Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER: Anleitung vom Login bis zur Kennzahl 83

Deine Umsatzsteuervoranmeldung gibst du in Mein ELSTER ab: einloggen, unter „Formulare und Leistungen“ das Formular für das richtige Jahr öffnen, im Formular den Monat oder das Quartal wählen, die Beträge aus deiner Buchhaltung in die Kennzahlen tippen, prüfen lassen, versenden. Mein ELSTER kostet nichts, ein Kaufprogramm oder eine Kanzlei brauchst du dafür nicht. Zwei Dinge aber schon, und zwar vorab: eine Steuernummer und einen fertigen ELSTER-Zugang.

Bevor du dich zum ersten Mal einloggst

Die erste Voraussetzung ist die Steuernummer. Ohne sie nimmt ELSTER keine Voranmeldung elektronisch an, und sie kommt vom Finanzamt, nachdem es deinen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung bearbeitet hat. Ist eine Voranmeldung fällig, bevor die Nummer da ist, wende dich an dein Finanzamt. Es klärt dann, wie du abgibst, unter Umständen auf Papier.

Bei der Registrierung wählst du einen Kontotyp. Arbeitest du als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer ohne Angestellte, empfiehlt ELSTER selbst das Konto „Für eine Privatperson“. Du registrierst dich mit deiner Steuer-Identifikationsnummer, dem Geburtsdatum, einer E-Mail-Adresse und einem Benutzernamen. Danach muss ELSTER wissen, dass du wirklich du bist, und dafür gibt es zwei Wege:

Zum Einloggen empfiehlt ELSTER die App ElsterSecure. Unter „Andere Login-Optionen“ gibt es weitere Wege, darunter eine Zertifikatsdatei mit der Endung .pfx und einem Passwort, das du selbst festlegst. Diese Datei speicherst du nur ab, du öffnest oder importierst sie nicht.

Was du aus der Buchhaltung mitbringst

ELSTER fragt nicht nach Belegen, sondern nach Summen für einen Zeitraum. Lege dir vor dem Login zurecht:

1. Die Nettobeträge deiner Leistungen im Zeitraum, getrennt nach Steuersatz. Dazu zählen auch Anzahlungen und Abschläge, die du für noch nicht fertige Arbeit bekommen hast.
2. Die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen. Abziehen darfst du sie nur, wenn die Rechnung die Pflichtangaben enthält; bei Rechnungen bis 250 Euro brutto reicht eine Kleinbetragsrechnung.
3. Rechnungen für Dienstleistungen von Anbietern aus anderen EU-Staaten, etwa für Software-Abos, auf denen keine Umsatzsteuer steht. Die gehören trotzdem ins Formular, und zwar in zwei Zeilen. Kaufst du dort Waren ohne Umsatzsteuer, ist das ein innergemeinschaftlicher Erwerb mit eigenen Zeilen (25 bis 29 und 39).
4. Die Info, ob das Finanzamt ein SEPA-Lastschriftmandat von dir hat.

Welche Rechnung in welchen Monat gehört, hängt davon ab, ob du nach vereinbarten oder nach vereinnahmten Entgelten versteuerst. Das und die Frage, ob du monatlich oder vierteljährlich meldest, erklärt der Grundlagenbeitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.

Der Weg durch Mein ELSTER, Klick für Klick

1. Einloggen, „Formulare und Leistungen“ wählen und dann „Alle Formulare“.
2. Im Abschnitt Umsatzsteuer auf „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ klicken. Im selben Abschnitt liegen auch die Formulare zur Dauerfristverlängerung.
3. Das Kalenderjahr wählen, für September also 2026, und auf „Weiter“. Den Monat oder das Quartal fragt ELSTER erst im Formular ab.
4. Im nächsten Schritt entscheidest du, ob ELSTER vorhandene Daten übernimmt oder ob du ohne Datenübernahme startest. Erzeugt deine Buchhaltungssoftware eine XML-Datei, kannst du sie an dieser Stelle hochladen.
5. Die allgemeinen Angaben ausfüllen: Steuernummer, Finanzamt und den Zeitraum, für den du meldest, also Monat oder Quartal. Das Feld für die Wirtschafts-Identifikationsnummer füllst du nur aus, wenn das Bundeszentralamt für Steuern sie dir schon mitgeteilt hat. Sie wird schrittweise vergeben.
6. Die Beträge eintragen. Felder, die dich nicht betreffen, bleiben leer.
7. Auf „Prüfen“ gehen. ELSTER rechnet die Vorauszahlung oder den Überschuss aus und zeigt an, wo noch etwas ergänzt oder korrigiert werden muss.
8. Versenden. Die Voranmeldung geht dann authentifiziert über deinen Zugang an das Finanzamt.

ELSTER speichert zwischendurch automatisch und warnt, bevor die Sitzung abläuft. Du kannst sie dann verlängern.

Welcher Betrag in welche Zeile gehört

Der amtliche Vordruck 2026 hat 56 Zeilen. Selbstständige ohne Warenhandel brauchen meist nur eine Handvoll davon:

Nettobeträge trägst du ohne Cent ein, in ganzen Euro. Steuerbeträge dagegen immer mit Cent. Kennzahl 83 lässt du nie leer: Der amtliche Vordruck verlangt sie in jedem Fall, auch wenn am Ende null herauskommt, und ELSTER hat dafür ein eigenes Eingabefeld.

Zwei Zeilen betreffen nur wenige, sehen aber wichtig aus. Zeile 11 (Kennzahl 22) markierst du nur, wenn du tatsächlich Belege mitschickst. Zeile 12 (Kennzahl 70) gilt nur für den Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung, und auch dann nicht immer. Ein Datum gehört hinein, wenn dein Gesamtumsatz 2026 die 100.000 Euro überschreitet oder, bei einer Gründung im Jahr 2026, die 25.000 Euro: das Datum des Umsatzes, mit dem du über die Grenze gekommen bist. Hast du zum Jahresbeginn auf die Regelung verzichtet, steht dort der 1. Januar 2026. Lag dein Gesamtumsatz schon 2025 über 25.000 Euro, bist du seit Januar regelbesteuert und lässt die Zeile leer.

Ein Monat, Feld für Feld

Nach dem Absenden

Die Bestätigung landet im Posteingang von Mein ELSTER, jedenfalls wenn du direkt dort gesendet hast und nicht aus einem anderen Programm. Gesendete Formulare findest du unter „Meine Formulare“ im Reiter „Übermittelte Formulare“ wieder.

Einen Bescheid bekommst du in der Regel nicht, denn deine Anmeldung wirkt selbst wie eine Festsetzung unter Vorbehalt der Nachprüfung (§ 168 AO). Das Finanzamt schickt nur dann einen, wenn es von deinen Zahlen abweicht.

Überweist du selbst, statt abbuchen zu lassen, zählt der Tag, an dem das Geld dem Finanzamt gutgeschrieben wird (§ 224 Abs. 2 AO). Schick es also ein paar Tage früher los. Ergibt sich ein Überschuss, zahlt das Finanzamt ihn nach seiner Zustimmung ohne Antrag aus, soweit es ihn nicht mit offenen Steuern verrechnet.

Zwei Häkchen am Ende des Formulars bleiben im Normalfall leer. „Verrechnung erwünscht“ setzt du nur, wenn ein Überschuss verrechnet werden soll oder du ihn abgetreten hast. „SEPA-Lastschriftmandat widerrufen“ klingt endgültiger, als es ist: Laut Vordruck bucht das Finanzamt dann nur für diesen einen Zeitraum nicht ab, etwa weil du verrechnen lassen willst. Was die Verrechnung nicht deckt, überweist du selbst.

Einen Fehler nachträglich korrigieren

Fällt dir nach dem Versenden ein Fehler auf, schickst du für denselben Zeitraum eine neue Voranmeldung mit allen Werten, wie sie richtig sind. Das Finanzamt bearbeitet in der Regel die zuletzt übermittelte Fassung. Bei Voranmeldungen verlangt ELSTER aber, dass du die Korrektur im Formular kenntlich machst: In Zeile 10 setzt du das Kennzeichen „Berichtigte Anmeldung“ (Kennzahl 10). Wurde durch den Fehler zu wenig Steuer angemeldet, korrigierst du unverzüglich; das verlangt § 153 AO.

Vor dem ersten Termin: Zugang, Probelauf, Versand

1. Richte deinen Zugang heute ein, nicht am Abend vor der Frist. Mit der Online-Identitätsprüfung bist du am selben Tag fertig, mit Brief kann es bis zu zwei Wochen dauern.
2. Mach einen Probelauf: Formular öffnen, Zeitraum wählen, Beträge eintragen, prüfen lassen. Versenden musst du dabei noch nicht.
3. Ordne deine Vorgänge mit der Tabelle oben den Kennzahlen zu. Dienstleistungen von EU-Anbietern ohne Umsatzsteuer bekommen die Zeilen 30 und 41.
4. Sende vor Fristende, speichere die Bestätigung bei den Belegen des Monats und prüf, ob das Lastschriftmandat besteht oder die Überweisung rechtzeitig rausgeht.

Die Summen für Schritt 3 kosten die meiste Zeit. enno gleicht Buchungen mit Belegen ab und bereitet die UStVA mit Quellen vor; die Kennzahlen prüfst du und übermittelst sie selbst. Ob eine Leistung in deinem Fall unter § 13b fällt oder wo ihr Leistungsort liegt, klärst du im Zweifel mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.