PayPal in der Buchhaltung: Konto, Gebühren und der Tag, an dem das Geld zählt

PayPal behandelst du in der Buchhaltung wie ein zweites Bankkonto. Jede Kundenzahlung erfasst du mit dem vollen Betrag als Einnahme, die Gebühr, die PayPal sofort einbehält, als eigene Ausgabe, und die Abbuchung auf dein Girokonto als Umbuchung zwischen zwei eigenen Konten. Umsatzsteuer berechnet PayPal auf die Gebühren nicht. Und für die EÜR zählt nach der allgemeinen Zuflussregel schon der Tag, an dem das Geld auf dem PayPal-Konto bereitsteht, nicht erst der Eingang bei der Bank.

Das Guthaben liegt bei einer Bank in Luxemburg

Dein Vertragspartner ist die europäische PayPal-Gesellschaft mit Sitz in Luxemburg. Laut Impressum wird sie EU-weit als Bank geführt, Aufsicht ist die luxemburgische Bankenaufsicht CSSF. Was auf deinem PayPal-Konto liegt, ist nach den Nutzungsbedingungen E-Geld: ein Guthaben wie auf einem Bankkonto, kein Bargeld.

In der Buchhaltung bekommt es deshalb ein eigenes Geldkonto neben dem Girokonto, mit Anfangsstand, allen Bewegungen und Endstand. Den Beleg dazu liefert der PayPal-Auszug: Die GoBD, die Grundsätze der Finanzverwaltung für elektronische Bücher, führen betriebliche Kontoauszüge ausdrücklich als Belegart auf (Rz. 62).

Wer PayPal vor allem zum Verkaufen nutzt, muss nach den Nutzungsbedingungen ein Geschäftskonto eröffnen oder das private Konto umstellen. Kaufst du über dasselbe PayPal-Konto auch privat ein, gehst du jede Zeile durch und trennst Betrieb von Privatem, wie bei einem gemischten Girokonto. Was das für Entnahmen und Einlagen heißt, steht im Beitrag zur Geschäftskonto-Pflicht.

Warum die Gebühr nicht vom Umsatz abgeht

Auf dem PayPal-Konto kommt immer nur der Kaufpreis abzüglich Gebühr an. Es liegt nahe, diesen Rest als Einnahme zu buchen, und der Gewinn stimmt dann sogar. Falsch wird trotzdem einiges.

Zuerst die Aufzeichnung. Nach den GoBD ist in der Regel jeder Geschäftsvorfall aufzuzeichnen, ausdrücklich auch jede Betriebseinnahme und jede Betriebsausgabe, mit dem Inhalt des Geschäfts und dem Namen des Vertragspartners (Rz. 37). Der Verkauf an deine Kundin und die Gebühr an PayPal sind zwei Vorgänge mit zwei verschiedenen Partnern. Ein Nettobetrag bildet keinen von beiden ab.

Dann der Umsatz. Entgelt ist nach § 10 Abs. 1 Satz 2 UStG alles, was du von deinem Kunden für die Leistung erhältst oder erhalten sollst, und der Umsatzsteuer-Anwendungserlass zählt dazu alles, was der Kunde tatsächlich für die Leistung aufwendet (Abschnitt 10.1 Abs. 3). Dein Kunde zahlt den vollen Preis, die Gebühr zahlst du. Bist du regelbesteuert, rechnest du die Umsatzsteuer deshalb aus dem vollen Kaufpreis heraus, nicht aus dem Rest. Als Kleinunternehmer rechnest du die Umsatzgrenzen mit dem Gesamtumsatz nach vereinnahmten Entgelten (§ 19 Abs. 2 UStG), also ebenfalls mit dem vollen Kaufpreis, und die Anleitung zur Anlage EÜR 2026 verlangt von dir die vollständigen Betriebseinnahmen „mit dem tatsächlich vereinnahmten Gesamtbetrag“.

Die PayPal-Gebühr und die Umsatzsteuer

In seinen Nutzungsbedingungen schreibt PayPal für Geschäftskonten: „Als Bankdienstleistung fällt für PayPal-Services in der EU keine Umsatzsteuer an.“ Das ist PayPals eigene Einordnung. Im Gesetz passt dazu § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG, der den Zahlungs- und Überweisungsverkehr von der Steuer befreit. Der Anwendungserlass verlangt dafür eine Weiterleitung von Geldern, die zu rechtlichen und finanziellen Änderungen führt; rein technische Abwicklung reicht nicht (Abschnitt 4.8.7 Abs. 2). PayPal schreibt das Geld deinem Konto selbst gut. Beim Namen nennt der Anwendungserlass PayPal aber nicht; die Einordnung folgt aus PayPals Angabe und diesen allgemeinen Regeln.

Vorsteuer holst du dir aus der Gebühr deshalb nicht zurück. Abziehen kannst du nur gesetzlich geschuldete Steuer (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG), und auf eine steuerfreie Gebühr wird keine geschuldet. Du erfasst sie mit ihrem vollen Betrag als Betriebsausgabe, ohne Steuerschlüssel.

Auch § 13b UStG greift nicht, obwohl PayPal in Luxemburg sitzt. Eine sonstige Leistung an dein Unternehmen gilt dort als ausgeführt, von wo aus du es betreibst (§ 3a Abs. 2 UStG), bei den Gebühren also in Deutschland. Wäre die Gebühr steuerpflichtig, schuldetest du die Umsatzsteuer darauf selbst, und zwar auch als Kleinunternehmer (§ 13b Abs. 1 und 5 UStG, Abschnitt 13b.1 Abs. 1 UStAE). Absatz 1 erfasst aber nur steuerpflichtige Leistungen, und für die steuerfreie Gebühr schuldest du nichts. Wie es bei steuerpflichtigen Leistungen läuft, zeigt der Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Anders als die Rechnung einer Agentur aus Wien bekommt die Gebühr auch keine Zeile in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die amtliche Anleitung zur Voranmeldung 2026 sieht die Zeilen 30 bis 32 nur für im Inland steuerpflichtige Leistungen vor, deren Steuer du als Leistungsempfänger schuldest, und Zeile 36 (Kennzahl 45) für deine eigenen Umsätze mit Leistungsort im Ausland. Als Kleinunternehmer gibst du wegen § 13b nur für Zeiträume eine Voranmeldung ab, in denen du solche Steuer zu erklären hast (§ 18 Abs. 4a UStG); die Gebühr allein löst keine aus.

Als Beleg für die Gebühren dient PayPals Bericht, der laut Nutzungsbedingungen alle Gebühren und sonstigen Belastungen eines Zeitraums zeigt. Solche Nachweise eines Zahlungsdienstes sind nach den GoBD (Fassung vom 14. Juli 2025) aufzubewahren, wenn sie als Buchungsbeleg dienen oder die einzige Abrechnung mit dem Dienst sind (Rz. 121). Buchst du aus dem PayPal-Auszug, gehört er also ins Archiv.

Wann eine PayPal-Zahlung zufließt

In der EÜR gehören Einnahmen in das Kalenderjahr, in dem sie dir zugeflossen sind (§ 11 Abs. 1 EStG). Zugeflossen ist Geld nach den amtlichen Hinweisen zum Einkommensteuergesetz, sobald du wirtschaftlich darüber verfügen kannst (H 11 EStH). Eine eigene Regel für PayPal steht dort nicht, die allgemeine lässt sich aber anwenden: Mit der Gutschrift auf dem PayPal-Konto kannst du das Guthaben ausgeben, weiterschicken oder auf die Bank abbuchen. Die spätere Abbuchung ist kein zweiter Zufluss, das Geld wechselt nur das Konto. Endgültig muss die Verfügungsmacht nach denselben Hinweisen nicht sein, eine mögliche Rückforderung über den Käuferschutz schiebt den Zufluss also nicht hinaus.

Für die Gebühr gilt § 11 Abs. 2 EStG: Ausgaben zählen im Jahr ihrer Zahlung. PayPal behält sie ein, bevor der Rest deinem Guthaben gutgeschrieben wird, und auch eine Aufrechnung werten die Hinweise zu § 11 als Leistung. Zahlung und Gebühr fallen damit in dasselbe Jahr.

Am Jahresende entscheidet das, in welche EÜR ein Betrag gehört. Ein Verkauf vom 30. Dezember zählt mit Einnahme und Gebühr zum alten Jahr, auch wenn das Geld erst im Januar auf dem Girokonto erscheint. Warum in der EÜR der Zahltag zählt, erklärt der Beitrag zur Einnahmenüberschussrechnung. Hält PayPal eine Zahlung zurück und gibt sie erst im neuen Jahr frei, klär die Zuordnung mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Magnus' Dezember: 4.000 € Umsatz, 121,55 € Gebühren, eine Abbuchung im Januar

Auszüge und Berichte, die du selbst sichern musst

Regelmäßige Kontoauszüge per E-Mail verschickt PayPal laut Nutzungsbedingungen nicht; du lädst sie online herunter, solange dein Konto nicht eingeschränkt ist. Die PayPal-Hilfe beschreibt den Weg zu den zwei Dateien, die du brauchst:

1. Den Monatsauszug: Auf der Seite paypal.com/reports/accountStatements klickst du neben dem Monat auf „Anfordern“ und, sobald er fertig ist, auf „Herunterladen“.
2. Den Transaktionsbericht: Unter „Aktivitäten“ wählst du das Download-Symbol, dann „Benutzerdefiniert“, stellst den Bericht ein und lädst ihn herunter. Er kommt unter anderem als PDF, CSV oder TAB-Datei, und eine Anfrage umfasst höchstens zwölf Monate.

Welche Datei du aufhebst, regeln die GoBD. Elektronisch empfangene Buchungsbelege bewahrst du in dem Format auf, in dem sie gekommen sind; als Beispiel nennen die GoBD Kontoauszüge im PDF-Format (Rz. 131). Buchst du aus der CSV-Datei, hebst du sie mit ihrem vollständigen Inhalt auf, und einen inhaltsgleichen PDF-Auszug musst du dann nicht zusätzlich archivieren, wenn die CSV-Datei die Belegfunktion erfüllt (Rz. 76). Bist du nicht sicher, ob beide wirklich dasselbe enthalten, legst du beide ab.

Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf (§ 147 Abs. 3 AO). Die acht Jahre zählen ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem der Auszug entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Den Auszug für Juni 2026 brauchst du also bis Ende 2034. Wann die Frist ausnahmsweise länger läuft, steht im Beitrag zum Aufbewahren von Belegen.

PayPal im Wochen- und Monatstakt: fünf Handgriffe

1. Erfasse die neuen PayPal-Zeilen einmal pro Woche: jede Zahlung mit dem Betrag, den dein Kunde bezahlt hat, jede Gebühr als eigene Ausgabe ohne Vorsteuer. Unter zehn Tagen bist du bei unbaren Vorgängen nach den GoBD auf der sicheren Seite (Rz. 47); buchst du nur monatlich, verlangen sie, dass die Vorgänge vorher zeitnah festgehalten und mindestens betrieblich oder privat zugeordnet sind (Rz. 50).
2. Lade in der ersten Woche des neuen Monats Auszug und CSV-Datei für den Vormonat herunter und leg beide in dein Belegarchiv.
3. Verbinde jede Abbuchung mit ihrem Eingang auf dem Girokonto und markiere beide als Umbuchung, damit nichts doppelt als Einnahme zählt.
4. Mach die Probe: Anfangsstand plus Zahlungen, minus Gebühren, Ausgaben und Abbuchungen muss den Endstand im Auszug ergeben. Fehler bei Gebühren meldest du PayPal laut Nutzungsbedingungen binnen 60 Tagen schriftlich, nachdem du Zugang zum Auszug hattest; danach gelten die Angaben als akzeptiert.
5. Notier am 31. Dezember den Stand. Er ist der Anfangsstand des neuen Jahres, und alles, was bis dahin verfügbar gutgeschrieben war, gehört in die EÜR des alten Jahres.

Auf der Seite des Girokontos hilft enno: Es sortiert nachts Bankumsätze und Belege und gleicht Buchungen mit den passenden Belegen ab. Prüfen und übermitteln tust du selbst.