Steuerberater-Kosten für Selbstständige: jede Gebühr nachgerechnet

Einen festen Preis schreibt kein Gesetz vor. Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) gibt für die meisten Aufgaben einen Rahmen, und wo eine Rechnung darin landet, hängt von deinen Zahlen und vom Aufwand ab. Eine Vergütungsvereinbarung in Textform darf nach oben und nach unten davon abweichen. Für eine Hochzeitsplanerin mit 86.000 € Nettoumsatz und 34.000 € Gewinn ergibt der Rahmen für EÜR und drei Steuererklärungen 474,70 € bis 2.960,20 € netto im Jahr. Übernimmt die Kanzlei auch die Buchhaltung und berechnet die Monatsgebühr aus dem Jahreswert, sind es 976,30 € bis 5.969,80 €.

Drei Zahlen machen eine Gebühr

Ob du überhaupt eine Kanzlei brauchst, ist eine eigene Frage, und die beantwortet der Beitrag zur Steuerberaterpflicht. Für die Steuererklärungen, die EÜR und die Buchführung sieht die StBVV Wertgebühren vor. Dafür braucht die Kanzlei drei Angaben:

1. Den Gegenstandswert. Für die meisten Aufgaben legt die Verordnung fest, woraus er sich ergibt, etwa aus deinen Betriebseinnahmen oder deinem Gewinn, oft mit einem Mindestwert.
2. Die volle Gebühr. Sie steht in den Tabellen, die der StBVV als Anlagen beigefügt sind (§ 10). Für dich zählen Tabelle A für Erklärungen und Beratung, Tabelle B für die Gewinnermittlung und Tabelle C für die Buchführung. Du liest die erste Zeile ab, deren Wert deinen Gegenstandswert erreicht oder übersteigt.
3. Den Satz. Die Verordnung nennt ihn meist in Zehnteln, zum Beispiel 1/10 bis 6/10. Welchen Satz die Kanzlei nimmt, bestimmt sie nach billigem Ermessen: Umfang und Schwierigkeit der Arbeit, Bedeutung der Sache, deine Einkommens- und Vermögensverhältnisse. Auch ein besonderes Haftungsrisiko darf sie einbeziehen (§ 11 StBVV).

Lässt sich kein Gegenstandswert schätzen oder sieht die Verordnung es so vor, gilt die Zeitgebühr: 16,50 bis 41 € je angefangene Viertelstunde (§ 13 StBVV). Nach Zeit abgerechnet werden etwa die Prüfung eines Steuerbescheids (§ 28) und die Hilfe beim Einrichten deiner Buchführung (§ 32).

Was welche Aufgabe kostet

Zwei Gebühren entfallen, wenn eine andere sie schon abdeckt. Führt die Kanzlei deine Buchhaltung nach Absatz 1, 3 oder 4 des § 33, sind die Voranmeldungen damit abgegolten (§ 33 Abs. 8). Und die Lohnsteuer-Anmeldung ist mit der Gebühr für die Lohnabrechnung bezahlt (§ 34 Abs. 6). Taucht eins davon trotzdem als eigene Zeile auf, frag nach.

Ninas Kanzleikosten für 2026

Wo Nina im Rahmen landet, sagt die Tabelle nicht. Einen Anhaltspunkt gibt die Begründung zur Gebührenerhöhung von 2025. Für seine Kostenschätzung setzte das Bundesfinanzministerium bei Steuererklärungen einen durchschnittlichen Satz von 3/10 der vollen Gebühr an, bei der Buchführung mit Kontieren die Mitte des Rahmens, 7/10. Mit Ninas Zahlen wären das 310,80 € für die Einkommensteuererklärung, ebenso viel für die Gewerbesteuer, 168,00 € für die Umsatzsteuer und 146,30 € Buchführung im Monat. Eine Vorgabe für ihre Kanzlei ist das nicht.

Was zu den Gebühren dazukommt

• Post und Telefon: die tatsächlichen Kosten oder pauschal 20 % der Gebühren, in derselben Angelegenheit höchstens 20 € (§ 16 StBVV).
• Reisen: Kommt die Kanzlei zu dir und liegt dein Ort außerhalb ihrer Gemeinde, zahlst du die Fahrt, im eigenen Wagen der Beraterin oder des Beraters 0,42 € je Kilometer. Dazu kommt ein Tage- und Abwesenheitsgeld: 30 € bis vier Stunden, 50 € bis acht Stunden, 80 € darüber (§ 18 StBVV).
• Vorarbeiten: Gehen sie bei der EÜR erheblich über das übliche Maß hinaus, etwa weil die Belege eines ganzen Jahres erst sortiert werden müssen, rechnet die Kanzlei sie nach Zeit ab (§ 25 Abs. 2 StBVV). Dieser Posten hat keinen Deckel, er wächst mit jeder Viertelstunde. Wie du einen Rückstand selbst aufholst, zeigt der Artikel zum Nachholen der Buchhaltung.
• Umsatzsteuer: 19 % auf Gebühren und Auslagen (§ 15 StBVV), es sei denn, die Kanzlei ist selbst Kleinunternehmerin.
• Vorschuss: Die Kanzlei darf einen angemessenen Vorschuss verlangen (§ 8). Fällig wird die Vergütung, wenn der Auftrag erledigt ist (§ 7).

Kleinunternehmer und Freiberufler: welche Zeilen wegfallen

An den Gebührenregeln ändert sich nichts, wohl aber an der Zahl der Erklärungen.

Als Kleinunternehmer gibst du weder Voranmeldungen noch eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung ab, denn § 19 Abs. 1 UStG schließt die Erklärungspflichten aus § 18 Abs. 1 bis 4 aus. Anders ist es, wenn das Finanzamt dich ausdrücklich auffordert (§ 149 Abs. 1 Satz 2 AO) oder du als Empfänger selbst Steuer schuldest, etwa für eine Dienstleistung aus dem EU-Ausland (§ 18 Abs. 4a UStG). Wie die beiden Umsatzgrenzen wirken, erklärt der Artikel zur Kleinunternehmerregelung.

Ein Rechenbeispiel ohne Umsatzsteuer: 20.000 € Einnahmen, 12.000 € Gewinn, ein Gewerbe. Die EÜR hat eine volle Gebühr von 178 € (Tabelle B, bis 20.000 €), das ergibt 89,00 € bis 534,00 €. Die Einkommensteuererklärung liegt bei 655 € (Tabelle A, bis 13.000 €) und kostet 65,50 € bis 393,00 €. Zusammen 154,50 € bis 927,00 € netto. Eine Gewerbesteuererklärung entfällt in der Regel, solange der Gewerbeertrag 24.500 € nicht übersteigt und das Finanzamt keine verlangt. Die 19 % Umsatzsteuer auf der Kanzleirechnung kannst du als Kleinunternehmer nicht als Vorsteuer abziehen, weil deine Umsätze steuerfrei sind (§ 15 Abs. 2 UStG). Brutto sind das 183,86 € bis 1.103,13 €, noch ohne Auslagen.

Als Freiberufler ohne gewerbliche Nebentätigkeit fällt die Gewerbesteuererklärung weg. Die Gewerbesteuer erfasst nur Gewerbebetriebe (§ 2 GewStG), und die Ausübung eines freien Berufs ist ausdrücklich keiner (§ 15 Abs. 2 EStG). In Ninas Rechnung entspräche das der Zeile Gewerbesteuer mit 103,60 € bis 621,60 €.

Angebot und Rechnung prüfen

Bietet dir eine Kanzlei eine Pauschale an, im Monat oder im Jahr, gilt dafür seit Juli 2025 keine Sonderregel mehr. § 14 StBVV ist aufgehoben, und eine Pauschale ist eine gewöhnliche Vergütungsvereinbarung nach § 4 Abs. 1 StBVV. Die braucht Textform und muss als Vergütungsvereinbarung oder ähnlich bezeichnet sein. Von anderen Absprachen ist sie deutlich abzusetzen, nur der Auftrag selbst darf daneben stehen, und in der Vollmacht darf sie nicht stecken. Art und Umfang des Auftrags müssen darin stehen.

Fehlt Textform, Bezeichnung oder Abstand oder steckt die Vereinbarung in der Vollmacht, kann die Kanzlei aus der Vereinbarung nicht mehr als die gesetzliche Vergütung verlangen (§ 4b). Unterschreiten darf sie den Rahmen, solange der Preis in einem angemessenen Verhältnis zu Leistung, Verantwortung und Haftungsrisiko steht (§ 4a). Dass eine höhere oder niedrigere Vergütung vereinbart werden kann, muss die Kanzlei dir in Textform mitteilen (§ 4 Abs. 3).

Rechnet die Kanzlei nach der StBVV ab, kann sie ihr Geld erst mit einer Berechnung in Textform verlangen (§ 9 Abs. 1). Darin steht nach § 9 Abs. 2:

• der Betrag jeder einzelnen Gebühr und jeder Auslage,
• eine kurze Bezeichnung, wofür die Gebühr anfällt, etwa die Umsatzsteuererklärung 2026,
• die angewandte Vorschrift, etwa § 24 Abs. 1 Nr. 8 StBVV,
• bei Wertgebühren der Gegenstandswert,
• gezahlte Vorschüsse.

Damit kannst du jede Zeile so prüfen wie Nina ihre Tabellen: Gegenstandswert in der Tabelle suchen, volle Gebühr ablesen, den Betrag durch sie teilen. Steht für Ninas Einkommensteuererklärung 310,80 € auf der Rechnung, ergibt 310,80 geteilt durch 1.036 genau 0,3. Die Kanzlei hat 3/10 angesetzt.

Vor dem Kanzleigespräch die eigene Spanne rechnen

1. Nimm die Zahlen deines letzten Jahres: Betriebseinnahmen mit Umsatzsteuer, Gewinn, Nettoumsatz und deinen Rhythmus für die Voranmeldungen. Wie der festgelegt wird, steht im Artikel zur Umsatzsteuervoranmeldung.
2. Leg fest, welche Aufgaben du abgibst: nur die Jahreserklärungen, dazu die Voranmeldungen oder auch die Buchhaltung.
3. Rechne für jede Aufgabe die Spanne aus wie in Ninas Tabellen.
4. Hol zwei oder drei Angebote in Textform ein und leg sie neben deine Spanne. Frag bei einer Pauschale, welche Aufgaben sie abdeckt und was nach Zeit abgerechnet wird.
5. Prüf jede Rechnung auf Vorschrift, Gegenstandswert und Satz.
6. Halte die Vorarbeit klein, denn was erheblich über das übliche Maß hinausgeht, kostet Zeitgebühr. enno sortiert nachts Bank und Belege, gleicht Buchungen mit Belegen ab und liefert einen DATEV-Export für die Kanzlei. Steuerberatung ist das nicht: Was du selbst abgibst, prüfst und übermittelst du selbst, und Fragen zu deinem Fall klärst du mit der Kanzlei.