Laufende Kosten einer GmbH: welche Beträge feststehen und welche du aushandelst

Die laufenden Kosten einer GmbH oder UG teilen sich in zwei Gruppen. Einen Teil legen Gesetz, Verordnung oder Kammersatzung fest: Offenlegung, Transparenzregister, Kammerbeitrag, Rundfunkbeitrag und Berufsgenossenschaft. Der andere Teil ist ein Preis, den du vereinbarst, vor allem mit der Kanzlei für Buchhaltung, Jahresabschluss und Steuererklärungen, und meist ist das der größte Posten. Für die UG gilt alles genauso, denn rechtlich ist sie eine GmbH mit den Sonderregeln aus § 5a GmbHG.

Welche Kosten feststehen und welche du vereinbarst

Alle Beträge geprüft am 23. und 24. September 2026.

Körperschaft- und Gewerbesteuer fehlen mit Absicht, denn sie hängen am Gewinn, nicht am Bestehen der Gesellschaft; sie erklärt der Beitrag zu den Steuern der GmbH.

Die Beträge aus Gesetz und Satzung

Offenlegung im Unternehmensregister

Den festgestellten Jahresabschluss übermittelt die Geschäftsführung spätestens ein Jahr nach dem Stichtag elektronisch an das Unternehmensregister (§ 325 Abs. 1 und 1a HGB). Eine Kleinstkapitalgesellschaft, die der Registerstelle ihre Größe mitteilt, schickt nur die Bilanz und darf sie bloß hinterlegen lassen (§ 326 Abs. 2 HGB).

Das Kostenverzeichnis zum Justizverwaltungskostengesetz nennt für das Einstellen 25 € bei einer kleinen GmbH (Nr. 1421) und 18,50 € bei einer Kleinstkapitalgesellschaft (Nr. 1420). Dazu kommt eine Jahresgebühr von 3 €, ohne die Erleichterungen aus § 326 HGB von 6 € (Nr. 1410, 1411), fällig jeweils am 31. Dezember für das abgelaufene Jahr (§ 6 Abs. 3 JVKostG). Die Termine zwischen Stichtag und Übermittlung stehen unter GmbH-Buchhaltung.

Transparenzregister

Für die Führung des Transparenzregisters erhebt die registerführende Stelle von jeder GmbH und UG eine Jahresgebühr, seit dem Gebührenjahr 2024 sind es 19,80 € (§ 24 Abs. 1 GwG, Nr. 1 TrGebV). Ob sich an deinen Angaben etwas ändert, spielt keine Rolle. Befreit sind nur Gesellschaften mit steuerbegünstigten Zwecken, etwa eine gemeinnützige GmbH: ohne Antrag, wenn sie im Zuwendungsempfängerregister steht, sonst auf Antrag (§ 24 Abs. 1 Satz 2 und 4 GwG).

IHK oder Handwerkskammer

Die Tätigkeit einer GmbH gilt stets als Gewerbebetrieb (§ 2 Abs. 2 GewStG), deshalb gehört sie zur IHK (§ 2 Abs. 1 IHKG). Die IHK erhebt einen Grundbeitrag und eine Umlage auf den Gewerbeertrag, die Sätze beschließt jede Kammer selbst (§ 3 Abs. 3 IHKG). Die Entlastungen derselben Vorschrift erreichen eine GmbH oder UG nicht: Die Freistellung für Kleingewerbe gilt nur ohne Handelsregistereintrag, die Befreiung für Gründer nur für natürliche Personen, der Freibetrag von 15.340 € nur für natürliche Personen und Personengesellschaften. Die Umlage fällt also ab dem ersten Euro Gewerbeertrag an. Wie eine IHK rechnet, erklärt der Beitrag zum IHK-Beitrag.

Ein Handwerk oder handwerksähnliches Gewerbe bringt die GmbH zur Handwerkskammer (§ 90 Abs. 2 HwO), zur IHK gehört sie dann nur mit einem nichthandwerklichen Betriebsteil (§ 2 Abs. 3 IHKG). Das kann auch Fotografen treffen: Anlage B Abschnitt 1 der Handwerksordnung führt sie unter Nummer 38 als zulassungsfreies Handwerk, sofern der Betrieb handwerksmäßig arbeitet (§ 18 Abs. 2 HwO).

Rundfunkbeitrag

Für jede Betriebsstätte zahlt die GmbH als Inhaberin einen Rundfunkbeitrag, gestaffelt nach der Zahl der Beschäftigten (§ 5 Abs. 1 RBStV). Ein voller Beitrag sind derzeit 18,36 € im Monat.

Gezählt werden sozialversicherungspflichtig Beschäftigte im Jahresdurchschnitt, ohne Auszubildende (§ 6 Abs. 4 RBStV) und laut Beitragsservice ohne Minijobs. Ein Firmenwagen je beitragspflichtiger Betriebsstätte ist frei, jeder weitere kostet 6,12 € im Monat (§ 5 Abs. 2).

Führst du die UG aus deiner Wohnung, für die du schon Rundfunkbeitrag zahlst, entfällt der Beitrag für diese Betriebsstätte (§ 5 Abs. 5 Nr. 3). Laut Beitragsservice gilt das nur, wenn der Arbeitsraum ausschließlich über die Wohnung zu erreichen ist. Das Auto der UG kostet dann trotzdem 6,12 € im Monat, weil der freie Wagen an eine beitragspflichtige Betriebsstätte gebunden ist.

Berufsgenossenschaft

Sobald die GmbH Arbeitnehmer hat, zahlt sie an ihre Berufsgenossenschaft. Der Beitrag ergibt sich aus den Arbeitsentgelten, dem Beitragsfuß und der Gefahrklasse, die im Gefahrtarif steht (§ 167 Abs. 1 SGB VII). Festgesetzt wird er erst nach Ablauf des Kalenderjahres als Umlage (§ 152 Abs. 1), der Bescheid für 2026 kommt also 2027. Dazu kommt ein Anteil an den Rentenlasten, die alle gewerblichen Berufsgenossenschaften gemeinsam tragen (Lastenverteilung, § 178 SGB VII). Ein Gesellschafter-Geschäftsführer, der wie ein Unternehmer tätig ist, kann sich auf Antrag freiwillig versichern (§ 6 Abs. 1 Nr. 2) und zahlt dafür selbst.

Der größte Block: Buchhaltung, Abschluss und Steuererklärungen

Die GmbH bucht doppelt, stellt jedes Jahr einen Jahresabschluss auf, schickt ihn als E-Bilanz ans Finanzamt (§ 5b EStG) und gibt Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuererklärung ab. Kein Gesetz verlangt, dass eine Kanzlei das erledigt. Beauftragst du eine und vereinbart ihr nichts anderes, gilt die Steuerberatervergütungsverordnung: je Arbeit ein Bruchteil einer vollen Gebühr, die in einer Tabelle zum Gegenstandswert steht.

Wo im Rahmen die Kanzlei landet, hängt vor allem von Umfang und Schwierigkeit ab (§ 11 StBVV). Jeden anderen Preis, höher oder niedriger, auch eine Monatspauschale, vereinbarst du in Textform, mit Art und Umfang des Auftrags (§ 4 Abs. 1 StBVV); auf diese Möglichkeit muss die Kanzlei in Textform hinweisen (§ 4 Abs. 3). Schreib hinein, was der Preis abdeckt: laufende Buchhaltung, Abschluss, E-Bilanz, Offenlegung, die drei Erklärungen und den Lohn.

Sörens Geschäftsjahr 2026, Posten für Posten

Wenn sich im Handelsregister etwas ändert

Eine neue Geschäftsführerin, ein ausgeschiedener Geschäftsführer oder eine neue Geschäftsanschrift müssen ins Handelsregister (§ 39 Abs. 1 GmbHG, § 31 Abs. 1 HGB), angemeldet in öffentlich beglaubigter Form, also über einen Notar (§ 12 Abs. 1 HGB). Das Registergericht berechnet jede Tatsache einzeln und schlägt auf jede Gebühr ein Drittel für die Bereitstellung der Daten zum Abruf auf (§ 2 Abs. 2 und 3 HRegGebV, Nr. 6000):

Jede Person, die eintritt oder ausscheidet, ist eine eigene Tatsache (§ 2 Abs. 3 Satz 2 HRegGebV). Löst eine neue Geschäftsführerin den bisherigen Geschäftsführer ab, zahlt die GmbH beim Gericht also 140 € + 80 € = 220 €. Was bei der Gründung anfällt, steht unter UG gründen.

Beim Notar ist der Geschäftswert einer späteren Anmeldung 1 % des Stammkapitals, mindestens aber 30.000 € (§ 105 Abs. 4 Nr. 1 GNotKG). Ist die Anmeldung nur wegen einer neuen Anschrift nötig, setzt er 5.000 € an (§ 105 Abs. 5). Beglaubigt er unter seinem eigenen Entwurf, kostet die Beglaubigung nichts extra (Vorbemerkung 2.4.1 Abs. 2 KV GNotKG). Bestellt Sören zusätzlich eine zweite Geschäftsführerin, ergibt das bei 25.000 € Stammkapital:

Vom Bescheid zum Jahresbudget der GmbH: fünf Schritte

1. Leg die Bescheide des Vorjahres nebeneinander: Unternehmensregister, Transparenzregister, Kammer, Beitragsservice und Berufsgenossenschaft.
2. Prüf, ob die GmbH an den letzten beiden Stichtagen Kleinstkapitalgesellschaft war (§ 267 Abs. 4 HGB). Dann reicht nach einer Mitteilung die Bilanz zur Hinterlegung, für 18,50 € statt 25 €.
3. Kläre die Kammer: Steht die Tätigkeit in Anlage A oder B der Handwerksordnung, frag die Handwerkskammer, ob die GmbH dort eingetragen sein muss.
4. Lass dir die Vergütungsvereinbarung in Textform geben, jede Arbeit einzeln. Nutzt du enno, das nachts Bank und Belege sortiert und der Kanzlei einen DATEV-Export liefert, halte dort fest, welche Arbeiten noch bei ihr liegen.
5. Plan Änderungen im Handelsregister gesondert ein: 140 € beim Gericht für die erste Tatsache, 80 € für jede weitere, dazu den Notar.