Rechnung ohne Umsatzsteuer: sieben Fälle und der Satz, der jeweils auf die Rechnung gehört

Ohne Umsatzsteuer rechnest du ab, wenn du Kleinunternehmer bist, wenn deine Leistung nach § 4 UStG steuerfrei ist, wenn dein Kunde die Steuer schuldet oder wenn der Umsatz steuerlich im Ausland stattfindet. Weglassen allein reicht fast nie: In sechs der sieben Fälle unten verlangt das Umsatzsteuerrecht einen Satz, der den Grund nennt. Fehlt er, lässt er sich meist nachreichen. Teuer wird es, wenn Steuer draufsteht, wo keine hingehört.

Drei Gründe, sieben Fälle

„Ohne Umsatzsteuer“ kann dreierlei heißen: Der Umsatz ist in Deutschland steuerbar, aber befreit. Er ist hier gar nicht steuerbar, weil sein Ort im Ausland liegt. Oder die Steuer fällt an, aber dein Kunde schuldet sie. Davon hängen Rechnungssatz und Vorsteuerabzug ab:

Passt keine Zeile, gehört Umsatzsteuer auf die Rechnung. Eine Zeile „0 % USt“ ersetzt keinen dieser Sätze, denn sie nennt weder eine Befreiung noch, wer die Steuer schuldet.

Kleinunternehmer: ein Hinweis statt Steuer

Seit 2025 sind deine Umsätze als Kleinunternehmer steuerfrei, solange dein Gesamtumsatz zwei Grenzen nicht überschreitet: 25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr (§ 19 Abs. 1 UStG). Auf die vereinfachte Rechnung nach § 34a UStDV gehört dann der Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt; „steuerfreier Kleinunternehmer“ genügt der Verwaltung (UStAE 14.7a Abs. 1). Weitere Formulierungen vergleicht der Beitrag zum Kleinunternehmer-Hinweis. Die Befreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen steht Kleinunternehmern nicht offen (§ 19 Abs. 1 Satz 2).

Steuerfrei nach § 4: den Grund beim Namen nennen

Statt Steuersatz und Steuerbetrag verlangt § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG hier einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt. Den Paragrafen musst du nicht zitieren, den Grund soll die Rechnung aber nennen, und Umgangssprache genügt (UStAE 14.5 Abs. 20). Vier Befreiungen, die Selbstständigen oft begegnen:

Eine Rechnung schuldest du für diese Umsätze nach dem UStG nicht (§ 14 Abs. 2 Satz 2); schreibst du eine, gehört der Hinweis hinein. Vorsteuer aus Einkäufen für diese Umsätze ziehst du nicht ab, bei gemischt genutzten Einkäufen bleibt dir der steuerpflichtige Anteil (§ 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 4). Verzichten lässt sich von den vier Befreiungen nur auf die für die Vermietung, und nur gegenüber Unternehmern, die die Räume ausschließlich für Umsätze mit Vorsteuerabzug nutzen (§ 9 UStG). Wie weit Heilbehandlung und Unterricht reichen, zeigt Umsatzsteuer für Freiberufler.

Wenn dein Kunde die Steuer schuldet oder der Umsatz im Ausland liegt

Im Inland greift § 13b bei Bau- und Reinigungsleistungen nur, wenn der Kunde selbst nachhaltig solche Leistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 UStG).

Für Firmen in anderen EU-Staaten liegt der Ort deiner Dienstleistung in der Regel in deren Land (§ 3a Abs. 2), und dort schulden sie die Steuer. Die Zusammenfassende Meldung ist am 25. Tag nach Quartalsende fällig (§ 18a Abs. 2). Welche Zeilen der Voranmeldung du ausfüllst, zeigt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Bei Firmen außerhalb der EU liegt der Ort ebenfalls beim Kunden, eine Pflichtformulierung kennt das UStG dafür nicht. Wie du belegst, dass dein Kunde ein Unternehmen ist, steht unter Rechnung ins Ausland.

Waren über die Grenze: befreit, wenn der Nachweis steht

Innergemeinschaftlich lieferst du, wenn die Ware in einen anderen EU-Staat gelangt und dein Kunde dort umsatzsteuerlich erfasst ist, für sein Unternehmen kauft, den Erwerb dort versteuert und dir eine gültige USt-IdNr. nennt (§ 6a Abs. 1 UStG). Die Ankunft belegst du etwa mit Rechnungsdoppel und Gelangensbestätigung (§ 17b Abs. 2 UStDV). Fehlt die Zusammenfassende Meldung oder ist sie für eine Lieferung falsch oder unvollständig, entfällt für diese Lieferung die Befreiung (§ 4 Nr. 1 Buchst. b).

Eine Ausfuhr liegt vor, wenn du die Ware ins Drittland beförderst oder versendest oder ein ausländischer Abnehmer das tut (§ 6 Abs. 1). Als Hinweis lässt die Verwaltung schon das Wort „Ausfuhr“ gelten (UStAE 14.5 Abs. 20). Nachweis ist bei elektronischer Ausfuhranmeldung der Ausgangsvermerk der Ausfuhrzollstelle (§§ 9 und 10 UStDV).

Fünf Rechnungen aus einer Praxis in Kiel

Satz vergessen oder Steuer ausgewiesen: was dann gilt

Die Befreiung hängt am Gesetz, nicht am Satz auf der Rechnung. Deshalb wiegen die Fehler unterschiedlich:

Hätte Svea den Vortrag ohne Steuer abgerechnet, steckten in den 600 € also 600 € × 19/119 = 95,80 € Umsatzsteuer, ihr blieben 504,20 €.

Anders bei Endverbrauchern, vor allem Privatleuten: Hast du die Leistung tatsächlich erbracht, entsteht nach Auffassung der Verwaltung aus dem falschen Ausweis keine Steuer, eine Berichtigung ist nicht nötig (UStAE 14c.1 Abs. 1a). Dass die Rechnung an einen Endverbraucher ging, etwa an eine Patientin von Svea, musst du aber glaubhaft machen können.

Bevor die nächste Rechnung ohne Steuer rausgeht

1. Ordne jede Leistung, die du anbietest, einer Zeile der ersten Tabelle zu; passt keine, berechnest du Umsatzsteuer. Grenzfälle, etwa einen Kurs zwischen Weiterbildung und Freizeit, klärst du vorher mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.
2. Leg für jede Zeile, die bei dir vorkommt, eine Rechnungsvorlage mit dem passenden Satz an, ohne voreingestellten Steuersatz. Der kostenlose Rechnungsgenerator kennt die Kleinunternehmerregelung, die Befreiungen nach § 4, Reverse Charge, Lieferungen in die EU und die Ausfuhr und setzt den Hinweis für den Fall, den du wählst.
3. Leg die Nachweise ab, bevor jemand fragt: Jahresbestätigung der Bildungseinrichtung, USt-IdNr. der Firmenkunden in der EU, Gelangensbestätigung oder Ausgangsvermerk.
4. Prüf deine Rechnungen seit Januar: zuerst auf Steuer, die bei steuerfreien Leistungen an Unternehmen draufsteht, dann auf fehlende Hinweise.

Die Voranmeldung bereitet enno mit Quellen vor, nachdem es nachts Bank und Belege sortiert hat. Welche Befreiung passt, entscheidest du, und übermitteln tust du selbst.