Steuerberater-Kosten der GmbH: was die Kanzlei im Jahr nach StBVV berechnen darf

Lässt eine kleine GmbH Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und Gehaltsabrechnung von einer Kanzlei erledigen, berechnet diese nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) im Kern sechs Gebühren, jede innerhalb eines Rahmens statt zu einem Festpreis. Für eine Ein-Personen-GmbH mit 168.000 € Umsatz, 88.000 € Bilanzsumme, 52.000 € Gewinn vor Steuern und einem Geschäftsführergehalt reichen diese Rahmen zusammen von 1.698,20 € bis 8.766,60 € netto im Jahr. Setzt man bei jeder Gebühr die Mitte ihres Rahmens an, sind es 5.232,40 €, rund 436 € im Monat; das ist eine Rechengröße zur Orientierung, kein Marktpreis. Einen anderen Preis darf die Kanzlei mit der Gesellschaft in Textform vereinbaren (§ 4 StBVV), und die Umsatzsteuer auf ihre Rechnungen zieht eine GmbH mit steuerpflichtigen Umsätzen als Vorsteuer ab.

Sechs Posten auf der Jahresrechnung einer GmbH

Wie Gegenstandswert, volle Gebühr und Satz ineinandergreifen, erklärt der Beitrag, der die Steuerberater-Kosten für Selbstständige nachrechnet. Bei der GmbH ändern sich vor allem die Bezugsgrößen, denn sie bilanziert immer; warum, steht unter GmbH-Buchhaltung. Statt der EÜR rechnet die Kanzlei deshalb einen Jahresabschluss ab, statt der Einkommensteuer- die Körperschaftsteuererklärung. Die Beträge der Tabellen A bis C stehen so seit dem 1. Juli 2025 in der Verordnung.

Jahresumsatz sind die Umsatzerlöse plus sonstige betriebliche Erträge, sonstige Zinsen und vergleichbare Erträge (§ 33 Abs. 6 Nr. 1). Welches Jahr gemeint ist, solange das laufende noch nicht abgeschlossen ist, sagt die Vorschrift nicht; das Beispiel unten rechnet mit den Planzahlen. Die berichtigte Bilanzsumme ist die Summe der Aktivseite, erhöht um offene Ausschüttungen und vermindert um Einlagen und Wertberichtigungen (§ 35 Abs. 2).

„Mitte des Rahmens“ heißt: der Satz genau zwischen Mindest- und Höchstsatz. Hier dient er als Rechengröße zur Illustration. Ein Marktpreis ist er nicht, und keine Kanzlei ist an ihn gebunden. Auch das Bundesfinanzministerium hat für seine Kostenschätzung zur Gebührenerhöhung 2025 nur Annahmen getroffen: für die Buchführung mit Kontieren die Mitte 7/10, für Abschluss plus Anhang 32/10, für die Körperschaftsteuererklärung 5/10 und für die Einkommen-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung 3/10, also weniger als die Mitte.

Dennis' Kanzleirechnung für 2026

Die E-Bilanz hat in der StBVV keine eigene Nummer

Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung übermittelt die GmbH elektronisch ans Finanzamt (§ 5b EStG). Einen Gebührentatbestand dafür enthält die StBVV nicht, ebenso wenig für die Offenlegung im Unternehmensregister. Dann gelten zwei allgemeine Regeln: Die Gebühren entgelten die gesamte Tätigkeit vom Auftrag bis zur Erledigung der Angelegenheit (§ 12 Abs. 1). Und für eine Arbeit, über die die Verordnung nichts bestimmt, wird die Gebühr in sinngemäßer Anwendung ihrer Vorschriften bemessen (§ 2). Ob die Übermittlung mit der Abschlussgebühr abgegolten ist oder eigens berechnet wird, sagt der Wortlaut nicht.

Rechnet die Kanzlei nach der StBVV ab und steht auf der Rechnung eine Zeile „E-Bilanz“, muss daneben die angewandte Vorschrift stehen (§ 9 Abs. 2). Frag, worauf die Kanzlei sie stützt, und halte den Punkt besser vorher in der Vergütungsvereinbarung fest. Was technisch zur E-Bilanz gehört, beschreibt der Beitrag zur Steuererklärung der GmbH ohne Steuerberater.

Keine eigene Nummer hat auch eine Erklärung, die jede GmbH auf den Schluss jedes Geschäftsjahres abgibt: die zur gesonderten Feststellung des steuerlichen Einlagekontos (§ 27 Abs. 2 KStG). Ob sie zu den „sonstigen Steuererklärungen“ nach § 24 Abs. 1 Nr. 26 zählt, sagt die Verordnung nicht ausdrücklich. In Dennis' Rechnung steht sie nicht als eigene Zeile.

Eine eigene Nummer haben dagegen zwei Arbeiten, die zum Abschluss hinzukommen können. Für die Ableitung des steuerlichen Ergebnisses aus dem Handelsbilanzergebnis nennt § 35 Abs. 1 Nr. 3 a 2/10 bis 10/10, für die Entwicklung einer Steuerbilanz aus der Handelsbilanz Nr. 3 b 5/10 bis 12/10, beide nach Tabelle B mit dem Gegenstandswert des Abschlusses. Bei Dennis wären das 94,20 € bis 471,00 € und 235,50 € bis 565,20 €. Die Verordnung beschreibt nur die Arbeit, nicht, in welchem Fall sie anfällt; in Dennis' Rechnung oben ist keine der beiden eingerechnet. Steht eine davon auf deiner Rechnung, frag, welche Arbeit die Kanzlei damit abrechnet.

Zeitgebühr: die Posten, die mit jeder Viertelstunde wachsen

Nach Zeit rechnet die Kanzlei ab, wo die Verordnung es vorsieht oder kein Gegenstandswert zu schätzen ist: 16,50 bis 41 € je angefangene Viertelstunde, in der Stunde also 66 bis 164 € (§ 13). Bei einer GmbH betrifft das vor allem:

• Inventurunterlagen und sonstige Abschlussvorarbeiten bis zur abgestimmten Saldenbilanz (§ 35 Abs. 3),
• sonstige Arbeiten rund um die Buchführung (§ 33 Abs. 7) und den Lohnsteuerabzug (§ 34 Abs. 5),
• die Prüfung der Steuerbescheide (§ 28),
• das Einrichten der Buchführung, etwa nach der Gründung (§ 32).

UG: dieselben Gebühren, aber kleine Zahlen wirken anders

Rechtlich ist die UG eine GmbH mit kleinerem Stammkapital (§ 5a GmbHG), und die StBVV gilt für sie Zeile für Zeile gleich. Hat eine UG 90.000 € Jahresumsatz und weniger Aufwand, beträgt die volle Gebühr für ihre Buchführung 188 € (Tabelle C); mit Kontieren sind das im Monat 37,60 € bis 225,60 €, in der Mitte 131,60 €. Bei kleinen Zahlen wirken aber zwei Regeln, die Dennis nicht trifft:

• Die Mindestwerte. Hat eine UG 9.000 € Einkommen, setzt die Kanzlei für die Körperschaftsteuererklärung trotzdem 16.000 € an. Die volle Gebühr steigt dadurch von 560 € auf 705 €, der Rahmen reicht von 141,00 € bis 564,00 €. Für Gewerbe- und Umsatzsteuer liegt die Untergrenze bei je 8.000 €. Bis 80.000 € Entgelte rechnet die Umsatzsteuererklärung deshalb immer mit 8.000 €.
• Die Grenze beim Fünffachen. Übersteigt die Jahresleistung das Fünffache der berichtigten Bilanzsumme, bleibt der Rest beim Abschluss außer Ansatz (§ 35 Abs. 2). Eine UG mit 12.000 € Bilanzsumme und 90.000 € Umsatz rechnet deshalb nur mit 60.000 € Jahresleistung: (12.000 + 60.000) : 2 = 36.000 €, volle Gebühr 215 €, Rahmen 215 € bis 860 €. Ohne die Grenze wären es 51.000 € und 303 € gewesen.

Pauschale statt Einzelabrechnung: was seit Juli 2025 gilt

Die frühere Sonderregel für Pauschalvergütungen, § 14 StBVV, ist seit dem 1. Juli 2025 weggefallen. Eine Monats- oder Jahrespauschale ist seitdem eine gewöhnliche Vergütungsvereinbarung nach § 4: in Textform, als Vergütungsvereinbarung bezeichnet, mit Art und Umfang des Auftrags. Sie darf über dem Rahmen liegen oder darunter, eine niedrigere muss aber zu Leistung, Verantwortung und Haftungsrisiko der Kanzlei passen (§ 4a).

Legt dir eine Kanzlei eine Pauschale vor, rechne sie aufs Jahr hoch und leg sie neben deinen Rahmen, bei Dennis 1.698,20 € bis 8.766,60 €. Mindestens so wichtig ist, was sie abdeckt. Diese Punkte gehören in die Vereinbarung:

• ob die Kanzlei die Belege kontiert oder nach deinen Vorkontierungen bucht,
• ob Abschluss, E-Bilanz, Offenlegung und die Erklärung zum Einlagekonto enthalten sind,
• was nach Zeit abgerechnet wird, etwa die Prüfung der Bescheide, und zu welchem Satz,
• wie sich der Preis ändert, wenn Umsatz oder Belegzahl deutlich steigen.

Wie der Kanzleiblock neben Kammerbeitrag, Transparenzregister und Offenlegungsgebühr ins Jahresbudget passt, zeigt der Beitrag zu den laufenden Kosten einer GmbH.

Den Rahmen der eigenen GmbH in fünf Schritten ausrechnen

1. Nimm den letzten Jahresabschluss und die Bescheide zur Hand: Umsatzerlöse und sonstige Erträge, Aufwand, Summe der Aktivseite, Einkommen, Gewerbeertrag und Entgelte.
2. Rechne daraus die Gegenstandswerte wie in Dennis' Tabelle. Prüf die Mindestwerte und beim Abschluss die Grenze beim Fünffachen der Bilanzsumme.
3. Lies in den Tabellen A, B und C die vollen Gebühren ab und rechne für jeden Posten Minimum, Maximum und Mitte.
4. Leg Angebot oder Pauschale daneben und kläre in Textform, wie E-Bilanz, Offenlegung, Einlagekonto und Zeitgebühr behandelt werden.
5. Prüf jede Rechnung nach StBVV auf Vorschrift, Gegenstandswert und Betrag (§ 9 Abs. 2). Teilst du den Betrag durch die volle Gebühr, siehst du den Satz: 699,50 € für Dennis' Körperschaftsteuererklärung durch 1.399 € ergibt 0,5, also 5/10.

Den Posten nach Zeit hältst du am ehesten klein, wenn im Januar jede Bankbuchung schon ihren Beleg hat. Dabei hilft enno, weil es Bank und Belege über Nacht sortiert, Buchungen mit Belegen abgleicht und für die Kanzlei einen DATEV-Export liefert. Wie die Kanzlei danach abrechnet und was für deine GmbH steuerlich gilt, besprichst du mit ihr.