Vorsteuer-Erstattung aus der EU: Antrag beim BZSt, Frist und was abgelehnt wird

Umsatzsteuer, die du in einem anderen EU-Staat für dein Unternehmen bezahlt hast, holst du nicht über die Voranmeldung zurück. Dafür gibt es das Vorsteuer-Vergütungsverfahren: Du stellst einen Antrag an diesen Staat, reichst ihn aber im Online-Portal des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) ein. Für Rechnungen aus 2026 muss er bis zum 30. September 2027 dort sein. Wie viel zurückkommt, bestimmt allein das Recht des anderen Staats.

Warum die fremde Steuer nicht in die Voranmeldung gehört

Als Vorsteuer ziehst du in Deutschland nur Steuer ab, die nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz geschuldet wird. Für ausländische Vorsteuer ist der Staat zuständig, der sie erhoben hat (Abschnitt 15.2 Abs. 1 UStAE). Innerhalb der EU regeln das die Richtlinie 2008/9/EG und in Deutschland § 18g UStG.

Ein Antrag gilt immer für genau einen Staat. Hast du Belege aus Belgien und Österreich, stellst du zwei.

Wer den Antrag stellen darf

§ 18g UStG gilt für Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind. Für den anderen Staat stellt die Richtlinie zwei Bedingungen (Art. 3). Du hast dort weder Sitz noch feste Niederlassung. Und du hast dort im Vergütungszeitraum nichts geliefert und keine Leistung erbracht, die als dort ausgeführt gilt. Ausgenommen sind Umsätze, für die dein Kunde die Steuer schuldet, und bestimmte steuerfreie Beförderungen. Auch Verkäufe an Privatleute im EU-Ausland, die du über den One-Stop-Shop meldest, schaden nicht (UStAE 18g.1 Abs. 4).

Bevor das BZSt den Antrag weiterleitet, prüft es nur zwei Punkte: ob du im Vergütungszeitraum zum Vorsteuerabzug berechtigt warst und ob die angegebene Steuernummer oder USt-IdNr. zu dir gehört (UStAE 18g.1 Abs. 9). Nicht weitergeleitet wird der Antrag deshalb unter anderem, wenn du in dem Zeitraum die Kleinunternehmerregelung genutzt hast oder nur steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzug hattest, etwa als Ärztin (Art. 18 der Richtlinie). Kleinunternehmer sind nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt: § 19 Abs. 1 UStG befreit ihre Umsätze von der Steuer, und Vorsteuer aus Einkäufen für steuerfreie Umsätze bleibt nach § 15 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG außen vor. Die Ablehnung kommt als Bescheid in dein Postfach im Portal.

Was zurückkommt, entscheidet der andere Staat

Maßgeblich ist das Vorsteuerrecht des Erstattungsstaats (Art. 5 der Richtlinie). Ob du dieselbe Ausgabe in Deutschland abziehen dürftest, spielt keine Rolle. Die Niederlande etwa schließen die Steuer auf Speisen und Getränke im Hotel-, Café- und Restaurantbetrieb aus, außer du berechnest die Bewirtung gegen Entgelt weiter (Art. 15 Abs. 5 Wet op de omzetbelasting 1968, kurz Wet OB). Die Steuer auf Übernachtungen erkennen sie an, wenn du sie für steuerpflichtige Umsätze aufwendest; Umsätze, für die dein Kunde die Steuer schuldet, gelten dabei als steuerpflichtig.

Im Antrag ordnest du jede Rechnung einer Kennziffer zu (Art. 9):

Nie erstattet wird Steuer, die dir nach dem Recht des Erstattungsstaats zu Unrecht berechnet wurde, und Steuer auf Lieferungen, die als innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhr steuerfrei sind oder sein könnten (Art. 4). Machst du in Deutschland auch Umsätze ohne Vorsteuerabzug, fällt außerdem der Anteil weg, der auf sie entfällt (Art. 6).

Der Antrag im BZSt Online-Portal

Ins Portal, kurz BOP, kommst du mit dem Zertifikat deines ELSTER-Kontos; deine Kanzlei kann den Antrag auch als Bevollmächtigte stellen. Das Formular heißt „Antrag auf Vorsteuervergütung im EU-Ausland durch inländische Unternehmer“.

Neben Stammdaten, Bankverbindung, Vergütungszeitraum und einer kurzen Beschreibung deiner Tätigkeit erklärst du darin, im Erstattungsstaat außer den oben genannten Ausnahmen keine Umsätze gehabt zu haben. Jede Rechnung bekommt eine eigene Zeile: Lieferant mit Anschrift und seiner USt-IdNr. oder Steuerregisternummer im Erstattungsstaat, Datum und Rechnungsnummer, Nettobetrag und Steuer in der Währung des Erstattungsstaats, der Teil davon, den du geltend machst, und die Kennziffer. Kleine Belege zu Summen zusammenzufassen, lässt das BZSt nicht zu; bei vielen Belegen hilft der CSV-Import mit der Excel-Vorlage aus dem Formular. Die Steuer berechnest du selbst (§ 18g Satz 2 UStG).

Zeitraum und Mindestbetrag hängen zusammen (Art. 16 und 17):

Außerhalb des Euroraums zählt der Gegenwert in Landeswährung. In einen Zeitraum gehören grundsätzlich die Rechnungen, die darin ausgestellt wurden (Art. 14). Eine vergessene Rechnung darfst du in einen späteren Antrag für dasselbe Kalenderjahr aufnehmen.

Liegt der Nettobetrag einer Rechnung bei 1.000 € oder mehr, bei Kraftstoff ab 250 €, kann der Erstattungsstaat eine Kopie verlangen (Art. 10). Die Niederlande tun das für Anträge, die ab dem 1. April 2026 gestellt werden. Die Kopien lädst du im Menüpunkt 7 „Anhänge“ als PDF, JPG oder TIF hoch, zusammen höchstens 5 MB; das BZSt empfiehlt Schwarz-Weiß-Scans mit 200 dpi.

Eingangsbestätigung und Übermittlungsprotokoll landen in deinem BOP-Postfach, das sie nach 90 Tagen löscht; speichere sie vorher. Zurücknehmen kannst du den Antrag nur beim Erstattungsstaat.

Wie lange der Erstattungsstaat für Entscheidung und Zahlung hat

Nach dem Eingang beim BZSt gelten diese Fristen (UStAE 18g.1 Abs. 11, Art. 19 bis 22 der Richtlinie):

Hat die Behörde begründete Zweifel, kann sie das Original oder eine Kopie einer Rechnung anfordern, dann auch unterhalb der 1.000-Euro-Grenze (Art. 20). Antwortest du nicht binnen eines Monats, entscheidet sie spätestens zwei Monate nach Ablauf dieser Frist, dann eben ohne deine Unterlagen.

Zahlt der Staat zu spät, schuldet er Zinsen ab dem Tag nach Ablauf der Zahlungsfrist, zu den Sätzen, die er Unternehmen im eigenen Land für Erstattungen zahlt (Art. 26 und 27). Keine Zinsen bekommst du, wenn du angeforderte Angaben nicht fristgerecht lieferst, und keine, solange vorgeschriebene Rechnungskopien fehlen.

Wann der Vergütungsantrag der falsche Weg ist

Zur zweiten Zeile: Die Niederlande etwa erstatten nur, wenn du dort keine Steuererklärung abgeben musst. Zur dritten: Dienstleistungen an dein Unternehmen werden in der Regel dort ausgeführt, wo du es betreibst (§ 3a Abs. 2 UStG). Wie du die deutsche Steuer dann anmeldest und gleich wieder abziehst, zeigt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Stefanies Antrag an die Niederlande

Vor dem 30. September: vom Beleg zum Geld aus dem EU-Ausland

1. Such alle Rechnungen des Vorjahres mit ausländischer Umsatzsteuer heraus, sortiere sie nach Staaten und prüfe, ob sie auf dein Unternehmen lauten.
2. Streiche, was der jeweilige Staat nicht erstattet oder was falsch berechnet ist. Die Regeln der einzelnen Staaten findest du über den Link des BZSt zur EU-Kommission.
3. Addiere je Staat die Steuer und wähle den Zeitraum: ab 400 € geht ein Antrag für drei Monate oder mehr, sonst ein Jahresantrag ab 50 €.
4. Scanne die Rechnungen ab 1.000 € netto, bei Kraftstoff ab 250 €, wenn der Staat Kopien verlangt, und achte darauf, dass die Anhänge zusammen höchstens 5 MB groß sind.
5. Schick den Antrag im BOP ab und notiere dir zwei Termine: vier Wochen für die Eingangsbestätigung des anderen Staats, vier Monate für seine Entscheidung.

Bist du unsicher, ob du im anderen Staat eigene Umsätze hast und dich dort registrieren müsstest, klär das vor dem Absenden mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.