Unterlagen für den Steuerberater: die Jahresliste für EÜR, Einkommen- und Umsatzsteuer

Für die Jahreserklärungen braucht deine Kanzlei zweierlei: die abgeschlossene Buchhaltung des Jahres und alle Angaben, die kein Kontoauszug zeigt. Das sind vor allem die Daten deiner Anlagegüter, die Zahlen zu Auto und Arbeitszimmer und die privaten Posten der Einkommensteuer. Einen Teil ruft sie selbst bei der Finanzverwaltung ab, sofern deine Vollmacht das erlaubt. Den Rest lieferst du einmal im Jahr, sortiert nach Erklärung und vor dem Termin, den die Kanzlei dir nennt.

Die monatliche Übergabe an die Kanzlei behandelt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung, die laufende Ablage Belege sortieren.

Was die Kanzlei schon hat, bevor du etwas schickst

Die Steuerverwaltung sammelt Bescheinigungen, die Dritte über dich melden, und hält sie für die letzten vier Jahre bereit, bei ELSTER als vorausgefüllte Steuererklärung oder Abruf von Bescheinigungen. Darin stehen unter anderem deine gespeicherten Stammdaten, Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnersatzleistungen wie Elterngeld, Rentenbezüge, Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung und Beiträge zu Riester- oder Rürup-Verträgen. Abrufen darfst du selbst und jeder, den du dazu ermächtigt hast, etwa deine Kanzlei. Übermittelt sie ihre Vollmacht elektronisch an die Finanzverwaltung, muss der Datensatz angeben, ob sie die zu deiner Person gespeicherten Daten abrufen darf (§ 80a Abs. 1 Satz 2 AO).

Vollständig ist der Abruf nicht ab dem ersten Januar. Wer Daten für ein Kalenderjahr melden muss, etwa Krankenkassen und Rürup-Anbieter, hat dafür bis zum letzten Tag im Februar des Folgejahres Zeit (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO, § 10 Abs. 2a und 2b EStG). Die meldenden Stellen müssen dir mitteilen, was sie übermittelt haben (§ 93c Abs. 1 Nr. 3 AO). Ist eine Meldung falsch, korrigiert sie die Stelle, die sie geschickt hat.

Quittungen, Kassenzettel und Rechnungen kann die Steuerverwaltung nicht bereitstellen, und sehen will sie sie grundsätzlich auch nicht: Zur Einkommensteuererklärung reichst du Belege nur ein, wenn ein Formular ausdrücklich danach fragt oder das Finanzamt sie anfordert. Du sammelst sie für die Kanzlei und für spätere Rückfragen.

Anlage EÜR und AVEÜR: was neben den Buchungen gebraucht wird

Einnahmen und Ausgaben kennt die Kanzlei aus der Buchhaltung. Für die Anlage EÜR 2025 braucht sie zusätzlich:

Ob statt der 800-€-Grenze ein Sammelposten für alle Anschaffungen des Jahres über 250 € bis 1.000 € gebildet wird, klärt die Kanzlei mit dir. Zwei Zeilen brauchen Aufzeichnungen, nicht nur Belege. Nutzt du einen Firmenwagen zu mehr als der Hälfte betrieblich, setzt das Gesetz die Privatnutzung mit 1 % des Bruttolistenpreises je Monat an, außer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch belegt den tatsächlichen Anteil (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG). Und die tatsächlichen Kosten eines Arbeitszimmers zählen nur, wenn sie einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben aufgezeichnet sind (§ 4 Abs. 7 EStG); für die Jahrespauschale gilt das nicht. Aufgeteilt werden die Wohnungskosten in der Regel nach Fläche (BMF-Schreiben vom 15. August 2023, Rn. 9). Ob das Zimmer überhaupt zählt, erklärt der Beitrag zum Arbeitszimmer für Selbstständige. Die Tagespauschale gibt es nicht zusätzlich, soweit Kosten oder Jahrespauschale für ein Arbeitszimmer abgezogen werden (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG).

Machst du mehr als 2.050 € Schuldzinsen geltend, Zinsen für Kredite zur Finanzierung von Anlagegütern nicht mitgerechnet, kommt die Anlage SZ dazu. Dann braucht die Kanzlei die Zinsabrechnungen deiner Kredite.

Einkommensteuer: die privaten Posten, Anlage für Anlage

Der Gewinn kommt in die Anlage S, bei einem Gewerbe in die Anlage G. Das Private verteilt sich auf diese Anlagen für 2025:

Bei haushaltsnahen Dienst- und Handwerkerleistungen gibt es die Steuerermäßigung nur mit Rechnung und Zahlung auf das Konto des Leistenden (§ 35a Abs. 5 Satz 3 EStG); Barzahlungen zählen nicht. Schreib außerdem auf, was sich im Jahr privat geändert hat, etwa eine Heirat, eine Trennung, ein Umzug oder ein Kind. Der Abruf zeigt davon nur, was in den gespeicherten Stammdaten steht: Name, Adresse, Bankverbindung und Religion.

Umsatzsteuer- und Gewerbesteuererklärung

Als regelbesteuerter Unternehmer übermittelst du nach dem Jahr eine Umsatzsteuererklärung, in der du die Steuer fürs ganze Jahr selbst berechnest (§ 18 Abs. 3 UStG). Kleinunternehmer sind von dieser Pflicht ausgenommen, außer das Finanzamt fordert sie auf oder sie schulden etwa für eingekaufte Leistungen selbst Steuer (§ 19 Abs. 1 Satz 2, § 18 Abs. 4a UStG). Die Kanzlei braucht dafür:

• die Werte aller Voranmeldungen, die du selbst übermittelt hast. Hast du sie in Mein ELSTER abgegeben, stehen sie dort unter „Meine Formulare“ im Reiter „Übermittelte Formulare“.
• die private Nutzung von Dingen, für die du Vorsteuer abgezogen hast, etwa Firmenwagen oder Handy. Umsatzsteuerlich wird sie einer Leistung gegen Entgelt gleichgestellt (§ 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG).
• Rechnungen ausländischer Anbieter ohne deutsche Umsatzsteuer, bei denen du als Empfänger die Steuer schuldest (§ 13b Abs. 1, 2 Nr. 1 und 5 UStG).

Eine Gewerbesteuererklärung gibt es nur für Gewerbebetriebe, und ein freier Beruf ist keiner (§ 15 Abs. 2 EStG). Pflicht ist sie ab einem Gewerbeertrag über 24.500 € im Jahr und immer dann, wenn das Finanzamt sie anfordert (§ 25 Abs. 1 GewStDV). Neben den Gewerbesteuerbescheiden braucht die Kanzlei dafür eine Liste deiner Zinsen, Mieten, Pachten, Leasingraten und Lizenzgebühren. Ein Viertel davon wird dem Gewinn hinzugerechnet, soweit die Summe 200.000 € übersteigt, wobei Zinsen voll zählen, der Rest nur anteilig (§ 8 Nr. 1 GewStG).

Carlos und seine Mappe für 2025

In welcher Form du die Unterlagen übergibst

Die Buchhaltung übergibst du als Export, den die Kanzlei einlesen kann, etwa im DATEV-Format. Arbeitest du mit enno, sind die Kontoumsätze nachts sortiert und mit ihren Belegen abgeglichen; den DATEV-Export für die Kanzlei prüfst du und verschickst ihn selbst. Für den Rest reicht eine einfache Ordnung:

• ein Ordner je Erklärung: EÜR mit Anlagegütern, Einkommensteuer, Umsatzsteuer, bei einem Gewerbe die Gewerbesteuer
• Dateinamen mit Jahr und Inhalt, etwa „2025 AVEÜR Laptop Rechnung.pdf“
• ein Begleitzettel mit offenen Fragen, privaten Änderungen und allem, was du nicht zuordnen konntest

Ein Begleitzettel kann so aussehen; streich, was bei dir nicht vorkommt:

Begleitzettel zur Jahresmappe [Steuerjahr]
[Dein Name], Steuernummer [Steuernummer]
An [Kanzlei], übergeben am [Datum]

Enthalten:
- Buchhaltungsexport im Format [Format, etwa DATEV], Kontoauszüge bis [Datum]
- Ordner EÜR: Rechnungen der Anschaffungen mit Kaufdatum; verkaufte, entnommene oder verschrottete Anlagegüter mit Datum und Erlös
- Firmenwagen: [Bruttolistenpreis bei Erstzulassung oder Fahrtenbuch]
- Fahrten mit dem Privatauto: Liste mit Datum, Ziel und Kilometern
- Arbeitszimmer: Wohnfläche, Fläche des Zimmers, Miete, Nebenkosten, Energie
- Liste der Tage, an denen ich zu Hause gearbeitet habe
- Entnahmen und Einlagen
- Ordner Einkommensteuer: [Belege, die nicht im Abruf stehen, etwa Spendenbestätigungen]
- Ordner Umsatzsteuer: Werte der Voranmeldungen, die ich selbst übermittelt habe
- [Nur bei einem Gewerbe:] Ordner Gewerbesteuer: Bescheide und Zahlungen, Liste der Zinsen, Mieten, Pachten, Leasingraten und Lizenzgebühren

Private Änderungen im Jahr: [etwa Heirat, Trennung, Umzug, Kind, neue Bankverbindung]

Nicht zuordnen konnte ich: [Buchung oder Beleg]

Offene Fragen:
- Umfasst die Vollmacht den Datenabruf bei der Finanzverwaltung?
- [weitere Frage]

Vom Jahreswechsel bis zum Kanzlei-Termin: die Jahresmappe in sechs Schritten

Welche Termine ohne Kanzlei gelten und was eine Verspätung kostet, steht unter Steuererklärung Frist 2026.

1. Frag die Kanzlei im Januar, bis wann sie deine Unterlagen braucht und welches Exportformat sie einliest.
2. Schließ die Buchhaltung des Vorjahres ab, bis zum letzten Kontoauszug im Dezember, und leg die Auszüge bis zum 10. Januar dazu: Aus ihnen sieht die Kanzlei, in welches Jahr die letzte Umsatzsteuer-Vorauszahlung gehört.
3. Stell die Jahresposten aus der EÜR-Tabelle oben zusammen.
4. Ergänze ab März die privaten Posten, wenn die Meldungen Dritter vorliegen. Beilegen musst du nur, was nicht im Abruf steht.
5. Übergib alles zum vereinbarten Termin auf einmal, mit Begleitzettel, und beantworte Rückfragen zügig.
6. Lies den Entwurf, bevor die Kanzlei übermittelt. Auch was sie einträgt, sind deine Angaben, und die müssen wahrheitsgemäß nach bestem Wissen und Gewissen sein (§ 150 Abs. 2 AO). Daten aus dem Abruf gelten als von dir erklärt, wenn nichts Abweichendes eingetragen ist (§ 150 Abs. 7 AO).