Umsatzsteuer für Freiberufler: wann du sie berechnest, wann 7 % gelten und wann keine

Ja. Als Freiberufler bist du bei der Umsatzsteuer Unternehmer wie jeder Gewerbetreibende, vom ersten Auftrag an. Der freie Beruf befreit dich von der Gewerbesteuer, an der Umsatzsteuer ändert er nichts. Ohne Steuer rechnest du ab, wenn die einzelne Leistung nach § 4 UStG steuerfrei ist, etwa eine Heilbehandlung, oder wenn du als Kleinunternehmer unter den Grenzen des § 19 UStG bleibst. Für Geschäftskunden im Ausland fällt meist keine deutsche Steuer an. Und wo sie anfällt, sind es für Journalisten, Fotografinnen oder Übersetzer oft 7 statt 19 Prozent.

Freiberuflich ist ein Begriff der Einkommensteuer

Was ein freier Beruf ist, regelt § 18 EStG. Davon hängt ab, in welcher Anlage deine Einkünfte stehen und ob Gewerbesteuer droht: Ein freier Beruf ist kein Gewerbebetrieb (§ 15 Abs. 2 EStG), und nur Gewerbebetriebe zahlen Gewerbesteuer (§ 2 Abs. 1 GewStG). Das Umsatzsteuergesetz fragt nach etwas anderem. § 2 Abs. 1 UStG macht jeden zum Unternehmer, der selbstständig gewerblich oder beruflich tätig ist, und beruflich ist schon jede nachhaltige Tätigkeit, mit der du Einnahmen erzielen willst. Die Ärztin mit eigener Praxis gehört dazu, ebenso die freie Lektorin.

Ob das Finanzamt dich als Freiberufler oder als Gewerbetreibenden führt, spielt für die Umsatzsteuer deshalb kaum eine Rolle. Wie diese Einordnung zustande kommt, steht im Beitrag Freiberufler oder Gewerbe. Einen Unterschied gibt es beim Zeitpunkt der Anmeldung: Die Istversteuerung kann das Finanzamt Freiberuflern ohne Umsatzgrenze genehmigen.

Vier Fragen für jede Leistung

Ob und wie viel Umsatzsteuer auf eine Rechnung gehört, entscheidet sich für jede Leistung einzeln, nicht pauschal für deinen Beruf. Diese Fragen gehst du am besten in der Reihenfolge durch:

Wie Rechnungen an Kunden im Ausland aussehen und was du dafür meldest, erklärt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Befreit ist die Leistung, nicht der Beruf

§ 4 UStG zählt Umsätze auf, keine Berufsgruppen. Für Freiberufler kommen vor allem drei Nummern in Betracht:

Wie eng das gemeint ist, zeigt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass bei den Ärzten. Keine Heilbehandlung sind danach unter anderem schriftstellerische Arbeit auch für Fachzeitschriften, Vorträge auch vor Ärzten, Lehrtätigkeit, Gutachten über die Berufstauglichkeit oder in Versicherungsangelegenheiten und ästhetische Eingriffe ohne medizinischen Grund (UStAE 4.14.1 Abs. 5). Wer neben der Praxis solche Aufträge übernimmt, berechnet darauf Umsatzsteuer, es sei denn, eine andere Befreiung greift, etwa für Unterricht an einer Hochschule, oder er ist Kleinunternehmer.

Beim Unterricht gilt seit dem 1. Januar 2025 eine neue Fassung von § 4 Nr. 21 UStG, eingeführt mit dem Jahressteuergesetz 2024. Sie befreit ausdrücklich den Schul- und Hochschulunterricht von Privatlehrern, und dazu zählt die Finanzverwaltung auch Ausbildung, Fortbildung und Umschulung (UStAE 4.21.8 Abs. 1). Privatlehrer bist du aber nur, wenn du selbst unterrichtest, auf eigene Rechnung und nach eigenem Lehrkonzept. Gibst du Kurse im Auftrag einer Akademie, erbringt die Akademie den Unterricht an die Teilnehmer, und dein Honorar ist nur steuerfrei, wenn die Einrichtung selbst eine der Voraussetzungen aus der Tabelle erfüllt (UStAE 4.21.8 Abs. 2 und 4). Kurse, die bloß der Freizeitgestaltung dienen, bleiben steuerpflichtig (UStAE 4.21.2 Abs. 1). Wo dein Kurs liegt, klärst du vor der ersten Rechnung ohne Steuer am besten mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Diese drei Befreiungen hängen nicht von deinem Umsatz ab. Du kannst auch nicht auf sie verzichten, denn § 9 UStG erlaubt den Verzicht nur bei anderen Nummern, etwa bei der Vermietung an Unternehmer. Den Preis dafür zahlst du bei den Einkäufen: Vorsteuer aus Kosten, die du für steuerfreie Umsätze verwendest, ziehst du nicht ab (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Dafür zählen Umsätze nach § 4 Nr. 11 bis 29 nicht zum Gesamtumsatz, an dem die Kleinunternehmerregelung gemessen wird (§ 19 Abs. 2 UStG).

Kleinunternehmer: frei nach Umsatz, nicht nach Tätigkeit

Die zweite Befreiung hängt allein an der Summe. Steuerfrei bleiben deine Umsätze, solange der Gesamtumsatz des Vorjahres 25.000 € nicht überschritten hat und der des laufenden Jahres 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG, gültig seit 2025). Im Jahr der Gründung gilt für den tatsächlichen Gesamtumsatz ab dem Start die Grenze von 25.000 €, nicht die von 100.000 € (UStAE 19.1 Abs. 3). Freiberufler und Gewerbetreibende behandelt die Regel gleich.

Anders als bei Heilbehandlung, Unterricht und Kultur kannst du auf diese Befreiung verzichten. Dann schreibst du Umsatzsteuer auf deine Rechnungen und ziehst Vorsteuer ab. Die Erklärung dazu ist nach dem Gesetz, Stand September 2026, unwiderruflich, und an den Verzicht bist du mindestens fünf Kalenderjahre gebunden (§ 19 Abs. 3 UStG). Wie die Grenzen gerechnet werden und welcher Hinweis auf die Rechnung gehört, erklärt der Beitrag zur Kleinunternehmerregelung.

Sieben Prozent für Nutzungsrechte

Nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG ermäßigt sich die Steuer auf sieben Prozent für „die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten, die sich aus dem Urheberrechtsgesetz ergeben“. Entscheidend ist, wofür dein Kunde nach eurer Vereinbarung bezahlt. Die Bezeichnung auf der Rechnung ändert daran nichts (UStAE 12.7 Abs. 1). Für typische Fälle wird der Anwendungserlass konkret:

Ermäßigt wird ein Vortrag erst, soweit er etwa in einer Fachzeitschrift veröffentlicht oder gesendet wird (Abs. 13).

Nutzungsrechte sind für Freiberufler der häufigste Weg zu 7 %, aber nicht der einzige. § 12 Abs. 2 UStG nennt auch die Darbietungen ausübender Künstler, die Theatervorführungen und Konzerten vergleichbar sind, soweit sie nicht schon nach § 4 Nr. 20 steuerfrei sind (Nr. 7 Buchst. a, UStAE 12.5 Abs. 1). Ermäßigt ist außerdem der Verkauf von Kunstgegenständen nach Nr. 53 der Anlage 2, etwa vollständig mit der Hand geschaffener Gemälde und Zeichnungen, Originalstiche oder Originalerzeugnisse der Bildhauerkunst (Nr. 1). Und Zahnärzte berechnen 7 % auf Zahnprothesen und kieferorthopädische Apparate, die sie in der eigenen Praxis herstellen oder wiederherstellen; § 4 Nr. 14 nimmt genau diese Leistungen von der Befreiung aus (Nr. 6). Was § 12 Abs. 2 nicht nennt, kostet 19 %.

Istversteuerung: für Freiberufler ohne Umsatzgrenze

Im Normalfall meldest du die Umsatzsteuer für den Zeitraum an, in dem du geleistet hast, auch wenn der Kunde noch nicht gezahlt hat (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG). Auf Antrag kann das Finanzamt gestatten, dass du sie erst mit dem Zahlungseingang anmeldest (§ 20 UStG). In Frage kommt das für jeden, dessen Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 € betrug. Freiberufler brauchen diese Grenze nicht: Nach § 20 Satz 1 Nr. 3 UStG gilt die Möglichkeit für Umsätze aus einem freien Beruf in jeder Höhe.

Führst du für diese Umsätze allerdings Bücher, gesetzlich oder freiwillig, fällt dieser Weg weg (UStAE 20.1 Abs. 1), und es bleibt nur die Grenze von 800.000 €. Mit der Einnahmenüberschussrechnung bleibt der Weg offen, und eine Liste offener Rechnungen schadet laut ELSTER-Ausfüllhilfe zum Fragebogen nicht. Die Genehmigung umfasst immer ein ganzes Kalenderjahr und kann widerrufen werden.

Deine Vorsteuer bleibt davon unberührt. Sie hängt an der ausgeführten Leistung und der Rechnung in deiner Hand, nicht an deiner Zahlung (§ 15 Abs. 1 UStG, UStAE 15.2 Abs. 2). Welcher Zeitraum bei Soll und bei Ist genau zählt, zeigt der Beitrag Rechnungsdatum oder Zahlungseingang.

Theos drittes Quartal, Rechnung für Rechnung

Vor der ersten Rechnung: dein Angebot einmal durchsortieren

1. Schreib jede Leistung auf, die du anbietest, und ordne ihr eine Spalte zu: steuerfrei nach § 4, 7 % oder 19 %. Bleibt eine davon unklar, frag vor der ersten Rechnung eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.
2. Halte im Auftrag fest, welche Rechte dein Kunde bekommt. Daran hängt der ermäßigte Satz, nicht an der Zeile auf der Rechnung.
3. Entscheide, ob du Kleinunternehmer bleibst. Ein Verzicht bindet dich mindestens fünf Kalenderjahre, deshalb lohnt ein Blick auf deine Kunden: Unternehmen mit Vorsteuerabzug holen sich die Umsatzsteuer zurück, Privatleute nicht.
4. Zahlen deine Kunden oft erst Wochen nach der Leistung, prüf die Istversteuerung. Als Gründer beantwortest du die Frage im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, später reicht ein Antrag beim Finanzamt.
5. Leg für jeden Steuersatz eine eigene Rechnungsvorlage an, für Kunden im Ausland eine weitere ohne deutsche Steuer.
6. Führ pro Quartal eine Liste der Zahlungseingänge und der Vorsteuer. Nutzt du enno, sortiert es nachts Bank und Belege und bereitet die Voranmeldung mit Quellen vor. Ob jeder Steuersatz stimmt, prüfst du, bevor du selbst übermittelst.