Geld aus der GmbH entnehmen: die legalen Wege und was vor der Überweisung feststehen muss

Aus deiner GmbH oder UG kommt Geld vor allem auf drei Wegen legal zu dir: als Gehalt für die Arbeit als Geschäftsführer, als Gewinnausschüttung nach einem Beschluss der Gesellschafter oder als Darlehen, das du zurückzahlst. Für jeden Weg muss vorher etwas unterschrieben oder beschlossen sein, und jeder wird anders besteuert. Was im Einzelunternehmen Alltag ist, fällt weg: Geld aufs Privatkonto überweisen, weil gerade genug auf dem Geschäftskonto liegt.

Warum du dir nicht einfach etwas überweisen kannst

Als Einzelunternehmer nimmst du Geld aus deinem eigenen Betrieb. Das Einkommensteuergesetz nennt solche Barentnahmen ausdrücklich (§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG), und niemand muss sie genehmigen. Wie Entnahmen und Einlagen dort in die Bücher kommen, steht in Geschäftliche Ausgaben privat bezahlt.

Die GmbH dagegen ist eine eigene Person mit eigenen Rechten und Pflichten (§ 13 Abs. 1 GmbHG), auch wenn dir jeder Anteil gehört. Das Geld auf ihrem Konto ist ihres. Überweist du dir davon etwas ohne Vertrag oder Beschluss, steht der Betrag in der Buchhaltung als Forderung der GmbH gegen dich, meist auf deinem Gesellschafterverrechnungskonto. Steuerlich ist das ein Kredit, solange die Rückzahlung ernsthaft vereinbart ist. Ist schon bei der Auszahlung nicht damit zu rechnen, wertet der Bundesfinanzhof die Überweisung selbst als verdeckte Gewinnausschüttung.

Gehalt, Ausschüttung, Darlehen im Vergleich

Die Ausschüttung zahlt die GmbH aus Gewinn, den sie schon versteuert hat: Für ihr Einkommen spielt es keine Rolle, ob sie es verteilt (§ 8 Abs. 3 Satz 1 KStG). Das Gehalt senkt dagegen auch die Gewerbesteuer, die eine GmbH ohne den Freibetrag eines Einzelunternehmers zahlt. Welche Mischung günstiger ist, hängt vom Gewinn und von eurem übrigen Einkommen ab.

Geschäftsführergehalt: erst der Vertrag, dann die Überweisung

Mit einem Anstellungsvertrag ist dein Gehalt Arbeitslohn (§ 19 Abs. 1 Nr. 1 EStG). Die GmbH behält bei jeder Zahlung Lohnsteuer ein und führt sie spätestens am zehnten Tag nach dem Anmeldungszeitraum ab, in der Regel monatlich (§ 38 Abs. 3, § 41a EStG). Was vom Geschäftsführergehalt netto bleibt, auch ohne Sozialversicherung als beherrschender Gesellschafter, rechnet der kostenlose Brutto-Netto-Rechner aus.

Das Finanzamt schaut auf Höhe und Form. Für die Höhe nimmt es die Gesamtbezüge zusammen, also Festgehalt, Tantieme, Dienstwagen und Pensionszusage, und vergleicht sie mit dem, was ein fremder Geschäftsführer bekäme. Was darüber liegt, ist verdeckte Gewinnausschüttung. Führen mehrere Gesellschafter eine kleinere GmbH gemeinsam, können nach der Rechtsprechung Abschläge nötig werden. In Baden-Württemberg veröffentlicht die Oberfinanzdirektion dafür Vergleichswerte ab 2024, nach Branche, Umsatz und Mitarbeiterzahl; andere Länder prüfen teils anders.

Bei der Form sind die Regeln für beherrschende Gesellschafter strenger. Beherrschend ist vor allem, wer die Mehrheit der Stimmen hat, und mehrere Gesellschafter mit gleichgerichteten Interessen können es gemeinsam sein. Für sie verlangt der Bundesfinanzhof eine klare, im Voraus getroffene, zivilrechtlich wirksame und tatsächlich durchgeführte Vereinbarung. Eine Gehaltserhöhung, die ihr im Dezember rückwirkend fürs ganze Jahr beschließt, erfüllt das nicht.

Die Sozialversicherung prüft getrennt. Meldet die GmbH einen geschäftsführenden Gesellschafter an, muss die Einzugsstelle den Status bei der Deutschen Rentenversicherung Bund feststellen lassen (§ 7a Abs. 1 SGB IV).

Gewinnausschüttung: vom Jahresabschluss bis zur Kapitalertragsteuer

So läuft eine Ausschüttung ab:

1. Die Geschäftsführung stellt den Jahresabschluss auf und legt ihn den Gesellschaftern vor (§ 42a Abs. 1 GmbHG).
2. Die Gesellschafter stellen ihn fest und beschließen, was mit dem Ergebnis passiert (§ 46 Nr. 1 GmbHG). Eine kleine Gesellschaft im Sinne von § 267 Abs. 1 HGB hat dafür elf Monate nach Ende des Geschäftsjahres, eine größere acht (§ 42a Abs. 2 GmbHG).
3. Der Beschluss teilt den Gewinn auf: ausschütten, in Rücklagen stellen oder vortragen (§ 29 Abs. 2 GmbHG). Verteilt wird nach Geschäftsanteilen, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes sagt (§ 29 Abs. 3 GmbHG). Schreibt einen Auszahlungstag hinein.
4. An diesem Tag fließt die Ausschüttung steuerlich zu, ohne Datum am Tag nach dem Beschluss (§ 44 Abs. 2 EStG).
5. Die GmbH behält 25 % Kapitalertragsteuer (§ 43a Abs. 1 EStG) und 5,5 % Solidaritätszuschlag auf diese Steuer ein, ohne Kirchensteuer zusammen 26,375 %. Sie übermittelt die Kapitalertragsteuer-Anmeldung über ELSTER und zahlt am Tag des Zuflusses (§ 44 Abs. 1 Satz 5, § 45a Abs. 1 EStG).
6. Auf Verlangen bekommst du eine Steuerbescheinigung (§ 45a Abs. 2 EStG). Heb sie auf, denn ohne sie rechnet das Finanzamt die einbehaltene Steuer bei einer Veranlagung nicht an (§ 36 Abs. 2 EStG).

Bist du kirchensteuerpflichtig, behält die GmbH auch Kirchensteuer ein und fragt dafür beim Bundeszentralamt für Steuern an (§ 51a Abs. 2c EStG).

Abgeltungsteuer oder Teileinkünfteverfahren

Hältst du die Anteile privat, ist deine Einkommensteuer auf die Ausschüttung mit dem Abzug erledigt (§ 43 Abs. 5 EStG). Eigene Kosten, etwa Zinsen für den Kauf deiner Anteile, zählen dann nicht, es bleibt beim Sparer-Pauschbetrag von 1.000 € (§ 20 Abs. 9 EStG).

Hältst du mindestens 25 %, oder mindestens 1 % und kannst durch deine berufliche Tätigkeit für die GmbH maßgeblich auf ihr Geschäft einwirken, darfst du stattdessen das Teileinkünfteverfahren beantragen (§ 32d Abs. 2 Nr. 3 EStG). Dann bleiben 40 % der Ausschüttung steuerfrei (§ 3 Nr. 40 Buchst. d EStG), die übrigen 60 % besteuert dein persönlicher Satz. Kosten der Beteiligung ziehst du zu 60 % ab (§ 3c Abs. 2 EStG), der Sparer-Pauschbetrag entfällt. Die Kapitalertragsteuer wird trotzdem einbehalten und später angerechnet.

Der Antrag kommt spätestens mit der Einkommensteuererklärung für das erste Jahr und gilt dann auch für die folgenden vier Jahre, solange du ihn nicht widerrufst. Nach einem Widerruf ist für diese Beteiligung kein neuer Antrag mehr möglich. Ob er sich lohnt, hängt an deinem Steuersatz und deinen Kosten.

Darlehen zwischen dir und der GmbH

Ein Darlehen der GmbH an dich ist kein Einkommen, solange die Rückzahlung ernsthaft vereinbart ist und auch passiert. Zahlst du keine nennenswerten Raten und Zinsen, kann das Finanzamt die ganze Summe als verdeckte Gewinnausschüttung behandeln. Bekommst du das Geld zinslos oder billiger, als ein fremder Kreditgeber es dir geben würde, kann schon der gesparte Zins eine sein. Aus dem Vermögen, das das Stammkapital deckt, darf die GmbH ohnehin nur verleihen, wenn ihr Rückzahlungsanspruch gegen dich vollwertig ist (§ 30 Abs. 1 Satz 2 GmbHG).

Hast du umgekehrt der GmbH Geld geliehen, sind nur die Zinsen steuerpflichtig. Ab 10 % Beteiligung gilt für sie in der Regel dein persönlicher Steuersatz statt 25 % (§ 32d Abs. 2 Nr. 1 Buchst. b EStG), und ein überhöhter Zins kann wieder verdeckte Gewinnausschüttung sein. Geht die GmbH in die Insolvenz, kann der Verwalter Tilgungen aus dem letzten Jahr vor dem Antrag anfechten (§ 135 Abs. 1 Nr. 2 InsO).

Verdeckte Gewinnausschüttung: wenn das Finanzamt umdeutet

Verdeckte Gewinnausschüttung heißt: Die GmbH wendet dir als Gesellschafter einen Vorteil zu, ohne dass eine Ausschüttung beschlossen ist. Der Bundesfinanzhof fragt, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter denselben Vorteil auch jemandem gewährt hätte, der nicht Gesellschafter ist. Dazu gehören die Fälle von oben, ebenso Miete, die dir die GmbH über dem üblichen Preis zahlt.

Bei der GmbH mindert die verdeckte Gewinnausschüttung das Einkommen nicht (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Das Finanzamt rechnet sie hinzu, und mit dem Gewinn steigt auch die Gewerbesteuer (§ 7 GewStG). Bei dir ist sie ein Kapitalertrag wie eine offene Ausschüttung (§ 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 EStG). War der Betrag bei dir schon als Gehalt versteuert, kann das Finanzamt deinen Bescheid entsprechend ändern (§ 32a KStG).

Was in der GmbH bleiben muss

Auch eine beschlossene Ausschüttung hat Grenzen. Vermögen, das zur Erhaltung des Stammkapitals nötig ist, darf nicht an Gesellschafter fließen (§ 30 Abs. 1 GmbHG). Was trotzdem gezahlt wurde, muss zurück (§ 31 Abs. 1 GmbHG), und die Geschäftsführer haften der GmbH dafür (§ 43 Abs. 3 GmbHG).

Außerdem muss die GmbH zahlungsfähig bleiben. Zahlungen an Gesellschafter, die zur Zahlungsunfähigkeit führen mussten, muss die Geschäftsführung erstatten, außer das war auch mit der gebotenen Sorgfalt nicht zu erkennen (§ 15b Abs. 5 InsO).

In der UG geht zudem ein Viertel des Jahresüberschusses, gemindert um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr, in eine gesetzliche Rücklage (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Sie darf nur in Stammkapital umgewandelt oder mit Verlusten verrechnet werden. Bei 84.000 € Jahresüberschuss ohne Verlustvortrag sind das 21.000 €, über 63.000 € können die Gesellschafter beschließen. Die Pflicht endet, sobald die UG ihr Stammkapital auf mindestens 25.000 € erhöht (§ 5a Abs. 5 GmbHG).

Jakob und Sina schütten 60.000 € aus

Bevor Geld aus der GmbH auf dein Konto geht: vier Schritte

1. Legt für jede Zahlung an euch den Weg fest und das Papier dazu: Anstellungsvertrag mit fester Vergütung, Beschluss mit Auszahlungstag oder Darlehensvertrag mit Zins und Tilgungsplan. Ohne Papier keine Überweisung.
2. Prüft vor jeder Ausschüttung Stammkapital und Zahlungsfähigkeit, in der UG zuerst die Rücklage.
3. Plant die Kapitalertragsteuer für den Auszahlungstag ein und fordert eure Steuerbescheinigungen an. Mit enno sind Bank und Belege nachts sortiert, und die Kanzlei bekommt einen DATEV-Export.
4. Ist schon Geld ohne Grundlage geflossen, lasst es als Forderung buchen und vereinbart die Rückzahlung. Gehaltshöhe, Teileinkünfteverfahren und die Mischung aus Gehalt und Ausschüttung besprecht ihr mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater. Welche Aufgaben ihr in der GmbH selbst übernehmen könnt, steht in Brauche ich einen Steuerberater?