Steuerberater zu teuer: was die Rechnung verrät und welche Hebel dir bleiben

Ist dir dein Steuerberater zu teuer, fang nicht mit der Kündigung an, sondern mit der letzten Rechnung. Rechnet die Kanzlei nach der Gebührenordnung ab, nennt jede Gebühr darauf die Vorschrift, nach der sie berechnet ist. Daran siehst du, was den Betrag bewegt: deine Vorarbeit, der Satz, den die Kanzlei innerhalb des Rahmens wählt, oder nur eine Vereinbarung. Wie viel am Ende wegfällt, kann dir vorher niemand sagen. Du weißt danach aber, welche Zeile du mit Vorbereitung angehst und welche mit einem Gespräch.

Was jede Zeile einer Kanzleirechnung verrät

Die Gebührenordnung heißt Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Was nach § 9 StBVV auf der Rechnung stehen muss und wie du jeden Betrag aus den Gebührentabellen nachrechnest, zeigt der Artikel über die Steuerberater-Kosten. Hier zählt vor allem die Vorschrift hinter jeder Zeile. Zusammenfassen darf die Kanzlei nur Zeitgebühren mit demselben Stundensatz (§ 9 Abs. 2). Steht so eine Sammelzeile auf der Rechnung, frag, welche Arbeiten darin stecken.

Nach der Vorschrift sortierst du die Zeilen:

Den Gegenstandswert kannst du kaum beeinflussen, er folgt aus deinen Einnahmen, Ausgaben und Gewinnen. Den Satz wählt die Kanzlei nach billigem Ermessen, unter anderem nach Umfang und Schwierigkeit der Arbeit (§ 11 StBVV). Und nach Zeit kostet jede angefangene Viertelstunde 16,50 bis 41 € (§ 13 StBVV). Fünf Minuten Arbeit kosten also so viel wie fünfzehn.

Ob dein Steuerberater zu teuer ist, zeigt die Rechnung deshalb nur zum Teil. Stimmen Vorschrift und Gegenstandswert und liegt jeder Satz im Rahmen, hält sie sich an die StBVV. Offen ist dann noch, ob der gewählte Satz zu Umfang und Schwierigkeit deiner Unterlagen passt.

Dilaras Jahresrechnung, nach Hebeln sortiert

Vorarbeit, die Rahmen oder Zeit verändert

Der erste Hebel ist das Kontieren. Bucht die Kanzlei nach deinen Kontierungen, rechnet sie nach § 33 Abs. 3 StBVV ab statt nach Abs. 1. Wie du das mit ihr abstimmst, beschreibt der Beitrag zur vorbereitenden Buchhaltung.

Bei den Löhnen gibt es dieselbe Stufe. Nach Buchungsunterlagen, die du erstellst, sieht § 34 Abs. 3 StBVV 2,50 bis 9,50 € je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor statt 6 bis 30 €. Was als solche Unterlagen zählt, sagt die Verordnung nicht. Frag die Kanzlei deshalb vor der Umstellung. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist in beiden Fällen abgegolten (§ 34 Abs. 6). Für Dilaras zwei Angestellte liegen die Beträge im Jahr so weit auseinander:

Alles andere läuft über die Zeit. Vorarbeiten zur EÜR, die erheblich über das übliche Maß hinausgehen, bezahlst du nach Zeit (§ 25 Abs. 2), ebenso sonstige Hilfe rund um Buchführung und Lohn (§ 33 Abs. 7, § 34 Abs. 5). Solche Zeit entsteht etwa, wenn zu einer Abbuchung der Beleg fehlt oder die Kasse eines Tages nicht festgehalten wurde. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO), im Salon heißt das: jeden Abend. Wie eine Ablage aussieht, in der jede Zahlung ihren Beleg hat, zeigt Belege sortieren. Und Rückfragen sammelst du in einer Liste für einen einzigen Termin, statt für jede einzeln anzurufen.

Selbst machen oder eine günstigere Hilfe bezahlen

Deine eigenen Steuern darfst du ohne jede Erlaubnis erledigen, denn das Steuerberatungsgesetz regelt nur die Hilfe in fremden Angelegenheiten (§ 2 Abs. 2 StBerG). Alles, was deine Kanzlei heute macht, kannst du ganz oder teilweise zurücknehmen.

Bezahlst du dafür jemanden außerhalb der Kanzlei, gelten Grenzen. Eine Bürohilfe darf Belege sammeln, scannen und nummerieren, denn mechanische Arbeitsgänge bei der Führung von Büchern gelten nicht als Hilfe in Steuersachen. Für das Kontieren und für Buchungsanweisungen gilt diese Ausnahme nicht (§ 2 Abs. 3 StBerG, Satz 1 Nr. 2 und Satz 2). Laufend buchen und Löhne abrechnen darf eine bezahlte Hilfe erst, wenn dafür jemand mit Buchhalter-Praxis verantwortlich ist: drei Jahre im Buchhaltungswesen, mindestens 16 Wochenstunden, nach kaufmännischer Abschlussprüfung oder gleichwertiger Vorbildung (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Wer dir Voranmeldung, EÜR und Steuererklärungen gegen Geld abnimmt, braucht eine Befugnis nach dem Steuerberatungsgesetz, wie sie etwa Steuerberater haben (§ 3 StBerG).

Pauschale und Vergütungsvereinbarung seit Juli 2025

Schwanken die Rechnungen, liegt der Wunsch nach einer Pauschale nahe. Bis Juni 2025 hatte sie eine eigene Vorschrift: § 14 StBVV erlaubte sie nur für laufende Tätigkeiten, für mindestens ein Jahr und nicht etwa für die Teilnahme an Prüfungen. Seit dem 1. Juli 2025 ist § 14 aufgehoben. Eine Pauschale ist seitdem eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV wie jede andere. Welche Form sie braucht und was bei einem Formfehler gilt, steht ebenfalls im Beitrag zu den Kanzleikosten.

Für dich ist eine dieser Formvorgaben der Hebel: In die Vereinbarung gehören Art und Umfang des Auftrags (§ 4 Abs. 1 Satz 3). Schreib in den Umfang auch, was du lieferst, etwa kontierte Belege bis zum 5. des Folgemonats und die Stunden der Angestellten. Dann ist klar, was die Pauschale abdeckt und was die Kanzlei zusätzlich nach Zeit berechnen würde. Günstiger als eine Abrechnung nach Gebührenordnung ist eine Pauschale nicht von selbst. Leg sie neben die Spanne, die die StBVV für dieselben Aufgaben ergibt. Ist eine vereinbarte Vergütung unter Berücksichtigung aller Umstände unangemessen hoch, kann ein Gericht sie im Rechtsstreit herabsetzen, höchstens bis auf die gesetzliche Vergütung (§ 4 Abs. 2).

Eine Schätzung in Textform, bevor das nächste Jahr beginnt

Einen Anspruch auf einen Kostenvoranschlag nennt die StBVV nicht, das Wort kommt in ihr gar nicht vor. Fragen kannst du trotzdem, am besten in der Form, in der später die Rechnung kommt. Bitte die Kanzlei, für jede Aufgabe des nächsten Jahres aufzuschreiben:

1. die Vorschrift, nach der sie abrechnen will, etwa § 33 Abs. 3 statt Abs. 1, wenn du vorkontierst,
2. den Gegenstandswert auf Basis deiner Vorjahreszahlen,
3. den Satz oder einen festen Betrag,
4. was sie nach Zeit abrechnen würde, mit dem Satz je Viertelstunde.

Die StBVV bestimmt die Höhe der Vergütung, soweit nichts anderes vereinbart ist (§ 1 Abs. 1). Soll der geschätzte Betrag gelten, haltet ihn als Vergütungsvereinbarung nach § 4 Abs. 1 fest.

Wann ein Wechsel mehr bringt als das nächste Gespräch

Nicht jede Kanzlei geht darauf ein. Einen Wechsel zu prüfen liegt nahe, wenn sie trotz deiner Kontierungen ohne Begründung weiter nach § 33 Abs. 1 abrechnet, wenn Zeitgebühren auch auf Nachfrage unerklärt bleiben oder wenn ihr euch über eine Rechnung nicht einigen könnt. Für den Streit gibt es vorher noch einen Weg: Auf Antrag vermittelt die Steuerberaterkammer zwischen ihren Mitgliedern und deren Auftraggebern (§ 76 Abs. 2 Nr. 3 StBerG).

Angebote anderer Kanzleien vergleichst du am besten in derselben Aufstellung wie die Schätzung. Wie du kündigst, was die alte Kanzlei herausgeben muss und welche Fristen dabei weiterlaufen, erklärt der Beitrag zum Steuerberater-Wechsel.

Von der Rechnung zur Vereinbarung: fünf Schritte mit deiner Kanzlei

1. Leg die Kanzleirechnungen eines Jahres nebeneinander und ordne jede Zeile ihrem Hebel zu: Vorarbeit, Satz oder Vereinbarung. Bei zusammengefassten Zeitgebühren fragst du, welche Arbeiten darin stecken.
2. Entscheide, welche Vorarbeit du übernimmst, und frag die Kanzlei, nach welcher Vorschrift sie dann abrechnet.
3. Lass dir für das nächste Jahr eine Schätzung in der Form der Rechnung geben und halte den Preis als Vergütungsvereinbarung fest, zusammen mit dem, was du lieferst.
4. Prüf die erste Rechnung danach. Steht dort weiter § 33 Abs. 1 oder § 34 Abs. 2, obwohl du vorarbeitest, frag nach.
5. Halte die Vorarbeit laufend statt einmal im Jahr. Dabei kann enno helfen: Nachts sortiert es Bank und Belege und gleicht die Buchungen mit den Belegen ab. Für die Kanzlei entsteht ein DATEV-Export, den du vorher durchsiehst und selbst weitergibst. Fragen zu deinem Einzelfall bleiben bei deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater.