über 800.000 € Umsatzerlöse und nicht über 80.000 € Jahresüberschuss kommen (§ 241a HGB). Für Gewerbetreibende hat das Steuerrecht eine eigene Schwelle: Stellt das Finanzamt einen Umsatz über 800.000 € im Kalenderjahr oder einen Gewinn über 80.000 € im Wirtschaftsjahr fest, gilt die Pflicht vom Wirtschaftsjahr nach seiner Mitteilung an (§ 141 AO). Wie beide Regeln zusammenspielen, sortiert der Beitrag zu den Grenzen der Buchführungspflicht.

Mit der Bilanz kommen zwei Aufgaben, die eine EÜR nicht kennt. Zum Schluss jedes Geschäftsjahres verzeichnest du Vermögen und Schulden mit ihrem Wert in einem Inventar (§ 240 HGB). Und Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung gehen als E-Bilanz ans Finanzamt, für Wirtschaftsjahre ab 2025 samt Kontennachweisen (§ 5b EStG, § 52 Abs. 11 EStG). Wie du Vorräte, Forderungen und Schulden am Stichtag bewertest, klärst du zumindest im ersten Bilanzjahr besser mit einer Kanzlei.

Der Lohn

Mit der ersten Angestellten kommt ein eigener Takt. Die Lohnsteuer meldest du grundsätzlich monatlich bis zum 10. des Folgemonats, bei wenig Lohnsteuer im Vorjahr vierteljährlich oder jährlich (§ 41a EStG). Die Sozialversicherungsbeiträge sind spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wird (§ 23 Abs. 1 SGB IV), und der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vorher bei der Einzugsstelle sein (§ 28f Abs. 3 SGB IV). Dazu meldest du jede versicherungspflichtige Beschäftigung an und wieder ab (§ 28a SGB IV). Du rechnest also ab, bevor der Monat vorbei ist. Die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung kann auch ein Buchhaltungsbüro übernehmen, wenn dafür jemand verantwortlich ist, der nach kaufmännischer Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung mindestens drei Jahre zu wenigstens 16 Wochenstunden in der Buchhaltung tätig war (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG).

Für Onlinehändler gibt es einen dritten Punkt. Haben deine Verkäufe an Privatkunden in anderen EU-Staaten im Vorjahr zusammen 10.000 € überschritten oder tun sie es im laufenden Jahr, liegt der Ort der Lieferung grundsätzlich im Land des Kunden (§ 3c UStG). Spätestens dann lohnt sich ein Termin in einer Kanzlei.

Vom letzten Kanzlei-Quartal zur ersten eigenen Anmeldung: sieben Schritte

1. Schreib auf, was offen ist: Jahreserklärungen, Voranmeldungen, Bescheide mit laufender Einspruchsfrist. Vereinbare für jede Position, wer sie erledigt.
2. Registriere dich bei Mein ELSTER, solange die Kanzlei noch meldet.
3. Kündige schriftlich zu dem Tag, an dem der letzte vereinbarte Auftrag erledigt ist, und widerrufe die Vollmacht zum selben Tag, gegenüber Kanzlei und Finanzamt.
4. Fordere Belege, Dokumente und die Daten aus der Tabelle oben an, für jedes Jahr, das du noch aufbewahren musst.
5. Gleich die Vorsteuer-Liste der letzten Kanzlei-Voranmeldung mit deinen Eingangsrechnungen ab, damit keine Rechnung doppelt oder gar nicht angesetzt wird.
6. Buche ab dem ersten eigenen Monat laufend. Dabei hilft enno: Über Nacht ordnet es Bank und Belege einander zu und bereitet deine UStVA mit Quellen vor. Die Zahlen prüfst du und schickst sie selbst ab.
7. Prüf einmal im Jahr die Auslöser: Mitteilung zur Buchführungspflicht, erste Angestellte, EU-Verkäufe nahe 10.000 €. Trifft einer zu, hol dir für genau diesen Teil Hilfe.