Steuerberater reagiert nicht: was tun, solange deine Fristen weiterlaufen

Antwortet deine Kanzlei seit Wochen nicht, bleibt trotzdem keine Frist stehen. Gegenüber dem Finanzamt bist du in der Pflicht, bei einer GmbH die Geschäftsführung, und was die Kanzlei versäumt, wird dir an den Stellen, auf die es ankommt, zugerechnet. Sichere deshalb zuerst die eigenen Termine. Dann fass schriftlich mit Datum nach. Kommt weiter nichts, holst du deine Unterlagen zurück, kündigst oder schaltest die Steuerberaterkammer ein.

Welche Termine trotz Funkstille laufen

Im Einzelunternehmen erfüllst du deine steuerlichen Pflichten selbst, bei einer GmbH tun das ihre gesetzlichen Vertreter, also die Geschäftsführer (§ 34 Abs. 1 AO). Wer Umsatzsteuer abführt und Angestellte beschäftigt, hat meist diese Termine im Kalender:

Endet eine Steuerfrist an einem Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt sie sich auf den nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Liegt dem Finanzamt eine Empfangsvollmacht vor, soll es Bescheide der Kanzlei bekannt geben (§ 122 Abs. 1 AO). Die Einspruchsfrist läuft dann ab dieser Bekanntgabe, auch wenn der Brief nie bei dir ankommt.

An drei Stellen, die hier zählen, rechnet dir das Gesetz das Verschulden deiner Kanzlei zu: beim Verspätungszuschlag (§ 152 Abs. 1 AO), bei der Wiedereinsetzung in eine versäumte gesetzliche Frist wie die Einspruchsfrist (§ 110 Abs. 1 AO) und bei der Verlängerung von Abgabefristen über die Kanzlei-Frist hinaus (§ 109 Abs. 2 AO). Ob du von der Kanzlei Ersatz für einen Schaden verlangen kannst, ist eine zivilrechtliche Frage und ändert am Zuschlag nichts.

Die Kanzlei-Frist hängt am Auftrag

Für die Jahreserklärungen 2025, also Einkommen- oder Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer, endete die normale Frist am 31. Juli 2026. Bis Montag, 1. März 2027 hast du nur Zeit, sofern eine Kanzlei mit der Erstellung beauftragt ist (§ 149 Abs. 3 AO). Bis wann der Auftrag bestehen muss, sagt das Gesetz nicht. Die Termine für 2024 bis 2026 erklärt der Überblick zur Steuererklärungsfrist 2026.

Über die Kanzlei-Frist hinaus darf das Finanzamt nur verlängern, wenn du ohne Verschulden verhindert warst. Das Verschulden eines Vertreters zählt dabei als deins (§ 109 Abs. 2 AO). Und kommt die Erklärung 2025 nicht binnen 14 Monaten nach Jahresende, also bis Ende Februar 2027, muss das Finanzamt grundsätzlich einen Verspätungszuschlag festsetzen (§ 152 Abs. 2 Nr. 1 AO).

GmbH: der Jahresabschluss hat eigene Fristen

Die Kanzlei-Frist gilt nur für die Steuererklärungen, die § 149 Abs. 3 AO aufzählt. Für den Jahresabschluss gelten Handels- und GmbH-Recht, mit oder ohne Kanzlei:

• Aufstellen müssen ihn die Geschäftsführer in den ersten drei Monaten des neuen Geschäftsjahres. Eine kleine GmbH darf später aufstellen, wenn das einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, aber nur innerhalb der ersten sechs Monate (§ 264 Abs. 1 HGB).
• Über die Feststellung beschließen die Gesellschafter, bei einer kleinen GmbH bis zum Ablauf der ersten elf Monate (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
• Offenlegen heißt: spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag an das Unternehmensregister übermitteln (§ 325 Abs. 1a HGB). Bleibt das aus, gibt das Bundesamt für Justiz der Geschäftsführung sechs Wochen und droht für den Fall, dass auch die verstreichen, ein Ordnungsgeld an, das mindestens 2.500 € beträgt (§ 335 Abs. 1 und 3 HGB).

Klein ist eine GmbH, die zwei der drei Grenzen nicht überschreitet: 7,5 Millionen € Bilanzsumme, 15 Millionen € Umsatz, 50 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt (§ 267 Abs. 1 HGB).

Was du beim Finanzamt ohne Kanzlei erledigen kannst

Du brauchst ein eigenes Benutzerkonto in Mein ELSTER. Einzelunternehmern ohne Angestellte empfiehlt ELSTER das Konto „Für eine Privatperson“; vielleicht hast du es für die Einkommensteuer schon. Für eine GmbH oder einen Betrieb mit Angestellten ist das Konto „Für eine Organisation“ gedacht, registriert mit Bundesland und Steuernummer. Die Aktivierungs-ID kommt per E-Mail. Wählst du dort die Identitätsprüfung per Brief, geht der Aktivierungs-Code an die Adresse, die das Finanzamt zu dieser Steuernummer gespeichert hat; Vollmachten spielen dabei keine Rolle. Laut ELSTER kann die Zustellung einige Tage dauern. Registriere dich also, bevor du das Konto brauchst.

Unter „Alle Formulare“ findest du danach unter anderem:

• „Antrag auf Fristverlängerung“ für Steuererklärungen. Das Finanzamt kann verlängern, auch rückwirkend und in den Grenzen von § 109 Abs. 2 AO, einen Anspruch hast du nicht.
• „Einspruch einreichen inkl. Aussetzung der Vollziehung“. Einspruch kannst du selbst einlegen, schriftlich oder elektronisch (§ 357 Abs. 1 AO). Verlängern lässt sich die Einspruchsfrist nicht: § 109 AO erfasst nur Fristen für Steuererklärungen und Fristen, die das Finanzamt selbst setzt.
• „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ und „Lohnsteuer-Anmeldung“, wenn du die Zahlen hast. Die Voranmeldung Kennzahl für Kennzahl zeigt die ELSTER-Anleitung zur Umsatzsteuervoranmeldung. Teil der Kanzlei schriftlich mit, welche Monate du selbst übernimmst.
• „Sonstige Nachricht an das Finanzamt“ für formlose Anliegen, etwa die Frage, ob Bescheide oder Aufforderungen an dich offen sind.

Die Erinnerung: schriftlich, mit Liste und Antwortdatum

Nach zwei Wochen ohne Antwort hilft ein weiterer Anruf selten. Schreib eine E-Mail und schick denselben Text als Brief, dann liegt beides in deiner Akte. Hinein gehört:

1. Jeder offene Punkt einzeln: welche Voranmeldungen, Lohnabrechnungen, Abschlüsse und Erklärungen.
2. Der gesetzliche Termin zu jedem Punkt, aus der Tabelle oben.
3. Die Bitte um Kopien aller Schreiben vom Finanzamt, die seit eurem letzten Kontakt kamen, und aller gestellten Anträge auf Fristverlängerung.
4. Ein Antwortdatum, das vor dem nächsten gesetzlichen Termin liegt, mit genug Abstand, um notfalls selbst zu übermitteln.
5. Was du tust, wenn das Datum verstreicht, zum Beispiel die Voranmeldung selbst übermitteln.

Ein Datum, das aus deinem Fristenkalender kommt, sagt der Kanzlei mehr als „in 14 Tagen“: Sie sieht, woran es hängt.

Zusammengesetzt kann die Erinnerung so aussehen:

Betreff: Offene Punkte und Termine, Bitte um Antwort bis [Datum]

Sehr geehrte [Anrede],

seit dem [Datum des letzten Kontakts] habe ich auf meine E-Mails und Anrufe keine Antwort erhalten. Offen sind diese Punkte, jeweils mit dem gesetzlichen Termin:

- [Voranmeldung für Monat oder Quartal]: [Termin]
- [Lohnsteuer-Anmeldung für Monat]: [Termin]
- [Beitragsnachweis für Monat]: [Termin]
- [Jahresabschluss oder Erklärung für Jahr]: [Termin]

Bitte schicken Sie mir Kopien aller Schreiben des Finanzamts, die seit dem [Datum des letzten Kontakts] bei Ihnen eingegangen sind, und aller Anträge auf Fristverlängerung, die Sie für mich gestellt haben.

Bitte antworten Sie bis zum [Datum mit Abstand vor dem nächsten Termin]. Kommt bis dahin keine Antwort, übermittle ich [die Voranmeldung für Monat] selbst und fordere meine Unterlagen an.

Diesen Text schicke ich Ihnen per E-Mail und als Brief.

Mit freundlichen Grüßen
[Dein Name, bei einer GmbH mit Firma und Funktion]

Unterlagen zurückholen und kündigen

Was du der Kanzlei gegeben hast und was sie für dich bekommen hat, etwa Post vom Finanzamt, muss sie dir auf Verlangen herausgeben (§ 66 Abs. 2 StBerG). Sind Gebühren oder Auslagen offen, darf sie diese Dokumente zurückhalten, außer das wäre unangemessen (§ 66 Abs. 3 StBerG). Die Steuerberaterkammer Westfalen-Lippe nennt in ihren Antworten für Mandanten zwei Grenzen dafür: Die offene Gebühr muss aus dem Mandat stammen, zu dem die Unterlagen gehören, und spätestens wenn die Kanzlei zurückhält, muss sie dir eine Gebührenrechnung stellen.

Kündigen kannst du ein Steuerberatungsmandat in der Regel ohne Frist und ohne Grund (§ 627 Abs. 1 BGB). Für ihre bisherigen Leistungen kann die Kanzlei den entsprechenden Teil der Vergütung verlangen (§ 628 Abs. 1 BGB). Wie die Übergabe mit Vollmacht, Daten und Handakten abläuft, steht im Beitrag zum Steuerberaterwechsel.

Vermittlung oder Beschwerde: was die Steuerberaterkammer kann

Zuständig ist die Kammer des Bezirks, in dem die Kanzlei ihre berufliche Niederlassung hat (§ 73 Abs. 1 StBerG). Landet dein Antrag bei der falschen, leitet die Kammer Westfalen-Lippe ihn nach eigener Auskunft an die zuständige weiter. Sie beschreibt zwei getrennte Wege:

Läuft über den Streit schon ein Gerichtsverfahren, scheidet die Vermittlung nach Darstellung der Kammer aus. Bei der Kammer Westfalen-Lippe sind die Beschwerde und die schriftliche Vermittlung kostenfrei. Was die Kammer nach eigener Darstellung nicht übernimmt: Sie vertritt dich nicht wie eine Anwältin, prüft eine Gebührenrechnung nicht einseitig, erstellt Gebührengutachten nur für Gerichte und klärt keine Schadensersatzansprüche. Dafür sind die Zivilgerichte zuständig. Eine Auskunft gibt sie dir aber: Willst du Schadensersatz geltend machen, nennt die Kammer auf Antrag Name, Adresse und Versicherungsnummer der Berufshaftpflichtversicherung deiner Kanzlei (§ 67 Abs. 3 StBerG). Westfalen-Lippe verlangt dafür einen schriftlichen Antrag und den Beleg, dass die Kanzlei die Versicherung auf deine Anfrage nicht genannt hat.

Selins Terminliste vom 23. September

Vom Erinnerungsbrief zur neuen Kanzlei in sechs Schritten

1. Die Termine der nächsten drei Monate aufschreiben, vom Lohn bis zum Jahresabschluss.
2. Ein eigenes ELSTER-Konto anlegen, bei einer GmbH für die Organisation, und für den Aktivierungs-Code per Brief ein paar Tage Post einplanen.
3. Die Erinnerung mit Liste und Antwortdatum verschicken.
4. Nach Ablauf des Datums fällige Anmeldungen selbst übermitteln und beim Finanzamt nach offenen Schreiben fragen.
5. Eine neue Kanzlei beauftragen, dann der alten kündigen und die Unterlagen nach § 66 StBerG anfordern.
6. Hält die alte Kanzlei Unterlagen zurück, die Vermittlung der Kammer beantragen. Geht es um einen Schaden, anwaltlichen Rat holen.

Damit du die Termine künftig nicht nur über die Kanzlei erfährst: enno behält Fristen im Blick, sortiert nachts Bank und Belege und liefert einen DATEV-Export für die Kanzlei. Prüfen und übermitteln tust du selbst oder deine Kanzlei.