UG-Rücklage von 25 %: was sie sperrt und warum sie über 25.000 € weiterläuft

Zeigt der Jahresabschluss einer UG (haftungsbeschränkt) einen Überschuss, gehen 25 % davon in eine gesetzliche Rücklage, gerechnet nach Abzug eines Verlustvortrags aus dem Vorjahr (§ 5a Abs. 3 GmbHG). Diese Rücklage ist eine Zeile im Eigenkapital der Bilanz, kein Konto, auf das du Geld schiebst. An die Gesellschafter fließen darf sie nicht, erlaubt sind nur die Umwandlung in Stammkapital und der Ausgleich von Verlusten. Und die Pflicht läuft weiter, bis das Stammkapital durch eine eingetragene Kapitalerhöhung bei mindestens 25.000 € liegt.

Die Rechnung: ein Viertel, nachdem der alte Verlust abgezogen ist

Ausgangspunkt ist der Jahresüberschuss aus der Gewinn- und Verlustrechnung. Er steht dort nach den Steuern vom Einkommen und Ertrag, also nach Körperschaft- und Gewerbesteuer (§ 275 Abs. 2 HGB). Hat die UG einen Verlust aus den Vorjahren noch nicht ausgeglichen, steht er als Verlustvortrag in den Büchern, und du ziehst ihn ab. Vom Rest wandert ein Viertel in die Rücklage.

Die Rücklage wächst also einmal im Jahr, mit dem Jahresabschluss, und nicht in jedem Monat, in dem gerade Gewinn anfällt. Weil § 5a Abs. 3 GmbHG sie „in der Bilanz“ verlangt, bucht die Geschäftsführung die Einstellung schon beim Aufstellen der Bilanz (§ 270 Abs. 2 HGB). Zeigt die GuV einen Jahresfehlbetrag oder frisst der Verlustvortrag den Überschuss ganz auf, kommt in diesem Jahr nichts hinzu.

Steuern spart die Rücklage nicht. Die Einstellung ist kein Aufwand: Veränderungen der Rücklagen dürfen in der GuV erst unterhalb des Jahresüberschusses erscheinen (§ 275 Abs. 4 HGB), und für die Körperschaftsteuer ist es gleichgültig, ob Gewinn verteilt wird (§ 8 Abs. 3 KStG). Die UG versteuert den ganzen Gewinn, auch das Viertel, das in der Rücklage landet.

Weil die Bilanz mit der Rücklage schon einen Teil des Ergebnisses verwendet, zeigt sie statt Jahresüberschuss und Vortrag einen Bilanzgewinn (§ 268 Abs. 1 HGB). Nur auf diesen Bilanzgewinn haben die Gesellschafter einen Anspruch (§ 29 Abs. 1 GmbHG).

Ein Posten im Eigenkapital, kein Sparkonto

Ein eigenes Bankkonto für die Rücklage kommt in § 5a GmbHG nicht vor. Im Gliederungsschema des Handelsgesetzbuchs gehört sie auf die Passivseite, unter Eigenkapital, Gewinnrücklagen, gesetzliche Rücklage (§ 266 Abs. 3 HGB), also dorthin, wo auch Stammkapital und Schulden stehen. Das Vermögen selbst steht auf der Aktivseite: Bankguthaben, offene Kundenrechnungen, Laptops, Lizenzen (§ 266 Abs. 2 HGB).

Mit dem Geld darf die UG deshalb weiterarbeiten, etwa Gehälter zahlen oder einen neuen Server mieten. Gesperrt ist nur der Weg zu dir als Gesellschafterin oder Gesellschafter. Dein Anspruch auf den Gewinn endet dort, wo das Gesetz Beträge von der Verteilung ausschließt (§ 29 Abs. 1 GmbHG), und das Viertel für die Rücklage ist genau so ein Betrag.

Wie eine erlaubte Ausschüttung abläuft und welche Kapitalertragsteuer die UG dabei einbehält, steht in Geld aus der GmbH entnehmen.

Wofür die Rücklage verwendet werden darf

Das Gesetz nennt genau drei Zwecke (§ 5a Abs. 3 Satz 2 GmbHG):

Die Reihenfolge ist damit festgelegt: Erst verbraucht sich ein Gewinnvortrag oder der laufende Überschuss, dann darf die Rücklage einspringen. Eine Pflicht, Verluste mit ihr zu verrechnen, enthält die Vorschrift nicht. Bleibt ein Verlust stehen, wird er vorgetragen und mindert im nächsten Jahr die Grundlage für das neue Viertel.

Was die Umwandlung in Stammkapital voraussetzt

Eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln ist eine Satzungsänderung. Die Gesellschafter beschließen sie mit drei Vierteln der abgegebenen Stimmen, ein Notar beurkundet den Beschluss (§ 53 GmbHG). Außerdem gilt:

1. Der letzte Jahresabschluss ist festgestellt und über das Ergebnis ist beschlossen (§ 57c Abs. 2 GmbHG).
2. Dem Beschluss liegt eine geprüfte Bilanz mit Bestätigungsvermerk zugrunde, deren Stichtag bei der Anmeldung zum Handelsregister höchstens acht Monate zurückliegt (§§ 57e, 57f GmbHG). Kleine Gesellschaften müssen ihren Jahresabschluss sonst nicht prüfen lassen (§ 316 Abs. 1 HGB), für diesen Schritt brauchen sie also eigens eine Prüfung. Bei Gesellschaften, die nicht groß sind, darf das auch ein vereidigter Buchprüfer übernehmen.
3. Zeigt diese Bilanz einen Verlust oder Verlustvortrag, lässt sich die Rücklage in dieser Höhe nicht umwandeln (§ 57d Abs. 2 GmbHG).
4. Sämtliche Geschäftsführer melden den Beschluss mit der Bilanz an und erklären, dass nach ihrer Kenntnis seit dem Stichtag keine Vermögensminderung eingetreten ist, die der Erhöhung entgegenstünde (§ 57i Abs. 1, § 78 GmbHG). Wirksam wird die Erhöhung erst mit der Eintragung (§ 54 Abs. 3 GmbHG).

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Wenn die Rücklage über 25.000 € wächst

Gedacht ist die Rücklage laut Gesetzesbegründung dafür, dass eine UG mit kleinem Startkapital über einbehaltene Gewinne in einigen Jahren mehr Eigenkapital aufbaut. Eine Frist, bis wann das geschafft sein muss, gibt es nicht: Der Entwurf enthalte keine zeitliche Begrenzung, heißt es dort ausdrücklich.

Oft liest man, die Pflicht ende, sobald Stammkapital und Rücklage zusammen 25.000 € erreichen. So steht es nicht im Gesetz. § 5a Abs. 5 GmbHG knüpft an das Stammkapital an: Erst wenn die UG es auf mindestens 25.000 € erhöht, gelten die Absätze 1 bis 4 nicht mehr, darunter die Rücklagenpflicht. Die Begründung des Gesetzentwurfs stellt ausdrücklich auf das eingetragene Stammkapital ab.

Ein Rechenbeispiel ohne Verlustvortrag: Eine UG mit 1.000 € Stammkapital hat über Jahre 27.000 € Rücklage gebildet. Im nächsten Jahr erzielt sie 34.000 € Jahresüberschuss. Sie stellt weitere 8.500 € ein, die Rücklage steht danach bei 35.500 €. Ausschütten darf sie davon nichts, und im Jahr darauf geht es genauso weiter.

Die Begründung nennt zwei Wege heraus: die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln oder eine Kapitalerhöhung, bei der die Gesellschafter neue Einlagen leisten. Hauptsache, am Ende ist das Mindeststammkapital erreicht und eingetragen. Danach darf die Gesellschaft sich GmbH nennen, sie darf aber auch bei „UG (haftungsbeschränkt)“ bleiben (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Was von der Rücklage nach der Erhöhung übrig ist, kann nach der Gesetzesbegründung aufgelöst werden.

Was passiert, wenn die Rücklage fehlt

§ 5a GmbHG selbst sagt nicht, was bei einem Verstoß gilt. Deutlich wird die Begründung des Gesetzentwurfs, mit dem die UG eingeführt wurde (MoMiG, Bundestags-Drucksache 16/6140). Sie ist kein Gesetzestext, zeigt aber, wie die Regel gemeint ist. Ein Verstoß gegen § 5a Abs. 3 hat danach Folgen, die aufeinander aufbauen:

1. Die Feststellung des Jahresabschlusses ist nichtig, entsprechend § 256 AktG. Diese Vorschrift erklärt einen Abschluss für nichtig, bei dessen Feststellung Regeln über die Einstellung in Gewinnrücklagen verletzt wurden.
2. Mit ihr ist auch der Gewinnverwendungsbeschluss nichtig, entsprechend § 253 AktG.
3. Aus beidem folgen bürgerlich-rechtliche Rückzahlungsansprüche gegen die Gesellschafter.
4. Der Geschäftsführer macht sich nach § 43 GmbHG haftbar. Gegebenenfalls, so die Begründung, lasse sich auch auf die Kapitalerhaltung nach §§ 30, 31 GmbHG verweisen.

Wie das Finanzamt eine solche Auszahlung steuerlich behandelt, hängt vom Einzelfall ab. Diese Frage klärst du mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater.

Vor dem nächsten Jahresabschluss: die Rücklage in vier Schritten prüfen

1. Nimm den Jahresüberschuss aus dem GuV-Entwurf und ziehe einen Verlust ab, der aus dem Vorjahr vorgetragen wurde. Ein Viertel der Differenz ist die Einstellung; ist die Differenz null oder negativ, bleibt die Rücklage unverändert.
2. Prüfe im Bilanzentwurf, dass der Betrag unter den Gewinnrücklagen steht und der Bilanzgewinn entsprechend kleiner ist. Erst danach fällt der Beschluss über eine Ausschüttung, und ausgeschüttet werden kann höchstens der Bilanzgewinn.
3. Gab es einen Verlust, verrechne ihn zuerst mit einem Gewinnvortrag. Ob für den Rest die Rücklage einspringt oder der Betrag vorgetragen wird, entscheiden die Gesellschafter, wenn sie den Abschluss feststellen (§ 46 Nr. 1 GmbHG).
4. Soll das Stammkapital auf 25.000 € steigen, plane die Kapitalerhöhung rechtzeitig. Bei einer Erhöhung aus der Rücklage heißt das: Notartermin, geprüfte Bilanz, die bei der Anmeldung höchstens acht Monate alt ist, Eintragung. Die Rücklagenpflicht endet erst mit dem Registereintrag.

Aufstellen lässt sich der Abschluss erst, wenn die Buchungen des Jahres vollständig sind. Dafür sortiert enno nachts Bank und Belege und liefert deiner Kanzlei einen DATEV-Export. Was du selbst vorbereitest, bevor die Kanzlei bucht, steht in Vorbereitende Buchhaltung. Ob ein Verlust mit der Rücklage verrechnet werden soll und wann sich die Kapitalerhöhung rechnet, besprichst du mit einer Kanzlei; was auch mit Kanzlei bei dir bleibt, zeigt Brauche ich einen Steuerberater?