Steuerberater-Erstgespräch: Kosten, Unterlagen und die Fragen bis zum Angebot

Im Erstgespräch prüft ihr euch gegenseitig. Du findest heraus, ob die Kanzlei zu deinem Betrieb passt; die Kanzlei muss nach dem Geldwäschegesetz feststellen, wer du bist, und entscheidet, ob sie dich nimmt. Bring deshalb deinen Ausweis, ein Blatt mit deinen Zahlen und deine Fragen mit, dann kann aus dem Termin ein Angebot werden. Den Preis klärst du vorher: Die Grenze von 190 € schützt nur Verbraucher, und wer eine Kanzlei für einen Betrieb sucht, den er gründet oder schon führt, zählt in aller Regel nicht dazu.

Was das erste Gespräch kostet

§ 21 Abs. 1 StBVV deckelt die Gebühr für ein erstes Beratungsgespräch auf 190 € zuzüglich Umsatzsteuer (§ 15 StBVV). Das gilt nur, wenn es bei diesem einen Gespräch bleibt, du diese Kanzlei zum ersten Mal fragst und Verbraucherin oder Verbraucher bist. Das bist du nach § 13 BGB nur bei einem Geschäft, das überwiegend weder deinem Gewerbe noch deiner selbständigen beruflichen Tätigkeit dient.

Für Gründerinnen und Gründer hat der Bundesgerichtshof zwei Fälle unterschieden. Wer ein Geschäft im Zuge einer Existenzgründung abschließt, handelt schon als Unternehmer (Beschluss vom 24. Februar 2005, III ZB 36/04). Verbraucherin blieb dagegen eine angehende Mitinhaberin eines Fitnessstudios, deren Auftrag an einen Steuerberater die Entscheidung, ob sie überhaupt gründet, erst vorbereiten sollte (Urteil vom 15. November 2007, III ZR 295/06). Es zählte der Zweck des Auftrags, nicht wie fest sie schon entschlossen war.

Greift die Grenze nicht, rechnet die Kanzlei auf einem von drei Wegen ab:

Manche Kanzleien laden kostenlos zum Kennenlernen ein, andere berechnen schon eine halbe Stunde. Frag bei der Terminvereinbarung und lass dir die Antwort in Textform geben, etwa per E-Mail; eine Vereinbarung über die Vergütung braucht diese Form ohnehin (§ 4 Abs. 1 StBVV). Eine Gebühr nach § 21 wird auf die Gebühr einer späteren Arbeit angerechnet, die mit dem Rat zusammenhängt (§ 21 Abs. 1 Satz 3 StBVV). Die Gebühren der laufenden Arbeit rechnet der Beitrag Steuerberater-Kosten für Selbstständige vor.

Die Kanzlei prüft dich: Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz

Steuerberater gehören zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes (§ 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG), und ihre Sorgfaltspflichten gelten bei allen neuen Kunden (§ 10 Abs. 3a GwG). Identifizieren muss die Kanzlei dich, bevor die Geschäftsbeziehung beginnt; nur bei geringem Risiko darf sie das noch während der Begründung abschließen (§ 11 Abs. 1 GwG). Als Geschäftsbeziehung zählt schon eine berufliche Beziehung, bei der man beim ersten Kontakt von gewisser Dauer ausgeht (§ 1 Abs. 4 GwG). Nimm den Ausweis also zum ersten Termin mit.

Vom Ausweis notiert die Kanzlei Art, Nummer und ausstellende Behörde. Kopieren oder einscannen darf und muss sie ihn (§ 8 Abs. 2 GwG). Die Aufzeichnungen hebt sie grundsätzlich fünf Jahre auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem euer Mandat endet (§ 8 Abs. 4 GwG).

Will die Kanzlei dich nicht als Mandanten, muss sie dir das unverzüglich mitteilen (§ 63 StBerG).

Ein Blatt, aus dem die Kanzlei ein Angebot machen kann

Nach der Gebührenordnung hängt der Preis an deinen Zahlen: Die EÜR misst sie an der höheren Summe aus Betriebseinnahmen oder Betriebsausgaben (§ 25 Abs. 1 StBVV), die Einkommensteuererklärung an der Summe der positiven Einkünfte (§ 24 Abs. 1 Nr. 1 StBVV). Aufs Blatt gehören:

1. der Stand deiner Anmeldungen: Gewerbeanmeldung, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Steuernummer
2. dein Geschäftsmodell in drei Sätzen: was du verkaufst, an wen und wie bezahlt wird
3. erwarteter Umsatz und erwartete Kosten fürs erste volle Jahr, Mengen je Monat, geplante Mitarbeitende
4. vorhandene Bescheide, vor allem der letzte Einkommensteuerbescheid
5. welche Aufgaben du abgeben willst und welche du behältst
6. zwei oder drei offene Fragen, die wichtigste zuerst

Belege brauchst du zum ersten Termin noch nicht. Was die Kanzlei später jährlich haben will, steht im Beitrag Unterlagen für den Steuerberater.

Preisfrage und Blatt passen in eine E-Mail an die Kanzlei, etwa nach diesem Muster.

Betreff: Anfrage Erstgespräch, [Einzelunternehmen, UG oder GmbH], [Gründung am Datum oder Betrieb seit Jahr]

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich suche eine Kanzlei für [meine geplante Gründung oder meinen Betrieb] und bitte um einen Termin für ein Erstgespräch. Mir passen [zwei oder drei Zeitfenster].

Bitte teilen Sie mir vorab per E-Mail mit, ob und wie Sie das Erstgespräch berechnen.

Damit Sie sich vorbereiten können, meine Eckdaten:
- Stand der Anmeldungen: [Gewerbeanmeldung, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, Steuernummer]
- Geschäftsmodell: [was ich verkaufe, an wen und wie bezahlt wird]
- Erwartet fürs erste volle Jahr: Umsatz [Betrag] €, Kosten [Betrag] €, [Zahl] Mitarbeitende
- Mengen im Monat: etwa [Zahl] Kontobewegungen und [Zahl] Belege
- Abgeben möchte ich: [Buchhaltung, Lohn, Voranmeldungen, EÜR oder Jahresabschluss, Erklärungen]
- Meine wichtigste Frage: [Frage]

Zum Termin bringe ich meinen Ausweis und [meinen letzten Einkommensteuerbescheid] mit.

Mit freundlichen Grüßen
[Name]
[Telefonnummer]

Fragen an die Kanzlei und warum jede zählt

Was am Ende auf dem Tisch liegt

Will die Kanzlei dich als Mandanten, kommt mit dem Angebot, was du unterschreiben sollst. Prüf diese vier Punkte einzeln.

• Der Auftrag beschreibt, was die Kanzlei tut. Verweist er auf Auftragsbedingungen, lass sie dir vor der Unterschrift geben.
• Eine Vergütungsvereinbarung schließt ihr, sobald ihr einen Preis festlegt, statt nach der Gebührenordnung abzurechnen, etwa einen Festpreis. Sie muss Art und Umfang des Auftrags bezeichnen, und neben ihr darf nur der Auftrag stehen, von allem anderen ist sie deutlich abzusetzen (§ 4 Abs. 1 StBVV).
• Eine Haftungsbegrenzung ist nur für fahrlässig verursachte Schäden erlaubt (§ 67a Abs. 1 StBerG). Im Einzelfall in Textform vereinbart, reicht sie bis zur Mindestversicherungssumme, bei einer Einzelkanzlei 250.000 €. In vorformulierten Bedingungen darf es das Vierfache sein, also 1 Mio. €, und nur, soweit die Kanzlei so hoch versichert ist.
• Die Vollmacht fürs Finanzamt ist ein eigenes Papier, und eine Vergütungsvereinbarung darf nicht in ihr stecken (§ 4 Abs. 1 Satz 2 StBVV).

Giselas Blatt und ihr Termin in der Kanzlei

Vom ersten Anruf bis zur Unterschrift in fünf Schritten

1. Frag bei der Terminvereinbarung, ob und wie das Gespräch berechnet wird, und lass dir die Antwort in Textform geben.
2. Schreib dein Blatt mit den sechs Punkten von oben.
3. Leg Ausweis, Bescheide und bei einer UG oder GmbH den Handelsregisterauszug dazu, und nimm die Fragenliste mit.
4. Lass dir jedes Angebot mit Leistungsliste in Textform schicken und vergleiche nur gleiche Aufgaben bei gleicher Abrechnungsart. Wie du Kanzleien für ein zweites Gespräch findest, beschreibt der Beitrag Steuerberater finden.
5. Unterschreib erst, wenn Auftrag, Vergütungsvereinbarung, Auftragsbedingungen und Vollmacht zusammenpassen. Nenn der Kanzlei danach die Termine, die als Nächstes anstehen, bei einer Gründung zuerst die Monatsfrist für den Fragebogen.